文書(shū)檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

1、文書(shū)檔案管理歸檔整理操作方法和技巧文書(shū)檔案歸檔整理操作方法- 收集裝訂歸檔判斷分類(lèi)排列編目裝盒檔案管理分 為文書(shū)檔案盒、科技檔案（基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品） 、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案（人事檔案） 、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類(lèi)， 不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。一、文書(shū)檔案管理基本要求要整理好文書(shū)檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則 （ da/t22-2000 ）和文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則 。二、文書(shū)檔案

2、管理基本概念（一） 文書(shū)檔案管理歸檔文件： 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的， 辦理完畢應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的紙質(zhì)文件材料。（二）文書(shū)檔案管理歸檔文件的整理，將文書(shū)檔案管理歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、加蓋歸檔章（編號(hào)） 、編目（編制文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄） 、裝盒，使之有序化的過(guò)程。歸檔的意義： 歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志， 是文書(shū)處理的終點(diǎn)、 檔案管理 的起點(diǎn)。（三）全宗：指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或其它的組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體， 設(shè)立全宗的主要資格是立檔單位具有獨(dú)立的法人資格， 可以獨(dú)立行使職權(quán)， 并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。一般來(lái)說(shuō)，一

3、個(gè)立檔單位的全部檔案就是一全宗。（四）全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位的代號(hào)。三、文書(shū)檔案管理整理方法（一）文書(shū)檔案管理收集 ：收集是歸檔文書(shū)檔案管理整理的前提、根本，沒(méi)有收集齊全完整的文件材料， 歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。 因此， 收集發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、 取以下相應(yīng)措施：1 、立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。2、檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如會(huì)議材料：本單位年度工作會(huì)議材料（總結(jié)、計(jì)劃）

4、、表彰材料，專(zhuān)業(yè)會(huì)議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級(jí)工作會(huì)議上發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報(bào)告。綜合材料：會(huì)議記錄本（黨委、黨組會(huì)議，行政、辦公會(huì)議）等；各類(lèi)花名冊(cè)、登記簿（干部職工、黨員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等花名冊(cè)及主要業(yè)務(wù)工作登記簿） ；年報(bào)表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表） ；各種介紹信存根（黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等） 、協(xié)議、合同。以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過(guò)程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。（二）文書(shū)檔案管理歸檔判斷： 立檔單位將收集到的材料，依照機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定 （國(guó)家檔案局令第 8 號(hào)）

5、的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料， 剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料， 必須進(jìn)行歸檔。 不歸檔的文件材料主要有三方面的文件： 重份文件。 指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。 普發(fā)性文件。主要指上級(jí)、 本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料， 任免、 獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料， 供工作參考的抄件等。 未生效文件。 如本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。（三）文書(shū)檔案管理裝訂： 用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的文書(shū)檔案管理歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。1 、 整理單位： 確定以件為文書(shū)檔案管理歸檔文件的整理單位。 一般以每

6、份文件為一件，文件正本與定稿為一件， 正文與附件為一件， 原件與復(fù)制件為一件， 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件， 重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件； 計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件， 無(wú)定稿的或打印出來(lái)的定稿上無(wú)領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其原來(lái)的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一 件，未裝訂的式樣同一的表格， 以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來(lái)文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。2、文件的裝訂：文書(shū)檔案管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制

7、件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)復(fù)在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。3、裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)：？文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、下側(cè)對(duì)齊，以便裝訂和利用。 ？裝訂時(shí)， 應(yīng)將保管期限為永久的文書(shū)檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書(shū)釘， 采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂 （注意： 采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能會(huì)引起火災(zāi)） ?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。（四）文書(shū)檔案管理分類(lèi)：文書(shū)檔案管理歸檔文件采用年度保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。同全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。2

