公司行政費用管控辦法

1、公司行政費用管控辦法“給到” APP是由中智集團旗下子公司：中智關愛通（上海）科技股份有限公司所提供的一站式移動員工服務平臺，內(nèi)容涉及員工福利、員工激勵和員工公務費用管理。用“給到” 員工餐補 產(chǎn)品企業(yè)約節(jié)約成本 40%，員工所得約增加 21%。省錢用習到*企業(yè)均節(jié)約隴本斗0盟L_h；可卞別=陸弓月21 OMtl舉-芒豹節(jié)疏詢土氐是弓疑2睞.* 1,400欝卜計入工科目Vs.s亠給到”餐補計入?yún)f(xié)科目中智關愛通（上海）科技股份有限公司是中智公司旗下為企業(yè)提供員工彈性福利、員工激勵、員工節(jié)日福利、員工補充保險、企業(yè)餐補稅優(yōu)、員工體檢、員工心理咨詢等在內(nèi)的整體員工關愛解決方案品牌。關愛通憑借全面的I

2、T平臺技術及強大的供應商整合能力，已成功為近10000家企業(yè)，350萬員工傳遞了關愛。費用管理制度總貝U為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。本制度暫時用于北京項目籌建期間，凡在北京管理公司賬戶列支的各部門、公司皆適用于該制度。公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法（相關解釋見第八章）。除公司特別規(guī)定的項目外，嚴禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改， 在報銷時扣除該費用金額。本制度執(zhí)行基本原則，制度凡無明示則禁止，需申請批準后執(zhí)行。第一章業(yè)務招待費第一條、 招待費是指招待客人而產(chǎn)生的的支出，包括餐費、禮品/金、娛樂活動、旅游景點門票

3、等。職能部門的招待費采用預算管理和行政管理相結合的方法；經(jīng)營業(yè)務部門的招待費實行預算管理和額度管理相結合的方法。第二條、 招待費用發(fā)生前，采用口頭或書面的形式填寫業(yè)務招待費用申請表（見附表一）向行政領導提出本次費用計劃（特殊情況可事后補辦，如領導出差等），單次費用金額200元必須采用書面申請，申請內(nèi)容包括事由參加人數(shù)發(fā)生次數(shù)預計金額。第三條、在公司指定簽單招待餐館就餐的，經(jīng)有簽單權的負責人同意后，事先報餐，就餐完畢由授權負責人簽字確認。 財務人員對轉來的無簽單權限的人員簽署的就餐結算單據(jù) 不予承認。第四條、招待費報銷須附業(yè)務招待費申請表，無此表財務作退回補辦相關手續(xù)處 理，出差期間的招待費須與

4、差旅費同時報銷。第五條、如有高一級別主管人員參加，須有最高一級主管作為報銷人。第二章辦公費第六條、辦公費是指公司內(nèi)各單位辦公文具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購置費用。辦公費實行額度管理與預算管理。第七條、公司辦公費用涉及物品由行政部 （電腦及耗材由系統(tǒng)管理員）在預算額度內(nèi)按需求購買、管理，辦公用品購置實行定點采購管理。第八條、行政部設專人對辦公用品進行管理。 辦公用品采購審批程序： 各職能部門部門填寫采購申購單（見附表六）報行政部審核，并經(jīng)總經(jīng)理 /財務總監(jiān)審批后到定點單位 采購。第九條、行政部應按月將辦公用品領用及費用分配表報財務部，財務部將費用劃轉入各職能部門。

5、第十條、行政部建立領用大金額辦公物品登記薄，做好辦公用品的管理工作。第十一條、 嚴禁公司內(nèi)部各單位自行采購有關辦公用品，否則，由此發(fā)生的費用，將 不予報銷。第三章通訊費第十二條、通訊費（含網(wǎng)絡、郵寄費）是指公司內(nèi)各單位和相關人員安裝、使用電話、寬帶所支出的費用（包括：移動電話費用補貼）。第十三條、 公司管理人員及特殊崗位人員移動電話費標準實行定額度管理，補貼標準 及執(zhí)行辦法參照公司有關文件執(zhí)行。第十四條、 公司內(nèi)總機、各部門所屬直撥電話、傳真機電話費用由行政部進行管理。第十五條、公司本部派出的國內(nèi)臨時出差人員發(fā)生的臨時電話、傳真、郵寄等費用計 入差旅費用，并參照本章第十三條執(zhí)行。第四章差旅費第

