(完整版)集團(tuán)綜合部管理規(guī)范及流程

1、目錄第一章 綜合部組織結(jié)構(gòu)圖 3第二章 綜合部崗位職責(zé) 4一、部門(mén)崗位職責(zé) 4二、部門(mén)員工崗位職責(zé) 4第三章 綜合部管理流程 81. 預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程 82. 來(lái)電轉(zhuǎn)接流程 93. 信函收發(fā)工作流程 104. 寄送信函、快件工作流程 115. 傳真發(fā)文工作流程 126. 傳真收文工作流程 137. 重要接待流程 148. 入住酒店管理流程 159. 前臺(tái)接待流程 1610. 發(fā)文管理流程 1711. 收文管理流程 1812. 檔案歸檔流程 1913. 檔案借閱歸還流程 2014. 檔案銷(xiāo)毀流程 2115. 印章制刻申請(qǐng)流程 2216. 印章使用流程 2317. 公司證照管理流程 241

2、8. 會(huì)議管理流程 2519. 辦公用品購(gòu)買(mǎi)審批流程 2520. 辦公用品領(lǐng)用流程 2621. 車(chē)輛使用流程 27第四章 綜合部管理表格 281. 公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表 282. 信函與快件簽收登記表 284. 收文登記表 295. 擬文處理簽 296. 文件處理簽 307. 周例會(huì)簽到表 308. 用印審批表 319. 發(fā)文目錄表 3110. 文件檔案借閱登記表 3111. 辦公用品采購(gòu)審批單 3212. 辦公用品臺(tái)賬 3213. 辦公用品領(lǐng)用表 3314. 外出員工登記表 3315. 車(chē)輛出入登記表 3316. 油卡登記表 3317. 車(chē)輛登記列表 3418. 車(chē)輛登記卡 3419. 車(chē)

3、輛請(qǐng)修表 3520. 保養(yǎng)記錄表 3521. 住宿登記表 3622. 公務(wù)接待審批表 36第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖第二章 綜合部崗位職責(zé)一、部門(mén)崗位職責(zé)1. 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略，負(fù)責(zé)重要文稿的起草工作；2. 負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)所屬各公司綜合事務(wù)的監(jiān)督及指導(dǎo)工作；2. 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司資料、證照、資質(zhì)、印章、信息、宣傳報(bào)道等日常行政事務(wù) 管理工作；3. 組織制定公司有關(guān)規(guī)章制度；4. 公司會(huì)議組織、記錄及記錄歸檔工作；5. 負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、客人來(lái)訪登記迎送等招待工作；6. 負(fù)責(zé)公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作；7. 負(fù)責(zé)公司車(chē)輛調(diào)動(dòng)管理工作；8. 負(fù)責(zé)公司總務(wù)后勤管理工作；9. 負(fù)責(zé)公司對(duì)外宣傳工作、

4、公關(guān)工作；10. 完成公司高層臨時(shí)交辦的工作。二、部門(mén)員工崗位職責(zé)（一）部門(mén)負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1. 根據(jù)公司階段性目標(biāo)和年度計(jì)劃， 制定所屬部門(mén)的年度目標(biāo)、 計(jì)劃和措施；2. 負(fù)責(zé)集團(tuán)綜合部辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、等日常監(jiān)督管理及相關(guān)規(guī) 章制度的制訂工作；3. 負(fù)責(zé)所屬部門(mén)及各分公司綜合部的組織建設(shè)日常工作指導(dǎo)、考核等工作；4. 負(fù)責(zé)召集集團(tuán)公司辦公會(huì)議，跟蹤落實(shí)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況；5. 負(fù)責(zé)公司比較重要的對(duì)外接待、聯(lián)誼、公關(guān)事宜的組織、安排和實(shí)施；6. 負(fù)責(zé)編制公司行政用款計(jì)劃，做好行政費(fèi)用的預(yù)算及控制工作；7. 負(fù)責(zé)組織本部的工作，并督促部門(mén)人員完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)；8. 按時(shí)完成

5、公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。二）網(wǎng)絡(luò)管理崗位職責(zé)1. 負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)公司需求提出網(wǎng)絡(luò)改造意見(jiàn)并實(shí)施；2. 負(fù)責(zé)公司數(shù)據(jù)安全管理， 對(duì)重要數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份， 并嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)出 入公司；3. 負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控， 病毒防治及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)， 以及客戶(hù)端及相關(guān)準(zhǔn)系統(tǒng)接 口的安全管理；4. 負(fù)責(zé)對(duì)公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置和安裝及對(duì)計(jì)算機(jī)的相應(yīng)調(diào)整分配的權(quán)利；5. 負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)軟硬件的安裝、 維護(hù)和管理，網(wǎng)絡(luò)線路連接及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備參數(shù)設(shè) 置，網(wǎng)絡(luò)故障排除及系統(tǒng)優(yōu)化，做好日常工作日志；6. 負(fù)責(zé)信息設(shè)備登記入帳，維修，報(bào)廢，保障電話系統(tǒng)、打印系統(tǒng)的正常運(yùn) 作；7. 負(fù)責(zé)公司監(jiān)控系統(tǒng)及0A系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)工作；8.

