《秘書學(xué)》教案

1、秘書學(xué)教案一、總體說明選用高等教育出版社的普通高等教育“十五”國家級(jí)規(guī)劃教材秘書學(xué)，方國雄、方曉蓉著。選用理由：教育部推薦教材。二、內(nèi)容的處理考慮到本課程理論性教強(qiáng)，教學(xué)當(dāng)中適當(dāng)補(bǔ)充案例，以增加學(xué)生的感性認(rèn)識(shí)，提高學(xué)生學(xué)習(xí)的興趣。三、主要參考資料：1.國家秘書資格證書考試系列培訓(xùn)教材2.陸瑜芳著秘書學(xué)概論，復(fù)旦大學(xué)出版社3.陳合宜著秘書學(xué)，暨南大學(xué)出版社 2001年緒 論教學(xué)目的要求：1、 理解秘書與秘書學(xué)的涵義2、了解秘書學(xué)的研究對象和學(xué)科特征3、了解秘書的工作特征、性質(zhì)4、了解秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置教學(xué)重點(diǎn)：1、秘書與秘書學(xué)科的涵義2、秘書工作的特征3、秘書工作的機(jī)構(gòu)教學(xué)難點(diǎn)：1、秘書學(xué)的學(xué)科特

2、征2、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則課時(shí)安排：4節(jié)第一節(jié) 秘 書秘書是秘書學(xué)理論的邏輯起點(diǎn)，是秘書工作的主體，是秘書理論與實(shí)踐研究中的核心概念。一、秘書的涵義 秘書工作是一項(xiàng)有著悠久歷史的工作。秘書作為一門職業(yè)，在我國，是20世紀(jì)80年代初改革開放以后蓬勃興起的。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和與國際接軌的現(xiàn)代管理方法的實(shí)施，20多年來，秘書已成為中國最廣泛的社會(huì)職業(yè)之一。關(guān)于“秘書”一詞的涵義，古今有所不同。據(jù)古代文獻(xiàn)記載，“秘書”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。除了指宮禁藏書外，“秘書”也指那些用隱語來預(yù)卜吉兇的讖緯之書。由“秘書”作為秘密藏書這一原義引申，后人便將掌典圖書、著書立說的官署和官職

3、稱之為“秘書寺”、“秘書省”和“秘書監(jiān)”、“秘書郎”、“秘書令”等。這些“秘書”官職或機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是掌管國家典籍，與今天的“秘書”涵義仍有較大的差異。在辭海中秘書有五種涵義：一指職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。二指官名，中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書主、秘書郎等官職，掌握官員向皇帝奏事的奏章函牘及皇帝宣布命令的宣示及官禁的圖書等工作。三是特指使館的外交人員，分為一、二、三等級(jí)秘書。四指宮禁藏書。五指讖緯、圖錄等書籍。真正使秘書這一職業(yè)在我國具有了現(xiàn)代意義的開端，是孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國臨時(shí)政府。那時(shí)的秘書，不僅徹底擺脫了與“秘密藏書”涵義的聯(lián)系，由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某

4、職務(wù)的人。同時(shí)作為一種特定的職務(wù)，秘書也不再以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責(zé)了。但是，這時(shí)的“秘書”，主要是政務(wù)秘書，還不能等同于今天的職業(yè)秘書。 20世紀(jì)90年代，秘書的定義隨著迅速發(fā)展的秘書學(xué)理論研究而不斷完善。人們逐步意識(shí)到，定義我國的“秘書”，主要應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面把握。 首先，明確秘書是一門社會(huì)職業(yè)。 其次，明確秘書的職業(yè)崗位歸屬。 再次，明確秘書的工作內(nèi)容和職責(zé)。據(jù)此，給秘書的定義就是：在我國，秘書是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校以及一切合法的社會(huì)組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)中樞或領(lǐng)導(dǎo)者的工作辦文、辦會(huì)、辦事，主要

