公司檔案管理制度及流程98628

1、公司文件檔案管理制度及流程 目的 加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整 性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。 二、適用范圍 適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。 三、術(shù)語和定義 1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活 動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦 盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活 動。四、職責(zé) 1、行政人事部： 1） 負責(zé)公司檔案的集中管

2、理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理; 2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況； 3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料； 4）負責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案 的安全； 5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通； 6）負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。 2、其他各部門相關(guān)人員： 1）負責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件； 3）負責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔； 4）財務(wù)部負責(zé)按規(guī)定獨

3、立建檔保管財務(wù)檔案資料； 3、各部門檔案主管人員 1）負責(zé)部門檔案的管理。 4、各部門負責(zé)人 1）負責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查 五、工作程序 1、檔案資料的收集 1）各部門相關(guān)人員負責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制 部門文件（合同）管理記錄目錄。 2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制移交目 錄每季度向行政人事部移交。 a）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。 b）檔案資料的標識 各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。 c）檔案資料的日常管理： 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。 文件、合同資

4、料要登記詳細信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便 檢索利用。 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊 排放在文件/檔案柜中。 d）檔案借閱 （1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)， 不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準； 檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須 當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級； 借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)； 借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘 抄、翻印、復(fù)印、攝影，不

5、得轉(zhuǎn)借或損壞； e）檔案銷毀 對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門 總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。 執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目 錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存 2、檔案管理細則 1)檔案資料的歸檔范圍 公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等； 公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、 決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件； 本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等； 公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等； 重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話

6、、典型發(fā)言、會議簡 報、會議記錄等； 反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等； 公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報； 本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料； 本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、 工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料； 本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料； (11) 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等； (12) 外出公務(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料； (13) 財務(wù)檔案資料； (14) 各種實物檔案； (15

7、) 其他具有利用和保存價值的文件資料。 3、檔案資料的歸檔要求 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等 必須齊全。 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件 存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦 部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲 像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。 子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的 備份工作 各種實物檔案（獎品、獎

8、杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔， 并保持其完好無損。 4、檔案資料的歸檔時間 即時歸檔 下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔： a）公司規(guī)定的密級文件； b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等； c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料； d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料； e）其他認為需要即時歸檔的資料。 定期歸檔 a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部； b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事 部；電子聲像檔案的歸檔 a）重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。 b）一般

9、電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。 c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政 人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。 5、檔案交接 部門內(nèi)檔案交接 部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負責(zé) 人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。 6、檔案移交公司的流程 a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單； b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對； c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方 各保存一份； 7、檔案保管 檔案編號 a）檔案

10、按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱， 其名稱應(yīng)簡明扼要， 以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則， 并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后， 應(yīng)參照檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及其 代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 C）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用 d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂 任何部門和個人不得隨意修改。 e）建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。 8附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責(zé)解釋。 六、相關(guān)記錄 1、文件（合同）管理記錄目錄 2、文件檔案移交目錄 3、檔案移交清單表 4、

11、檔案借閱審批單 5、檔案分類編號表 6、檔案管理流程 文件（合同）管理記錄目錄 日期: 記錄編號 序號 文件（合同）編號 標題 需抄送的相關(guān)部門 部門 復(fù) 接收人 備注 移交目錄 記錄編號:日期: 序號 -文 件（合冋）編號 標題名 稱 頁數(shù) 原/復(fù) 移交單位 移交人 日期 收件單位 式貳份，移交人、收件人各執(zhí)份。 日期 注：本表- 檔案移交清單表 移交 性質(zhì) 離職調(diào)崗 歸檔 檔案所屬 年度 檔案 保管期限 數(shù)量 類別 永久 長期 短期 人冷丄 合計 移交說明 接收意見 移交人： 日期: 移交人（部門） 接收人: 記錄編號 接收人（部門） 經(jīng)辦人: 經(jīng)辦人: 移交日期: 接收日期: 見證人:

12、日期: 注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份 檔案借閱審批單 記錄編號: 日期: 閱部 m 借閱人 借閱部門經(jīng)理 總經(jīng)理 副總 行政人事部 部部門經(jīng)理 使 用一 的 序 - 用 O. 口 J 借閱內(nèi)容 復(fù)印 借閱, 歸還期 備注 1 口四r JJ UT 1 口四 ?1ALL3 11 ) - - J U 1 檔案目錄 宀 口. 卷宗號： 目錄號：部門：日期: 案卷順序號 宀堯*冃口 案卷標題 起-止日甘口 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 備注 7TC 巳i 心iJJ 11 zyj 巳1 J J 1小曰 zyj 1 JX 屮1丄 財務(wù)檔案cw 賬目名稱前兩個字手寫字母編寫：例如成本 檔案分類編號表 LYJ+部門+類別+年份+編號文件 部門 類別 行政 XZ 財務(wù) CW 市場部 SC 客服部 KF 質(zhì)量部 ZL 生產(chǎn)部 SC 電子 商務(wù) DS 銷售區(qū)域 XA;SB;HB;SX;HN 外發(fā)公文 XZWF WF 收到公文 X7SD SD 會議資料 HY XZHY CWH Y SCH Y KFH Y ZLH Y SCH Y DSH Y 例：XAHY 發(fā)展計劃 X7JH CWJH