搞好協(xié)調辦公室主任的職責

1、文秘和辦公室工作學習資料（第35期）張家口市人口計生委辦公室2006年7月25日搞好協(xié)調是辦公室主任的重要職責辦公室作為機關的綜合辦事機構，是溝通上下左右、聯(lián)系四 面八方的橋梁和紐帶，是領導的助手和參謀。搞好協(xié)調是辦公室 主任的一項重要職能，是衡量辦公室整體素質水平的重要體現(xiàn)。一、增強協(xié)調意識，處理好四大關系協(xié)調，是辦公室主任協(xié)助領導進行管理的基本職能，也是一 項十分重要而且難度很大的工作。很多工作由于多家負責，你中 有我、我中有你、職責交錯、利益相兼的問題，往往是導致部門 之間意見分歧和相互矛盾的一條重要因素。因此，做好協(xié)調工作 具有重大意義。辦公室主任在協(xié)調工作中，要站在全局的高度上, 正

2、確處理好整體與局部、局部與局部之間的利益關系，最后在全 局利益上達到協(xié)調統(tǒng)一。增強協(xié)調意識，要處理好四大關系。一是處理好重點和一般的關系。辦公室主任服務的對象很多， 有領導和群眾，有上級和下級，有在職干部和退休干部，有上級 機關和下級機關。在這些關系的協(xié)調中，既要保重點，又要兼顧 一般，要學會“彈鋼琴”。保不住重點不行，只顧重點不顧一般也 不行。二是處理好對上負責和對下負責的關系。對上要在服從中參謀，做到既發(fā)揮參謀作用又不越位包辦，既堅持真知灼見又堅決 執(zhí)行領導意圖。對下要在領導中服務，既要按照領導的指示精神 加強對下屬的領導，又要牢固樹立領導就是服務的思想。三是處理好中心工作和日常工作的關系

3、。既要抓住中心工作,又要抓好日常工作，二者不可偏頗，要把二者統(tǒng)一起來，做到兩 手抓，兩手都要硬。四是處理好辦公室和各處室的關系。辦公室與各處室都是機關的組成部分，沒有高低貴賤之分，沒有老大老二之分，關系都 是平等的。辦公室首先要樹立為各處室服務的觀念，尊敬各處室， 服務各處室，經(jīng)常主動地征求各處室對辦公室工作的意見，不斷 改進工作 二、做到“四勤”，努力提高協(xié)調素質辦公室主任的工作，不僅需要強烈的事業(yè)心和責任心，而且需要具備很強的協(xié)調素質。辦公室主任的協(xié)調素質需要很多，但概括地說，要努力做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，通過廣泛的“看、聽、思、寫”來認真地分析、研究、協(xié)調問題，要眼觀六路，耳聽八

4、方，多思善謀，精于寫作。只有這樣，才能結合自己 的工作特點和性質，切實搞好調查研究，高質量高水平地為領導由謀劃策，作好協(xié)調工作。（一）眼勤，勤于看。 一是要發(fā)揮“近水樓臺”的優(yōu)勢，把紙上得來的和實地考察來的有機結合起來，創(chuàng)造性地掌握調查研 究的方法，做到勤看會看。辦公室抓總合成，接觸面寬，每天都要處理大量的公文材料。因此，辦公室主任要學會當材料庫，通 過細心觀察，日積月累，摘存資料，獲取大量的、有參考價值的 第一手資料，并對這些資料及時進行整理和綜合分析，從中梳理提煉由新情況、新問題、新觀點，以獲取面上的情況。在此基礎 上對所掌握的第一手材料由此及彼由表及里地調查研究，以印證 材料的真實性和可

5、靠性。二是要在收集資料調查研究的基礎上, 深刻領會領導意圖，要把精力放在領導最關心、最迫切需要了解 和解決的問題即領導關注的熱點問題上，積極主動地為領導提供決策依據(jù)。只有這樣，辦公室主任在工作中，才能了解“氣候”，掌握“火候”，說到關鍵之處，干到點子上，取得事半功倍的效果。（二）耳勤，善于聽。 辦公室是從屬于領導工作并為領導服務的輔助性工作，它的從屬性和服務性決定了辦公室工作形態(tài)上 的被動性。因此，辦公室工作在很多情況下，是靠聽來接受領導 的指示，理解領導的意圖，傳達工作精神的。所以，我們要講究 聽的藝術，做到善于聽，把耳朵聽和腦子想結合起來，邊聽邊想， 提高聽的效果。（三）腦勤，敏于思。 毛

