合同管理制度試行

1、合同管理制度（試行）恒興集團（XX）法務(wù)01號廈門恒興集團有限公司合同管理制 度（試行）第一節(jié)總則第一條為了規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行程序，加強集團公司合同管理 工作，減少或避免合同糾紛，有效預(yù)防和控制法律風險，維護集團 公司利益，根據(jù)我國現(xiàn)行有效的合同法及其他相關(guān)法律.法 規(guī)，結(jié)合集團公司實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱合同，是指以廈門恒興集團有限公司名義對 外簽訂的各種經(jīng)濟合同，包括但不限于各種合資合作合同借貸款 合同.擔保合同.企業(yè)并購.資產(chǎn)重組債務(wù)重組.工程發(fā)承包合同.設(shè) 備（包括辦公設(shè)備.工程設(shè)備等）及原材料.辦公耗材等采購合同. 聯(lián)營合同租賃合同.代理合同以及其他公司資產(chǎn)權(quán)益處分協(xié)議

2、 等 等。本制度所稱“重大合同”,是指涉及聯(lián)營.合資合作.股權(quán)轉(zhuǎn) 讓.企業(yè)改制.投資收購.企業(yè)兼并.資產(chǎn)重組.債務(wù)重組.工程發(fā)承 包.企業(yè)或資產(chǎn)招拍掛金融機構(gòu)借貸等各類重大經(jīng)濟活動的合同， 以及董事會認為的涉及集團公司重大利益的其他合同。本制度所稱“一般合同”，是指集團公司在日常經(jīng)營及管理 過 程屮發(fā)生的除以上重大合同外的各類合同。本制度所稱經(jīng)常性合同”，是指集團公司日常經(jīng)營及管理 過 程中經(jīng)常性.重復(fù)性發(fā)生的.首次簽訂的合同期限屆滿后未作任 何條 款或內(nèi)容實質(zhì)性變更而續(xù)簽的各類金融機構(gòu)借貸合同租賃合同物 業(yè)管理合同及各類采購合同等等。公司內(nèi)部簽訂的各種協(xié)議及勞動合同人事聘用合同，不適用 本辦

3、法。第三條訂立合同，必須遵守國家的法律政策及有關(guān)規(guī)定，并 貫徹和堅持“平等互利.協(xié)商一致.等價有償.擇優(yōu)簽約”的原貝9。第二節(jié)合同簽訂和審批第四條集團公司法定代表人有權(quán)對外簽訂合同。其他簽約人 必 須持有集團公司合法授權(quán)的委托書。具備獨立法人資格的子公司需 要以集團公司名義簽訂的合同，必須取得集團公司的授權(quán)。各職能部門.專業(yè)部門及分支機構(gòu)，都不得以自己的名義對外 簽訂合同。第五條每一項合同都應(yīng)當有確定的合同承辦人。合同承辦人 對 合同的談判起草.申報.簽訂和執(zhí)行全過程負責。合同簽訂和履行過程屮，各相關(guān)部門應(yīng)相互支持配合，認真 執(zhí)行合同條款.全面履行合同義務(wù)。第六條合同除即時清結(jié)的，一律采用書面

4、形式。凡國家或行業(yè) 有格式標準或示范合同文本的，應(yīng)當優(yōu)先采用。沒有統(tǒng)一.格式文本的，應(yīng)當采用由法律事務(wù)部起草.制作.審核的文 本，對方提供的格式合同文本，應(yīng)由法律事務(wù)部進行審核后采用。第七條合同雙方當事人協(xié)商一致的修改補充合同的文書.電報傳真圖表會議紀要備忘錄等都是合同的組成部分；但不得 以 計劃單報價單預(yù)算單.出庫單付款單等單一文件代替合同。第八條合同簽訂前，根據(jù)合同的具體情況，合同承辦人應(yīng)將 合 同草案和相關(guān)證明材料提交相關(guān)部門履行相應(yīng)審批手續(xù)。本制度規(guī)定的重大合同，一般應(yīng)由承辦部門.財務(wù)審計部.法律 事務(wù)部及相關(guān)部門進行會審并出具審核意見，報送董事會審批后簽 署。特殊需要或緊急情形下，經(jīng)

5、董事會授權(quán)由財務(wù)審計部法律事 務(wù)部兩部門會審后即可簽署。本制度規(guī)定的一般合同，由承辦部門總經(jīng)理.法律事務(wù)部.財 務(wù) 審計部會審后報分管業(yè)務(wù)的公司高管批準后簽署。涉及金額較 大或 法律關(guān)系較為復(fù)雜的一般合同，分管業(yè)務(wù)的高管可根據(jù)需要 報總裁 批準后簽署。分管業(yè)務(wù)的公司高管.總裁或董事會對上述合同不予批準的， 應(yīng)寫明相應(yīng)理由及意見。對合同的相關(guān)事實需要進行補充調(diào)查或?qū)?合同文本內(nèi)容需要進行補充修改的，合同承辦人應(yīng)在及時作出補充 調(diào)查或者補充修改后，依照本節(jié)規(guī)定的程序再次報請審批。本制度規(guī)定的經(jīng)常性合同，承辦人無須報送合同文本及審批單，續(xù)簽時直接由首次批準簽署的分管高管或總裁簽署。第九條合同獲得審批

