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文檔簡介

1、文書撰寫工作規(guī)范為進一步規(guī)范中心文書撰寫工作質(zhì)量,有效提高工作效率,現(xiàn)擬定中心工作人員常用的工作計劃、 工作總結(jié)、 調(diào)查報告、 業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書及檢驗報告等文書撰寫規(guī)范, 請全體人員遵照使用, 并納入年度科室工作質(zhì)量考核和個人技術(shù)晉升聘用考核內(nèi)容。一、各類常用文書內(nèi)容規(guī)范要求(一)工作計劃計劃是行動的先導(dǎo)。工作計劃則是工作之前用文字形式擬定的工作內(nèi)容和步驟。 工作計劃一經(jīng)討論通過, 一般作為通知的附件下發(fā) (或科室作為材料上報中心) ,對本部門或本科室的工作具有權(quán)威性和約束力。1 . 計劃種類常見有規(guī)劃、設(shè)想、計劃和安排打算等等。規(guī)劃屬于輪廓式的,時間跨度比較長,一般設(shè)定在三五年以上;設(shè)想屬于粗

2、線條的,非正式的計劃;計劃則比較深入和細(xì)致;同計劃相比,安排、打算的時限更短,內(nèi)容更為集中和具體。2 .撰寫規(guī)范計劃內(nèi)容的表述形式主要有條文式和表格式兩種。常見條文式計劃的寫法規(guī)范為:(1)標(biāo)題:通常包含單位(科室)名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱等四項。這四項的順序不能顛倒,時限應(yīng)寫全稱,內(nèi)容應(yīng)簡明,使之一目了然。如“合肥市疾病預(yù)防控制中心二。六年工作計劃”、“免疫規(guī)劃科二。六年工作計劃”。標(biāo)題字?jǐn)?shù)過多的,標(biāo)題中可考慮不寫單位(科室)名稱,但就必須在落款時書寫單位(科室)名稱。3 2) 正文:內(nèi)容繁簡不同,但必須包括“做什么、怎樣做、什么時候做完”等三個要素。正文開頭一般應(yīng)提出總的任務(wù)和要求,說明

3、“做什么” (有的還要說明為什么要這樣做和能不能這樣做,以加強執(zhí)行計劃的信心和決心) ,任務(wù)和要求必須具體,能量化的必須量化。 。提出總體任務(wù)和要求之后,就要分塊或分條列項,把總體任務(wù)分解到有關(guān)部門 (小組) 或人員, 并且根據(jù)實際需要或詳或略地交代完成任務(wù)的步驟、 方法、政策精神,提出時間要求。這就是誰去做、怎樣做、什么時候做完。(3)結(jié)尾:結(jié)尾有時要有幾句概括認(rèn)識、表示決心的話,有時意盡則止。計劃末尾要有落款,寫明制訂計劃的單位和時間(標(biāo)題列入單位名稱的可直接落款時間) 。4 .撰寫中應(yīng)注意的問題常見有些計劃雖然提出了任務(wù),但沒有將任務(wù)分解到具體的部門(小組) ,有時只講“群策群力”、 “

4、廣泛發(fā)動干部群眾”之類的套話;或者提出了任務(wù),而沒有交代方法、步驟與時間要求,這樣的計劃往往容易落空。不解決“誰去做” 、“怎樣做” 、 “什么時候做完” ,計劃就會流于形式。(二)工作總結(jié)把工作總結(jié)僅僅理解為“回答”前期擬定的計劃是否完成或完成得怎么樣,這是不全面的。 因為工作總結(jié)以及其他內(nèi)容的總結(jié)是不同于 “情況反映” 、 “情況匯報” 的, 它固然要回答計劃是否完成或完成得怎么樣, 但更重要的是要通過對工作過程的矛盾分析, 說明是怎么樣完成的或為什么完成不了, 其間有什么經(jīng)驗、體會、問題、缺點,今后打算怎么辦等等。簡言之,只有把感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識,才能使“正確的獲得推廣,錯誤的不致重

