震旦家具公司SAP實(shí)施專案--總務(wù)采購流程45

1、第三章-MM03_ 總務(wù)采購流程 1. 流程說明 此流程是針對備品備件、固定資產(chǎn)、廣告投放、型錄印刷 、培訓(xùn) 服務(wù)的請購單實(shí)行采購作業(yè)，在系統(tǒng)中有貨源清單時(shí)，系統(tǒng)自動 指派供應(yīng)商，自動生成采購訂單；在系統(tǒng)中無貨源清單，總務(wù)采 購匯同相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門進(jìn)行供應(yīng)商的選擇并確定合理價(jià)格。當(dāng) 采購訂單價(jià)格大于采購申請單價(jià)，需經(jīng)過申請部門主管確認(rèn)后， 更新采購信息；采購訂單打印出來后經(jīng)主管審批后，發(fā)送給供應(yīng) 商，并得到供應(yīng)商的確認(rèn)。 本流程涉及 9 種情形：采購申請自動指派供應(yīng)商；采購申請自動 轉(zhuǎn)成采購訂單；顯示采購訂單；進(jìn)行詢報(bào)價(jià)、價(jià)格比較作業(yè)；拒 絕報(bào)價(jià)作業(yè)；更新采購信息記錄； 維護(hù)貨源清單。 注意事

2、項(xiàng)： 1. 采購申請自動指派供應(yīng)商；采購申請自動轉(zhuǎn)成采購訂單；更新 采購信息記錄；維護(hù)貨源清單，是針對備品備件的采購所執(zhí)行 的動作。 Page 1 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 2. 在更新采購信息記錄前， 需填寫 SAP系統(tǒng)采購信息記錄維護(hù)申 請表，并得到申請部門主管和總務(wù)主管的確認(rèn)。 3. 現(xiàn)階段，對涉及專業(yè)性的采購，如廣告投放 / 型錄印刷、培訓(xùn) 服務(wù)等采購，由相關(guān)技術(shù)部門確定供應(yīng)商和價(jià)格，由總務(wù)部采 購根據(jù)相關(guān)技術(shù)資料、 支持文件和采購申請?jiān)谙到y(tǒng)中創(chuàng)建采購 訂單 2. 流程圖 文件名

3、稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM Page 2 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 3 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 4 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 5 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 3. 系統(tǒng)操作

4、 3.1. 操作范例 例 1：自動指派供應(yīng)商：將采購申請 18000031 指派供應(yīng)商 11000008 例 2：PR自動轉(zhuǎn)成 PO：將采購申請 18000031 轉(zhuǎn)成 PO 例 3：顯示 PO： 4590000010 Page 6 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 例 4：執(zhí)行彩電的詢價(jià)作業(yè) 例 5：執(zhí)行供應(yīng)商( 11000046)彩電的報(bào)價(jià)作業(yè) 例 6：執(zhí)行彩電的價(jià)格比較作業(yè) 例 7：更新物料 1031 采購信息記錄，采購信息記錄由 6.84 元 變成 5 元 例 8：維護(hù)物料 1033 的

5、貨源清單 3.2. 系統(tǒng)菜單及交易代碼 例 1：自動指派供應(yīng)商：將采購申請 18000031 指派供應(yīng)商 11000008 后勤 物料管理 采購 采購申請 后繼功能 交易代碼： ME56 Page 7 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 3.3. 系統(tǒng)屏幕及欄位解釋 欄位名稱 欄位說明資料范例 采購申請 采購申請是指所要自動指派供應(yīng)商的的采18000031 購申請的號碼，總務(wù)類采購申請 ZB 的號碼 分配是從 18000000 到 18999999 采購申請 自動指派供應(yīng)商所要滿足的條件： 物料主

6、檔中的采購數(shù)據(jù)中的自動采購訂 Page 8 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 單打 供應(yīng)商主檔中的采購數(shù)據(jù)中的自動建立 采購訂單 供應(yīng)商與物料必須要有信息記錄 物料必須有貨源清單 采購組 采購組織可分為多個(gè)采購組， 采購組是指采 購員的代碼，總務(wù)類采購組設(shè)置為 3 位數(shù)字， 以 5 開頭 工廠 工廠是掛在公司下面的，它可以是制造實(shí) 體，倉庫分配中心，地方銷售辦事處。這里 請輸入總務(wù)工廠： FZ00 排序標(biāo)識 系統(tǒng)自動會指定標(biāo)識 1，排序標(biāo)識是指對采 購申請單按照標(biāo)識進(jìn)行自動排序 清單范圍 系統(tǒng)自

