學(xué)院各部門檔案立卷歸檔管理辦法

1、學(xué)院各部門檔案立卷歸檔管理辦法 學(xué)院各部門檔案立卷歸檔管理辦法一根據(jù)高等學(xué)校檔案工作規(guī) 范外國語職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理制度的規(guī)定，為完善全校各部門 立卷歸檔制度，特制定本辦法。 二立卷歸檔基本原則本校各部門和個人從事黨政管理教學(xué)科學(xué)研 究外事出版等各項工作活動中形成的檔案材料，是學(xué)校的財產(chǎn)，是黨 和國家的財富，必須移交給學(xué)校綜合檔案室，任何部門和個人不得私 自保留。 凡屬外國語職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理制度所劃定的檔案材料， 各部門和個人必須按照本辦法進行立卷歸檔。 學(xué)校嚴格實行部門立卷歸檔制度，各系部處室均系立卷單位。 每個立卷人員的材料積累立卷，均按立卷單位統(tǒng)一歸檔。 校綜合檔案室按立卷單位接收檔

2、案。 三立卷歸檔的組織規(guī)范綜合檔案室是學(xué)校檔案工作職能部門，負 責(zé)全校檔案的管理開發(fā)和利用，同時負責(zé)對各處級單位的立卷歸檔工 作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。 全校各處級單位是文件材料產(chǎn)生和形成的部門，負責(zé)組織本部門 的立卷歸檔活動，并接受綜合檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。 各單位日常的文件材料誰承辦誰負責(zé)保存，由兼職檔案員負責(zé)組 卷，沒有兼職檔案員的，由部門負責(zé)人或秘書負責(zé)組卷。 職能部門在對重要科研成果鑒定基建工程竣工驗收大型維修改造 工程竣工驗收貴重儀器設(shè)備（價值在萬元以上）開箱驗收時，必須通 知綜合檔案室工作人員參加，以便對應(yīng)歸檔的文件資料進行審查驗收, 監(jiān)督指導(dǎo)部門立卷歸檔。 對文件資料齊全完整的，綜合檔案

3、室方可簽字驗收，有關(guān)部門方 可辦理成果申報手續(xù)工程驗收手續(xù)或財務(wù)付款手續(xù)；否則，綜合檔案 室不得簽字驗收，有關(guān)部門不得辦理相應(yīng)手續(xù)。 四文件材料的立卷分工上級黨政部門及有關(guān)單位下達的文件，由 校辦負責(zé)立卷歸檔。 學(xué)校及校內(nèi)各單位向上級機關(guān)及有關(guān)單位上送的文件，一般由校 辦負責(zé)立卷歸檔；對口部門的呈文，由對口部門負責(zé)立卷歸檔。 校辦起草以校辦或?qū)W校名義編號的校內(nèi)文件，由校辦負責(zé)立卷歸 檔；部門起草以學(xué)校名義編號的校內(nèi)文件，校辦和部門都要立卷歸檔; 部門起草以部門名義編號的部門文件，由部門負責(zé)立卷歸檔。 會議文件材料，哪個單位組織召開的會議，哪個單位負責(zé)立卷歸 檔；幾個單位聯(lián)合召開的會議文件材料由

4、為首主辦單位負責(zé)立卷歸檔。 各教學(xué)部門教務(wù)處等教學(xué)管理部門各自形成的文件材料，各自負 責(zé)立卷歸檔；上述有關(guān)教學(xué)部門和教學(xué)管理部門共同形成的文件材料， 由有關(guān)教學(xué)管理部門負責(zé)立卷歸檔。 各教研室的科研學(xué)科建設(shè)方面的文件材料，誰形成的文件材料， 由誰負責(zé)立卷歸檔。 課題組的文件材料，由課題組負責(zé)人負責(zé)組織立卷后上交教研室, 再由教研室負責(zé)向綜合檔案室移交 基建綜合管理的文件材料，由基建處負責(zé)立卷歸檔；工程項目的 文件資料實行總承包的由總承包單位負責(zé)匯總整理；分承包的由各承 包單位負責(zé)收集整理；各承包單位將工程資料立卷后上交基建處，由 基建處負責(zé)向綜合檔案室移交。 大型維修改造項目（包括圖紙預(yù)結(jié)算等