5、犯” 。因而說,所謂工作總結(jié),實質(zhì)上是對以往工作實踐的理性概括??偨Y(jié)通常反映人們對工作的理性認(rèn)識, 對決策具有一定的參考價值, 較計劃相比, 文字上可以寫得比較生動活潑一些。1 . 總結(jié)種類常見有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)和個人總結(jié)三類。2 .結(jié)構(gòu)形式與撰寫要點總結(jié)的種類不同,其撰寫的結(jié)構(gòu)形式不盡相同。(1)綜合性總結(jié):單位和科室的年度工作總結(jié)屬于這一類。撰寫的結(jié)構(gòu)形式一般有分條式、分塊式和三段式三類。分條式撰寫方式為每條有情況、有分析、有結(jié)論。分塊式撰寫方式為分門別類, 自成章節(jié)。 如 “經(jīng)濟工作” 、 “思想工作”、 “班子建設(shè)” 、 “今后設(shè)想”等等。三段式的結(jié)構(gòu)形式使用頻率較高。三段分為:

6、工作情況(歸納工作進展、成績和失誤,不拘泥于時間順序,而著眼于主次、輕重,表現(xiàn)為橫式結(jié)構(gòu)) ,經(jīng)驗體會 (提煉出的理性認(rèn)識, 不是對工作情況中每一項內(nèi)容的簡單評說, 而是對全面工作進行綜合分析后概括出來的。其中講到的發(fā)生發(fā)展過程,按時間順序。屬于 “橫里藏縱” , 但從總體上看, 各條經(jīng)驗之間還是 “橫向聯(lián)系” 。 ) , 今后打算。(2)專題性總結(jié):特點就是“?!?,內(nèi)容專項,經(jīng)驗專門。向上級匯報如何開展某項工作的總結(jié),其結(jié)構(gòu)形式一般為“概括一一收獲 體會” 。匯報工作進展的總結(jié)撰寫時通常按時間順序,以縱式結(jié)構(gòu)為主。用于先進經(jīng)驗或失誤教訓(xùn)的工作總結(jié),其撰寫的結(jié)構(gòu)形式多為“成績或問題經(jīng)驗或教訓(xùn)

7、不足之處或整改措施” 。開頭可以采用“倒懸法” ,用極簡要文字說明成績問題,隨即引出幾條經(jīng)驗或教訓(xùn),以橫式結(jié)構(gòu)為主。(3)個人工作總結(jié):應(yīng)要求選擇感受最深的一兩點來寫,交流工作過程、做法和措施等,只取與感受有關(guān)的部分,其余略去,做到不記“流水帳” 。3 .撰寫中注意的問題無論是哪一種結(jié)構(gòu)形式,都少不了介紹情況,歸納經(jīng)驗。工作總結(jié)撰寫中表述情況和經(jīng)驗應(yīng)注意一下幾個問題:(1)表述情況要清,切忌“記流水帳” 。由于往往專題總結(jié)時間跨度較短,如“艾滋病宣傳周總結(jié)”等極易寫成流水帳, 對此類專題總結(jié)可以寫成歸納式, 要高度概括, 不要總覺得歸納會抹煞工作成績。將宣傳周內(nèi)的所有宣傳形式、印制的宣傳品種類

8、、數(shù)量、受教育的人數(shù)作分別統(tǒng)計, 對宣傳周期間創(chuàng)新的形式, 效果好的做法作詳細(xì)闡述, 而不能把每一項內(nèi)容都大篇幅贅述。描述情況至少要注意三點: 點面結(jié)合, 突出重點; (既然要避免以點代面,又要防止面面俱到) 交代一下環(huán)境和背景, 使人明白你的工作是在什么情況下開展的;詳略得體,容易明白的少寫,有助于說明經(jīng)驗的多寫。(2) 闡明經(jīng)驗要新,切忌“官話和套話”總結(jié)檢驗不是指蓄意“標(biāo)新立異” ,故弄花樣,而是要求總結(jié)出一些新鮮、管用的經(jīng)驗,使本部門、本單位能夠超越自我,前進一步。(3)常規(guī)工作有數(shù)字且對比,切忌“空洞無數(shù)據(jù)” ??偨Y(jié)切記就事論事,總結(jié)的目的是發(fā)現(xiàn)問題,總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn),所以總結(jié)的數(shù)據(jù)要