5、職責(zé)是輔助管理、綜合服務(wù)。國際秘書聯(lián)合會(huì)給秘書一詞下定義是：“秘書應(yīng)是主管人員的一任特殊助手，他掌管辦公室工作技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示其主動(dòng)性和正確的判斷力，并在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出相關(guān)決定?！倍⒚貢姆诸惷貢谏鐣?huì)上的職業(yè)覆蓋范圍非常廣泛，從研究如何作好秘書工作的角度出發(fā)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以對秘書做出不同的分類。（一）秘書的縱向分類所謂縱向分類，主要是針對秘書所承擔(dān)的職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重的不同，從縱向上劃分出不同的層次和級(jí)別，即高級(jí)秘書、中級(jí)秘書和初級(jí)秘書。按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，各級(jí)秘書的層次和級(jí)別主要體現(xiàn)在對秘書知識(shí)和技能所掌握的程度及其職責(zé)范圍

6、大小和工作任務(wù)的輕重上。初級(jí)秘書指從事一般日常行政事務(wù)的工作人員，主要辦理接待、聯(lián)絡(luò)、值班、文書的印制收發(fā)、會(huì)務(wù)服務(wù)等。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。中級(jí)秘書一般指分管文字工作、信息工作的秘書。他們主要負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等，其工作成效對領(lǐng)導(dǎo)工作的推進(jìn)起比較重要的作用。高級(jí)秘書指秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、辦公廳（室）主任。這一級(jí)別的秘書職責(zé)基本是參與政務(wù)和管理事務(wù)兩個(gè)方面。他們不僅是組織和機(jī)構(gòu)中領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，同時(shí)也可以是領(lǐng)導(dǎo)中樞的成員。高級(jí)秘書的工作綜合性強(qiáng)，對其知識(shí)能力要求全面，常被認(rèn)為是單位的“內(nèi)部總管”。國外也有與此類似的秘書分類方式。其主要是根據(jù)秘書

7、的資格和承擔(dān)責(zé)任的不同，從縱向上分為不同的等級(jí)。如日本和美國的秘書等級(jí)分類，簡單了解。（二）秘書的橫向分類所謂橫向分類是根據(jù)秘書在工作中所需要的第二專業(yè)知識(shí)，或者說是秘書所供職的組織需要秘書具備的專業(yè)知識(shí)加以分類，也是對在不同社會(huì)行業(yè)或崗位群就職的秘書加以分類。依照這一劃分方法，主要可以將秘書劃分為商務(wù)秘書、教學(xué)秘書、司法秘書、醫(yī)務(wù)秘書、政務(wù)秘書等。商務(wù)秘書，主要指在從事各種商務(wù)活動(dòng)的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動(dòng)的秘書人員。他們的具體工作是在商務(wù)公司或企業(yè)內(nèi)從事行政管理事務(wù)以及輔助決策工作。有時(shí)，商務(wù)秘書可以在授權(quán)范圍內(nèi)履行代理職權(quán)。教學(xué)秘書，主要指在教育教學(xué)機(jī)構(gòu)、院校各級(jí)機(jī)

8、構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學(xué)管理工作人員，還可以分為教學(xué)秘書和教務(wù)秘書兩類。司法秘書，主要指就職于法院、企業(yè)、社團(tuán)律師或律師事務(wù)所的秘書人員。醫(yī)務(wù)秘書，這類秘書人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，如醫(yī)院、藥房或私人醫(yī)務(wù)所。政務(wù)秘書，在我國，包括黨務(wù)秘書和行政秘書，主要在黨、政各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策與行政管理工作并主持內(nèi)部行政管理工作。還有以秘書工作的不同內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的橫向分類，主要包括文字秘書、信息資料秘書、值班秘書、前臺(tái)秘書、機(jī)要秘書、生活秘書等等。根據(jù)我國的具體情況，對秘書進(jìn)行橫向劃分，有利于秘書工作水平提高。（三）不同領(lǐng)域的秘書社會(huì)政治生活、經(jīng)濟(jì)生活、科技文化等領(lǐng)域都離不開秘書。三、秘書分類

9、的意義秘書的社會(huì)覆蓋面廣，涉及的工作內(nèi)容豐富。不用層次、不同行業(yè)的秘書工作，差別也較大。準(zhǔn)確充分地認(rèn)識(shí)秘書這門職業(yè)，是做好秘書工作的基礎(chǔ)。因此，對秘書進(jìn)行科學(xué)的分類具有十分重要的意義。 第二節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)一、秘書機(jī)構(gòu)的概念及其構(gòu)建原則與設(shè)置 秘書機(jī)構(gòu)有狹義與廣義之分。狹義的秘書機(jī)構(gòu)，是指擔(dān)負(fù)文牘性工作，并直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要等業(yè)務(wù)部門。廣義的秘書機(jī)構(gòu)，是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督察、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)。二、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì) 秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，可概括為三方

