GMS南通銀河行政管理手冊

1、GMS 管理體系文件之三 南通銀河投資開發(fā)有限公司 行政事務(wù)管理手冊 （初 稿） 受控狀態(tài)： 受控號(hào)： 持有人： 文件編號(hào)： YHTZGMS - 03A 發(fā)布日期： 2005 年 月 日 實(shí)施日期： 2005 年 月 日 編制人：審核人：批準(zhǔn)人: 1 手冊說明 2 行政管理 考勤管理制度 辦公用品管理制度 印信管理制度 會(huì)議管理制度 工作環(huán)境管理制度 檔案管理制度 工作服管理規(guī)定 胸卡管理制度 3 信息管理 信息管理辦法 4 法律事務(wù) 法律事務(wù)管理辦法 5 危機(jī)管理 危機(jī)管理辦法 手冊說明 1、手冊內(nèi)容 本手冊是公司為導(dǎo)入 GMS 管理模式，實(shí)施全面管理體系所編制而成，包括： 公司行政事務(wù)管理

2、體系的范圍； 公司關(guān)于行政事務(wù)管理體系要求的所有制度、規(guī)程文件。 2、適用范圍 本手冊適用于公司、各部門的行政事務(wù)管理。 3、手冊管理 本手冊為公司受控文件， 由董事長批準(zhǔn)頒布執(zhí)行。 手冊管理的所有相關(guān)事宜由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)， 未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得將手冊提供給公司以外人員。手冊持有者調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將手冊交還 綜合辦公室， 辦理核收登記。 手冊持有者： （1） 董事長； （2） 總經(jīng)理； （3） 副總經(jīng)理； （4） 綜合辦公室； （5） 各職能部門經(jīng)理。 本手冊除持有人外，相關(guān)文件、規(guī)定應(yīng)發(fā)放至有關(guān)執(zhí)行人員，綜合辦公室做好復(fù)印和發(fā)放登記。 手冊持有者應(yīng)妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨

3、意涂抹，嚴(yán)禁私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借給其他公司或人員 在手冊使用期間，如有修改建議，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)匯總意見，及時(shí)反饋到綜合辦公室。綜合辦公室 每季度的最后一個(gè)月的 28 日（節(jié)假日提前） 對(duì)手冊的適應(yīng)性、 有效性進(jìn)行評(píng)審， 必要時(shí)對(duì)手冊予以修改， 執(zhí)行 GMS 體系文件管理程序的有關(guān)規(guī)定。 考勤管理制度 為嚴(yán)肅勞動(dòng)紀(jì)律、加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格考勤制度，保障公司各項(xiàng)工作有序開展，特制定本規(guī)定。 1 適用范圍 本規(guī)定適用于在公司總部辦公各部門。其他各項(xiàng)目工程現(xiàn)場、售樓處可以參照執(zhí)行或另行規(guī)定，但 各部門自定的地考勤管理規(guī)定須由公司綜合辦公室審核簽發(fā)。 2 要求 員工必須按時(shí)上、下班，不得遲到或早退。 不同季節(jié)員

4、工作息時(shí)間以公司綜合辦公室的通知為準(zhǔn)。 堅(jiān)持員工打卡和考勤員當(dāng)日考勤相結(jié)合的考勤制度。 公司考勤工作由綜合辦公室負(fù)責(zé)，考勤機(jī)置于前臺(tái)，綜合辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督打卡。 嚴(yán)格考勤管理。各部門必須明確一名考勤員，具體負(fù)責(zé)本部門日?？记诠ぷ??？记诒碛诖卧露?前交公司綜合辦公室，由公司綜合辦公室核實(shí)確認(rèn)。 3 考勤員職責(zé) 工作負(fù)責(zé)，實(shí)事求是，客觀真實(shí)地反映員工的出勤情況。 堅(jiān)持當(dāng)日考勤制度。 堅(jiān)持考勤表上墻制度，并將考勤表置于辦公場所醒目位置，接受檢查與監(jiān)督。 4 打卡 所有員工上下班均需親自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡。對(duì)代打卡或偽造出勤記 錄者，一經(jīng)查實(shí)，每次罰款 20 元。忘記打卡者，每次

5、罰款 10 元。 所有人員須先到公司打卡報(bào)到后，方能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。特殊情況需經(jīng)直接上級(jí)批準(zhǔn)。不辦理 批準(zhǔn)手續(xù)者，按遲到或曠工處理。 員工外出辦理業(yè)務(wù)前須向本部門負(fù)責(zé)人（或其授權(quán)人）申明外出原因及返回公司時(shí)間，否則按外 出辦私事處理。 5 對(duì)遲到、早退、曠工的處罰。 上班時(shí)間開始后 5分鐘至 30分鐘內(nèi)上班者， 按遲到論處， 超過 30 分鐘以上者， 按曠工半日論處 提前 30 分鐘以內(nèi)下班者按早退論處，超過 30 分鐘者按曠工半天論處。 遲到、早退一次者，罰款 50 元；遲到、早退兩次者罰款 150 元，當(dāng)月遲到、早退連續(xù)檢查達(dá)三次 以上（含三次）者罰款 300 元。 曠工一日（含一日）以

6、內(nèi)者扣罰當(dāng)月考評(píng)工資的一半；曠工一日以上三日以內(nèi)（不含三日）者扣 罰當(dāng)月考評(píng)工資；當(dāng)月曠工累計(jì)三日（含三日）以上者作待崗處理。 6 考勤管理 嚴(yán)格請銷假制度，做到事先請假，事后銷假。 員工請假須采取書面形式申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假，未經(jīng)批準(zhǔn)或假期已滿但未辦續(xù)假批準(zhǔn)手續(xù)而 擅自不到崗者按曠工處理。 嚴(yán)格審批程序。請假一日（含一日）以內(nèi)的，由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并以書面形式報(bào)綜合辦公室 備案。 中層以上管理人員請銷假、外出本市必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 假日的工資待遇執(zhí)行公司薪酬管理制度的有關(guān)規(guī)定。 因工作需要加班，經(jīng)本人提出要求調(diào)休的，準(zhǔn)予調(diào)休。 7 監(jiān)督檢查 公司設(shè)“勞動(dòng)紀(jì)律督導(dǎo)員”、“監(jiān)察員”各一名。督

7、導(dǎo)員職責(zé)由綜合辦公室主任履行（兼），監(jiān) 察員職責(zé)由綜合辦公室行政主管履行。 勞動(dòng)紀(jì)律督導(dǎo)員、監(jiān)察員在公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下履行職責(zé)，對(duì)各部門考勤情況進(jìn)行定期或不定期抽 查，對(duì)抽查情況進(jìn)行記錄作為月末考勤和出勤獎(jiǎng)罰的依據(jù)之一。 公司對(duì)違紀(jì)人員及處理結(jié)果每月公布一次。 辦公用品管理制度 1 目的 為規(guī)范辦公用品的管理，降低管理費(fèi)用成本，特制訂本制度。 2 范圍 本制度所稱辦公用品分為消耗品、管理消耗品、管理用品和辦公設(shè)備四類 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、糨糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、 卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、印油、圓珠筆、書釘?shù)龋?管理消耗品：簽字筆、水彩筆、筆