8、 、區(qū)分年度年度以落款日期為準(zhǔn)。如 2009年形成的2008年工作總結(jié)應(yīng)歸入 2009年?？缒甓鹊奈募湃朕k結(jié)的年度。如 2008年形成的2009-2010年工作規(guī)劃應(yīng)歸入 2008 年度；某單位2007 年立案、 2008 年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年度歸檔，即歸入 2008 年。幾分文件作為一件， “件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。 具體地說(shuō)來(lái)文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)等。會(huì)議記錄本以該本最后一次會(huì)議記錄時(shí)間為準(zhǔn)。文件沒(méi)有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類(lèi)。3

9、 、文書(shū)檔案管理區(qū)分保管期限將每年的文書(shū)檔案管理歸檔文件按永久、定期分開(kāi)，定期一般分為 30 年、 10 年。永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？ 規(guī)定第七條列出了八款， 文書(shū)檔案保管管理期限表中列出了 41 款文件材料，約占整個(gè)期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€(gè)方面：反映機(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。反映機(jī)關(guān)行政管理、 行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料。 如行政管理工作制度、 行政管理工作中形成的審批、 審查、 核準(zhǔn)等文件材料； 房產(chǎn)、 地產(chǎn)、 固定資產(chǎn)、 行政審批、 行政許可、合同、協(xié)議、國(guó)有資產(chǎn)管理等文件材料。反映機(jī)關(guān)主

10、要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議材料，上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料；本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、外事活動(dòng)文件等。反映機(jī)關(guān)人事管理活動(dòng)的文件材料。 如人事任免、 獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料， 錄用、 轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱(chēng)評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)、 黨團(tuán)員名冊(cè)、黨團(tuán)材料等這些文件材料在反映本機(jī)關(guān)的歷史面貌， 主要職能活動(dòng)， 維護(hù)國(guó)家、 機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值， 是各機(jī)關(guān)形成文件的重點(diǎn)和核心。準(zhǔn)確理解保管期價(jià)值的鑒定是文

11、書(shū)檔案管理歸檔文件整理工作的難點(diǎn)。 規(guī)定把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書(shū)檔案保管期限時(shí)，突出以本機(jī)關(guān)文件為主 （即以我為主） ，在操作時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)每級(jí)文件（上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)）文件進(jìn)行兩分制：上級(jí)機(jī)關(guān)文件： 針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。 如同級(jí)黨委、 政府關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、 領(lǐng)導(dǎo)人任免、 人員編制等文件； 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見(jiàn)、批復(fù)等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。本機(jī)關(guān)文件：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的永久保存；一般的保存30 年或 10 年（表中10 年。界定具體清晰）同級(jí)機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要

12、貫徹執(zhí)行的文件材料保存下級(jí)機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30 年，一般的保存10 年。五）文書(shū)檔案管理排列1 、把同一年度、同一保管期限的文件分開(kāi)排在一起。即立檔單位每年只編永久、 30年、 10 年三條流水號(hào)分開(kāi)排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。2、在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題、文號(hào)）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作， 同一個(gè)會(huì)議） 的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。 排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定。3、最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問(wèn)題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。（六）文書(shū)檔

13、案管理編號(hào)文書(shū)檔案管理歸檔文件編號(hào)是指將文書(shū)檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在文書(shū)檔案管理歸檔文件上注明。 編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)， 其目的是反映分類(lèi)、 排列這些系統(tǒng)工作的成果。 通過(guò)編號(hào)， 使文書(shū)檔案管理歸檔文件在全宗中的位置得以確定， 并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。 件號(hào)即文件的排列順序號(hào)， 它是反映文書(shū)檔案管理歸檔文件在全宗中的位置和固定文書(shū)檔案管理歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。文書(shū)檔案管理歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)， 在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。 文件處理單隨同歸檔的， 歸檔章蓋在文件處理單