10、面：秘書部門是輔助機(jī)構(gòu)，而不是權(quán)力機(jī)關(guān)；秘書部門是綜合辦事部門 ；秘書部門是協(xié)調(diào)部門 。秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)：輔助功能的綜合性、所處位置的中樞性、組織關(guān)系的封閉性 。三、秘書機(jī)構(gòu)的作用 秘書機(jī)構(gòu)的主要作用有三項(xiàng)：綜合作用、樞紐作用、過濾作用。 四、影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的因素 （一）行政組織的存在決定了秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的必然性和廣泛性。 （二）機(jī)關(guān)的管理權(quán)限和范圍影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)模。 （三）機(jī)關(guān)管理工作的現(xiàn)代化程度影響秘書機(jī)構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)。 五、秘書機(jī)構(gòu)的建構(gòu)原則 應(yīng)遵循精簡、效能、適應(yīng)需要的原則精簡避免機(jī)構(gòu)膨脹，分工合理，運(yùn)作程序簡潔，壓縮不必要的中間環(huán)節(jié)效能充分發(fā)揮作用，有較強(qiáng)的綜合輔助能力，高效完成各

11、項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)適應(yīng)需要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)和管理工作綜合輔助及公務(wù)服務(wù)的需要，適應(yīng)事業(yè)發(fā)展和時(shí)代發(fā)展的需要六、我國秘書部門的組織形式 （一）集中式 （二）分散式 （三）混合式 七、我國秘書部門的設(shè)置情況 （一）中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu) 中央機(jī)關(guān)與國務(wù)院機(jī)關(guān)實(shí)行的是分理制。分理制：采用部門辦公的形式。全國人大常委和全國政協(xié)常委會(huì)實(shí)行綜理制，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)辦公廳、綜合辦理日常工作。 （二）省、市、縣級(jí)的秘書機(jī)構(gòu) （三）基層單位的秘書部門 （四）企事業(yè)的秘書部門 （五）民主黨派和人民團(tuán)體的秘書部門 （六）臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu) 八、秘書機(jī)構(gòu)的建設(shè) （一）隊(duì)伍建設(shè) 1、 保持相對穩(wěn)定 2、 提高綜合素質(zhì) 3、 優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu) 4、發(fā)揮

12、整體效能 （二）制度建設(shè) 1、秘書工作制度 2、秘書管理制度：一是秘書的錄用、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、升遷、培訓(xùn)、交流等制度；二是按工作崗位制定工作責(zé)任制；工作責(zé)任目標(biāo)管理制度。 第三節(jié) 秘書工作秘書工作是秘書及秘書機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為對象，開展的一系列綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動(dòng)，其目的在于減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率和優(yōu)化工作效果。一、秘書工作的主要內(nèi)容秘書工作的內(nèi)容主要包括八個(gè)方面：事務(wù)辦理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會(huì)務(wù)操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查，除上述八個(gè)方面的工作外，還有領(lǐng)導(dǎo)辦公室的日常事務(wù)即領(lǐng)導(dǎo)所需文獻(xiàn)資料的準(zhǔn)備、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程的安排等均為秘書工作的內(nèi)容。 二、秘書工作的性質(zhì)

13、 秘書工作特性是秘書工作實(shí)踐中形成的。它是一個(gè)結(jié)構(gòu)有序的系統(tǒng)，全面地反映了秘書工作特征，從基本特征，擴(kuò)展到秘書工作中人、事、空間、時(shí)間、主要關(guān)系、工作效果，體現(xiàn)六個(gè)方面的特征:一是綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)，二是角色意識(shí)多重性，三是職能活動(dòng)中介性，四是作息邊界模糊性，五是主輔運(yùn)作協(xié)同性。到目前為止，私人秘書在我國秘書中所占比重仍然很小，所以，對秘書的職業(yè)探討，基本以公務(wù)秘書為主要對象。秘書部門是公務(wù)秘書工作的組織形式，私人秘書一般受雇于個(gè)人，直接接受雇主管理。三、秘書部門（一）秘書部門的性質(zhì)秘書部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行有效工作的綜合部門。秘書部門又稱秘書機(jī)