8、式擦、熒光筆、涂改液、電池等； 管理用品：剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、大型機(jī)、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、姓 名章、日期戳、計(jì)算器、印泥、打印臺(tái)等； 辦公設(shè)備：計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、投影儀等。 公司辦公設(shè)備的管理同時(shí)執(zhí)行公司固定資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定。 3 辦公用品的采購管理 每月 28 日，公司各職能部門的負(fù)責(zé)人將填寫好的 辦公用品需求計(jì)劃表 簽字后， 送達(dá)行政主管。 行政主管匯總各職能部門的 辦公用品需求計(jì)劃表 后，于每月 29 日填寫辦公用品采購申請單 交綜合辦公室主任審核后， 報(bào)總經(jīng)理審批。 辦公用品需求計(jì)劃表 應(yīng)有 “年度總預(yù)算” 、“上月累計(jì)”

9、“本月金額”、“本月累計(jì)及占總預(yù)算的比例”等欄目。 總經(jīng)理審批后，由行政主管負(fù)責(zé)采購。 采購環(huán)節(jié) 行政主管必須建立辦公用品合格供方名冊，合格供方名冊須經(jīng)綜合辦公室主任審核，總 經(jīng)理批準(zhǔn)。采購時(shí)，必須在辦公用品合格供方名冊中選擇 部分新、特、進(jìn)口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供應(yīng)商處購買時(shí)，應(yīng)將該 家補(bǔ)充進(jìn)辦公用品合格供方名冊。 辦公用品合格供方名冊至少包括大型商場和個(gè)體文具專業(yè)批發(fā)商。 采購前，必須填寫辦公用品采購申請單，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可采購。采購時(shí)，應(yīng)在電話上要 求送貨，在綜合辦公室驗(yàn)收。除特殊情況，一般不允許用車外出采購。 必需品、不易采購或耗用量大者應(yīng)酌量庫存，特殊辦公

10、用品綜合辦公室無法采購的情況，可以經(jīng) 綜合辦公室同意授權(quán)各部門自行采購。 4 發(fā)放、領(lǐng)用與保管 辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、 橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如辦公設(shè)備和打孔機(jī)、大型訂書機(jī)、裝訂機(jī)等。 消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間）設(shè)定。 綜合辦公室制定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一支），并可隨部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放數(shù) 量和發(fā)放時(shí)間。管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，消耗品不在 此限。 管理性辦公用品和辦公設(shè)備列入移交管理，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由

11、個(gè)人或部門 賠償或自購。 辦公用品每月一日發(fā)放。但管理性辦公用品的請領(lǐng)不受上述時(shí)間限制。 綜合辦公室設(shè)立辦公用品領(lǐng)用記錄卡一張，由行政主管統(tǒng)一保管，于辦公用品領(lǐng)用時(shí)分別登 記，并控制辦公用品領(lǐng)用狀況。辦公用品領(lǐng)用記錄卡為審核檢查項(xiàng)之一。 辦公用品嚴(yán)禁帶回家私用。 印刷品（如信紙、信封、表格）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由綜合辦公室統(tǒng)一印 刷、保管。 5 打字、復(fù)印耗材的使用 公司各部門要節(jié)約使用復(fù)印紙。行政主管要做好領(lǐng)用登記，每年年底公布一次。 復(fù)印時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復(fù)印的作廢紙張，由打字員留存，當(dāng)作反面紙使用。 嚴(yán)禁復(fù)印與工作無關(guān)的資料，嚴(yán)禁私用復(fù)印紙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司

12、按元/頁計(jì)費(fèi)：行政主管報(bào)財(cái)務(wù)審 計(jì)部經(jīng)理，在當(dāng)月工資中扣除。 除了對(duì)外報(bào)送的文件資料，公司內(nèi)部的紙張必須正反面使用。 6 登記管理 行政主管月末、年末要盤點(diǎn)清查庫存，在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結(jié) 構(gòu)合理化。年末綜合辦公室組織盤點(diǎn)辦公用品在各部門的使用情況，并依據(jù)經(jīng)綜合辦公室主任審批后的 辦公用品報(bào)損單，及時(shí)調(diào)整重要辦公用品登記卡，做到反映實(shí)際庫存狀況及帳實(shí)相符。 每年 1 月 5 日前， 行政主管匯總?cè)甑霓k公用品實(shí)際耗用量和金額，分析與計(jì)劃預(yù)算的偏差情況， 編制年度辦公用品管理總結(jié)報(bào)告，報(bào)綜合辦公室主任留存，并作為編制下一預(yù)算年度的依據(jù)。 7 相關(guān)記錄 表1:辦公用品需

13、求計(jì)劃表 表2:辦公用品米購申請單 表3:合格供方名冊 表4:重要辦公用品登記卡 表5:年度辦公用品管理總結(jié)報(bào)告 辦公用品管理流程圖 年度總預(yù)算 上月累計(jì) 本月金額 本月累計(jì)占總預(yù)算的比例 申請人 部門經(jīng)理 辦公用品采購申請單 序號(hào) 物品名稱 用途 數(shù)量 單價(jià) 金額 備注 合計(jì)金額 綜合辦公室主 總經(jīng)理 任意見 意見 年 月 日 年 月 日 重要辦公用品登記卡 名稱：編號(hào)： 規(guī)范：廠名或牌名： 構(gòu)造：附屬設(shè)備： 存放地點(diǎn)：耐用年限： 原價(jià)：增加價(jià)值： 日期 摘要 憑證 號(hào)數(shù) 單位 數(shù)量 增加 減損 結(jié)存 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰

14、年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 年 月曰 管理部門：綜合辦公室 使用部門: 印信管理制度 1印信范圍 1）公司公章；2）法定代表人章；3）法定代表人授權(quán)人章；4）各部室章；5）公司各下屬單位公章; 6）公司對(duì)外信件等。 2印信的管理 綜合辦公室是印信管理的責(zé)任部門，由總經(jīng)理指定責(zé)任心強(qiáng)、熟悉業(yè)務(wù)的專職人員負(fù)責(zé)。 3印信使用范圍 1）對(duì)公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)聯(lián)、涉及政策性問題或以公司名義的行文，蓋公司公章。 2）以公司名義對(duì)外簽訂合同、證明信函及各類規(guī)章制度等材料，蓋公司公章。 3）公司各部門在正常工作業(yè)務(wù)中，本著“先部門章、后公章”的原則用章。 4）