7、動會指定 A 501 FZ00 1：按采購請 求號和項(xiàng)目 進(jìn)行排序 A 3- 行 + n 指定 按 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面 Page 9 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 欄位名稱 欄位說明 資料范例 自動分配 按菜單欄上的 鍵，系統(tǒng)自動指派供 供應(yīng)商 應(yīng)商，并帶出信息記錄 11000008 信息記錄 信息記錄是為采購提供貨源信息。 它說明供 530000039 應(yīng)商與物料或服務(wù)的關(guān)系， 并且?guī)椭少弳T 確定供應(yīng)商提供貨物的情況。 例 2：PR自動轉(zhuǎn)成 PO：將采購申請 18000031 轉(zhuǎn)成 PO

8、文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 10 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 路徑：后勤 物料管理 采購 采購申請 建立采購訂單 交易代碼： ME59 資料范例 欄位名稱 欄位說明 采購組 此欄位為必輸項(xiàng)， 采購組織可分為多個(gè)采購 501 組，采購組是指采購員的代碼，總務(wù)類采購 組設(shè)置為 3 位數(shù)字，以 5 開頭 Page 11 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 供應(yīng)商 此欄位為必輸項(xiàng)； 供應(yīng)商是物料或服務(wù)采購 來源，在 S

9、AP系統(tǒng)中是財(cái)務(wù)管理和物料管理 的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)， 總務(wù)類供應(yīng)商代碼設(shè)置為 8 位 數(shù)字，共分為兩類，長期供應(yīng)商設(shè)置為 11xxxxxx ；一次性供應(yīng)商設(shè)置為 99xxxxxx 、 內(nèi)部供應(yīng)商設(shè)置為 15xxxxxx 。 工廠 此欄位是必輸項(xiàng)，工廠是掛在公司下面，它 可以是制造實(shí)體，倉庫分配中心，地方銷售 辦事處。這里請輸入總務(wù)工廠： FZ00 測試運(yùn)行 把 PR自動轉(zhuǎn)成 PO，進(jìn)行試驗(yàn)性的測試運(yùn)行 11000008 FZ00 按 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM Page 12 of 40 資

10、料范例 欄位名稱 欄位說明 消息 消息是指將 PR自動產(chǎn)生 PO，在測試運(yùn)行后， 測試運(yùn)行成 系統(tǒng)自動產(chǎn)生的消息。 功 按 （上一頁）鍵進(jìn)入上一個(gè)畫面 Page 13 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 欄位名稱 欄位說明 資料范例 采購組 此欄位為必輸項(xiàng)， 采購組織可分為多個(gè)采購 501 組，采購組是指采購員的代碼，總務(wù)類采購 組設(shè)置為 3 位數(shù)字，以 5 開頭 供應(yīng)商 此欄位為必輸項(xiàng)； 供應(yīng)商是物料或服務(wù)采購 11000008 來源，在 SAP系統(tǒng)中是財(cái)務(wù)管理和物料管理 的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)， 總務(wù)類供

11、應(yīng)商代碼設(shè)置為 8 位 數(shù)字，共分為兩類，長期供應(yīng)商設(shè)置為 11xxxxxx ；一次性供應(yīng)商設(shè)置為 99xxxxxx 、 Page 14 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 內(nèi)部供應(yīng)商設(shè)置為 15xxxxxx 。 工廠 此欄位是必輸項(xiàng)，工廠是掛在公司下面，它 FZ00 可以是制造實(shí)體，倉庫分配中心，地方銷售 辦事處。這里請輸入總務(wù)工廠： FZ00 按 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。 Page 15 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/2

