如何加強(qiáng)聲像檔案管理工作(8頁)(20210319050331)

1、加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、 社會組織以及個(gè)人在從事各種活動中形 成的對國家和社會有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、 錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷 史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善， 在機(jī)關(guān)工作和各類活動中形 成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的 特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況 進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件 差、管理混亂等問題， 直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利 用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工

2、作的整體發(fā)展水平， 已到了非抓 不可的程度。因此，采取有效措施， 加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。一、聲像檔案管理存在的問題（一）聲像設(shè)備存在著 一硬一軟 的現(xiàn)象一硬是指聲像設(shè)備數(shù)量多。 隨著社會的發(fā)展及工作需要， 機(jī)關(guān)、 企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。 在調(diào)查的161個(gè)單位中， 僅 有2 1個(gè)單位沒有聲像設(shè)備，占13%, 87%的單位都有1臺以上 的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)6 7 1臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算 比較硬。一軟是指聲像設(shè)備管理之亂。有10 1個(gè)單位沒有制定 聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求, 占62%,致使有的設(shè)備閑置, 沒人會用,難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手

3、中,沒 有合理利用； 有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動, 設(shè)備不能有效地 利用。從而形成了 硬件硬、軟件軟 的現(xiàn)狀，而且 軟 的方面直接影 響了硬的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時(shí)攝錄， 檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。（二）攝錄人員中存在著 一強(qiáng)一弱 的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作， 并決 定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著 一強(qiáng) 一弱的現(xiàn)狀。強(qiáng)表現(xiàn)在所調(diào)查單位的4 4 3名攝錄人員中，有專 職15 6人，兼職2 8 7人，平均年齡3 5歲，大專以上文化程度的 占7 2%。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化

4、程度較高這是 ”強(qiáng)”的一面； 弱表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86， 5年以上者僅占14%。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16%，其 中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，專科畢業(yè)2人，有84% 的人都屬 自 。專業(yè)工齡短、 專業(yè)知識及技能普遍較低這是 弱的一 面。調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識上的誤區(qū)。 一種是 部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來 文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄 像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種 是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰， 送往報(bào)社、電臺的用完就算完了， 怎么處理

5、這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念， 檔案意識不強(qiáng)， 僅考慮個(gè)人或本部門工作方便， 致使部分聲像檔案長 期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存， 不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。 特別是 隨著人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整， 造成聲像檔案的失控或流失， 致使單位檔 案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。事實(shí)證明，攝錄人員 弱 的一面影響了 強(qiáng)的一面發(fā)揮作用，加 上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生 聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)， 待用時(shí)再靠檔案員去催要 或檔案館去征集，那只能是 亡羊補(bǔ)牢 了。（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中

6、統(tǒng)一管理調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47%,有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。 據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式： 一是檔案室集中統(tǒng)一 管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占2 6%;二是各科室一年一次移交檔 案室，占3 5% ;三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39%。由此 表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理, 缺乏必要的管理 制度,或有的單位雖有管理制度, 但落實(shí)不夠, 缺乏有效的保障措施。2、檔案意識不強(qiáng),聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔 聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。 例如照片底片需同時(shí)歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時(shí)歸檔,日后就是

7、攝影人員 自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20%的單位有積存照 片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說 清。本來是很珍貴的照片, 卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保 存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔(dān)憂, 相當(dāng)一部分單位都是 一盤帶子反復(fù)用 ，原始錄音（像）沒有保存下 來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案， 雖管理不 規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案 意識不強(qiáng)，對聲像檔案管理缺乏重視。3、管理狀況喜叫憂懸殊，發(fā)展不平衡調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位，占6.8% ;而無設(shè)備

8、無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像 檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè)，竟占40%,兩極所占比例懸殊。 從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有2 0 0 0 0余張， 其余16 0 個(gè)單位2 0 8 6 0張，平均13 0張（其中多者上千張，少者幾張）。 僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存 聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。 而調(diào)查發(fā)現(xiàn)， 只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲 像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混 存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色， 底片粘連變質(zhì)，磁帶

9、受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一 旦發(fā)生問題，悔之晚矣！5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。 但目前 館藏聲像檔案極為匱乏。 基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在 個(gè)人或科室內(nèi)部， 沒有集中統(tǒng)一管理。 正是由于多年來沿襲下來的聲 像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像 檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之 征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議， 都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲

10、像檔案。其中一些在報(bào)刊 上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些 原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動，檔案管理 不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的， 各自負(fù)責(zé) 一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后, 檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免； 二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的 檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案 意識不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后 就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建

11、議（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事， 更是各立檔單位乃至全 社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會 的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識， 營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔 案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工 作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教 育作用。（二）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法 來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)

12、檔案局將與有關(guān)部門配合出臺 房山區(qū)聲 像檔案管理辦法；同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng) 化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理， 制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的 日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng) 定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制 度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到 有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸 檔質(zhì)量。（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的 監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為

13、檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。 同時(shí)，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水 平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高, 在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟 上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī) 范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督 力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的 有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的 基礎(chǔ)。（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、 防光、防火等。而目前

14、聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí) 間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件， 力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜 或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場 等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔 案的壽命。（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建 立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，各 立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：通 過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。重點(diǎn)單 位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲 像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。 重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位 的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會 議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的 聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。廣泛的社會征集。