15、公司各下屬單位未經(jīng)總公司法定代表人允許，不得以該公司資產(chǎn)對(duì)外進(jìn)行任何擔(dān)保。 4印章使用程序 1）各部室日常性工作需用章時(shí)，應(yīng)在“用章登記簿”上登記，部室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由專 職人員負(fù)責(zé)蓋章，相關(guān)人員在“用章登記簿”上簽字備查。 2）凡屬公司重大經(jīng)營性業(yè)務(wù)、人事調(diào)動(dòng)、各級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰、證明、對(duì)外合同、貸款、擔(dān)保等有關(guān)方 面的重要材料，必須嚴(yán)格審批手續(xù)，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)綜合辦公室主任簽字后，方可蓋章。 5各單位用章前必須審核材料的完整性、準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，才能申請用章，嚴(yán)禁隨意重復(fù)蓋章, 確保印章使用的嚴(yán)肅性。 6嚴(yán)禁蓋空白信箋。 確因工作需要，須帶空白信箋或帶印章外岀時(shí)，須經(jīng)公司法

16、定代表人或授權(quán)辦 公室主任簽字同意，登記后再予辦理。外出回來后須及時(shí)歸還印章并做好記錄。 7印信要保管妥當(dāng)，如有遺失或誤用，由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。 8印信管理人員對(duì)未經(jīng)審核的文件，不得擅自用印。 9印信遺失時(shí)除立即向總經(jīng)理外，綜合辦公室應(yīng)依法公告作廢。 會(huì)議管理制度 為進(jìn)一步明確公司議事規(guī)則，及時(shí)解決生產(chǎn)經(jīng)營和內(nèi)部管理中的問題，加強(qiáng)部門間溝通與協(xié)調(diào), 提高工作效率和效益，創(chuàng)造和諧、融洽的內(nèi)部氛圍，增加向心力和凝聚力，促進(jìn)公司健康快速發(fā)展 改進(jìn)作風(fēng)，提高會(huì)議質(zhì)量，特制訂本制度。 一、會(huì)議分類 1、公司重大會(huì)議 公司重大會(huì)議包括股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議、監(jiān)事會(huì)會(huì)議、職工代表大會(huì)，規(guī)定如下: 會(huì)議名稱 時(shí)間安

17、排 召集人 會(huì)議通知 主持人 參加人 會(huì)議事項(xiàng) 記錄 股東大會(huì) 分年會(huì)和臨 董事會(huì) 召開前30 總經(jīng)理或 股東或其 公司章程 作會(huì)議 時(shí)股東大會(huì)， 日將審議 其指定的 委托人。 規(guī)定事項(xiàng) 記錄， 時(shí)間見總手 事項(xiàng)通知 副總經(jīng)理 董事簽 冊 股東。 或其他董 事主持。 名 重事會(huì)會(huì) 至少每3個(gè)月 總經(jīng)理 會(huì)議召開 總經(jīng)理 全體董事 公司章程 作會(huì)議 議 召開一次 十日以前 重事會(huì)秘 規(guī)定事項(xiàng) 記錄， 以書面形 書、其他 董事簽 式通知全 列席人員 名 體董事 監(jiān)事會(huì)會(huì) 每年至少召 監(jiān)事會(huì)主 正常會(huì)議 監(jiān)事會(huì)主 全體監(jiān)事 公司章程 作會(huì)議 議 開二次 席 提前3天 席 規(guī)定事項(xiàng) 記錄， 通知，臨

18、全體監(jiān) 時(shí)會(huì)議至 事簽名 少提前1 天通知 職工代表 大會(huì) 每年一次 工會(huì)主席 提前7天 通知代表 工會(huì)主席 職工代表 法律、法規(guī) 規(guī)定事項(xiàng) 作會(huì)議 記錄 2、公司經(jīng)營、管理例會(huì) 公司生產(chǎn)經(jīng)營例會(huì)包括總經(jīng)理辦公會(huì)、聯(lián)席辦公例會(huì)、工程例會(huì)、監(jiān)理例會(huì)、營銷例會(huì)等。會(huì)議各 項(xiàng)規(guī)定如下: 會(huì)議名稱 時(shí)間安排 召集人 會(huì)議地點(diǎn) 主持人 參加人 會(huì)議事項(xiàng) 備注 總經(jīng)理辦 公會(huì) 每周一上午 總經(jīng)理 會(huì)議室 總經(jīng)理 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 經(jīng)理助理 辦公室主 任 傳達(dá)公司 重大會(huì)議 決議，安排 執(zhí)行實(shí)施 措施，審議 批準(zhǔn)報(bào)告、 計(jì)劃等，決 定獎(jiǎng)懲措 施、撥款等 綜合辦 公室電 話通知、 負(fù)責(zé)記 錄并保 存會(huì)議 紀(jì)要

19、。 監(jiān)理例會(huì) 每星期一下 午 監(jiān)理公 司 監(jiān)理辦公 室 監(jiān)理公司 負(fù)責(zé)人 工程管理 部、施工 單位、監(jiān) 理公司人 員 同上 監(jiān)理公 司記錄 3、專題會(huì)議 專題會(huì)議包括項(xiàng)目分析會(huì)議、設(shè)計(jì)評(píng)審會(huì)議、質(zhì)量安全會(huì)議、績效考核會(huì)議、審核會(huì)議、管理評(píng)審 會(huì)議等。會(huì)議各項(xiàng)規(guī)定如下: 會(huì)議名稱 時(shí)間安排 召集人 地點(diǎn) 主持人 參加人 會(huì)議事項(xiàng) 備注 辦公室按召 總經(jīng)理 會(huì)議室 總經(jīng)理 總經(jīng)理 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行可行 綜合辦 集人指示提 副總經(jīng) 性分析、市場定 公室負(fù) 前2日通知 理 位、產(chǎn)品策劃、 責(zé)記錄 項(xiàng)目分析 各部門 客戶定位分析 和傳達(dá)、 會(huì)議 經(jīng)理、其 等。 保存會(huì) 他相關(guān) 議紀(jì)要。 人員 工程管理部 總經(jīng)

20、理 會(huì)議室 總經(jīng)理 總經(jīng)理 對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)仃 工程管 按召集人指 或分管 副總經(jīng) 評(píng)審、驗(yàn)證，提 理部負(fù) 示提前2日 副總經(jīng) 理 出改進(jìn)意見。 責(zé)記錄 設(shè)計(jì)評(píng)審 通知 理 各部門 和傳達(dá)、 會(huì)議 經(jīng)理、其 保存紀(jì) 他相關(guān) 要。 人員 工程管理部 分管副 會(huì)議室 分管副 副總經(jīng) 會(huì)審圖紙，提出 工程管 按召集人指 總經(jīng)理 總經(jīng)理 理 改進(jìn)意見并具體 理部負(fù) 示提前2日 工程管 安排改進(jìn)計(jì)劃和 責(zé)記錄 通知 理部及 驗(yàn)證辦法。 和傳達(dá)、 圖紙會(huì)審 相關(guān)部 保存會(huì) 會(huì)議 門經(jīng)理、 議紀(jì)要 施工監(jiān) 理單位 代表 辦公室按召 總經(jīng)理 會(huì)議室 總經(jīng)理 總經(jīng)理 總結(jié)工程質(zhì)量、 辦公室 集人指示提 副總經(jīng) 安全