14、構(gòu)，是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員在其中從事秘書工作的地方。秘書部門作為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不同。職能部門是分工專管某項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作部門或單位。秘書部門雖然不承擔(dān)某一項(xiàng)具體職能部門的業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，都要由秘書部門承擔(dān)。正因?yàn)槊貢块T能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對各職能部門的行動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能。從這個(gè)意義上說，秘書部門已經(jīng)超越了各職能部門的業(yè)務(wù)職責(zé)而具有了全局意義。由于秘書部門具有輔助領(lǐng)導(dǎo)部門實(shí)施管理，協(xié)調(diào)職能部門開展工作，承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐作用，

15、所以，在秘書部門的設(shè)置上，一定要科學(xué)、合理?，F(xiàn)行秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級(jí)各類組織體制改革的需要。具體來說要遵循以下原則：第一，分級(jí)分類管理原則。按照這一原則設(shè)置的秘書部門，無論在職責(zé)、權(quán)力和范圍上都與其輔助和服務(wù)的對象相統(tǒng)一，這樣才能夠更有效地完成所屬組織機(jī)構(gòu)的各種任務(wù)。第二，精簡、合理、高效的原則。秘書部門的組織形式和人員配備，要符合精簡、合理、高效的要求。第三，整體效益原則。根據(jù)這一原則，在設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)時(shí)，首先要考慮領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦公的整體需要，考慮秘書工作的各個(gè)方面，特別要注意對秘書活動(dòng)管理的覆蓋面，盡可能不留輔助管理的死角。在這個(gè)基礎(chǔ)上，對各類秘書工作進(jìn)行深入細(xì)致的分析、比較，

16、根據(jù)輕重緩急，進(jìn)行科學(xué)的分類，規(guī)定組織等級(jí)，科學(xué)地配置人力資源，從而達(dá)到整體設(shè)置合理、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的目的?，F(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)強(qiáng)調(diào)科學(xué)化管理，秘書部門最根本的設(shè)置原則就是保證所在組織的良性運(yùn)轉(zhuǎn)和可持續(xù)發(fā)展。（二）秘書部門的主要種類1、行政機(jī)關(guān)的秘書部門行政機(jī)關(guān)主要指黨政機(jī)關(guān)、部門事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機(jī)構(gòu)。行政機(jī)關(guān)的特點(diǎn)是行政級(jí)別的劃分十分明確，各級(jí)行政組織之間責(zé)任權(quán)利明確。行政機(jī)關(guān)的秘書部門是機(jī)關(guān)工作的樞紐。它的設(shè)置一般包括文書處理、檔案、機(jī)要、調(diào)研、政策研究、信訪、后勤總務(wù)、安全保衛(wèi)等部門，是機(jī)關(guān)首腦的參謀部、思想庫。在我國，各級(jí)政府機(jī)構(gòu)的設(shè)置上自全國人大常委會(huì)，依次為國務(wù)院、各省

17、（直轄市、自治區(qū)）政府、地方政府、縣（區(qū)）政府、鄉(xiāng)（街道）政府、村鎮(zhèn)（居委會(huì)）政府機(jī)構(gòu)。各級(jí)黨組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置上自中共中央，依次為省委、地委、縣委、鄉(xiāng)（街道）黨委、村鎮(zhèn)（居委會(huì)）黨支部。政府職能機(jī)構(gòu)自國務(wù)院以下為各部機(jī)關(guān)、（司）局機(jī)關(guān)、處機(jī)關(guān)及科室。行政機(jī)關(guān)的秘書部門就分別設(shè)置在各級(jí)機(jī)關(guān)之下，其級(jí)別就是機(jī)關(guān)直屬下級(jí)。省部級(jí)以上行政機(jī)關(guān)的秘書部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級(jí)以下（包括地級(jí)）一般稱“辦公室”。秘書部門的負(fù)責(zé)人稱辦公廳（室）主任。省級(jí)以上機(jī)關(guān)還設(shè)秘書長，但是嚴(yán)格地說，秘書長是職務(wù)名稱，是一級(jí)官位，不是職業(yè)名稱，不表示為“秘書的領(lǐng)導(dǎo)”或“高一級(jí)的秘書”。2、公司企業(yè)的秘書部門公司企業(yè)中的秘