14、上， 以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。1 、全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。檔案室如沒(méi)有全宗號(hào)可暫時(shí)不填。2 、年度：文件形成年度，以 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 2008 。3 、保管期限：文書(shū)檔案管理歸檔文件保管期限的填寫(xiě)為永久、 30 年、 10 年。4 、件號(hào)：文書(shū)檔案管理歸檔文件的排列順序號(hào)。以年度為界，每年必須從1 編起，不能跨年度連續(xù)編號(hào)，各期限分別編流失號(hào)（即每年分期限共編三條流水號(hào)） 。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件， 分別在文書(shū)檔案管理歸檔文件整理和檔案移交后編制。 室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)；按文件排列順序

15、從“ 1 ”開(kāi)始標(biāo)注，每種保管期限各編一個(gè)流水順序號(hào)，如2007 年永久件號(hào)： 1 、 2 、 38230 年件號(hào)： 1 、 2 、 37310年件號(hào)：1、2、3243館編件號(hào)待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫(xiě)。（七）文書(shū)檔案管理編目文書(shū)檔案管理歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄。文書(shū)檔案管理歸檔文件應(yīng)逐件編目。 來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)， 只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。 通過(guò)檢查復(fù)文來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來(lái)文的查找。文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄包括件號(hào)、 責(zé)任者、 文號(hào)、 題名、 日期、 頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。1 、件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。2、責(zé)任者：指發(fā)文的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名

16、者。填寫(xiě)責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)， 如“海南省紀(jì)委“， 不能使用“本廳”、 “省教育廳”等含義不明，難判斷的簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者過(guò)多時(shí)，可適應(yīng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。 未署責(zé)任者的文書(shū)檔案管理歸檔文件， 編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫(xiě)。3 、 文號(hào)： 文件的發(fā)文字號(hào)， 是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)， 一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。如瓊府辦2008198 號(hào)、瓊郵管200868 號(hào)，沒(méi)有發(fā)文字號(hào)的不填寫(xiě)。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫(xiě)諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)， 亦不得填寫(xiě)“情況反映”等刊物名rnt冊(cè)。4、題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照

17、實(shí)抄錄。沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“”號(hào)附于原標(biāo)題之后。如海南省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)200818 號(hào)文件的通知， 應(yīng)重?cái)M提題名并抄錄為海南聲省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) 國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見(jiàn) 的通知。5、 日期： 文件的形成時(shí)間， 以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、 月、 日， 如 20080708 、 20081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫(xiě)，如 20080708 。6、頁(yè)數(shù)：每一件文書(shū)檔案管理歸檔文件的總頁(yè)數(shù)、文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。7、備注：用于填寫(xiě)文書(shū)檔案管理歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等等。如果有些條目

18、須說(shuō)明的情況較多，備注欄難以填寫(xiě)時(shí)，可在備注欄中加注“ * ”號(hào)，將具體內(nèi)容填寫(xiě)入備考表中。（八）文書(shū)檔案管理裝盒裝盒是將文書(shū)檔案管理歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒， 填寫(xiě)備考表、 編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。1 、裝盒要求：文書(shū)檔案管理歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致， 保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中， 否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下， 一旦歸位錯(cuò)誤， 將很難再找回， 甚至可能從此成為“死檔”。2、檔案盒應(yīng)采

19、用無(wú)酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級(jí)檔案行政管理部門(mén)購(gòu)買(mǎi)或向河北省國(guó)昌檔案用品廠直接訂購(gòu)。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。3、檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。其中起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“ / ”號(hào)連接。4、備考表放在盒內(nèi)所有文書(shū)檔案管理歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)文書(shū)檔案管理歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明： 填寫(xiě)盒內(nèi)文書(shū)檔案管理歸檔文件需要說(shuō)明的情況， 包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后文書(shū)檔案管理歸檔文件如