21、狀況；安排 負(fù)責(zé)記 擊日宀人 前2日通知 理 部署改進(jìn)措施； 錄和傳 質(zhì)量安全 會(huì)議 各部門 研究事故處理結(jié) 達(dá)、保存 經(jīng)理、其 果；其他相關(guān)事 會(huì)議紀(jì) 他相關(guān) 項(xiàng)。 要。 人員 辦公室按召 總經(jīng)理 會(huì)議室 總經(jīng)理 總經(jīng)理 公布本月考核情 辦公室 集人指示提 副總經(jīng) 況；研究獎(jiǎng)懲措 負(fù)責(zé)記 績效考核 前2日通知 理 施。 錄、保存 會(huì)議 各部門 會(huì)議紀(jì) 經(jīng)理 要。 辦公室按召 審核組 會(huì)議室 審核組 審核組 制訂、安排審核 辦公室 集人指示提 長 長 成員 計(jì)劃；總結(jié)審核 負(fù)責(zé)記 審核會(huì)議 前2日通知 情況；制定改進(jìn) 錄、保 措施并驗(yàn)證。 存。 辦公室按召 總經(jīng)理 會(huì)議室 總經(jīng)理 總經(jīng)理 進(jìn)行

22、管理評(píng)審； 辦公室 集人指示提 副總經(jīng) 制定改進(jìn)措施并 負(fù)責(zé)記 管理評(píng)審 前2日通知 理 驗(yàn)證。 錄、保 會(huì)議 各部門 存。 經(jīng)理 主控部門經(jīng) 總經(jīng)理 會(huì)議通 總經(jīng)理 總經(jīng)理 傳達(dá)有關(guān)會(huì)議精 主控部 理提前2日 或指定 知地點(diǎn) 或指定 副總經(jīng) 神和領(lǐng)導(dǎo)指示； 門負(fù)責(zé) 通知 人 人 理 總結(jié)、安排相關(guān) 記錄和 其它專題 各部門 工作；明確改進(jìn) 傳達(dá)、保 會(huì)議 經(jīng)理、其 措施和驗(yàn)證辦 存會(huì)議 他相關(guān) 法。 紀(jì)要。 人員 4、部門會(huì)議 部門會(huì)議是指各職能部門組織召開的部門內(nèi)部性會(huì)議。會(huì)議的各項(xiàng)規(guī)定如下: 會(huì)議名稱 時(shí)間安排 召集人 地點(diǎn) 主持人 參加人 會(huì)議事項(xiàng) 備注 每周至少一 部門經(jīng) 部門經(jīng) 部

23、門經(jīng) 部門全 傳達(dá)有關(guān)會(huì)議精 部門內(nèi) 次。部門經(jīng)理 理 理辦公 理 體人員。 神和領(lǐng)導(dǎo)指示； 勤員負(fù) 部門會(huì)議 按提前一日 室 總經(jīng)理、 總結(jié)、安排相關(guān) 責(zé)記錄、 通知 分管副 工作；明確改進(jìn) 保存會(huì) 總經(jīng)理 措施和驗(yàn)證辦 議紀(jì)要。 可列席 法。 參加。 5、外聯(lián)會(huì)議 上級(jí)或外單位在本公司召開的會(huì)議（如現(xiàn)場會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等）或外聯(lián)業(yè)務(wù)會(huì) （如推廣會(huì)、 新聞發(fā)布會(huì)、客戶座談會(huì)等）由公司主控部門安排，有關(guān)部門協(xié)作做好會(huì)務(wù)工作。 二、為避免會(huì)議過多或重復(fù)，全公司正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí) 間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開。 三、會(huì)議安排 1凡涉及多個(gè)部門負(fù)責(zé)人參加的各種會(huì)議，均須

24、于會(huì)議召開前由召集人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)辦 公室匯總，并由辦公室統(tǒng)一安排，方可召開。 2、綜合辦公室每周末應(yīng)將公司例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議，統(tǒng)一平衡編制會(huì)議計(jì)劃并印發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和 各部門及有關(guān)服務(wù)人員。 3、凡綜合辦公室已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會(huì)議時(shí)，召集 單位應(yīng)提前2天報(bào)請辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會(huì)議計(jì)劃。 4、對(duì)于準(zhǔn)備不充分、有重復(fù)性或無多大作用的會(huì)議，辦公室有權(quán)拒絕安排。 5、對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的幾個(gè)會(huì)議，辦公室有權(quán)安排合并召開。 6、各部門會(huì)期必須服務(wù)從公司統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在公司例會(huì)同期召開（與

25、會(huì)人員不 發(fā)生時(shí)間沖突除外），應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服務(wù)整體的原則。 四、會(huì)議準(zhǔn)備 1所有會(huì)議主持人和召集人與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬好會(huì)議議程、提案、 匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案通知與會(huì)人等）。 2、在公司會(huì)議室召開的會(huì)議，辦公室會(huì)議室管理人員應(yīng)在會(huì)議召開前15分鐘準(zhǔn)備好會(huì)場、備 好坐位、茶具茶水等。 五、會(huì)議紀(jì)律 1、會(huì)議參加人員必須準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議室。因特殊情況不能參加者，須向會(huì)議主持人請假。無故 遲到者，按公司考勤管理規(guī)定中的“遲到”處理。 2、未經(jīng)會(huì)議主持人允許，任何參加人員嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙。 3、會(huì)議參加人員到達(dá)會(huì)議室后要按照規(guī)定在會(huì)議簽到表上簽

26、字。 4、會(huì)議參加人員要主動(dòng)、積極發(fā)言，嚴(yán)禁“會(huì)上不發(fā)言，會(huì)后亂議論”，嚴(yán)禁“開小會(huì)”， 嚴(yán)禁起哄、吵鬧。 5、會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議參加人員要恪守會(huì)議秘密，特別是商業(yè)秘密。違反者，按公司保密制 度有關(guān)規(guī)定處理。 六、會(huì)議記錄 1、由發(fā)出會(huì)議通知的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行會(huì)議記錄。公司會(huì)議由綜合辦公室秘書負(fù)責(zé)記錄。 2、記錄人要在會(huì)議結(jié)束后 2日內(nèi)打印、整理出會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要。 3、根據(jù)會(huì)議主持人的指示，記錄人可要求會(huì)議參加人員在會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要上簽 字確認(rèn)。 4、會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要由記錄人負(fù)責(zé)保存。規(guī)定需要轉(zhuǎn)交綜合辦公室保存的，應(yīng)在 會(huì)議結(jié)束后5日內(nèi)轉(zhuǎn)交綜合辦公室，由綜合辦公室檔案管理員保存。 七、本制度