9、有縱向比較, 使閱讀者了解當(dāng)前此項工作所處的水平, 工作是呈上升勢頭還是下降趨勢。(4)語言內(nèi)容宜樸實無浮華,切忌“溢美和護短” ??偨Y(jié)內(nèi)容的語言力求準(zhǔn)確、樸實,避免浮華。在指導(dǎo)思想上要注意“不溢美、不護短” ,特別是總結(jié)中查擺問題應(yīng)客觀公正,避免“成績都是自己努力獲得的,存在問題都是其他協(xié)作部門,甚至外單位、外環(huán)境造成的” 。這樣不利于對問題的下一步糾正,甚至陷入整改問題的“死胡同” ,同樣失去總結(jié)應(yīng)具有的“正確的獲得推廣,錯誤的不致重犯”的重要意義。(三)調(diào)查報告調(diào)查報告是介乎工作總結(jié)和新聞通訊之間的一種邊緣性文體。也是中心專業(yè)技術(shù)人員必備的技能。 它以記敘為主, 兼用說明、 議論、 描寫

10、等多種表達(dá)方式。因此,它的表達(dá)方式靈活多樣,可以寫得比較生動活潑一些,甚至五光十色。1 . 調(diào)查報告種類調(diào)查報告一般分為綜合性和專題性兩種。綜合性調(diào)查報告的容量大,涉及面廣,通常是分工合作去完成;專題性報告一般是對某項工作(事件) ,某個問題或某人某事的調(diào)查,內(nèi)容比較單純,可以單獨執(zhí)筆或一兩個人合作寫成。2 .調(diào)查報告的選題無論哪種類型,調(diào)查報告的選題非常重要,題目選得比較恰當(dāng),調(diào)查與寫作就較為順利。選題應(yīng)考慮:(1)考慮本系統(tǒng)、本單位、本部門比較突出的難題,目的是通過調(diào)查研究,尋找解決的辦法與出路。(2)選擇本系統(tǒng)、本單位解決得較好的問題,旨在總結(jié)新經(jīng)驗,推動面上的工作。3 3) 圍繞領(lǐng)導(dǎo)班

11、子在某段時間內(nèi)試圖解決的問題,以便為決策提供充分、有力的依據(jù),使調(diào)查報告“言當(dāng)其時,切中時需” 。(4)針對干部、群眾在某個時期內(nèi)的情緒、愿望與心態(tài)選題,以幫助各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及時調(diào)整政策,做好工作,密切黨和人民群眾的聯(lián)系。我中心業(yè)務(wù)技術(shù)人員多用于調(diào)查“公共衛(wèi)生突發(fā)事件”采寫的調(diào)查報告,就屬于針對短期內(nèi)急待解決的問題。 調(diào)查報告撰寫的質(zhì)量直接關(guān)系到 “反映對該突發(fā)事件的理性認(rèn)識,對上級領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的參考價值” ,重要意義無須贅述。3.撰寫規(guī)范調(diào)查報告的文體可以比較活潑,但不代表沒有約束。撰寫應(yīng)注意以下幾個問題:(1)情況要清楚,觀點要鮮明:調(diào)查情況與研究成果這兩個概念是密切聯(lián)系在一起的,就是說

12、,既然作了調(diào)查, 就要把情況說清楚, 調(diào)查了什么?情況怎么樣?你的基本看法如何?有什么理由和根據(jù)?觀點要鮮明,便于領(lǐng)導(dǎo)審閱和決策。切忌調(diào)查報告沒有自己的觀點,僅將調(diào)查事件情況簡單羅列、數(shù)據(jù)胡亂堆砌,無調(diào)查結(jié)論、無基本看法,或者結(jié)論無根據(jù),成為有調(diào)查無結(jié)果。(2)開頭應(yīng)“藝術(shù)” ,文體可活潑:調(diào)查報告因其文體的特殊性,完全可以采用一上來就非常吸引人們“眼球”的方式。但是至于用什么方式開頭比較好,很難“一言以蔽之”。簡單說調(diào)查報告的開頭可以五光十色、多種多樣。好的開頭應(yīng)做到“因文制宜” , “各得其所”主要表現(xiàn)手法有:設(shè)置懸念法:利用人們的好奇心、求知欲,用設(shè)問句開頭,以吸引讀者。揭示主體法:把基

