完整的文件資料編號規(guī)則

1、1.完整的文件資料、記錄編號規(guī)則1目的確保對公司文件、資料及記錄進(jìn)行有效控制，便于識別、記錄和查詢，為文件資料和記錄的保管、 查閱創(chuàng)造條件。2范圍適用于公司質(zhì)量管理體系要求的文件、資料識別，以及質(zhì)量管理體系實(shí)施過程中有關(guān)質(zhì)量記錄的標(biāo) 識。3文件的編號與格式 /x x x x _ x x x x編制年份（發(fā)文年）順序號分類號企業(yè)代號4質(zhì)量體系文件編號格式說明4.1 質(zhì)量體系文件編號規(guī)則4.1.1 企業(yè)代號標(biāo)識：用企業(yè)名稱簡寫的漢語拼音字母表示：wn機(jī)動車檢測有限公司4.1.2 文件分類號標(biāo)識：qm-質(zhì)量手冊qp程序文件qr質(zhì)量記錄qj檢測作業(yè)指導(dǎo)書ql-一管理制度qs設(shè)備操作規(guī)程qz儀器設(shè)備自校

2、規(guī)范qh儀器設(shè)備期間核查規(guī)程qt一其它4.1.3 順序標(biāo)識：此文件在系列文件中的順序號。4.1.4 年份號標(biāo)識：發(fā)布此文件的年份編號。4.1.5 版次編號：對文件進(jìn)行給修改時需要對修改的次數(shù)編號，修改次數(shù)的編號以阿拉伯字標(biāo)識，但需要換版時，以大寫英文字母標(biāo)識，修改和換版的規(guī)定見文件控制程序。4.1.6 例如：質(zhì)量管理體系質(zhì)量手冊編號：wno/qm 012013表示該文件是：公司 2009年發(fā)布的質(zhì)量管理體系第一層次文件2013年編制序號為01的質(zhì)量手冊。4.2 外來文件編號4.2.1 外來文件的接收，應(yīng)先經(jīng)辦公室接收，經(jīng)辦公室識別是否屬于受控文件。外來非受控文件以行政文件方式接收，按行政文件編

3、號方式編號，受控文件按4.2.2 424方式編號。4.2.2 企業(yè)代號標(biāo)識同 4.1.1。4.2.3 文件分類號標(biāo)識：fg-法律法規(guī)bz國際國家標(biāo)準(zhǔn)js技術(shù)資料qt-顧客和供方等相關(guān)方文件4.2.4 順序標(biāo)識：按收集先后順序編號4.2.5 年份號標(biāo)識：按收集時間的年份編號。4.3 行政性文件收發(fā)編號行政性文件編號如下：xxx xxxx第 x 號發(fā)文順序號發(fā)文年份公司代號公司代號一般以“溫甌檢收”或者“溫甌檢發(fā)”標(biāo)識。4.4 文件的發(fā)放4.4.1 對發(fā)放至有關(guān)人員的文件資料屬于受控的都應(yīng)編制發(fā)文編號，以加蓋“受控文件”章方式手動填寫，“受控文件”章應(yīng)包含一下內(nèi)容：受控文件分發(fā)號持有人發(fā)文時間4.

4、4.2 受控文件發(fā)文號應(yīng)與編制文件的編號有所區(qū)別，其編制年號由發(fā)文年月來代替，按部門分類應(yīng)有唯一性代碼予以區(qū)別。4.4.3 文件分類號標(biāo)識：jz機(jī)構(gòu)認(rèn)證gl管理層（總經(jīng)理、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人）cd-一檔案室存檔xz-辦公室sl受理大廳aj安檢車間hj環(huán)保監(jiān)測車間4.4.4 順序標(biāo)識：按各部門編制人員順序編號，應(yīng)編制所有人員固定編號和分發(fā)文件的目錄存檔。順序號以01開始編號。4.4.5 年份號標(biāo)識：按發(fā)放時間的年份編號。4.4.6 文件層次標(biāo)識：可省略。4.4.7 發(fā)文時間：按持有人簽收的時間編寫。機(jī)構(gòu)認(rèn)證需要的文件可以不用填寫。4.4.8 例如：受 控 文件分發(fā)號wno/sl02-2013

5、持有人xxx發(fā)文時間2013年10月21日表示該文件為：機(jī)動車檢測有限公司受理大廳編號為02的員工xxx持有，分發(fā)時間為 2013年10月21日，wno-sl-02-2013即為該員工所有受控文件的唯一標(biāo)識。4.4.9 非受控文件的發(fā)放以行政行文形式分發(fā)。4.5 文件的存檔存檔文件的編號按檔案管理程序執(zhí)行。5相關(guān)文件文件控制程序。合同管理制度1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了龍騰公司合同管理工作的管理機(jī)構(gòu)、職責(zé)、合同的授權(quán)委托、洽談、承辦、會簽、訂閱、履行和變更、終止及爭議處理和合同管理的處罰、獎勵;本標(biāo)準(zhǔn)適用于龍騰公司項(xiàng)目建設(shè)期間的各類合同管理工作，廠內(nèi)各類合同的管理，廠內(nèi)所屬各具法人資格的部門，參照本標(biāo)準(zhǔn)

6、執(zhí)行。2規(guī)范性引用中華人民共和國合同法龍騰公司合同管理辦法3定義、符號、縮f略語4 職責(zé)4.1 總經(jīng)理：龍騰公司經(jīng)營管理的法定代表人。負(fù)責(zé)對廠內(nèi)各類合同管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。以法人代表名義或授權(quán)委托他人簽訂各類合法合同，并對電廠負(fù)責(zé)。4.2 工程部：是發(fā)電廠建設(shè)施工安裝等工程合同簽訂管理部門；負(fù)責(zé)簽訂管理基建、安裝、人工技術(shù)的工程合同。4.3 經(jīng)營部：是合同簽訂管理部門，負(fù)責(zé)管理設(shè)備、材料、物資的訂購合同。4.5 合同管理部門履行以下職責(zé)：4.5.1 建立健全合同管理辦法并逐步完善規(guī)范；4.5.2 參與合同的洽談、起草、審查、簽約、變更、解除以及合同的簽證、公證、調(diào)解、訴訟等活動，全程跟蹤和檢

7、查合同的履行質(zhì)量；4.5.3 審查、登記合同對方單位代表資格及單位資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、技術(shù)裝備、信譽(yù)、越區(qū)域經(jīng)營許可等證件及履約能力（必要時要求對方提供擔(dān)保） ，檢查合同的履行情況；4.5.4 保管法人代表授權(quán)委托書、合同專用章，并按編號歸口使用；4.5.5 建立合同管理臺帳，對合同文本資料進(jìn)行編號統(tǒng)計管理；4.5.6 組織對法規(guī)、制度的學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行，定期向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報告工作；4.5.7 在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技術(shù)部：專職合同管理員及材料、燃料供應(yīng)部兼職合同管理員履行以下職責(zé)：4.6.1 在主任領(lǐng)導(dǎo)下，做好本部門負(fù)責(zé)的各項(xiàng)合同的管理工作，負(fù)責(zé)保管“法人授權(quán)委托書”4.6.2 簽訂合同時，檢查對方的有關(guān)證件，對合同文本內(nèi)容依照法規(guī)進(jìn)行檢查，檢查合同標(biāo)的數(shù)量、金額、日期、地點(diǎn)、質(zhì)量要求、安全責(zé)任、違約責(zé)任是否明確，并提出補(bǔ)充及修改意見。重大問題應(yīng)及時