27、由綜合辦公室修改并負(fù)責(zé)解釋。 八、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。 九、相關(guān)記錄 1會(huì)議簽到表 2、會(huì)議通知（書面） 3、會(huì)議提案書 4、會(huì)議記錄 5、會(huì)議決定事項(xiàng)催辦記錄 6、會(huì)議決定事項(xiàng)執(zhí)行情況 會(huì)議簽到表 時(shí)間 年月日主持人 地點(diǎn) 內(nèi)容 簽名 序號(hào) 姓名 部門 序號(hào) 姓名 部門 會(huì)議通知 茲定于年 月日午時(shí) 分在 召開 會(huì) 議，請?zhí)崆白龊脺?zhǔn)備并準(zhǔn)時(shí)參加。 如有提案，請?zhí)顚憰?huì)議提案書一份， 于月 日 午時(shí)之前父 處。 特此通知。 召集人： 時(shí)間： 年 月曰 附: 會(huì)議議程表 會(huì)議議程 預(yù)計(jì)時(shí)間 備注 議程1 議程2 議程3 議程4 議程5 議程6 議程7 議程8 會(huì)議提案書 提案人職 務(wù) 提案名稱

28、 提案內(nèi)容： 附件： 提案人（簽字）： 備注（收件人填寫） 收件人（簽字）：送達(dá)時(shí)間：年 月 日時(shí)分 會(huì)議記錄表 年 月 日 編號(hào): 時(shí)間 月日時(shí)至 月日時(shí) 地點(diǎn) 主持人 記錄人 會(huì)議名稱 參加者 主要議題 對(duì)策措施 期限 負(fù)責(zé)人 追蹤情況（時(shí)間） 會(huì)議決定事項(xiàng)催辦通知單 編號(hào)號(hào) 催 辦人 催 辦 內(nèi) 容 催 辦 日 期 辦 理 部 門 聯(lián) 系 人 聯(lián) 系 電 話 會(huì)議決定事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表 會(huì)議決定事項(xiàng) 是否同意 執(zhí)行 部門 執(zhí)行負(fù)責(zé)人 實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施日期、驗(yàn)證方法 執(zhí)行情況評(píng)價(jià) 各部門每個(gè)月的執(zhí)行情況檢查表 月份 實(shí)施目標(biāo) 評(píng)價(jià) 月份 實(shí)施目標(biāo) 評(píng)價(jià) 1 7 2 8 3 9 4 10 5

29、11 6 12 工作環(huán)境管理制度 1 要求 本公司為維護(hù)員工健康及工作場所環(huán)境衛(wèi)生，特制訂本制度。 凡本公司衛(wèi)生事宜，除另有規(guī)定外，皆依本制度實(shí)行。 本公司衛(wèi)生事宜，全體人員須一律確實(shí)遵行。 凡新進(jìn)入員工，必須了解清潔衛(wèi)生的重要性與必要的衛(wèi)生知識(shí)。 2辦公環(huán)境管理 辦公環(huán)境是公司職員進(jìn)行日常工作的區(qū)域，辦公區(qū)內(nèi)辦公桌及文件柜由使用人負(fù)責(zé)日常的衛(wèi)生清 理和管理工作，其地區(qū)域由物業(yè)保潔人員負(fù)責(zé)打掃，綜合辦公室負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督辦公區(qū)環(huán)境衛(wèi)生。 辦公區(qū)域內(nèi)的辦公家具及有關(guān)設(shè)備不得私自挪動(dòng)，辦公家具確因工作需要挪動(dòng)時(shí)必須經(jīng)綜合辦公 室的同意，并作統(tǒng)籌安排。 辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)保持安靜，不得喧嘩，不準(zhǔn)在辦公區(qū)域內(nèi)吸

30、煙和就餐；辦公區(qū)域內(nèi)不得擺放雜物。 非本公司人員進(jìn)入辦公區(qū)，需由前臺(tái)人員引見，并通知相關(guān)人員前來迎接。 綜合辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員在每周五對(duì)辦公區(qū)域的衛(wèi)生和秩序進(jìn)行檢查，并于下周一例會(huì)上公 布檢查結(jié)果。檢查結(jié)果作為部門績效考核的參考依據(jù)之一。 3衛(wèi)生管理規(guī)范 各工作場所內(nèi)，均須保持整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。 各工作場所內(nèi)的走道及階梯，至少每日清掃一次，并采用適當(dāng)方法減少灰塵的飛揚(yáng)。 各工作場所內(nèi)，嚴(yán)禁隨地吐痰。 飲水必須清潔。 洗水間、更衣室及其他衛(wèi)生設(shè)施，必須保持清潔。 排水溝應(yīng)經(jīng)常清除污穢，保持清潔暢通。 凡可能寄生傳染菌的原料，應(yīng)于使用前適當(dāng)消毒。 凡可能產(chǎn)生有礙衛(wèi)生的氣體、灰塵、

31、粉末，應(yīng)作如下處理： （ 1） 采用適當(dāng)方法減少有害物質(zhì)的產(chǎn)生； （ 2） 使用密閉器具以防止有害物質(zhì)的散發(fā)； （ 3） 在產(chǎn)生此項(xiàng)有害物的最近處，按其性質(zhì)分別作凝結(jié)、沉淀、吸引或排除等處置。 凡處理有毒物或高溫物體的工作或從事有塵埃、粉末或有毒氣體散布的工作，或暴露于有害光線 中的工作等，需用防護(hù)服裝或器具者，公司按其性質(zhì)制備相應(yīng)的防護(hù)服裝或器具。 從事以上工作的員工，對(duì)于本公司設(shè)備的防護(hù)服裝或器具，必須妥善保管。 各工作場所的采光、應(yīng)滿足下列要求： （ 1） 各工作部門須有充分的光線； （ 2） 光線須有適宜的分布； （ 3） 光線須防止眩目及閃動(dòng)。 各工作場所的窗戶及照明器具的透光部分，

32、均須保持清潔。 凡階梯、升降機(jī)上下處及機(jī)械危險(xiǎn)部分，均須有適度的光線。 各工作場所須保持適當(dāng)?shù)臏囟?，并根?jù)不同季節(jié)予以調(diào)節(jié)。 各工作場所須保持空氣流通。 食堂及廚房的一切用具，均須保持清潔衛(wèi)生。 垃圾、廢棄物、污物的清除，應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。 公司應(yīng)設(shè)置常用藥品并存放于小箱或小櫥內(nèi)，以便得員工取用。 4 附則 本準(zhǔn)則經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督施行。 檔案管理制度 一、主要內(nèi)容及適用范圍 為對(duì)公司檔案實(shí)施有效管理，制訂本制度。 本制度適用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管 理內(nèi)容。 二、檔案管理職責(zé)

33、 1公司綜合辦公室負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作，綜合辦公室下設(shè)立綜合檔案室。 2公司各部門指定一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門日常文書、 檔案的管理工作以及與綜合檔案室 的工作配合。 3檔案管理主要職責(zé)： 制定或參與制定檔案工作的具體管理細(xì)則； 對(duì)企業(yè)其他部門、子公司文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作； 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作； 提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。 三、檔案的種類 1法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。 2企業(yè)的重大決議。包括會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等

