組織活動策劃專題講座PPT

1、組織活動的三個階段 第一階段：前期準備 第二階段：現(xiàn)場控制 第三階段：總結回饋 其實也就是活動前、活動中、活動后三個階段，前 兩個階段的成敗直接決定本次活動的成敗，后一階段的 執(zhí)行狀況很少會影響到本次活動，但是對組織的團結、 士氣、以后活動的組織等等會產(chǎn)生很大影響，所以也是 要慎重對待的； 第一階段：前期準備 依據(jù)所舉辦活動的規(guī)模以及影響，前期準備的時間也會有 所不同 類型準備期 專業(yè)內(nèi)活動三周或兩周 學院內(nèi)活動七周或六周 學校內(nèi)活動至少十周 當然，這與組織者對于所組織活動的重視程度以及活動所涉及的規(guī)模、 活動成敗帶來的影響也有極大關系。上述時間段是在假定大家都有意愿 且愿意付諸行動促成活動的

2、狀況下所需要的準備時間，具有一定的代表 性； 具體的準備時間需要考量：組織成員的工作效率，活動的規(guī)模和影響， 活動的目的以及組織者想要達到的效果來確定 準備階段準備什么 前期宣傳很重要 組織成員確定 申請經(jīng)費：撥款和贊助 規(guī)則初定 舞臺、設備準備 主持人選拔 評委邀請 獎項設置、獎品準備 前期宣傳很重要 其實一個活動的成敗更多的是看你怎么宣傳， 怎么做輿論引導，你要相信，在中國這個大環(huán) 境下，宣傳是很重要的！ 宣傳什么：簡單講就是你在某個階段想傳 遞什么信息 在活動準備階段：范圍要大，聲勢要大，要吸引很多人來參與， 沒人就沒搞頭了！ 活動中：選手如何優(yōu)秀，校領導如何關注，組織團隊如何努力， 團

3、隊成員的成長等 活動結束：活動很圓滿，效果很顯著， 宣傳的方式： 學校網(wǎng)站那是必須得；宿舍、食堂貼海報 （內(nèi)容要分階段更新）；學校各個團體 （一般能涵蓋20%的學生）；發(fā)紅頭文件； 學校論壇等等啦！ 原則：覆蓋面積大、成本低 組織成員確定 組織很重要！組織成員的素質(zhì)直接影響活 動的達成狀況！ 一般的流程： 1、開會確定哪個部門負責哪個方面 2、任務分工明確后給到具體完成時間 這時候組織成員一定要搞清楚團隊分工，明 確角色，認真做好自己的那部分工作，有問題及 時回饋，避免拖拉和不懂裝懂！該任務執(zhí)行規(guī)劃追蹤任 務書出場了！此工具特別適合新老搭配不合理，能力差異較大的雜牌 軍，能夠很好地提升組織效率

4、及結果呈遞。 申請經(jīng)費：撥款和贊助 經(jīng)費問題一直是一個比較讓人頭疼的問題！ 但也不是沒有解決的辦法！ 途徑一：申請活動經(jīng)費 原則：流程設計復雜化、費用比實際高20%， 原因：流程復雜了，費用預算必然會高，學校審批一般 都會打折扣，那你只能設計復雜流程，提高費用預算， 實際操作中簡化流程，這樣就算學校審批的費用打折扣， 你們在具體執(zhí)行時也不會太差錢 拉贊助 拉贊助是個比較考驗人的事， 關鍵點是：1、讓有資源的人去做； 2、找需求，尋共贏！ 拉贊助前首先你得搞清楚你能給別人提供什么， 你可以在活動的哪些環(huán)節(jié)做文章； 提供什么：規(guī)模效應，宣傳品牌，合作關系； 簡簡單點吧：搞活動得需要水、辦公用品、宣

5、傳資 料、舞臺布置等等， 水：找那些賣的一般的，想要打開市場的，把你們 的活動前景講的好一些，基本就能解決，因為那 玩意成本低，銷量一般，庫存積壓，他們了的宣 傳品牌消化庫存； 辦公用品：也是找那些小品牌，給他們做宣傳，他 們提供給你們使用東西。大概這樣講：我們做了 哪些宣傳，使用效果好學?？梢蚤L期合作采購， 宣傳企業(yè)的同時在開發(fā)個學?？蛻簦换疽矝]問 題 宣傳資料：找打印部，做宣傳，承諾長期合作，好 點會免費提供，次點把價格壓下來 舞臺：找婚慶公司，學校那么多人，精準宣傳，開 發(fā)客戶，你們提供這么多便利，基本也可以免費 先分析對方的需求，在考量你能提供哪些滿 足對方需求的條件； 免費贊助最好

