發(fā)票合同管理規(guī)定

1、精選發(fā)票、合同管理制度1、 目的根據(jù)目前公司合同、發(fā)票的管理狀況，為了進(jìn)一步規(guī)范公司各類合同、發(fā)票的管理，特制定本管理制度。2、 適用范圍總部及各分公司3、 發(fā)票及收據(jù)的管理1 、發(fā)票的管理：（ 1 ）建立發(fā)票購(gòu)買、發(fā)放、使用、作廢、回款的發(fā)票管理臺(tái)賬，及時(shí)登記，以備查錄。（ 2 ）發(fā)票的使用必須符合國(guó)家規(guī)定。（ 3 ）發(fā)票必須在財(cái)務(wù)保存，并由財(cái)務(wù)人員開具。（ 4 ）發(fā)票項(xiàng)目必須填寫完整，不得向任何人提供無收款單位及金額的發(fā)票。（ 5 ）業(yè)務(wù)人員憑合同或收據(jù)到財(cái)務(wù)部門開具發(fā)票，發(fā)票所載客戶與合同中所載客戶及實(shí)際付款的客戶單位名稱必須一致， 如不一致必須附上付款單位簽章的代付款及委托開發(fā)票證明，

2、 否則所造成的稅金損失由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)， 開具發(fā)票后在此合同上注明 “發(fā)票已開”字樣。收據(jù)換發(fā)票，需同時(shí)交回收據(jù)。（ 6 ）如需先開具發(fā)票后收款，業(yè)務(wù)人員填寫先開發(fā)票后收款申請(qǐng) ，并經(jīng)總裁（或營(yíng)銷總監(jiān)） 簽字同意后方可開具。 業(yè)務(wù)人員收款后需及時(shí)交回合同款項(xiàng)并取回 先開發(fā)票后收款申請(qǐng) ，財(cái)務(wù)人員在此申請(qǐng)上注明“款項(xiàng)收回”字樣。若未將先開發(fā)票后收款申請(qǐng)取回，則視同款項(xiàng)未收回處理。（ 7 ） 未足額收到發(fā)票開具的款項(xiàng)，將發(fā)票交予客戶時(shí)，需由客戶在發(fā)票回執(zhí)表上簽字加蓋公章，并開具欠條，加蓋客戶財(cái)務(wù)章。（ 8） 若因合同不成功等原因款項(xiàng)未收回，一周內(nèi)須將發(fā)票交回財(cái)務(wù)進(jìn)行作廢處理，原則上不能跨月，如未交回

3、，按發(fā)票遺失處理。（ 9 ）如有特殊情況，對(duì)領(lǐng)出的發(fā)票，跨月申請(qǐng)作廢的，對(duì)經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員給予發(fā)票金額10 的處罰。（10 ）發(fā)票視同現(xiàn)金管理，如丟失發(fā)票，視情況對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理，原則上需按票面金額將款項(xiàng)交至財(cái)務(wù)部，經(jīng)由總裁審批處理決定。2、收據(jù)的管理（ 1 ）收據(jù)的管理視同發(fā)票管理，建立收據(jù)管理臺(tái)賬，由公司財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一進(jìn)行。（ 2 ）對(duì)外開具的收據(jù)需加蓋財(cái)務(wù)專用章，收據(jù)必需注明業(yè)務(wù)人員姓名、合同號(hào)、客戶名稱及金額，一式三聯(lián)，一聯(lián)由業(yè)務(wù)人員交客戶，一聯(lián)財(cái)務(wù)做為入賬依據(jù)，一聯(lián)隨同合同統(tǒng)一保管。3、發(fā)票回執(zhí)業(yè)務(wù)人員在借出發(fā)票當(dāng)月盤點(diǎn)日前必須將有客戶蓋章 （公章或合同章） 及接收人員簽字之回執(zhí) （格式見

4、附件二） 交回給公司財(cái)務(wù)， 如無法按時(shí)交回符合規(guī)定的發(fā)票回執(zhí)則視同發(fā)票遺失，辦理相關(guān)責(zé)任承擔(dān)手續(xù)。四、 合同管理1 、合同書由行政部門統(tǒng)一按順序編號(hào)打印發(fā)放，由專門的合同管理人員負(fù)責(zé)打印、發(fā)出、回收、清點(diǎn)、存檔的工作。2、建立合同檔案臺(tái)賬，合同書的領(lǐng)出、交回、結(jié)存都要作記錄，每周做一次實(shí)物核對(duì)清點(diǎn)，收回遺失合同說明及作廢合同。3、每份合同的領(lǐng)用必須經(jīng)由總裁（銷售合同可由營(yíng)銷總監(jiān)）在合同檔案管理統(tǒng)計(jì)表上簽字審批。4、業(yè)務(wù)人員領(lǐng)用的合同，如簽約成功，須交回有客戶簽章的我司存留聯(lián)次；如在月盤點(diǎn)前簽約不成功，須交回合同全部聯(lián)次（包括附加合同及合同附件）辦理合同作廢；5、合同書要嚴(yán)格保管，不能留存在客戶

5、處，特殊情況要經(jīng)主管經(jīng)理同意，但不能超過一周時(shí)間。6、凡遺失合同書必須向公司做出書面報(bào)告，如是客戶所遺失，要提供客戶遺失證明并加蓋公章。報(bào)告書或客戶遺失證明都要有業(yè)務(wù)員簽名及業(yè)務(wù)經(jīng)理簽名。7 、 除向公司提交責(zé)任報(bào)告書或客戶遺失證明外還必須進(jìn)行倍進(jìn)式扣罰。 一個(gè)年度內(nèi) （從1 月 1 日-12 月 31 日）遺失一份扣 100 元，遺失二份扣 200 元，遺失三份扣 400 元如此類進(jìn)，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的登報(bào)聲明等費(fèi)用。8 、作廢合同書必須要有作廢原因,日期及業(yè)務(wù)員簽名，主管經(jīng)理意見，處理結(jié)果，并且一式幾聯(lián)全部收回及在其上注明“作廢”字樣， 每周清理一次， 主管經(jīng)理簽名后交回行政部門。9、作廢合

6、同書欠缺任何一聯(lián)都按遺失一整份處理。10 、每月進(jìn)行一次合同盤點(diǎn)，須按合同類別整理裝訂并附上合同清單；作廢合同需單獨(dú)裝訂并附上作廢合同清單。五、本制度自公布之日起生效附件附件一先開發(fā)票后收款申請(qǐng)表附件二 發(fā)票簽收回執(zhí)表附件三合同檔案管理統(tǒng)計(jì)表附件四發(fā)票（收據(jù)）匯總臺(tái)賬附件先開發(fā)票后收款申請(qǐng)表合同號(hào)客戶單位合同金額開票日期發(fā)票號(hào)碼發(fā)票金額預(yù)計(jì)收款日期審批人：申請(qǐng)人:附件發(fā)票簽收回執(zhí)合同號(hào)客戶單位合同金額開票日期發(fā)票號(hào)碼發(fā)票金額發(fā)票簽收單位（公章）：發(fā)票簽收人（簽字）：附件三：合同檔案管理統(tǒng)計(jì)表合同類銷售 采購(gòu)勞務(wù) 其他別：合同日期合同編號(hào)對(duì)方單位名稱合同金額經(jīng)手人合同審批人備注附件四:發(fā)票（收據(jù)）匯總臺(tái)賬開票日期開票號(hào)發(fā)票號(hào)業(yè)務(wù)員合同號(hào)合同金額單位名實(shí)際開票金額收款日期收款方式（銀行/現(xiàn)金