34、。 3計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃、審核及管 理評(píng)審計(jì)劃等。 4總結(jié)性文件。 包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、 下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、 單項(xiàng)性工作總結(jié)、 調(diào)查報(bào)告等。 5批示性文件。 包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、 技術(shù)指標(biāo)、 營銷指標(biāo)等。 以及企業(yè)各類命令、 工作指示等。 6憑證性文件。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋 銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。 7證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù) 售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

35、8匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、 匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。 9勞資人事資料。包括企業(yè)正式在編員工的人事檔案、任命書、人事調(diào)整、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工 工資審核記錄、績效考核等相關(guān)資料。 10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、 考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資 料等。 11題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。 12技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等（施工期間和竣工交付后一年內(nèi)，暫由工程管理 部

36、或項(xiàng)目部保管）。 13管理體系運(yùn)行記錄。包括所有管理體系各版本原件，換版申請和審批記錄，各管理體系審核、 管理評(píng)審記錄，管理體系原始記錄，表格式樣等。 四、檔案管理的基本程序 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的 整體，它們之間既相對(duì)獨(dú)立，又相互制約。 五、檔案的收集 把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收 集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由綜合辦公室及各職能部門、項(xiàng) 目部 /子公司及其兼職檔案管理員定期進(jìn)行整理、立卷、歸檔。 7 日內(nèi)交綜合辦公室， 各類法規(guī)、政府文

37、件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在 由綜合辦公室負(fù)責(zé)外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，可留存復(fù)印件。 除了項(xiàng)目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司綜合辦公室歸檔。 1立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3 條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。 2立卷歸檔的時(shí)間 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)立卷歸檔。 對(duì)于某些專門文件，如工程技術(shù)檔案，或一時(shí)難以歸檔的，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延 長。 3立卷歸檔的要求 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料(除了本制度規(guī)定的檔案資 料外)，遞交綜合辦公室立卷歸檔

38、。 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案 卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照 顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。 立卷應(yīng)按

39、保管期限和文件年限分開立卷。 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。 (11) 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件，并保持其 完好無損。 (12) 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是 原版、原件、清晰、完整。 六、檔案的借閱 1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不對(duì)外借閱。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)綜合辦公 室主任批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。 2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱

40、非本部門的重要文件和 有密級(jí)檔案，須經(jīng)綜合辦公室主任和原形成檔案的部門經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。 3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽 取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰 4對(duì)珍貴或易損的檔案， 應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。 復(fù)制可采用復(fù)印、 照片、 重印副本、 摘錄等方式。 復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以 示復(fù)制不會(huì)有誤。 5必要時(shí)，綜合辦公室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋綜合辦 公室印章后才有效。綜合辦公室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能

41、對(duì)某事下結(jié)論。檔案 管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。 6檔案一般不得借出綜合辦公室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。 7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切 損失。 七、檔案保密要求 1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)， 雙方共同做好保密 工作。 2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。 3有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司綜合辦公

42、室主任或 副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)綜合辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5對(duì)已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管 理，及時(shí)提供利用。 6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。 7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重， 給予紀(jì)律處分， 直到依法追究刑事責(zé)任。 8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔 案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由綜合辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方 能調(diào)離。 八、超期檔案的銷毀 1對(duì)超過保存期限檔案

43、， 由檔案管理員登記造冊， 經(jīng)綜合辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定， 報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。 2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。 3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。 文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。 九、檔案的保管 檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟 失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵 工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。 十、特殊檔案的管理 1、職工人事檔案由綜

44、合辦公室負(fù)責(zé)保管。 2、客戶檔案的內(nèi)容、移交、管理等具體執(zhí)行客戶檔案管理制度。 3、法規(guī)性文件和記錄管理執(zhí)行總手冊中的文件管理、記錄管理的有關(guān)規(guī)定； 4、工程技術(shù)資料由工程管理部按照本制度和項(xiàng)目技術(shù)資料管理辦法負(fù)責(zé)管理，工程結(jié)束后按照 市有關(guān)規(guī)定移交城建檔案館。 5、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部管理，具體執(zhí)行國家法規(guī)和公司的財(cái)務(wù)檔案管理制度，按照有關(guān)規(guī)定移交 公司檔案室。 6、各子公司、實(shí)體、項(xiàng)目公司的檔案管理遵照本辦法執(zhí)行。 文件歸檔登記表 文件名稱 文件編號(hào) 文件總頁數(shù) 歸檔編號(hào) 歸檔存放處 保密等級(jí) 保管期限 說明： 歸檔時(shí)間 送交人 接收人 修改變更記錄 修改日期 更改單號(hào) 送交人 接收人 存檔變

45、更記錄 工作制服管理制度 1職員統(tǒng)一工作制服的使用與管理，均以本規(guī)定為準(zhǔn)。保安、維修、物業(yè)人員等特殊工種所用制服 的管理規(guī)定另行制訂。在公司未發(fā)放統(tǒng)一工作制服以前，本制度適用于營銷策劃中心。 2本規(guī)定中的制服，是指在公司業(yè)務(wù)中穿著的由公司統(tǒng)一制作的服裝。 3制服分夏裝和冬裝兩種。 其穿用時(shí)間分別為：夏裝， 5月1日至10月15日；冬裝，10月16日至4月30日。 4除特殊場合外，員工上班時(shí)必須穿工作制服。主管上級(jí)有指導(dǎo)與監(jiān)督員工穿用制服的責(zé)任。 5 遵守事項(xiàng) 不得擅自改變制服樣式。 不得典賣、讓渡、轉(zhuǎn)借制服。 制服應(yīng)保持整潔。如有污損，應(yīng)自費(fèi)清洗或修補(bǔ)。 制服如丟失或破損不能穿用時(shí)，應(yīng)直接報(bào)告

46、主管上級(jí)申請補(bǔ)發(fā)。 6制服配發(fā)一人一套，分夏裝和冬裝兩式。 7制服的配發(fā)期間原則上為一年，自配發(fā)日算起。但未到換發(fā)期，制服丟失或破損不能穿用時(shí)，不 在此列。反之，到換發(fā)期，制服尚可穿用時(shí)，應(yīng)繼續(xù)使用，本人同意后，公司不再換發(fā)。繼續(xù)使用者， 在下月工資中公司給予元的補(bǔ)貼。如本人不同意，公司應(yīng)予換發(fā)。 8新員工從正式上班起，配發(fā)制服。員工更換制服時(shí)，應(yīng)填寫制服申請表，與舊制服同時(shí)經(jīng)主 管上級(jí)交綜合辦公室。制服丟失或嚴(yán)重破損時(shí)，不再上交。 9下列情況下，員工須交還制服。 辭職。 辭退 10 制服管理。 員工對(duì)配發(fā)的制服有保管、補(bǔ)修的責(zé)任。 盡量減少制服在非工作時(shí)間的損耗。 制服清洗由個(gè)人負(fù)擔(dān)費(fèi)用。