20、有修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。進(jìn)行文書(shū)檔案管理歸檔文件整理時(shí)， 如某件文件須說(shuō)明的情況復(fù)雜， 目錄備注欄填寫(xiě)不下， 也可在備考表中詳細(xì)說(shuō)明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“ * ”號(hào)標(biāo)示。整理人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理文書(shū)檔案管理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。檢查人： 填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查文書(shū)檔案管理歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名， 以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。日期：填寫(xiě)文書(shū)檔案管理歸檔文件整理完畢的日期。（九）文書(shū)檔案管理編制檢索工具1 、 歸檔說(shuō)明 （全宗說(shuō)明） 內(nèi)容包括本單位主要工作職能、 本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況 （領(lǐng)導(dǎo)班子、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)任職情況） 本年度主要工作概況、本年度文書(shū)檔案歸

21、檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷） 。2 、打印文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄（采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4 型紙，永久目錄打印一式三份，30 年、 10 年期限的目錄打印一式一份） 。 編制封面， 并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說(shuō)明 （全宗說(shuō)明） 裝訂成冊(cè)： 歸檔說(shuō)明 （全宗說(shuō)明） 、 永久目錄裝訂一式兩本； 歸檔說(shuō)明 （全宗說(shuō)明） 、永久、 30 年、 10 年目錄合訂一本。文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限等項(xiàng)目。全宗名稱(chēng)：立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。年度：填寫(xiě)本目錄所登錄文件的形成年度。如： 2003 年、 2003-2008 年保管

22、期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫(xiě)。如：永久，永久、 30 年、 10 年如何制訂客戶檔案管理制度？客戶檔案管理是企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)管理的重要內(nèi)容， 是營(yíng)銷(xiāo)管理的重要基礎(chǔ)。 而不能把它僅僅理解為是客戶資料的收集、 整理和存檔。 建立完善的客戶檔案管理系統(tǒng)和客戶管理規(guī)程， 對(duì)于提高營(yíng)銷(xiāo)效率，擴(kuò)大時(shí)常占有率，與交易伙伴建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系，具有重要的意義。一、客戶檔案管理對(duì)象客戶檔案管理的對(duì)象就是你的客戶， 即企業(yè)的過(guò)去、 現(xiàn)在和未來(lái)的直接客戶與間接客戶。它們都應(yīng)納入企業(yè)的客戶管理系統(tǒng)。1 、從時(shí)間序列來(lái)劃分：包括老客戶、新客戶和未來(lái)客戶。以來(lái)客戶和新客戶為重點(diǎn)管理對(duì)象。2、從交易過(guò)程來(lái)劃分：包括曾經(jīng)

23、有過(guò)交易業(yè)務(wù)的客戶、正在進(jìn)行交易的客戶和即將進(jìn)行交易的客戶。對(duì)于第一類(lèi)客戶，不能因?yàn)榻灰字袛喽艞墝?duì)其的檔案管理 ；對(duì)于第二類(lèi)的客戶， 需逐步充實(shí)和完善其檔案管理內(nèi)容； 對(duì)于第三類(lèi)客戶， 檔案管理的重點(diǎn) 是全面搜集和整理客戶資料，為即將展開(kāi)的交易業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資料。、特殊公司（與本公司有特3、從客戶性質(zhì)來(lái)劃分：包括政府機(jī)構(gòu)（以國(guó)家采購(gòu)為主）殊業(yè)務(wù)等） 、普通公司、顧客（個(gè)人）和交易伙伴等。這類(lèi)客戶因其性質(zhì)、需求特點(diǎn)、需求方式、需求量等不同，對(duì)其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。4 、從交易數(shù)量和市場(chǎng)地位來(lái)劃分：包括主力客戶（交易時(shí)間長(zhǎng)、交易量大等） ，一般客戶和零散客戶。不言而