6、 完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（三）辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)1. 負(fù)責(zé)擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃；2. 起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況；3. 負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門(mén)及所屬公司的月度、 周工作計(jì)劃的收集、 匯總、跟催工作；4. 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種來(lái)往文件的核對(duì)、頒布和下發(fā)工作；5. 負(fù)責(zé)起草會(huì)議文件及通知，及時(shí)完成會(huì)議記錄、紀(jì)要工作；6. 負(fù)責(zé)集團(tuán)報(bào)宣傳人員的選拔及管理工作， 定期做好報(bào)刊的出版發(fā)行相關(guān)事 宜；7. 負(fù)責(zé)集團(tuán)大事記的收集、 整理、匯編及集團(tuán)月度信息簡(jiǎn)報(bào)的編輯、 發(fā)布等 工作；8. 負(fù)責(zé)集團(tuán)公共郵箱往來(lái)文件的檢查、跟蹤處理及信息回饋工作；9. 協(xié)助處理與集團(tuán)宣傳、秘書(shū)、物品印

7、刷等有關(guān)的其它工作。10. 完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（四）檔案資料管理崗位職責(zé)1. 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部及外來(lái)文件的傳遞工作， 嚴(yán)格執(zhí)行文件簽收、 登記、傳遞辦 理、分類(lèi)立卷、歸檔等工作；2. 負(fù)責(zé)集團(tuán)公章的保管工作，嚴(yán)格執(zhí)行公章用印登記審核程序；3. 負(fù)責(zé)集團(tuán)管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分發(fā)、借閱、 更新等工作；4. 負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門(mén)及所屬公司相關(guān)資質(zhì)、證照、專(zhuān)利、文件資料、合同、檔 案等歸檔工作，并進(jìn)行分類(lèi)整理、保管、編制檢索工具；5. 嚴(yán)格檔案借閱程序，按規(guī)定辦理檔案借閱登記手續(xù)；6. 負(fù)責(zé)做好檔案的防盜、防火、防塵、防霉、防鼠、防蟲(chóng)、防光等工作，確 保檔案材料完整無(wú)缺；7. 負(fù)責(zé)

8、公司會(huì)務(wù)接待、會(huì)務(wù)安排、會(huì)場(chǎng)布置及服務(wù)等工作；8. 完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（五）后勤總務(wù)主管崗位職責(zé)1. 負(fù)責(zé)擬訂綜合部季、月度資金使用計(jì)劃；2. 負(fù)責(zé)油卡、電話、房租、水電等費(fèi)用的管理工作；3. 負(fù)責(zé)組織辦公行政用品的購(gòu)買(mǎi)、登記、發(fā)放與管理；4. 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)進(jìn)出、分類(lèi)、編號(hào)及臺(tái)帳等管理工作；5. 負(fù)責(zé)公司財(cái)產(chǎn)物資安全及設(shè)施的維修工作；6. 負(fù)責(zé)公司行政車(chē)輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門(mén)車(chē)輛的使用7. 負(fù)責(zé)員工宿舍的登記、分配、租賃及管理工作；8. 負(fù)責(zé)公司所有鑰匙的登記、編號(hào)、配制、領(lǐng)用登記等管理工作；9. 負(fù)責(zé)公司證照、法律、合同文件的變更、登記及年檢工作；10. 及時(shí)安排并完成綜合部主管臨時(shí)

9、下達(dá)的各項(xiàng)接待或領(lǐng)導(dǎo)宴請(qǐng)任務(wù)；11. 完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（六）前臺(tái)崗位職責(zé)1. 負(fù)責(zé)電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔 等工作；2. 負(fù)責(zé)訪客、來(lái)賓的登記、接待、引見(jiàn)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員出入公司；3. 執(zhí)行公司考勤制度， 負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總、 外出登記， 監(jiān)督員工刷卡 等工作；4. 負(fù)責(zé)員工出差預(yù)訂機(jī)票、 火車(chē)票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記等工 作；5. 負(fù)責(zé)辦公區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生、綠化等監(jiān)督管理工作；6. 負(fù)責(zé)公司辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放、登記、入庫(kù)及盤(pán)存等工作；7. 負(fù)責(zé)公司員工通行錄及郵箱的更新等工作；8. 負(fù)責(zé)會(huì)議室管理及開(kāi)會(huì)期間的服務(wù)工作；9. 配合辦公事務(wù)