47、11制服丟失或破損時(shí)，如系個(gè)人原因，應(yīng)由本人全部或部分賠償。如因工作而劃裂破損者，由公 司補(bǔ)發(fā)。 12 如有必要，對(duì)臨時(shí)工的制服配發(fā)，適用于以上規(guī)定。 13 相關(guān)記錄 表1:制服領(lǐng)用、發(fā)放記錄 表2:制服申請表 公司制服管理流程圖 制服申請表 申請人 所屬部門 申 請 原 因 上次領(lǐng)用時(shí)間 金額 部門負(fù)責(zé)人 行政主管 意見 意見 本表由制服保管人留存。填表人: 胸卡管理制度 1目的 為配合人員管理及前廳接待管理需要，維護(hù)公司辦公樓的安全秩序，特制定本制度 2適用范圍 本公司員工（總經(jīng)理除外）。 3實(shí)施細(xì)則 員工進(jìn)出公司時(shí)及上班時(shí)段內(nèi)須佩戴胸卡，不得轉(zhuǎn)借他人。 來賓須于前廳接待申請來賓證后，方可

48、進(jìn)入公司。 胸卡的制作、發(fā)放由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 胸卡須有員工個(gè)人相片。無相片者，須在領(lǐng)用一周內(nèi)補(bǔ)貼。 4佩戴： 胸卡一律佩戴于胸前明顯的地方，須正面朝前。 5員工胸卡管理 胸卡損毀，應(yīng)向綜合辦公室辦理重發(fā)（須以舊證換新證），并繳交工本費(fèi) 胸卡未按照規(guī)定張貼相片者，視同未戴胸卡處理。 胸卡遺失，應(yīng)向綜合辦公室辦理重發(fā)，應(yīng)繳交罰款10元。 員工調(diào)到其他部門時(shí)，應(yīng)向綜合辦公室辦理重發(fā)，并不需付工本費(fèi)。 員工離職時(shí)，應(yīng)將胸卡交回綜合辦公室。未交者不得辦理最后手續(xù)。 員工出公司后，可根據(jù)個(gè)人意愿，決定是否摘下胸卡。 7實(shí)施與修改 本制度經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施，修改時(shí)亦同。 8本制度的主控人為綜合辦公

49、室行政主管 9本制度自公司統(tǒng)一發(fā)放胸卡后執(zhí)行。 10 相關(guān)記錄 表1 :胸卡領(lǐng)用、發(fā)放記錄 表2 :胸卡申請表 胸卡領(lǐng)用、發(fā)放記 胸卡管理程序圖 調(diào)離交回規(guī)定 發(fā)放日期： 領(lǐng)用人 部門 領(lǐng)用人 部門 領(lǐng)用人 部門 填表人： 胸卡申請表 申請人 所屬部門 申 請 原 因 上次領(lǐng)用時(shí)間 金額 部門負(fù)責(zé)人 意見 行政主管 意見 本表由制服保管人留存。填表人: 信息管理辦法 第一章總則 第一條 信息是企業(yè)的方向盤，是科學(xué)決策的依據(jù)；信息管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容。為了加強(qiáng)信 息收集、處理，使信息得到快速、準(zhǔn)確的傳遞，減少信息的衰減，以便客觀、科學(xué)地判斷和決策，特制 定本辦法 第二條 本辦法適用于公司信息

50、主要是項(xiàng)目信息的收集、傳遞、存儲(chǔ)、披露等。 第二章信息的收集 第三條 項(xiàng)目公司信息收集、 信息綜合處理、信息上傳的“金字塔”模型 如下: 總經(jīng)理 各項(xiàng)目進(jìn)展情況； 全方位了解信息； 人財(cái)物調(diào)劑信息 主 管 副 總 考核獎(jiǎng)懲意見； 資金批復(fù)意見； 資源配置意見； 事情處理意見 報(bào)批主管 技術(shù) :主管 進(jìn)展情況 手續(xù)的進(jìn)展 困難 資料需求 繳費(fèi)額、時(shí)間 最新政策 設(shè)計(jì)變助理息 “四新”信1息 設(shè)計(jì)供方信息 最新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 經(jīng) 處理、辦調(diào)或提請項(xiàng) 資金需資源需求, 材料設(shè)備需求 供方信息 f主，策劃主管 泗辦助的問題;競爭者信息 競爭樓盤信 息、展會(huì)信息 廣告信息 媒體信息 造價(jià)主管 供方信息 客戶信

51、息 工程量信息 工程造價(jià) 應(yīng)付未付款 最新政策 第四條各職能部門應(yīng)收集的內(nèi)外部信息收集: 部門名稱 外部信息 內(nèi)部信息 發(fā)展規(guī)劃部 1 政府現(xiàn)行、最新規(guī)劃政策； 2 城市、土地規(guī)劃及其動(dòng)態(tài)； 3 房地產(chǎn)市場、環(huán)境、經(jīng)濟(jì)信息；4 .政 府政策導(dǎo)向分析。 1 項(xiàng)目申報(bào)手續(xù)辦理進(jìn)展情況； 2 設(shè)計(jì)進(jìn)度及設(shè)計(jì)供方信息； 3 土地信息及土地手續(xù)辦理進(jìn)展情況； 4 .資金、資源需求，意見或建議等。 綜合辦公室 1 政府、集團(tuán)公司會(huì)議、文件等； 2 檔案管理現(xiàn)行、最新政策； 3 車輛管理政策信息； 4 國家認(rèn)證認(rèn)可政策； 5 國家環(huán)境保護(hù)政策； 6 企管新理論，同行業(yè)管理動(dòng)態(tài)； 7.最新法律法規(guī)及其對(duì)公司的

52、影響分 析，公司應(yīng)對(duì)措施建議； 8 .人事、勞動(dòng)政策； 9 勞資糾紛案例。 1 行政管理制度在各部門的執(zhí)行情況； 2 辦公用品、設(shè)施、環(huán)境的需求信息； 3 .資金、資源需求，意見或建議等； 4 公司發(fā)展規(guī)劃執(zhí)行狀況； 5 公司品牌推廣及推廣效果； 6 管理體系運(yùn)行狀況； 7 管理咨詢進(jìn)度及供方信息； 8. 人力資源需求、配置、調(diào)劑信息； 9. 培訓(xùn)、考察、學(xué)習(xí)信息； 10. 薪酬、考核信息。 財(cái)務(wù)部 1 .房地產(chǎn)信貸政策； 2 稅務(wù)政策； 3 .政策導(dǎo)向分析； 4.政府、集團(tuán)審計(jì)政策。 1 各項(xiàng)目公司資金指標(biāo)完成情況； 2 公司資金存貸額； 3 各部門各項(xiàng)目資金預(yù)算及執(zhí)行情況； 4利息、紅利、