13、本觀點或調(diào)查的結(jié)論在開頭表述出來。強調(diào)危機法:即開頭揭示事態(tài)嚴(yán)重性的方法。交代背景法:指交代調(diào)查的目的、對象、經(jīng)過等。突出成績法:開頭概述調(diào)查對象的顯著成績以引人入勝的方法。(3)結(jié)構(gòu)可隨事,邏輯應(yīng)嚴(yán)密:撰寫調(diào)查報告,其主體結(jié)構(gòu)重在隨事立體,合理安排,使之具有嚴(yán)密的邏輯性。常見類型有:按時間順序?qū)?。特別是對某件事態(tài)發(fā)展始末的調(diào)查,常以時間為線索。這樣寫易于揭示因果關(guān)系,給人留下完整的印象。按經(jīng)驗或問題寫。圍繞基本經(jīng)驗,概括幾條具體經(jīng)驗、具體做法,有的 冠以小標(biāo)題。這種寫法眉目清楚,脈絡(luò)發(fā)明??v橫交織寫。例如先按事物發(fā)生、發(fā)展的順序?qū)?,然后從中歸納出幾條 經(jīng)驗、做法或有待進一步處理好的矛盾關(guān)系。

14、縱中有橫,具體充實。以突發(fā)公共衛(wèi)生事件調(diào)查報告為例,此類文種最常見。撰寫的要求為:總體概括發(fā)現(xiàn)事件的時間、誰報告的、調(diào)查的時間、病例統(tǒng)計截止時間、有無死亡。詳細(xì)敘述流行病學(xué)調(diào)查結(jié)果病例出現(xiàn)的時間(傳染病首發(fā)病例),病例的三間分布和主要臨床表現(xiàn), 環(huán)境衛(wèi)生狀況, 事件發(fā)生地與事件分析有意義的其他情況,如果系一起呼吸道爆發(fā)疫情,食品衛(wèi)生、飲水衛(wèi)生狀況不必羅列其中。總之, 所有調(diào)查緊緊圍繞著弄清事件性質(zhì)而展開, 報告也應(yīng)圍繞著事件性質(zhì)而分析。檢驗結(jié)果報告等。事件性質(zhì)判斷事件性質(zhì)很清楚時直接報告事件性質(zhì),如檢驗結(jié)果尚未出來或一時難以明確,可以加上“疑似”二字。已采取的措施和下一步工作打算將已采取的措施

15、和下一步的處理打算交代清楚即可。(四)業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書是中心業(yè)務(wù)技術(shù)人員深入現(xiàn)場檢查、 指導(dǎo)使用的專用文書,該文書一式兩份, 撰寫后即現(xiàn)場交被指導(dǎo)單位一份, 具有直接的業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)意義。1 . 指導(dǎo)書制作原則(1)代表中心實施疾病預(yù)防控制工作督導(dǎo),不代表個人意見和行為。(2)針對特定的被指導(dǎo)單位和事,在實施具體疾控指導(dǎo)行為時制作。(3)指導(dǎo)意見的提出有法律法規(guī)及疾控工作規(guī)范要求作為依據(jù)。(4)指導(dǎo)書主題明確,指導(dǎo)意見具體并具有可操作性。2 .撰寫規(guī)范要求(1)填寫完整性:按照業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書的規(guī)定格式逐項逐欄填寫,不空項不漏項,保持指導(dǎo) 書的完整性。 同時, 完整性的要求還應(yīng)包含其項