10、主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字編制等工作；10. 負(fù)責(zé)每日公司就餐人數(shù)的統(tǒng)計(jì)并登記，安排落實(shí)員工就餐等工作；11. 完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（七）司機(jī)崗位職責(zé)1. 認(rèn)真執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度和工作程序， 服從上級(jí)指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督 檢查；2. 根據(jù)公司的年度預(yù)算及車(chē)輛使用狀況， 編制車(chē)輛年度、月份維修保養(yǎng)計(jì)劃；3. 保持車(chē)輛內(nèi)外的衛(wèi)生整潔， 經(jīng)常進(jìn)行車(chē)輛保養(yǎng)，保持車(chē)輛的良好運(yùn)行狀態(tài)；4. 按規(guī)定到指定地點(diǎn)維修，并提供詳盡、有效的費(fèi)用明細(xì)；5. 嚴(yán)格出車(chē)登記制度，按照公司規(guī)定時(shí)間，規(guī)定路線發(fā)車(chē)；6. 負(fù)責(zé)車(chē)輛違章記錄的查閱及處理工作；7. 負(fù)責(zé)車(chē)輛費(fèi)用、公里數(shù)的統(tǒng)計(jì)，按公里數(shù)核算相關(guān)部門(mén)費(fèi)用

11、；8. 負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的管理、存放、年審、保險(xiǎn)等工作；9. 完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。第三章綜合部管理流程1.預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程綜合部前臺(tái)接待客人各職能部門(mén)前臺(tái)接待外部單位人員各部門(mén)或員工2.來(lái)電轉(zhuǎn)接流程聽(tīng)到電話鈴響拿起話筒接聽(tīng)開(kāi)始撥通電話傾聽(tīng)來(lái)電事由處理范圍內(nèi)轉(zhuǎn)接明確被訪人在否1不在告知情況留言記錄) 卬 蓋 加 /( 日 月 年日 月 年1日 月 年6. 文件處理簽真 傳名 件 文部 文 受文期 受日受文單位處上級(jí)領(lǐng) 理意見(jiàn) 導(dǎo)批示受理部門(mén)意見(jiàn)7. 周例會(huì)簽到表部門(mén)個(gè)人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持：主持：簽名簽名簽名簽名備注：8. 用印審批表用章日期用章事由印章名稱(chēng)申請(qǐng)人審批

12、級(jí)別保管員備注部門(mén)主管分管領(lǐng)導(dǎo)總裁9. 發(fā)文目錄表文件號(hào)文件 標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)擬稿部門(mén)密級(jí)發(fā)放 范圍份數(shù)登記日期發(fā)岀 日期備注10. 文件檔案借閱登記表文件標(biāo)題用途借用時(shí)間借用人歸還 時(shí)間有無(wú)損壞經(jīng)手人備注11辦公用品采購(gòu)審批單部門(mén)使用人填表時(shí)間序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時(shí)間采購(gòu)原因：部門(mén)主管意見(jiàn)：綜合部門(mén)意見(jiàn)：簽字：年 月曰公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：簽字：年月日12. 辦公用品臺(tái)賬項(xiàng)目物品名稱(chēng)編號(hào)數(shù)量單價(jià)入庫(kù)時(shí)間備注13. 辦公用品領(lǐng)用表日期物品名稱(chēng)數(shù)量領(lǐng)用人備注14. 外出員工登記表時(shí)間姓名所屬部門(mén)岀司時(shí)間入司時(shí)間事由備注15. 車(chē)輛出入登記表日期用車(chē) 部門(mén)事由車(chē)輛往返 時(shí)間行車(chē)路線出車(chē)時(shí) 儀表里程數(shù) （公 里）本次出 車(chē)公里 數(shù)（公里）加油費(fèi) （元）用車(chē) 人簽名駕駛?cè)?簽名審 核備 注加油 卡消 費(fèi)現(xiàn) 金至至至至至至至至16. 油卡登記表卡號(hào):日期領(lǐng)卡人還卡時(shí)間加油金額卡上余額還卡人備注17. 車(chē)輛登記列表項(xiàng)次車(chē)輛類(lèi)別車(chē)號(hào)司機(jī)購(gòu)置日期購(gòu)買(mǎi)價(jià)格引擎號(hào)碼排氣量保險(xiǎn)單編號(hào)小客大客小貨大貨12318. 車(chē)輛登記卡使用人姓名司機(jī)姓名牌照號(hào)碼車(chē)名車(chē)型購(gòu)車(chē)日期初檢日期復(fù)檢日期保險(xiǎn)記錄保險(xiǎn)公司保險(xiǎn)證號(hào)碼保險(xiǎn)期限保險(xiǎn)內(nèi)容購(gòu)置價(jià)格經(jīng)銷(xiāo)商附屬品收音機(jī)放音機(jī)熱風(fēng)冷風(fēng)駕駛員住址電話住址電話19. 車(chē)輛請(qǐng)修表表單編號(hào)：日期： 年 月曰車(chē)號(hào)請(qǐng)修前里程數(shù)請(qǐng)修申請(qǐng)人請(qǐng)修項(xiàng)目1.2.損壞原