體系文件編寫

1、.0 體系文件編寫體系文件編寫 .1 一體系文件編寫的重要性一體系文件編寫的重要性 體系文件在OHSAS18000體系建立和運行的過程中扮演著相當重要的角色： （1）符合標準要求 在OHSAS18000的條文中，均要求組織 “組織應(yīng)根據(jù)本OHSAS 標準的要求建立、實施、保持及持續(xù)改善OH&S 管理體 系，形成文件”。 （2）工作的依據(jù) 建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和穩(wěn)定的工作 方式，以避免不同的人在操作相同的工作時出現(xiàn)不一致的工作方式和標準，或者由 于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚。 .2 一體系文件編寫的重要性一體系文件編寫的重要性 （3） 提升管理技

2、術(shù)水平的基礎(chǔ) 當所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日 常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 （4） 防止經(jīng)驗的流失 書面化的運行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗的 流失，從而造成動作上的因難。 .3 一體系文件編寫的重要性一體系文件編寫的重要性 （5）改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大 大減少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的磨 擦的機會。 （6）員工的責(zé)任心和榮譽感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確 了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽感。 .4 二體系文件的架構(gòu)二體系文件的架構(gòu) （一）目前建立的體系文件，一般企

3、業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次，即： 一階文件：手冊 二階文件：程序 三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格 但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多 規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個層次，即： 一階文件：手冊 二階文件：程序/工作指導(dǎo)書 三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時 亦需考慮公司未來的擴充和發(fā)展等。 .5 二體系文件的架構(gòu)二體系文件的架構(gòu) （二）文件架構(gòu)的說明 1手冊 對于一個國家來說，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必 須依憲法的要求來擬制，而對于一間公司來說，手冊即是公 司在管理制度上的根本大法，它會敘述公司在體系運

4、行上的 大綱要求，簡言之，手冊即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。 2程序書 程序即是明確規(guī)定工作進行的途徑，亦就是說，針對手冊要 求的工作和要求程序需詳細描述。文件化的程序通常包括活 動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時、何地和由 誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控 制和記錄等。 .6 二體系文件的架構(gòu)二體系文件的架構(gòu) 3工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它需詳細敘述某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作，很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標準 書。 4表單 格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時，就 應(yīng)適當?shù)脑O(shè)計用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè) 計復(fù)雜的表格會令

5、工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計表格應(yīng) 力求共享，在表達明白的前提下，精簡填寫項目和內(nèi)容。 .7 二體系文件的架構(gòu)二體系文件的架構(gòu) 一般來說，一項工作涉及到多個部門則我們寫文件時編制成程序， 例如：采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的 作業(yè)在編制文件時做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書 產(chǎn)品檢驗指導(dǎo)書等。 一般對于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標準亦歸納為工作指導(dǎo) 書類文件。 .8 三、文件的結(jié)構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu) 一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有： 1目的 2范圍 3權(quán)責(zé) 4定義 5作業(yè)內(nèi)容/文件內(nèi)容 6附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)

6、容做一詳細敘述： 1目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么”？ .9 三、文件的結(jié)構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu) 2范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時機，范圍的界定直接決定文件的功能范圍， 所以編寫時應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動和自動的鉆床，如果文 件的內(nèi)容只針對臺式鉆床，卻將文件的范圍寫成“適用于公司所有鉆床的 使用”，即是明顯的錯誤。 3權(quán)責(zé) 即在文件運行中相關(guān)單位及人員所擔負的權(quán)責(zé)，一般時常會就相關(guān)人員 擔負的權(quán)責(zé)做簡單敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和 相關(guān)部門的權(quán)責(zé)。 4定義 亦即名詞解釋，針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語、英文縮寫做明確說 明， 會令文件內(nèi)容更清楚明白

7、。 .10 三、文件的結(jié)構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu) 5作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個部份。 （1）流程圖：以流程圖的形式描述工作進行和程序，會更容易了解 文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。 （2）文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時，一定需注意5W1H（WHO， WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）結(jié)合，即由誰（WHO）， 在何時（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），為什么 做（WHY），怎樣做（HOW），缺少任何一個W或 H，都有可能使文 件的內(nèi)容不易理解。 .11 三、文件的結(jié)構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu) 6參考文件資料 用以索引

8、文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時，最 好將文件的編號同時附在文件名之后，以及便查找，但是不可 將文件版本附上。 7附件 一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所 有的表單都應(yīng)從此而來，最好將表單的編號附在名稱后，但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的 需要，可適當?shù)娜コ恍┎贿m用的項目。 .12 四流程圖繪制四流程圖繪制 在編制文件的過程中，適當?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會更容易理 解文件內(nèi)容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能 做到清楚明了即可。 1 流程圖常用的符號 .1