18、書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理機(jī)構(gòu)，也是在經(jīng)理、廠長領(lǐng)導(dǎo)之下設(shè)置的履行輔助管理、綜合服務(wù)職責(zé)的綜合機(jī)構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，秘書部門的設(shè)置也多種多樣。歸納起來，大體有四種形式：第一是綜合性的秘書部門這類秘書部門多是在國有大中型企業(yè)、國有公司等帶有行政機(jī)關(guān)管理特色的公司、工礦企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，也是企業(yè)為減少非生產(chǎn)人員，克服分工過細(xì)的弊病所設(shè)置的“一攬子”秘書部門。第二是職能性的秘書部門這類秘書部門多是在公司企業(yè)作為行政辦公室，與營銷辦公室、技術(shù)辦公室、公關(guān)外聯(lián)部等辦公室并立。這類秘書部門的工作比較集中，主要是擔(dān)負(fù)單位內(nèi)部行政事務(wù)和其他事務(wù)性、臨時(shí)性的工作任務(wù)，包括協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門之間的關(guān)系。有時(shí)也

19、需要與其他部門合作展開工作，比如與營銷辦公室和公關(guān)外聯(lián)部攜手舉辦企業(yè)對外的公關(guān)宣傳活動(dòng)等。這類秘書部門也稱為“經(jīng)理辦公室”、“廠長辦公室”。第三是專業(yè)性的秘書部門主要指人員設(shè)置比較少的秘書部門。這類秘書部門一般設(shè)置在人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中，被稱為“文秘室”、“值班室”，主要負(fù)責(zé)單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、接待來客以及單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各種工作。第四是由一兩名秘書承擔(dān)的秘書辦公室這類情況多存在于不設(shè)秘書部門的單位內(nèi)。這類公司企業(yè)規(guī)模更小，因此只設(shè)一個(gè)值班秘書的辦公席位，有的稱為“前臺(tái)”，有的就定位為“總經(jīng)理秘書”。3、企業(yè)中的秘書部門企業(yè)中的秘書部門與行政機(jī)關(guān)的秘書部門工

20、作范圍相近，但又有所不同。第一，企業(yè)中的秘書部門是直接為生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)的。它的一切工作必須以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，服務(wù)并服從于生產(chǎn)和經(jīng)營管理。第二，企業(yè)中的秘書部門工作人員屬非生產(chǎn)人員，不直接創(chuàng)造產(chǎn)值。因此，除必需的數(shù)量外，一般不多設(shè)。公司企業(yè)的秘書部門一般是從第四種形式起步，隨著公司企業(yè)的逐步發(fā)展而擴(kuò)大的。當(dāng)前，隨著民營公司、個(gè)體企業(yè)的發(fā)展，由一兩名秘書承擔(dān)的秘書辦公室比較普遍，還出現(xiàn)了公司企業(yè)在一定時(shí)間段聘用的“鐘點(diǎn)秘書”以及兩家公司合聘的“共用秘書”。4、股份制企業(yè)集團(tuán)中的秘書部門我國的股份制企業(yè)實(shí)行的是董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的經(jīng)理負(fù)責(zé)制，是獨(dú)立的經(jīng)營實(shí)體，要求企業(yè)產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)

21、。所以，股份制企業(yè)秘書部門的設(shè)置遵循分級(jí)分類管理、精簡合理高效、整體效益的原則，在工作中仍然具備輔助管理，綜合服務(wù)的基本職能。我們下面就來分析一下股份制企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置以及其中的秘書部門：在股份制企業(yè)中，最高權(quán)力機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是股東大會(huì)，股東大會(huì)和董事會(huì)是決策層。在這一層次，一般不設(shè)置常設(shè)秘書部門。在董事會(huì)機(jī)構(gòu)中設(shè)置的董事會(huì)秘書，是公司的高級(jí)管理人員。董事會(huì)秘書主要負(fù)責(zé)董事之間的信息傳遞溝通，負(fù)責(zé)公司企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的初步策劃并且在董事會(huì)層次斡旋，主要對董事會(huì)負(fù)責(zé)。因此，股份制企業(yè)的董事會(huì)秘書身份比較特殊?？偨?jīng)理是董事會(huì)任命的公司最高管理者，所謂首席執(zhí)行官。董事長和總經(jīng)理是管理層?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的秘