24、喻，客戶檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)放在主力客戶上?？傊?， 每個(gè)企業(yè)都或多或少的擁有自己的客戶群， 不同的客戶具有不同的特點(diǎn)， 對(duì)其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統(tǒng)。二、客戶檔案管理內(nèi)容正如客戶自身是復(fù)雜多樣的一樣， 客戶檔案管理的內(nèi)容也是復(fù)雜的， 不能一概而論。 歸納起來(lái)將，客戶檔案管理的基本內(nèi)容包括以下幾項(xiàng)：1 、客戶基礎(chǔ)資料。即企業(yè)所掌握的客戶的最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。 這些資料，是客戶檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。客戶資料的獲取，主要是通過(guò)推銷(xiāo)員進(jìn)行的客戶訪問(wèn)搜集起來(lái)的。 在檔案管理系統(tǒng)中， 大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現(xiàn)。客戶基礎(chǔ)資料主

25、要包括客戶的名稱(chēng)、地址、電話；所有者、經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面） ；創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展?jié)摿?、?jīng)營(yíng)觀念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷(xiāo)售額等） 、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括棵客戶的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來(lái)的對(duì)策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問(wèn)題等。以上四方面構(gòu)成了客戶檔案管理的重

26、點(diǎn)內(nèi)容， 客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開(kāi)的。三、客戶檔案管理方法1 、建立客戶檔案管理卡 。作為客戶檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立客戶檔案卡（又稱(chēng)客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等） 。采用卡的形式，主要是為了填寫(xiě)、保管和查閱方便。客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：由推銷(xiāo)員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶訪問(wèn)時(shí)整理匯總。向客戶寄送客戶資料表，請(qǐng)客戶填寫(xiě)。委托專(zhuān)業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，進(jìn)行整理匯總，填入客戶檔案卡。在上述三種方式中， 第一種方式是最常用的。 第二種方式由于客戶基于商業(yè)秘密的考慮，不愿提供全部詳實(shí)的資料，或者由于某種動(dòng)機(jī)夸大某些數(shù)

27、字（如企業(yè)實(shí)力等） ，所以對(duì)這些資料應(yīng)加以審核。 但一般來(lái)將， 由客戶提供的基礎(chǔ)資料絕大多數(shù)是可信的且應(yīng)比較全面。 第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料， 特別是危險(xiǎn)客戶的信用狀況等， 但需要支付較多的費(fèi)用。通過(guò)推銷(xiāo)員進(jìn)行客戶訪問(wèn)建立客戶檔案卡的主要做法是： 編制客戶訪問(wèn)日?qǐng)?bào) （或月報(bào)） ，由推銷(xiāo)員隨身攜帶，在進(jìn)行客戶訪問(wèn)時(shí)，即時(shí)填寫(xiě)，按規(guī)定時(shí)間上報(bào)，企業(yè)匯總整理，據(jù)此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。 除外， 還可編制客戶業(yè)務(wù)報(bào)表和對(duì)可客戶銷(xiāo)售報(bào)表， 以從多角度反映客戶狀況。為此，需制訂推銷(xiāo)員客戶信息報(bào)告制度（其中包括日常報(bào)告、緊急報(bào)告和定期報(bào)告） 。需制定推銷(xiāo)員客戶信息報(bào)告規(guī)程。2

28、、客戶檔案管理分類(lèi) 。利用上述資料，將企業(yè)擁有的客戶進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，目的在于提高銷(xiāo)售效率，促進(jìn)企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)工作更順利地展開(kāi)。客戶檔案管理分類(lèi)的主要內(nèi)容包括： .客戶性質(zhì)分類(lèi)。分類(lèi)的標(biāo)識(shí)有多種，主要原則是便于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的展開(kāi)。如按所有權(quán)，劃分（全民所有制、集體所有制、個(gè)體所有制、股份制、合資等） ；按客戶性質(zhì)劃分（批發(fā)店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專(zhuān)營(yíng)店等） ；按客戶地獄劃分（商業(yè)中心店、交通樞紐店、居民區(qū)店、其他店鋪等） ；按顧客的實(shí)際情況，確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶分 為不同的等級(jí)，以便于對(duì)客戶進(jìn)行商品管理、銷(xiāo)售管理和貨款回收管理。 .客戶等級(jí)分類(lèi)。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)