6、澤東同志說，“感覺到了的東西，我 們不能立即理解它，只有理解了的東西才能更深刻地感覺它?！?了解了情況，搜集了材料，還需要我們認真地分析研究，對所獲取 和掌握的情況，進行科學地分析和歸納，探索事物的本質規(guī)律。這就要求我們要勤于動腦，善于動腦，把得來的材料加工整理， 棄其糟粕，取其精華，從中分析綜合提煉概括由有價值的東西來。（四）手勤，精于寫。 寫是機關工作人員的一項綜合能力的反映，是辦公室人員的必備條件。提高寫作水平，寫好文章的要 求很多，但最重要的有以下幾個方面：一是內容新穎，具有獨創(chuàng) 性。寫文章既不能忽視前人的成果，又不應受前人已有結論的束 縛。既要匯總、綜合來自各方的資料，又必須結合本單

7、位、本部 門、本地區(qū)的實際，認真分析，不斷探索，提由自己的新的、獨特的觀點。二是持之有故，言之成理，具有科學性。持之有故， 就是以事實為根據(jù)，有據(jù)可查；言之成理，就是條理清楚，觀點 明確；科學性，就是客觀地、真實地反映其本來面目，有一是一，有二是二，既不夸大也不縮小。三是行文嚴謹，具有簡潔性。“文以辯潔為能，不以繁緡為巧”。寫文章一定要在認真調查研究、廣 泛搜集資料的基礎上，錘煉文章的邏輯性，使論點論據(jù)一環(huán)緊扣一環(huán)，直至導向結論。三、掌握協(xié)調方法，搞好四個方面的服務辦公室主任要由色的履行自己的職責，必須注意和不斷改進協(xié)調方法，搞好以下幾個方面的服務。一是傳遞信息、調查研究，為領導決策提供服務。

8、辦公室要善于掌握工作重心，緊緊圍繞本單位的工作目標和主要任務以及需要領導決策的重大問題， 積極主動地組織與參與各種調查研究, 通過信息的收集、篩選、傳輸?shù)软椆ぷ鳎颜{查中獲得的大量第 一手材料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由 表及里，從中理由完成各項工作任務和進行決策的有利因素與不 利因素，及時向領導反饋，協(xié)助領導實施科學的宏觀決策和有效 的指揮，保證各項工作目標和任務的圓滿實現(xiàn)。首先，在領導決 策前，辦公室主任要通過調查研究，協(xié)助領導廣泛收集同決策密 切相關的各種情況，然后進行可行性研究，經(jīng)過加工和篩選，為 領導提由可供選擇的多種方案。其次，在領導決策中，辦公室主 任要通過調

9、查研究，收集和整理方方面面的意見和反應，為領導 冷靜周密的思考提供準確的依據(jù)，堅定領導決策的信心和決心。最后，在領導決策之后，辦公室主任要通過調查研究，了解和掌 握決策意見的貫徹執(zhí)行情況、可供借鑒的典型經(jīng)驗、需要解決的 莫些問題，協(xié)助領導搞好跟蹤反饋，保證決策貫徹落實，或根據(jù) 客觀變化的形勢及時進行調整和充實。二是承上啟下，搞好環(huán)節(jié)服務。 各單位在長期工作中逐步形 成了一定的領導層次和隸屬關系，建立了一整套有秩序的指揮、聯(lián)絡系統(tǒng)和工作體系，辦公室就是這個工作體系中最靠近指揮中 心的中樞環(huán)節(jié)。為保證整個工作體系能夠按指揮中心的指令有秩 序、快節(jié)奏、高效率地運行，需要辦公室主任做大量承上啟下的 工

10、作。一方面要組織力量把領導的大量決策、指令下達給所屬部 門或基層群眾；一方面又要把大量的情況、信息上報給領導，確 保上下左右之間的聯(lián)系暢通無阻。在承上啟下的工作中，辦公室 主任要起到“總調度”的作用，做到迅速、準確、及時。三是做好會議的組織準備工作，搞好會議服務。組織會議,是辦公室主任做好協(xié)調工作的一項重要職能。第一，會議召開前， 要充分聽取領導和有關部門的意見，協(xié)助領導確定會議的中心議 題和主要事項，組織編制會議日程，起草或審查會議通知，安排 撰寫和印刷會議文稿，落實與會人員的接待工作和食宿安排，會 場布置等。第二，會議進行中，要根據(jù)會議的進展情況和需要， 及時地提供會議服務和會議所需要的各種文字材料，保證會議的 圓滿成功。第三，會議結束之后組織人員整理會議紀要、決議， 修改會議報告，催辦、落實會議所確定的重要事項，貫徹好會議 精神。這些工作雖然不要求辦公室主任每項都親自去做，但是必須對各個環(huán)節(jié)進行督促檢查，不能由現(xiàn)維漏或失誤。要充分發(fā)揮“總管家”的作用，不僅要及時向領導反饋會議進展狀況，而且 要及時反饋與會人員的思想情緒和意見要求，以便領導采取相應 的措施，提高會議質量，確保會議達到預