22、書事務(wù)，是股份制企業(yè)中的最高常設(shè)秘書部門，一般直接對總經(jīng)理以及各位副總經(jīng)理負(fù)責(zé)?？偨?jīng)理辦公室的工作主要是按照領(lǐng)導(dǎo)授意處理公司的文件信函、組織公司會(huì)議、掌管公司文書檔案、接待和安排來客與領(lǐng)導(dǎo)的約見以及電話傳真往來業(yè)務(wù)。在不另設(shè)公關(guān)部的公司，秘書部門同時(shí)負(fù)責(zé)公關(guān)事務(wù)和對外聯(lián)絡(luò)工作。股份制公司的組織機(jī)構(gòu)是在總經(jīng)理之下由各個(gè)職能總監(jiān)負(fù)責(zé)的各事業(yè)部，在這些事業(yè)部中，部門經(jīng)理的助理，也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。由此可知，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。各事業(yè)部不另設(shè)秘書部門，但可能設(shè)專職秘書人員。 四、臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)是指各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)際工作需要時(shí)所設(shè)置的非

23、常設(shè)性秘書班子，主要是為解決臨時(shí)發(fā)生的重要事件、臨時(shí)組織的重要活動(dòng)或會(huì)議等所成立的為臨時(shí)性領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)的秘書機(jī)構(gòu)。它的特點(diǎn)一是時(shí)間性強(qiáng)，集中在一定時(shí)間內(nèi)完成既定工作；二是任務(wù)量大，無論是辦事還是辦會(huì)，都要求迅速搭起班子，理順關(guān)系，展開工作，速戰(zhàn)速?zèng)Q；三是協(xié)調(diào)機(jī)制好，內(nèi)部協(xié)作和諧，外部溝通順暢。五、秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)我國對秘書部門的稱謂目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)定。最普遍的是稱“辦公室”，級(jí)別高一些的稱“辦公廳”。在黨政機(jī)關(guān)，辦公室（廳）之下設(shè)有“秘書局”、“秘書處”、“秘書科”等相應(yīng)級(jí)別的秘書部門。（一）黨政機(jī)關(guān)中秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)中秘書部門的工作系統(tǒng)大體包括文字、文書、機(jī)要、檔案、政

24、策研究、信息處理、信訪、督辦查辦、行政、日常值班。各個(gè)機(jī)關(guān)職能不同，秘書部門所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容也各有側(cè)重，因此工作系統(tǒng)也不同。（二）公司企業(yè)中秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)公司企業(yè)中秘書部門的工作系統(tǒng)主要分為辦公事務(wù)、行政事務(wù)和法律事務(wù)。其中辦公事務(wù)是秘書部門主要承擔(dān)的日常事務(wù)工作，行政事務(wù)主要是輔助管理、協(xié)調(diào)溝通的工作，法律事務(wù)主要是協(xié)助財(cái)務(wù)部門、公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和公司律師做好服務(wù)性事務(wù)性的工作。公司企業(yè)秘書部門的整個(gè)工作系統(tǒng)，體現(xiàn)了它的不可或缺和重要的協(xié)調(diào)作用。六、秘書部門的地位和職能秘書部門是任何單位組織中必不可少的機(jī)構(gòu)。（一）秘書部門的地位無論是黨政機(jī)關(guān)的秘書部門，還是企事業(yè)單位的秘書部門，都是直接

25、為單位的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的。秘書機(jī)構(gòu)處于承上啟下的地位，在各類各級(jí)黨政機(jī)關(guān)中有著特殊的地位和作用。它的運(yùn)行狀態(tài)如何，將直接影響整個(gè)機(jī)關(guān)或單位能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)；它的工作狀況怎樣，又將直接影響全局的工作。由于秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)中樞和職能部門之間，因此它成了上情下達(dá) ，下情上呈的樞紐，是各級(jí)各類組織中溝通信息的主要渠道。秘書部門在各類組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中，還發(fā)揮著萬向軸的作用。它不僅在組織運(yùn)轉(zhuǎn)過程中負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各部門之間相互配合，同時(shí)也時(shí)刻注意外部環(huán)境的變化，以使組織與外部環(huán)境相適應(yīng)。在組織運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，上級(jí)只有充分了解下級(jí)各方面的具體情況，才可能作出符合實(shí)際、具有科學(xué)性和可行性的決定。而下級(jí)各方面的情況，則