6、十六條、 差旅費是指因公外出發(fā)生的各種交通費、住宿費、伙食費補助等。因公出 差按出差地點分為：國內(nèi)臨時出差、國內(nèi)長期出差（外派）、境外出差。差旅費實行行政管理。第十七條、員工國內(nèi)臨時出差所發(fā)生差旅費按國內(nèi)差旅費開支標準（見附表二）。1、 長途交通費總監(jiān)級以下人員未經(jīng)總經(jīng)理/財務總監(jiān)批準，擅自乘坐飛機的費用，按其 級別所對應的標準報銷，超額自理。2、 原則上不允許乘坐軟臥、客輪、飛機商務、豪華倉，夜間行走超過8個小時方可乘 坐硬臥。特殊情況下，經(jīng)總經(jīng)理 /財務總監(jiān)書面批準請，憑票據(jù)報銷 80%，否則憑票據(jù)只能 報銷50%費用。3、 員工多人一起出差要安排二人間或三人間住宿，住宿費按原標準的70%

7、執(zhí)行，出差 人員中有異性的，可單獨按標準報銷。4、出差期間內(nèi)報經(jīng)授權主管批準業(yè)務招待費開支或市內(nèi)的士費支出報銷人員，該費用 發(fā)生差旅區(qū)域內(nèi)相應的所有伙食補貼或市內(nèi)交通補貼，一概不予以報銷。5、 公司委派的各種會議的費用開支，憑會議通知上注明的相關費用報銷；已包食宿的，相關住宿費、伙食補貼不予以報銷。6、公司派出接受培訓人員的費用和補貼標準依據(jù)舉辦單位通知和培訓合約確定。7、公司因外延發(fā)展需要派駐外地長期工作的人員的差旅費及補貼標準由公司另行規(guī)定，不適用本辦法。8、外派員工回集團公司差旅費根據(jù)實際情況經(jīng)審批后報銷。9、出差人員按標準內(nèi)憑票據(jù)實報銷伙食補貼、住宿費等。第十八條、 國內(nèi)臨時出差實行事

8、先申報制度。經(jīng)理（含）以下人員當日未往返地區(qū)出 差實行事前申請制度，依據(jù)差旅費標準和預計出差時間填報出差申請表（見附表三），因特殊原因未能事前申請的，應于回公司后一周內(nèi)補辦申請審批手續(xù)。沒有經(jīng)過批準的 出差申請表，財務部不予借款和報銷。第十九條、 國內(nèi)長期出差實參照公司規(guī)定差旅費開支標準范圍內(nèi)申報長期出差人員的 費用開支標準和管理辦法，報總經(jīng)理 /財務總監(jiān)審批后，報財務部備案。第二十條、 員工境外（含港、澳地區(qū)）出差所發(fā)生差旅費另行規(guī)定。第二十一條、出差借款程序：1、 各類出差人員需借款者，在填報出差申請表同時填報借款單（注明累計借款 額及逾期借款額），參照審批權限報經(jīng)核準后，轉財務部門復查并

9、辦理借款。對借款額及逾期情況注明不符者，財務有權退回當事人更正，重新報批。2、出差后的各類發(fā)票、單據(jù)，按業(yè)務招待費、差旅費（長途交通費、住宿費）分類填報。差旅費用報銷單 附于費用報銷單，其中：業(yè)務招待費填寫 業(yè)務招待費申請表， 長途交通費、住宿費填寫差旅費報銷單，短途交通費、機場建設費、行李托運費、電話費等雜費匯總填寫在差旅費報銷單的其他欄中，并入差旅費報銷。差旅期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。3、嚴禁人為將同批次差旅開支項目拆零分次報銷，繞避監(jiān)管，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，財務有權不 予受理未報銷拆零部分，并在報銷單上標識核銷。4、新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報到發(fā)生的各項費用