9、3 四流程圖繪制四流程圖繪制 例一：收貨流程 供應(yīng)商 送貨 本公司倉庫 核對送貨 單與實物 收貨 .14 四流程圖繪制四流程圖繪制 此范例將執(zhí)行的工作以執(zhí)行項目來區(qū)分，這是一個最簡單的流程圖， 您可以任意發(fā)揮。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行項目 負責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員 產(chǎn)品生產(chǎn)日報 .15 四流程圖繪制四流程圖繪制 例二：流程圖將執(zhí)行項目、負責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂， 也是制作流程圖的常用方法之一。 總之，使用流程圖的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過繁

10、雜和繁瑣，當制成流程圖時或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用 的時機。 .16 五、編寫文件的五忌五、編寫文件的五忌 （一）、忌簡單草率，未將所有的工作要求都納入體系。 （二）、忌過于彈性化，失去可操作性。 （三）、忌理想主義化，導(dǎo)致無法實施。 （四）、忌部門主義化，導(dǎo)致其它部門無法配合。 （五）、忌咬文嚼字，理解困難。 .17 六、文件的審查、批準六、文件的審查、批準 一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng) 理審核后即可頒布使用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法 欠妥當，因為部門專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒 有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部

11、門核準使用，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會 對其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和 核準，許多公司規(guī)定了不同審查和核準方式，例： .18 六、文件的審查、批準六、文件的審查、批準 陽光企業(yè)有限公司文件審查、核準陽光企業(yè)有限公司文件審查、核準 文件類別 審 查 核 準 手冊 各部門主管 董事長 程序 各部門主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書 部門主管 總經(jīng)理 圖紙 工程部主管 一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部 門的意見，并加以修訂補充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。 .19 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 A 程序文件

12、范例一、火災(zāi)應(yīng)急管理規(guī)定 10 目的 減少因火災(zāi)/爆炸對環(huán)境造成的影響，避免人員的傷亡， 減少財產(chǎn)的損失。 20 適用范圍 適用于對公司內(nèi)的火災(zāi)/爆炸的響應(yīng)，但不適用于在地震 發(fā)生的火災(zāi)/爆炸。 .20 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 30 職責(zé)和權(quán)限 3.1 管理部 a.是火災(zāi)應(yīng)急方案的歸口管理部門。 b.負責(zé)公司消防安全培訓(xùn)工作并定期檢查培訓(xùn)效果。 c.負責(zé)火災(zāi)發(fā)生后的調(diào)查分析，提出相應(yīng)的整改措施并監(jiān)督措施與方案的 落實。 d.負責(zé)組織相關(guān)部門進行消防演習(xí)。 e.負責(zé)全公司消防器材管理。 3.2各部門負責(zé)做好本部門緊急情況的準備和響應(yīng)措施的落實及緊急情況的 善

13、后處理工作。 .21 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 40 程序 4.1火災(zāi)預(yù)防 4.1.1 除了指定的吸煙點外，公司其它地方不允許吸煙。 4.1.2 在公司范圍內(nèi)動火，需填寫動用明火操作申請單，經(jīng)審 批同意后方可進行。 4.1.3 易燃易爆品的卸車、搬運、儲存 等應(yīng)按照有關(guān)的規(guī)定指引執(zhí)行。 .22 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 4.2發(fā)生小火 發(fā)生小火時，現(xiàn)場人員應(yīng)： A.立即找就近的滅火器或消防栓滅火，同時召集鄰近人員進行 救險，立即切斷起火區(qū)域的電源； B當火災(zāi)由電源引起時，切斷電源前，應(yīng)使用干粉滅火器， C. 滅火后，處理人

14、員應(yīng)向經(jīng)警隊報告。 .23 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 4.3火勢不能控制或發(fā)現(xiàn)已成為大火或發(fā)生爆炸時： 4.3.1當事人或目擊者應(yīng)立即報告公司經(jīng)警隊應(yīng)急電話XXX、XXXXX或當班工班長， 經(jīng)警或工班長應(yīng)立即組織義務(wù)消防隊到火災(zāi)現(xiàn)場，并派人在門口接警，情況萬 分緊急時即刻報119。報警內(nèi)容： a.單位名稱、詳細地址（XXXXXX有限公司，XX市XX路1號）、附近標識物； b.燃燒具體部位、何種物品（介質(zhì)）；c.火勢大小、多大面積（正在冒煙、可能爆 炸）；d.報警人電話、姓名，準備在路口接車、引路。 4.3.2當火場有人受傷，需要送醫(yī)時，應(yīng)打120報警，并派人