6、，免費不了最次也得弄個成本 價 贊助拉得好，你就會發(fā)現(xiàn)基本上用錢的地方 都解決了，從學校申請的那部分反而沒花， 這部分錢可以留下來獎勵團隊成員。 我們那時候基本都用贊助，申請的活動經(jīng)費幾個核心每人分點，剩下的請所有人 吃飯呵呵，好腐敗的！ 規(guī)則初定 經(jīng)費使用 報名 選拔 評分 評委 基本包含這些規(guī)則，你可以看一下西南大學的那個 策劃，里面都有 舞臺、設備準備 初選用哪的舞臺 設備一般學校都有，找誰借，怎么借；如 果學校沒有，在哪租，誰贊助等等 主持人選拔 主持人的人選很關鍵，直接關系到比賽現(xiàn) 場的效果呈現(xiàn) 1、報名，面試初選 2、打亂安排分別主持選拔賽 3、選出在選拔賽中表現(xiàn)最優(yōu)秀的六個參加預

7、決賽，評出最優(yōu)秀的 兩個人 4、這兩個人安排主持決賽，最好是給個最佳主持稱號，我們還是 要多鼓勵的 這個人很關鍵，要多花點心思！ 評委邀請 選拔賽和決賽分別邀請哪些人做評委 不同的職級邀請的提前期不同，要注意 獎項設置、獎品準備 提前5天準備好證書和獎品 活動策劃書形成 整個活動前的準備工作梳理完了，策劃書你 只需要按照梳理的流程加內(nèi)容就好了，直 接copy和可以，把意思表達清楚就好；要 注意可操作性 第二階段：現(xiàn)場控制 前面折騰了那么多，都是為了現(xiàn)場有一個好 的展現(xiàn)，都是為現(xiàn)場的順利展開打基礎， 做服務的。主要有下面幾個環(huán)節(jié)： 1、活動前檢查 2、選手安排 3、評委安排 4、設備正常使用 5

8、、現(xiàn)場安防 6、活動結束后管理 活動前檢查 利用活動前檢查表檢查 建議提前一天檢查一次，找到?jīng)]有完成的 第二天重點關注，活動前再次檢查，一切 就ok了 注意專人負責，責任到人 選手安排 1、化妝間安排 2、上臺順序安排 3、專人引導安排 評委安排 1、誰接待評委 2、評委喝什么 3、評委在哪里坐 4、評委有沒有小禮品，怎么給 5、評分用品放置 6、誰匯總結果和協(xié)調(diào) 設備正常使用 1、音響設備確保100%可以正常使用 2、備用設備誰負責 3、使用完誰保管 現(xiàn)場安防 集體活動安全是最重要的問題之一，必須 高度重視！ 1、設備防火 2、粉絲躁動發(fā)生誰控制 3、安全離場，無踩踏 活動結束后管理 1、人

9、員、用品的安置 2、舞臺恢復備用 3、清潔 因為是歌手大賽，需要的場次較多，均可 按照前面所述去逐一設計流程和操作細節(jié)， 設計完成后重復使用就好，在使用過程中 可以不斷使用“pdca”循環(huán)不斷修正，這 樣做經(jīng)過n個比賽的嘗試檢測，可以使得最 后的決賽現(xiàn)場流程的設計是最趨于合理的， 活動結果也變得顯而易見了； 第三階段：總結回饋 之前講到第三階段執(zhí)行狀況很少會影響到本 次活動，但是對組織的團結、士氣、以后活動的 組織等等會產(chǎn)生很大影響，所以也是要慎重對待 的； 涉及內(nèi)容 1、資料匯總存檔 2、設備歸還 3、總結會 4、慶功宴 資料匯總存檔 包括策劃書、宣傳資料、使用過的評分表， 追蹤表等資料 保存完成的資料可以方便他人查閱借鑒， 也可幫助組織培養(yǎng)新人。尤其是工作任 務執(zhí)行規(guī)劃追蹤表的使用，對于累積經(jīng) 驗