29、有客戶分為不同的等級(jí)，以便于進(jìn)行商品管理、銷(xiāo)售管理和貨款回收管理。 .客戶路序分類(lèi)。為便于推銷(xiāo)員巡回訪問(wèn)、外出推銷(xiāo)和組織發(fā)貨，首先將客戶劃分為不同的區(qū)域。然后，再將各區(qū)域內(nèi)的客戶按照經(jīng)濟(jì)合理原則劃分出不不同的路序。3 、客戶檔案管理構(gòu)成分析。 利用各種客戶資料，按照不同的標(biāo)識(shí)，將客戶分類(lèi)，分析其構(gòu)成情況，以從客戶角度全面把握本公司的營(yíng)銷(xiāo)狀況， 找出不足，確定營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn)，采取對(duì)策，提高營(yíng)銷(xiāo)效率?？蛻魳?gòu)成分析的主要內(nèi)容包括：銷(xiāo)售構(gòu)成分析。 根據(jù)銷(xiāo)售額等級(jí)分類(lèi)， 分析在公司的銷(xiāo)售額中， 各類(lèi)等級(jí)的客戶所占比重。并據(jù)此確定未來(lái)的營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn)。商品構(gòu)成分析。 通過(guò)分析企業(yè)商品總銷(xiāo)售量中， 各類(lèi)商品所占的比重，

30、 以確定對(duì)不同客戶的商品銷(xiāo)售重點(diǎn)和對(duì)策。地區(qū)構(gòu)成分析。通過(guò)分析企業(yè)總銷(xiāo)售額中，不同地區(qū)所占的比重。借以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出對(duì)策，解決問(wèn)題?？蛻粜庞梅治?。 在客戶信用等級(jí)分類(lèi)的基礎(chǔ)上， 確定對(duì)不同客戶的交易條件、 信用限度和交易業(yè)務(wù)處理方法。四、客戶檔案管理應(yīng)注意問(wèn)題在客戶檔案管理過(guò)程中，應(yīng)注意下列問(wèn)題：1 、 客戶檔案管理應(yīng)保持動(dòng)態(tài)性。 客戶檔案管理不同于一般的檔案管理。 如果一經(jīng)建立，即置之不顧， 就失去了其意義。 需要根據(jù)客戶情況的變化， 不斷地加以調(diào)整， 消除過(guò)舊資料；及時(shí)補(bǔ)充新資料，不斷地對(duì)客戶的變化，進(jìn)行跟蹤記錄。2、客戶檔案管理的重點(diǎn)不僅應(yīng)放在現(xiàn)有客戶上，而且還應(yīng)更多地關(guān)注未來(lái)客戶或潛在

31、客戶，為企業(yè)選擇新客戶，開(kāi)拓新市場(chǎng)提供資料。3 、 客戶檔案管理應(yīng)“用重于管”， 提高檔案的質(zhì)量和效率。 不能將客戶檔案束之高閣，應(yīng)以靈活的方式及時(shí)全面地提供給推銷(xiāo)人員和有關(guān)人員。 同時(shí)， 應(yīng)利用客戶檔案， 作更多的分析，使死檔案變成或資料。確定客戶檔案管理的具體規(guī)定和辦法?？蛻魴n案不能秘而不宣，但由于許多資料公開(kāi)會(huì)直接影響與客戶的合作關(guān)系，不宜流出企業(yè)，只能供內(nèi)部使用。所以， 客戶檔案應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，并確定嚴(yán)格的查閱和利用的管理辦法。加強(qiáng)企業(yè)合同檔案管理企業(yè)合同檔案管理是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)中與自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)合同檔案管理是維護(hù)當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)，打造誠(chéng)信企業(yè)，塑造企業(yè)形象的依據(jù)。各市地檔案局，省農(nóng)墾總局、省森工總局、哈爾濱鐵路局、?。ㄖ校┲庇嘘P(guān)單位檔案部門(mén)：企