53、稅金等需用情況。 5 .審計(jì)進(jìn)展，審計(jì)結(jié)果等； 6 仲裁、訴訟進(jìn)展情況。 成本合約部 1 開工手續(xù)申報(bào)、招投標(biāo)政策； 2 項(xiàng)目“立項(xiàng)”政策； 3 政府、集團(tuán)公司統(tǒng)計(jì)要求； 4 定額、造價(jià)信息。 1 .主辦手續(xù)辦理的進(jìn)展情況； 2 計(jì)劃及計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告； 3 統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)帳、分析報(bào)告等； 4 工程撥付款、成本數(shù)據(jù)； 5 結(jié)算審核、外審信息。 6 .合冋審核意見； 營銷策劃部 1 房地產(chǎn)市場、環(huán)境信息； 2 競爭者、競爭樓盤信息； 3 銷售許可、房屋產(chǎn)權(quán)政策等。 4 同行業(yè)客戶服務(wù)措施及效果； 5 客戶糾紛、訴訟案例； 6 消費(fèi)者保護(hù)政策。 1 各項(xiàng)目銷售、租賃指標(biāo)完成情況； 2 營銷策劃計(jì)劃及

54、計(jì)劃執(zhí)行情況； 3 外包工作進(jìn)度、效果及供方情況； 4 廣告、媒體分析結(jié)果； 5 雜志編輯、發(fā)行及網(wǎng)站運(yùn)行情況。6各 項(xiàng)目客戶滿意度指標(biāo)完成情況； 7 客戶投訴、糾紛處理解決情況； 8 有關(guān)部門、人員客服態(tài)度及意識(shí)。 工程管理部 1 最新質(zhì)量、安全管理政策； 2 “四新”信息； 3 相關(guān)手續(xù)的政府政策。 1 各項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、安全、文明等有關(guān)指 標(biāo)的完成情況； 2 .質(zhì)量、安全等事故的處理情況； 3 有關(guān)手續(xù)的辦理進(jìn)展情況。 注：除了以上信息外，各部門應(yīng)收集、提供的信息均包括： 1 與本部門職責(zé)相關(guān)的政策分析，建議公司應(yīng)采取的應(yīng)對(duì)策略。 2. 同行業(yè)企業(yè)最新動(dòng)態(tài)。 3 本部門資金、資源需求，在

55、公司經(jīng)營管理方面、部門間接口關(guān)系等方面的改進(jìn)意見。 第五條公司副總經(jīng)理、總工程師和財(cái)務(wù)總監(jiān)等公司高層副職人員應(yīng)該收集的信息包括： （一）外部信息 1本分管范圍內(nèi)政策； 2市場； 3環(huán)境； 4經(jīng)濟(jì)； 5同行業(yè)企業(yè)信息。 （二）內(nèi)部信息 1本分管范圍內(nèi)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況； 2本分管范圍內(nèi)職工的思想狀態(tài)； 3本分管范圍內(nèi)的資金、資源需求； 4報(bào)告、方案、計(jì)劃等的審核意見，薪酬、獎(jiǎng)懲意見； 5在公司經(jīng)營管理方面、部門間接口關(guān)系等方面的改進(jìn)意見。 第三章 信息的處理 第六條 信息處理包括定性處理和定量處理。在處理信息時(shí)，要對(duì)信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸?、編碼。 第七條 各職能部門、項(xiàng)目公司的基層工作人員在信息收集

56、上來以后，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向經(jīng)理匯報(bào)。 部門經(jīng)理視信息的輕重緩急程度決定是否整理上報(bào)。上報(bào)的方式有口頭和書面報(bào)告兩種。 口頭上報(bào)：經(jīng)理向直接上級(jí)進(jìn)行口頭匯報(bào)。當(dāng)上級(jí)要求再補(bǔ)充書面報(bào)告時(shí)，在進(jìn)行書面報(bào)告。 書面報(bào)告：將信息用簡明扼要的文字、圖表進(jìn)行描述后，用請示、報(bào)告方式上報(bào)。 第八條 上級(jí)接到直接下級(jí)的信息報(bào)告后，予以判斷分析，并決定是否再上報(bào)和上報(bào)的方式。 第九條 除了第六、七條規(guī)定的信息處理方式外，經(jīng)直接上級(jí)同意，信息還可通過會(huì)議、簡報(bào)等方 式集中匯報(bào)、傳遞。 第十條 信息的儲(chǔ)存 信息儲(chǔ)存方式可以書面的報(bào)告、方案等記錄方式，也可以軟盤、光盤等電子資料的方式。信息儲(chǔ)存 等同于檔案保管。 第四章

57、 信息的保密 第十一條 公司收集的內(nèi)外部信息在公司處理、傳遞期間，未經(jīng)公司批準(zhǔn)對(duì)外宣傳或披露的信息都 屬于保密信息范疇。反之，屬于公開信息，可以宣傳和披露。 第十二條 公司秘密信息包括下列事項(xiàng)。 公司董事會(huì)重大決策中的秘密事項(xiàng)。 公司日常經(jīng)營管理中正在研究、尚未決策的秘密事項(xiàng)。 公司內(nèi)部掌握的客戶、意向客戶、各類供方的信息資料，合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主 要會(huì)議記錄。 研究報(bào)告、計(jì)劃、方案等。 公司計(jì)劃開發(fā)的、尚不宜對(duì)外公開的項(xiàng)目言息；各項(xiàng)目實(shí)際造價(jià)、銷售率。 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。 其他屬于公司受控文件、不宜公開的、經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。 第十三條 公司秘密

58、信息的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí) 絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的公司秘 密，泄露會(huì)使公司權(quán)力和利益遭到嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭 受損害。 第十四條 公司信息密級(jí)的確定 公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料和正在洽談的尚未公開的新項(xiàng)目為絕密 級(jí)。 公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況為機(jī)密級(jí)。 公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入的各類信息為秘密級(jí)。 第十五條 保密措施 1、屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，

59、由總經(jīng)理辦公室或分管副總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。 2、對(duì)于密級(jí)的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施 非經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn), 不得復(fù)制和摘抄 . 收發(fā)、傳遞和外岀攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施。 在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。 3、屬于公司秘密的，由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采用相應(yīng)的保密措施。 4、在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng)，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施： 選擇具備保密條件的會(huì)議場所。 根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議人員的范圍，對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定。 依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)

60、議文件。 確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。 6、不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳 遞公司秘密。 7、公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告辦公 室主任；辦公室主任接到報(bào)告，應(yīng)立即做岀處理。 第十六條 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的，經(jīng)查實(shí)后，公司將給予嚴(yán) 肅處理，直至追究其法律責(zé)任。 第五章 信息的發(fā)布 第十七條 公司信息包括項(xiàng)目信息，可以或必須對(duì)外發(fā)布的，應(yīng)經(jīng)過公司允許以適當(dāng)?shù)男问?、由?定部門或人員對(duì)外發(fā)布。 第十八條 公司對(duì)外發(fā)布信息的渠道有：邀請或接受媒體的采訪，信息披露，公