6、后，承辦人持合同審批單到合同專用 章保管部門加蓋合同專用章。第條合同正本經(jīng)雙方當事人蓋章簽字生效后3天內(nèi)，承辦部門 應(yīng)將合同審批單合同正本合同附件補充協(xié)議及與合同有關(guān)的材 料一并移交至法律事務(wù)部進行歸檔。合同審查流程圖：合同承辦人填寫審批表，并附合同草案及相關(guān)材料承辦部門總經(jīng)理出具審核意見財務(wù)審計部法律部或相關(guān)部 門岀具審核意見集團公司董事會審查并簽署批準意見分管高管審查 并簽署批準意見或報總裁批準簽署持審批單與合同至 合同主管部門 加蓋合同專用章重大合同一般合同根據(jù)需要經(jīng)法 律部財務(wù)審計部 會審經(jīng)常性合同首次批準簽署的高管或總裁進行簽署將合同正本及 相關(guān)附件資料在簽訂后3天內(nèi)交法律 部歸檔，

7、并將合同復(fù)印件分 發(fā)至相關(guān)部門第三節(jié)合同的履行變更和解除第一條合同在正式生效以前，不得實際履行合同。合同生效以后，必須全面及時正確履行合同。第二條合同承辦人負責組織合同的履行，隨時了解掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，維護公司的合法權(quán)益。如 對方 當事人不履行或不完全履行合同時，承辦人除催促對方當事人繼續(xù) 履行外，應(yīng)將對方不履行或不完全履行合同的情況及時向承辦部門 和分管高管和董事會匯報第三條在履約過程中因情況變化確需變更.屮止或解除合同的，合同承辦人應(yīng)及時采取相關(guān)措施，維護公司的合法權(quán)益。變更.解除合同，一律采用書面形式。合同變更和解除的審批.歸檔程序與合同簽訂的審批歸檔程序相同。第四

8、節(jié)合同糾份的處理第四條合同發(fā)生糾紛時，應(yīng)當盡量采用協(xié)商.調(diào)解方式解決。 難以協(xié)商或調(diào)解解決的，應(yīng)當及時報告分管高管和董事會，并在相 應(yīng)的訴訟時效內(nèi)提起訴訟或向仲裁機構(gòu)申請仲裁。合同糾紛由法律事務(wù)部負責委托代理人和訴訟方案的協(xié)調(diào)工作，合同承辦人及部門必須予以配合并提供相應(yīng)的資料。第五條合同承辦人和承辦部門在合同的簽訂和履行過程中，應(yīng) 注意收集相關(guān)材料并及時存檔，以保存證據(jù)。在履約過程屮，簽約 方的履約行為及雙方的經(jīng)濟往來履約情況爭議由來等，必 須有書 面材料的證實，嚴防證據(jù)的滅失。第六條仲裁或訴訟所形成的調(diào)解書協(xié)議書裁決書.判決書歸 檔程序與本制度規(guī)定的合同正本歸檔程序相同，副本或復(fù)印件可交 承

9、辦部門或承辦人使用。第五節(jié)合同的管理第七條集團公司對合同管理實行合同承辦人具體負責制合同 專用章制及基礎(chǔ)管理等制度。第八條各合同承辦人及職能部門相關(guān)人員具體負責各自授權(quán)范 圍的合同簽訂.履行以及糾紛處理工作。第九條根據(jù)集團公司印章管理制度規(guī)定，簽訂合同均實行 專用章制度。集團公司對外簽訂合同所加蓋的印章，重大合同均使 用法人公章，一般合同.經(jīng)常性合同除特別需要外，一律使用 合同 專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務(wù)審計部有權(quán)拒絕 辦理結(jié)算手續(xù)。第二條合同專用章的刻制使用.保管銷毀等，均應(yīng)符合公 司印章管理制度規(guī)定。公司印章管理制度沒有規(guī)定 的，適用 本制度規(guī)定，嚴禁任何人私自刻制保管.

10、使用。第二一條法律事務(wù)部設(shè)置合同檔案分類管理專人負責制，負責 合同管理基礎(chǔ)工作?；A(chǔ)工作包括：建立合同檔案，對各 類合同 原件及材料進行分類編號并歸檔保管；建立合同管理總臺帳和分 類臺帳。第二二條合同承辦人應(yīng)按照本制度第條的規(guī)定將合同原件及相 關(guān)附件材料等一并交法律事務(wù)部進行編號歸檔。合同承辦人及所 在部門一般不保留任何合同原件及其他材料原件。合同正本原件持 有二份以上的，可由承辦部門負責保管一份合同原件。編號后合同承辦部門.財務(wù)審計部各留存一份合同復(fù)印件，其他相關(guān)部門根據(jù)需要留存相應(yīng)份數(shù)的復(fù)印件。合同復(fù)印件均應(yīng)由法 律事務(wù)部并加蓋歸檔章，寫明歸檔編號歸檔時間歸檔人。法律事務(wù)部將歸檔合同按編號

11、登記入冊后，將合同原件分類 進行保管，并按照國家及集團公司相關(guān)檔案管理辦法和制定進行文件 保管和調(diào)閱。第六節(jié)檢查與獎懲第二三條集團公司各部門和全體職員應(yīng)當自覺執(zhí)行本規(guī)定。法 律事務(wù)部定期或者不定期對合同管理進行檢查。各部門合同管理工 作作為該部門年終績效考核的量化指標之一，對合同管理工作作出 突出貢獻或者為公司挽回避免重大經(jīng)濟損失的，集團公司予以表 彰和獎勵。第二四條嚴重違反本管理辦法，給公司造成或者可能造成重大 經(jīng)濟損失的，對責任人員予以批評或者處分，并責令賠償經(jīng)濟損 失；情節(jié)嚴重的，依據(jù)勞動合同的規(guī)定，解除勞動合同。構(gòu)成 犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責任。第七節(jié)附則第二五條本制度經(jīng)批準實施后，此前有關(guān)文件與本制度抵觸者 自行失效。第二六條集團公司下屬控股公司的合同管理制度可以參照本制 度并根據(jù)實際情