10、，包括單程路費及 行李托運費用。特殊情況需要報銷的，應由本人申請，報總經(jīng)理審批。第五章交通費第二十二條、交通費是指用于車輛的燃油費、停車費、過路過橋費、等及市內(nèi)發(fā)生的出租車費、公交車費等，發(fā)貨（取貨）運輸費歸為交通費，交通費實行預算管理、行 政管理相結合的原則。第二十三條、車輛燃油費實行預購加油卡管理，未經(jīng)總監(jiān)以上主管簽批（附文字說明）的現(xiàn)金加油發(fā)票，財務不予以報銷受理。第二十四條、車輛管理部門應于加油卡金額使用完畢時（再次購買前）報各部門使用情況及折算使用金額，財務部據(jù)此分攤費用。第二十五條、公務用車訂車流程、費用標準（對外租車）、審批程序，由車輛歸口管理部門擬定相應管理辦法執(zhí)行。第二十六條

11、、市內(nèi)交通費按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向主管經(jīng)理提出申請，批準后方可乘坐。坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明乘坐原因起訖地點，不寫明兩項內(nèi) 容的，在報銷時財務部門作退回處理。第七章三項經(jīng)費第二十七條、三項經(jīng)費是指員工福利費、職工教育經(jīng)費、工會經(jīng)費。第二十八條、福利費，員工餐費實行預算管理和額度管理相結合的辦法，其它福利費實際行政管理。1、本公司提供員工午餐，發(fā)生的費用在預算范圍內(nèi)可據(jù)實報銷。2、 加班餐費，員工加班應根據(jù)公司相關考勤制度執(zhí)行，不發(fā)放加班餐費，特殊情況報 領導審批后按公司員工餐標準憑票報銷。3、 員工因本市內(nèi)

12、出差未能返回公司就餐（午餐），不分職務級別，本公司員工餐費標 準（暫訂為10元/人）憑票報銷。4、公司為集團外派員工提供住宿，相關費用據(jù)實報銷。第二十九條、職工教育經(jīng)費，實行預算管理及行政管理。1、按國家規(guī)定的必須接受相關教育的費用，可據(jù)實報銷，如會計后續(xù)教育等。2、購買工作專用的法律、法規(guī)書籍、接受培訓等其它事項，需經(jīng)批準后報銷。 第三十條、工會經(jīng)費，另作規(guī)定。第八章費用管理方法及報銷程序第三十一條、公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法。1、預算管理是指：各職能部門、業(yè)務單位事先向財務部提出下期本部門所有費用的計劃（金額1,000元的大額財產(chǎn)購置、 修理、裝璜，需另單獨預算申

13、請），財務部統(tǒng)一報總經(jīng)理 或財務總監(jiān)批準后，確定單位下期費用預算金額。 實際費用報銷時，財務部門根據(jù)費用預算， 準予報銷或另行處理。2、額度管理是指：費用在一定的額度范圍內(nèi)控制使用，額度確定的依據(jù)是銷售額、工 作職務、員工人數(shù)等。3、行政管理是指：費用報銷人在費用產(chǎn)生前，采用口頭或書面的形式向行政領導提出 本次費用計劃，經(jīng)行政領導同意后，產(chǎn)生的費用方能按費用報銷流程到財務部門報銷費用。管理方法：采用預算管理和額度管理相結合的費用項目有：辦公費、運輸費、所有部門的手機費、。管理方法：采用預算管理和行政管理相結合的費用項目有：職能部門的招待費、 所有部門的差旅費、其他相對變動費用。管理方法：除此之

14、外的相對固定費用采用預算管理。4、其他變動費用其他變動費用項目是：交通費、車管費、會務費、裝修費、傭金、除手機費外的其他通 訊費。5、相對固定費用除上述變動性費用項目外的所有費用均列入相對固定費用，采用預算管理方法。第三十二條、具體實施按如下辦理：1、預算管理1） 目前公司對所有費用按月預算，每月25日前，各職能、經(jīng)營部門向財務部提交下月 的費用預算表，審批核準后的預算在月底前發(fā)回各單位。2） 各職能部門、各業(yè)務單位未能在規(guī)定時間內(nèi)提交費用預算表，則該部門的費用 報支順延一個月。3）實際發(fā)生費用超過預算的，請各部門說明情況后報總經(jīng)理或財務總監(jiān)批示。2、額度管理根據(jù)銷售額確定額度的費用項目是招待