15、在門口接警。報警時應(yīng) 提供以下信息：a.起火地點、多少人；b.情況如何：昏迷？骨折、燒傷等；c.聯(lián) 系方式：聯(lián)系人和電話。 .24 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 4.4情況匯報、措施處置 當公司領(lǐng)導(dǎo)到達現(xiàn)場后，第一現(xiàn)場當班工段長和其他增援的當班工段長、 水電負責(zé)人、當班經(jīng)警應(yīng)立即用最短的時間，最簡練的語言匯報現(xiàn)場進 行的救援情況及疏散員工、救護傷員等方面的情況。公司領(lǐng)導(dǎo)聽取匯報 后，應(yīng)根據(jù)情況調(diào)動人力、物力并協(xié)助政府職能部門采取最佳的方案和 措施將損失減少到最低程度。 .25 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 4.5人員疏散 當聽到火

16、災(zāi)報警時，建筑物內(nèi)的所有員工應(yīng)從最近的安 全緊急疏散通道有序地疏散到應(yīng)急集中點。在疏散前，設(shè) 備應(yīng)按規(guī)定處理(例如：切斷電源、氣源等等)。撤退期間各 主管負責(zé)其屬下員工的清點工作，經(jīng)警應(yīng)統(tǒng)計訪客人數(shù)， 當有人員缺失時，立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)視火勢的發(fā)展 決定是否能組織救險隊員進入現(xiàn)場實施救人。 .26 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 4.6災(zāi)場警戒 經(jīng)警隊應(yīng)在根據(jù)消防部門的指示在火場周圍設(shè)立警戒區(qū)，防止無關(guān) 人員進入火場，并保持消防通道的暢通。 4.7義務(wù)消防隊員應(yīng)在火區(qū)四周布置消防水帶，對設(shè)備、建筑物、罐區(qū)進行 降溫以防止蔓延。當火災(zāi)靠近罐區(qū)、倉庫等易燃易爆區(qū)域

17、時，應(yīng)重點對 這些區(qū)域進行噴水降溫處理。 4.8消防部門到達現(xiàn)場后，經(jīng)警隊負責(zé)人應(yīng)向消防隊介紹火場情況： A.人員遺留情況； B.起火物及現(xiàn)場物品存放。 .27 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 4.9當火災(zāi)涉及揮發(fā)性化學(xué)品，如溶劑時，義務(wù)消防 隊應(yīng)在泄漏的上風(fēng)位建立應(yīng)急集中點。如火災(zāi)或爆 炸引起人員傷亡或環(huán)境污染時，應(yīng)按應(yīng)急溝通要求 立即向有關(guān)負責(zé)人報告。 4.10火災(zāi)或爆炸現(xiàn)場撲救結(jié)束后，公司有關(guān)職能部 門負責(zé)人應(yīng)主動配合政府保護事故現(xiàn)場，并協(xié)助調(diào) 查事故原因，并作出事故結(jié)論。 .28 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 4.11組織搶

18、修事故現(xiàn)場，盡快恢復(fù)生產(chǎn)。火災(zāi)所產(chǎn)生的廢物應(yīng)按固體廢 棄物管理規(guī)定進行處理。 4.12應(yīng)急設(shè)備 4.12.1各區(qū)域現(xiàn)場應(yīng)有火災(zāi)疏散路線圖或消防標識，路線圖或消防標識由管 理部經(jīng)警隊準備。 4.12.2公司應(yīng)按防火計劃的要求配備消防系統(tǒng)及器材，并且定期檢查維護， 確保其有效性。 4.12.3各部門應(yīng)保持消防通道，安全門暢通，嚴禁堵塞或占用通道，堵塞安 全門。 4.12.4 各區(qū)域的消防標識應(yīng)保持清晰。 .29 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 A A 程序文件范例二、程序文件范例二、有害作業(yè)管理規(guī)定有害作業(yè)管理規(guī)定 1.定義： 有害作業(yè)：是指職工所從事作業(yè)的環(huán)境中可能

19、因為工業(yè)毒物、 不良氣象條件、生物因素、不合理勞動組織以及一般衛(wèi)生 條件惡劣的職業(yè)性毒害導(dǎo)致疾病之作業(yè)。 .30 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 2.職責(zé): 2.1管理部負責(zé)收集與本公司職業(yè)健康安全有關(guān)的法 律法規(guī),確定有害作業(yè)清單。 2.2各部門負責(zé)根據(jù)有害作業(yè)清單對相關(guān)人員進行日 常管理。 2.3管理部負責(zé)有害作業(yè)歸口管理。 .31 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 3.相關(guān)法規(guī): 職業(yè)病目錄、中華人民共和國職業(yè)病防治 法、職業(yè)健康監(jiān)護管理、職業(yè)病診斷與 鑒定、職業(yè)病危害事故調(diào)查處理辦法 .32 七職業(yè)健康安全體系程序文件范例七職業(yè)健康安全體系程序文件范例 4.工作步驟 4.1管理部負責(zé)與市疾病預(yù)防控制中心、市安監(jiān)局等部門 保持聯(lián)系，及時獲得有關(guān)法律法規(guī)。 4.2管理部根據(jù)安全評價報告和相關(guān)法規(guī)確定有害作業(yè)清 單。 4.3在以下情況下，管理部及時更