12、0 11:45 PM 資料范例 欄位名稱 欄位說明 消息將 PR自動轉(zhuǎn)成 PO，并采購采購訂單號碼4590000010 點(diǎn)擊（ PO號碼）進(jìn)入下一個(gè)畫面。 資料范例 欄位名稱 欄位說明 采購申請 指采購訂單是根據(jù)采購申請 18000031生成 18000031 Page 16 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 例 3：顯示 PO： 459000001 路徑：后勤 物料管理 采購 采購訂單 交易代碼： ME22 Page 17 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)

13、備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 欄位名稱 欄位說明 資料范例 采購訂單 此欄位為必輸項(xiàng)， 輸入所要顯示的采購訂單 4590000010 號碼 按 或 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。 Page 18 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 欄位名稱 欄位說明 資料范例 采購訂單 顯示 PO的所有信息 4590000010 選擇采購訂單的行項(xiàng)目，點(diǎn)擊 ，查看采購訂單的歷史。 Page 19 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期：

14、 03/21/20 11:45 PM 欄位名稱 欄位說明 資料范例 GR GR，指對采購訂單的收貨情況。 IR-L IR-L ，指針對采購訂單收貨的發(fā)票開立情 況。 例 4：執(zhí)行彩電的詢價(jià)作業(yè) 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 20 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 路徑：后勤 物料管理 采購 詢價(jià)/ 報(bào)價(jià) 詢價(jià) 交易代碼： ME41 資料范例 欄位名稱 欄位說明 詢價(jià)類型 此欄位為必輸項(xiàng)；詢價(jià)類型共分為 2 類：AN AN詢價(jià) Page 21 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備

15、: ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 為詢價(jià)， AB為 GP 投標(biāo)需求，系統(tǒng)自動指定 為 AN 語言代碼 系統(tǒng)自動指定為 ZH 詢價(jià)日期 此欄位為必輸項(xiàng)；輸入進(jìn)行詢價(jià)的日期，格 式為 YY/MM/DD 報(bào)價(jià)截止 此欄位為必輸項(xiàng)；輸入報(bào)價(jià)終止日期，格式 日期 為 YY/MM/DD 采購組織 此欄位為必輸項(xiàng)，采購組織是一個(gè)組織單 元，負(fù)責(zé)采購物料或服務(wù)，與供應(yīng)商協(xié)商采 購條件。采購組織負(fù)責(zé)為指定的工廠購買物 料和服務(wù)?？倓?wù)類采購組織為 FG01。 采購組 此欄位為必輸項(xiàng)， 這里的采購組通常是指進(jìn) 行詢價(jià)的人，采購組織可分為多個(gè)采購組， 采購組是指采購員的代碼， 總務(wù)類采購組設(shè)

16、 置為 3 位數(shù)字，以 5 開頭 按 或 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。 ZH 2001/03/05 2001/03/12 FG01 501 Page 22 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 欄位名稱 欄位說明 資料范例 公司代碼 此項(xiàng)為必輸項(xiàng)， 公司代碼是在一個(gè)集團(tuán)下的 F001 具有自己的資產(chǎn)負(fù)債表的各法獨(dú)立單元， 是 財(cái)務(wù)的核心組織單元。 按 或 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 23 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11

17、:45 PM 欄位名稱 欄位說明 資料范例 短文本 此欄位為必輸項(xiàng)； 短文本是指對所要詢價(jià)的 彩電 物料的型號、規(guī)格、品名等的詳細(xì)描述 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM Page 24 of 40 詢價(jià)數(shù)量 此欄位為必輸項(xiàng) 1 OUn 此欄位為必輸項(xiàng)； 是指物料的詢價(jià)定單的單 PC 位 交貨日期 此欄位為必輸項(xiàng)；是指要求供應(yīng)商交貨期 2001/04/31 限：格式為 YY/MM/DD 物料組 此欄位為必輸項(xiàng)； 物料組指對相同屬性的物 50514 料或服務(wù)，把它們組合成為一組。 在菜單攔中 ， 進(jìn)入下一畫面。

18、 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 25 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 欄位名稱 欄位說明 資料范例 供應(yīng)商 自動進(jìn)入供應(yīng)商地址畫面，選擇供應(yīng)商，系 110000046 統(tǒng)自動帶出供應(yīng)商名稱、標(biāo)題、搜索條件、 街道、城市等信息 例 5：執(zhí)行供應(yīng)商( 11000046)彩電的報(bào)價(jià)作業(yè) 路徑：后勤 物料管理 采購 詢價(jià)/ 報(bào)價(jià) 報(bào)價(jià) 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 26 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 交易代碼： ME47 欄位名稱 欄位說

