公司體系文件管理規(guī)定

1、公司體系文件管理規(guī)定3.文件分類：3.1 質(zhì)量管理體系文件：包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、崗位職責(zé)、質(zhì) 量記錄表格匯編。3.2 臨時(shí)文件：新增或因更改需試運(yùn)行的文件(如：iso9000質(zhì)量管理體系中有iso9000、不宜納的文件申請作廢后，必須立即啟用臨時(shí)文件；新增工作流程，原 文件無規(guī)定)。3.3 內(nèi)部文件：屬于公司保密性文件或不具有共性(如僅本部門使用)入質(zhì)量管理體系文件或臨時(shí)文件的類別。培訓(xùn)資料等3.4 臨時(shí)、季節(jié)性或階段性的活動(dòng)方案、通知、通報(bào)、報(bào)告、決定、 一般不屬于本范疇。4.3.1行政部對文件進(jìn)行排版、編號:1)文件編號方法：質(zhì)量手冊：rb (hz) -qm程序文件:手rb

2、叫(hz) qp-xx-可編輯修改-流水號程序惠州天虹縮寫文件代號虹縮寫作業(yè)指導(dǎo)書：rb (hz)-wi-xx-yy崗位職責(zé):rb (hz) -wi-zz-流水號水號部門縮寫位職責(zé)代碼作業(yè)指惠州作業(yè)指導(dǎo)書代碼導(dǎo)書代碼惠州天虹縮寫天虹縮寫質(zhì)量記錄表格：rb (hz) -qr-xx-yy流水號部門縮寫質(zhì)量記錄代碼惠州天虹縮寫2) 部門縮寫：為該部門漢語拼音縮寫，如：xz-行政 rs-人事 qh-企戈u pg-品管 cw-貝才務(wù) tp-統(tǒng)配中 心sc-商場3) 文件修改狀態(tài)的標(biāo)識方法：0未修改；1第1次修改；2 第2次修改； n 第n次修。4)文件版本狀態(tài)的標(biāo)識方法：a 一第一次版本b 第二次版本

3、c 第三次版本d 第四次版5)文件的批準(zhǔn)日期為文件的實(shí)施日期。4.3.2文件的審核、批準(zhǔn)：1) 審核：質(zhì)量手冊由管理者代表審核；程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及質(zhì)量 記錄表格由部門經(jīng)理審核，重大情況由總經(jīng)理審核。2) 批準(zhǔn)：質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及質(zhì)量記錄 表格由管理者代表批準(zhǔn)，重大情況由總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4 文件發(fā)放：4.4.1 行政管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系的文件的發(fā)放：3)發(fā)放文件應(yīng)制作文件封面：封面內(nèi)容應(yīng)包括文件類型、文件版本號、發(fā)放 編號、批準(zhǔn)時(shí)間等，并應(yīng)加蓋“受控”印章。4)作廢文件由行政管理部以發(fā)放說明通知銷毀，行政管理部保存前一次 作廢文件，加蓋“作廢”印章(或注明“作廢”

4、字樣)4.5 文件保管、使用：4.5.1 文件保管：1) 行政管理部記錄文件發(fā)放情況：包括文件發(fā)放編號、發(fā)放部門、發(fā)放時(shí)間、文件管理員；各部門文件管理員如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)通知行政管 理部。2) 各部門文件管理員按上述要求記錄本部門文件保管使用情況；各部門文件管理員如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)通知行政管理部文件管理員。3) 文件管理員負(fù)責(zé)相關(guān)文件的歸檔、保管，確保使用文件版本的有效。4)文件破損嚴(yán)重時(shí)，使用部門應(yīng)到行政管理部辦理更換，文件的編號仍沿 用原文件編號，行政管理部應(yīng)將回收的破損文件銷毀。5)文件不慎丟失時(shí)，使用人必須做出書面說明(必要時(shí)應(yīng)做出檢討)方能補(bǔ)領(lǐng)文件。4.5.2文件使用：1) 各部門應(yīng)建立

5、借閱登記本，員工借閱文件時(shí)，應(yīng)作好記錄。2) 不得使用未受控的文件：當(dāng)文件使用人未領(lǐng)到需要日常工作使用的文件時(shí)，應(yīng)向發(fā)放部門申請，不得借用文件復(fù)??；一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由行政部 管理收回銷毀。4.6評價(jià)文件適用性：運(yùn)行中文件規(guī)定不能滿足實(shí)際工作需要時(shí)，應(yīng)提出修改中 請。4.6.1 日常工作中，由使用部門提出申請，說明更改原因和內(nèi)容(通過更改 / 換版申請單或9-異地店iso9000文件會簽流程”流程)；如變化情況僅涉及 本部門，可以經(jīng)部門經(jīng)理或主管總經(jīng)理批準(zhǔn)試運(yùn)行3-6個(gè)月后，根據(jù)情況提出對iso9000文件的修改。5.4.1 文件管理員對文件進(jìn)行排版、編號：1) 文件編號：臨時(shí)文件編號為：ls (hz

6、) -xx- yyi流水號 部門縮寫內(nèi)部文件編號為：nb (hz) - xx- yyi一流水號部門縮寫2) 文件修改狀態(tài)的標(biāo)識方法：只使用狀態(tài)號對文件進(jìn)行識別。0未修改；1第1次修改；2 第2次修改； n 第n次修。3) 臨時(shí)文件、內(nèi)部文件轉(zhuǎn)為iso9000體系文件后，該編號可作為另一新的臨時(shí)文件編號。5.4.2 文件的審核、批準(zhǔn)：1) 審核：臨時(shí)文件、內(nèi)部文件由部門經(jīng)理(或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人)審核；重大情況由主管總經(jīng)理審核。2) 批準(zhǔn)：臨時(shí)文件、內(nèi)部文件由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；重大情況由主管總經(jīng)理批準(zhǔn)。3) 需要對外保密的文件由主管總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)。5.6 文件保管、使用：5.6.1 文件保管：1) 行政管理部文件管理員記錄臨時(shí)文件、內(nèi)部文件的發(fā)放。2) 各部門文件管理員如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)通知行政管理部；文件嚴(yán)重破損時(shí)，使用部門應(yīng)到行政部辦理更換。3) 各部門文件管理員按照條款” 4.5.1文件保管”的要求對文件進(jìn)行歸檔、保管。5.6.2 臨時(shí)文件、內(nèi)部文件使用：按條款” 4.5.2