16、目和欄目填寫的準(zhǔn)確與正確 (譬如被指導(dǎo)單位名稱應(yīng)該使用全稱) 。(2)用語規(guī)范性:業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書是一種實效性文書,從文體上講屬于一種應(yīng)用文。除了要采用正確的遣詞造句、正確的標(biāo)點符號、保持文字精煉、做到言簡意駭、切忌羅嗦重復(fù)外,特別要強調(diào)運用法律法規(guī)政策,并使用疾病預(yù)防控制專業(yè)技術(shù)用語。不能使用方言、俗語、土語、縮寫詞和非規(guī)范化簡化字,在文字描述上不要使用模棱兩可性詞語,不使用不確切語言,在描述數(shù)量時不要含糊不清等。(3)文字嚴(yán)謹(jǐn)性:嚴(yán)格由事及理、由理而斷的邏輯關(guān)系,充分運用、引用法律法規(guī)政策依據(jù)和衛(wèi)生技術(shù)規(guī)范要求, 對描述的屬于違反上述要求的事實要明確詳細(xì), 不能使用“不符合要求” “存在問題

17、”等語句,詳細(xì)提出改進意見。(4)制作合法性:嚴(yán)格按照疾病預(yù)防控制工作的要求和管理范圍進行業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書的制作, 按照職責(zé)范圍進行業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)。 同時, 注意不超越職權(quán)范圍提出其他意見。(5) 出具時效性 :第一是制作和發(fā)出時間的時效,應(yīng)在發(fā)現(xiàn)問題的第一時間予以提出指導(dǎo)意見和要求; 第二是復(fù)查時間的限定, 對查出的問題提出整改期限, 并明確復(fù)查的時間, 強調(diào)對問題的整改時間要求, 以增強被指導(dǎo)單位迅速整改的迫切性。 要充分體現(xiàn)業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書的高效性及一定時間內(nèi)的有效性, 并注意文書制作后被檢查單位陪同人員的簽收。(五)檢驗報告1 . 撰寫規(guī)范要求檢驗報告按照合肥市疾控中心國家實驗室認(rèn)可制定的程

18、序文件中“檢測報告管理程序”要求進行編制,在此不再贅述。2 .考核評定中心質(zhì)量管理科按照作業(yè)文件中“檢測報告質(zhì)量檢查考核辦法”的內(nèi)容定期進行抽查考核,年度考核依據(jù)質(zhì)量管理科全年考核成績予以評估。二、文書格式及相關(guān)通用要求(一)文書打印件排版要求此處要求主要針對工作計劃、工作總結(jié)和調(diào)查報告的打印件排版。業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書及檢驗報告有另行統(tǒng)一文本,按文本要求執(zhí)行。1 . 頁面設(shè)置為方便操作,也考慮到頁面的美觀,可直接選擇“ microsoftword ”默認(rèn)值,即頁邊距上下采用“ 2.54 ”厘米,左右采用“ 3.17 ”厘米即可。注意超過2頁的內(nèi)容應(yīng)設(shè)置頁腳標(biāo)注頁碼。除了標(biāo)題居中外,正文各行開頭均應(yīng)

19、空兩個漢字距離,并采用“兩端對齊”設(shè)置(包括小標(biāo)題) 。2 .字體選擇為統(tǒng)一規(guī)范,字體選擇為:標(biāo)題一律采用“宋體” ,正文采用“仿宋體” 。3 .字號及行距選擇為統(tǒng)一規(guī)范,同時考慮美觀,字號選擇為:標(biāo)題為“二號” 、正文用“四號”或“小四號”(根據(jù)內(nèi)容多寡決定)行距固定值一般選用1923磅(四號字)或1822磅(小四號字)。行 距在此區(qū)間的多少磅的選擇應(yīng)根據(jù)正文頁面控制, 盡量不要將最后一頁僅留不到半頁的字?jǐn)?shù)。(二)文書內(nèi)容中數(shù)字用法要求1 .成文日期要用漢字書寫,如“二。六年十二月二十日”,而不能寫成2006 年 12 月 20 日,更不能縮略成2006.12.20 。2 . 以下涉及數(shù)字用漢字書寫:(1) 由數(shù)字作為詞素構(gòu)成定型的詞、詞組、慣用語、縮略詞或具有修辭色彩的語句,其中的數(shù)字用漢

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