15、費。招待費超額度本期內(nèi)不予報銷。根據(jù)工作職務確定額度的費用項目是手機費。手機費超額度部分不予報銷。根據(jù)員工人數(shù)確定額度的費用項目是辦公費。辦公費超額度部分本期內(nèi)不予報銷。 現(xiàn)北京項目正處于籌建期間，招待費實行行政管理。北京項目正式運營后另行調(diào)整3、行政管理單項費用金額200元必須采用書面申請。無批準的書面申請，在報銷時財務部門作退回處理。行政領導層次：職員T部門主管T總經(jīng)理/財務總監(jiān)第三十三條、費用內(nèi)容及管理分類詳見附表五。第三十四條、簽批權限及流程1、 預算管理，經(jīng)審批的行政費用預算，費用發(fā)生時，在預算范圍內(nèi)由部門經(jīng)理（主管） 執(zhí)行。2、額度管理，按本條第一款執(zhí)行。3、 行政管理，200元以

16、下的費用，為提高工作效率，建議由各部門經(jīng)理（主管）參照 本制度執(zhí)行，200元以上的費用需申請批準執(zhí)行。4、相關簽批權限及流程參考附表七。5、 本制度所規(guī)定的費用等款項支付最終簽批權限由總經(jīng)理/財務總監(jiān)負責。第三十五條、費用報銷單填列規(guī)范。1、費用報銷單必須用藍、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回 形針串別。不符合規(guī)定的，財務部門作退回處理。2、報銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)發(fā)票，確實無法取得，可以采用付款憑單代替，但需寫明原因，且金額不得超過100元。發(fā)票級次：增值稅發(fā)票 -普通發(fā)票-正式收據(jù)。3、 對其他部門委托辦理的事項，費用需由委托部門承擔的， 報銷單應由經(jīng)辦部門填寫， 并經(jīng)

17、委托部門經(jīng)理簽字確認 ，無委托部門經(jīng)理簽字的，費用記入經(jīng)辦部門賬。報銷單據(jù)1）報銷單使用說明1）報銷單使用說明單據(jù)名稱使用說明費用報銷單各種費用的報銷，按所列部門進行行政審批流程出差申請表為費用報銷單的附件，差旅費用報銷的必要條件差旅費報銷單費用報銷單的附件，詳細填列發(fā)生的各項費用業(yè)務招待費申請表費用報銷單的附件，超過200元招待費報銷的必要條件采購申請單申購物品簽批使用，報銷時費用報銷單的附件借款單用于借款、沖賬的時候為費用報銷單的附件2）費用報銷使用注意事項大于（含）1萬元的行政費用、行政采購、項目施工采購請款必須附加相關合同、申 購單、入庫單、發(fā)票作為審核依據(jù)。報銷的大額日常費用、貨款（

18、1,000元）支付，原則上以支票形式為主第三十六條、費用報銷的步驟和流程。1、經(jīng)辦人填寫費用報銷單并附相關附件，參照本制度并按費用報銷單上所列部門 逐一進行審核簽批。2、總經(jīng)理/財務總監(jiān)審批后，到財務部領款，完成報銷程序。第三十七條、借支規(guī)定。1、公司不開放除差旅費外的其他各種個人借款。2、個人因公借款，需附批準后的出差申請單、業(yè)務招待費申請表、采購申請單、 合同等。3、借款最高限額為借款金額以能夠完成需要或滿足業(yè)務周轉的最低量為限額第九章責任及處罰規(guī)定第三十八條、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額5-20%的罰款

19、。第三十九條、部門經(jīng)理（主管）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對部門經(jīng)理（主管）予以違規(guī)報銷金額3%-15%的罰款。第四十條、財務審核人員審核不嚴使公司造成損失的，或者未執(zhí)行本辦法規(guī)定處罰責任，擅用職權受理違規(guī)費用報銷者，對財務審核人員并處違規(guī)報銷金額3%-15%的罰款。第四十一條、如果違反上述開支標準或手續(xù)不齊全，報帳時列入其他項目而隱瞞實際金額或超預算報銷，財務有權拒絕受理第四十二條、借款逾期滿三十天，當事人未能及時提供經(jīng)總監(jiān)以上主管核準的有效書面情況說明，并辦理延期手續(xù)者，財務有權在當事人借款逾期當月工資中扣回欠款。第四十三條、因審核過失造成費用借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，由經(jīng)辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經(jīng)濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工資中扣還。第四十四條、本期發(fā)生的費用，原則上應予費用生當期報銷，差旅費報銷應予出差人員返回公司當月報銷，超過上述期限的票據(jù)金額，報銷人書面陳述原因經(jīng)總經(jīng)理/財務總監(jiān)批準后