26、需要通過秘書部門的調(diào)查研究、接待采訪和處理來信等方式并加以匯總綜合提供給領(lǐng)導(dǎo)。同樣，下級(jí)只有正確理解上級(jí)各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的意圖，才能自覺地、積極主動(dòng)地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定?？傊?，在任何組織系統(tǒng)中，秘書部門都是處于承上啟下、聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐地位。（二）秘書部門的職能秘書部門被稱為綜合辦事部門，作為組織內(nèi)部惟一的綜合性部門，與各個(gè)職能部門相比較，秘書部門的職能是輔助管理，綜合服務(wù)。1、輔助管理。秘書部門是組織管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用的輔助管理部門。秘書工作的本質(zhì)，是通過“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)中樞的決策與管理進(jìn)程。秘書工作是組織管理工作的一部分，主要是以輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)管理目

27、標(biāo)的形式來體現(xiàn)職能。因此，輔助管理的職能主要有兩方面體現(xiàn)。第一，體現(xiàn)管理的職能。第二，體現(xiàn)輔助性職能。因此秘書部門的工作是組織管理工作的一部分，也是主要以輔助性管理來體現(xiàn)部門職能的。2、綜合服務(wù)。秘書部門在輔助管理的同時(shí)，還具備綜合服務(wù)的職能。秘書部門綜合服務(wù)的職能主要體現(xiàn)在秘書部門與其他職能部門的關(guān)系和秘書部門所承擔(dān)的機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)兩個(gè)方面。七、秘書部門領(lǐng)導(dǎo)的工作職能秘書部門領(lǐng)導(dǎo)主要指秘書工作的直接管理者，也就是秘書的上司領(lǐng)導(dǎo)，一般稱“辦公室主任”。有些組織中設(shè)秘書長，秘書長也是秘書部門領(lǐng)導(dǎo)的直接管理者之一。不論是何種級(jí)別，不論是哪個(gè)部門或單位，辦公室主任的工作性質(zhì)基本是一致的，其工作職能

28、也大體相同。主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：（一）檢查督辦（二）協(xié)調(diào)關(guān)系（三）制定制度 辦公室主任必須以科學(xué)化管理方式，順利地開展工作，辦公室的制度建設(shè)包括五個(gè)方面：一是議事制度。二是辦事制度。三是協(xié)調(diào)制度。四是約束制度。五是保證制度。（四）人員管理辦公室主任在人員管理上要做到兩個(gè)方面，一是知人善任。二是建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任體系，根據(jù)不同工作內(nèi)容，劃分崗位職責(zé)，確定目標(biāo)管理辦法，并要求工作人員按照目標(biāo)要求和崗位職責(zé)，規(guī)范自己的行為。第四節(jié) 秘書學(xué)秘書學(xué)是以研究秘書、秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作為對象，以其產(chǎn)生、發(fā)展、內(nèi)容、主客體關(guān)系、職能特征、基本規(guī)律、主要原則、職能環(huán)境、思維和工作方法及管理等研究內(nèi)容的科學(xué)。一、現(xiàn)

29、代秘書學(xué)的產(chǎn)生 秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學(xué)作為一門科學(xué)，是80年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段。 1、現(xiàn)代秘書事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書概念初步形成的階段。 2、秘書職業(yè)化階段。 3、秘書教育與秘書理論研究蓬勃發(fā)展的階段。 4、秘書學(xué)形成的階段。 80年代初出現(xiàn)秘書學(xué)理論研究的熱潮，主要標(biāo)志： （一）秘書教育大發(fā)展 初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。 （二）秘書工作組織的成立 從中央到地方建立學(xué)術(shù)團(tuán)體、各種秘書協(xié)會(huì)。 （三）秘書刊物的出版發(fā)行 中共中央辦公廳秘書工作 上海大學(xué)：秘書 （四）秘書專著的陸續(xù)出版 詹銀才：涉外秘書 二、我國當(dāng)代秘書學(xué)的學(xué)科特征作為一門綜合性的應(yīng)用學(xué)科，其學(xué)科特征主要體現(xiàn)在實(shí)踐的應(yīng)用性、理論的兼容性、時(shí)代的發(fā)展性三個(gè)方面。三、秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系1、與管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的關(guān)系；2、與社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、科技法律等學(xué)科相契合；3、與決策學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、協(xié)同論、系統(tǒng)論、控制論、寫作學(xué)、語言文字學(xué)、