19、明 資料范例 詢價(jià) 此項(xiàng)為必輸項(xiàng)，請輸入詢價(jià)的號碼，詢價(jià)單 6000000008 的號碼設(shè)置為 10位，以 6 打頭。 或 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面 Page 27 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 欄位名稱 欄位說明 資料范例 凈價(jià) 此欄位為必輸項(xiàng)；請輸入供應(yīng)商 11000046 凈價(jià)： 1800 的報(bào)價(jià)，此價(jià)格為不含稅價(jià)。 元 例 5：執(zhí)行彩電的價(jià)格比較作業(yè) 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 28 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期：03/21/20 11:45

20、PM 路徑：后勤 物料管理 采購 詢價(jià)/ 報(bào)價(jià) 報(bào)價(jià) 價(jià)格比較 交易代碼： ME49 資料范例 欄位名稱 欄位說明 采購組織 此欄位為必輸項(xiàng)，采購組織是一個(gè)組織單 FG01 元，負(fù)責(zé)采購物料或服務(wù)，與供應(yīng)商協(xié)商采 購條件。采購組織負(fù)責(zé)為指定的工廠購買物 Page 29 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 料和服務(wù)。總務(wù)類采購組織為 FG01。 報(bào)價(jià) 此欄位為必輸項(xiàng)，請輸入報(bào)價(jià)單的號碼 6000000008 到 6000000010 按 或 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面 Page 30 of 40 資料范例 欄

21、位名稱 欄位說明 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 報(bào)價(jià) 三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，從小到大進(jìn)行排列，可 看出最低報(bào)價(jià)的是上海良木家具有限公司， 最高價(jià)格的是上海匯興實(shí)業(yè)有限公司 例 7：拒絕報(bào)價(jià)： 6000000009 路徑：后勤 物料管理 采購 詢價(jià)/ 報(bào)價(jià) 交易代碼： ME47 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM Page 31 of 40 資料范例 欄位名稱 欄位說明 詢價(jià) 此欄位為必輸項(xiàng)，請輸入詢價(jià)單的號碼 600000

22、0009 按 或 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面 Page 32 of 40 資料范例 欄位名稱 欄位說明 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM R 此欄位為拒絕某供應(yīng)商報(bào)價(jià)的必輸項(xiàng)， R 是 指拒絕標(biāo)識 按 鍵，系統(tǒng)顯示詢價(jià) 6000000009 的報(bào)價(jià)被維護(hù)的信息。 例 8：更新物料 1031 采購信息記錄，采購信息記錄由 6.84 元 變成 5 元 路徑：后勤 物料管理 采購 詢價(jià)/ 報(bào)價(jià) 報(bào)價(jià) 價(jià)格比較 交易代碼： ME47 Page 33 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 :

23、 ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 欄位名稱 欄位說明資料范例 詢價(jià)請輸入根據(jù)詢價(jià)單來更新采購信息記錄的6000000013 詢價(jià)單號碼 按 或 鍵進(jìn)入下一個(gè)畫面。 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 34 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 選擇行項(xiàng)目，鼠標(biāo)點(diǎn)擊 2 下進(jìn)入下一個(gè)畫面 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase Page 35 of 40 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 資料范例 欄位名稱 欄位說明 信息記錄 此欄位為必輸項(xiàng)，請選擇參數(shù) A 或 B或 C。 A 更新 信息記錄分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和組織數(shù)據(jù)。 基礎(chǔ)數(shù) 據(jù)用于信息記錄的所有組織級別上。 組織數(shù) 據(jù)用于各個(gè)采購部門或工廠。 信息記錄可以得到的附加信息： 當(dāng)前和未來的價(jià)格和條件 最新一次的采購訂單的編號 物料的描述：即在采購訂單中的描述 Page 36 of 40 文件名稱： UM_MM03_GA_Purchase 文件準(zhǔn)備 : ameli 日期： 03/21/20 11:45 PM 某種物料的訂單的統(tǒng)計(jì) 不