5、）文件資料，由基建處負 責(zé)立卷歸檔。 財務(wù)文件材料及賬務(wù)帳簿，由財務(wù)處負責(zé)立卷歸檔。 負責(zé)宣傳部門和網(wǎng)絡(luò)中心等部門工作范圍所形成的聲像資料，誰 形成誰負責(zé)整理歸檔；制作專題項目文字材料和物品，由制作項目的 單位或個人負責(zé)整理歸檔；兩個以上單位共同制作的，由主辦單位負 責(zé)整理歸檔；外單位制作反映本?；顒拥穆曄褓Y料，由負責(zé)組織聯(lián)系 的單位立卷歸檔。 凡師生員工出國（境）學(xué)習(xí)訪問考察講學(xué)參加國際會議的有關(guān)文 件材料，由外事部門負責(zé)審查驗收整理立卷后再向綜合檔案室移交檔 案。 五立卷的操作要求立卷的案卷組合卷內(nèi)排列編號填寫目錄和備考 表等操作過程由各部門負責(zé)完成，卷面標(biāo)題擬定卷面書寫裝封等，由 部門與

6、綜合檔案室共同負責(zé)完成。 根據(jù)檔案歸檔范圍類目設(shè)置保管期限等規(guī)定來確定歸檔范圍類目 設(shè)置和保管期限。 案卷組合，應(yīng)堅持遵守學(xué)校工作活動的規(guī)律，保持文件間的歷史 聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用的原則，具體要求如下：分 年度組卷，將同年度的文件材料放在一起組卷。 遇到跨年度的文件材料時，計劃規(guī)劃預(yù)算等一般應(yīng)放在針對的第 一年組卷；總結(jié)請示與批復(fù)等一般應(yīng)放在總結(jié)的最后一年和批復(fù)的那 一年組卷。 分問題組卷，按文件所反映的問題事物分門別類，并視文件數(shù) 量的多少酌情組卷。 分級別組卷，按上下級文件及文件之間的聯(lián)系組卷，如將收文 按中央機關(guān)省級機關(guān)及平行機關(guān)等分別組卷。 案卷的厚薄和保管期限，每卷一般

7、在頁（公分）左右，最多不 超過頁。 按永久長期短期等不同保管期限分開立卷。 如果文件材料既有永久性又有長期性，可放一起，但短期性的一 定要分開。 專題性成套性文件材料（即教學(xué)科研基建設(shè)備等）分別按專題 課題項目臺（件）等分類組卷。 卷內(nèi)排列，文件要注意排列順序，要求批復(fù)在前，請示在后；正 式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次討論 稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文字材料在前，圖樣在 后。 文件編號，應(yīng)注意：頁號以面為單位，件號以件為單位。 整裝案卷，有字跡的應(yīng)一面編寫一個頁號，一般寫在右下角； 散裝案卷，不寫頁碼號。 填寫卷內(nèi)目錄，必須逐件填寫，項目齊全，字跡工整，

8、具體要求 如下：一份文件的印件與定稿正件與附件均為一件；請示與批復(fù)正 本與附件各為一件。 團體責(zé)任者，應(yīng)寫全稱，全稱過長，可寫簡稱，但不能用俗稱; 三個以上責(zé)任者，只寫第一責(zé)任者，每一責(zé)任者后面寫上等。 一般公文以發(fā)文時間為準(zhǔn)；決定規(guī)定以通過或發(fā)布時間為準(zhǔn)； 合同協(xié)議類以簽署時間為準(zhǔn)；報表計劃類以編制時間為準(zhǔn)。 編寫文件所在卷內(nèi)頁碼，每份文件只寫起頁號，但最后一份文 件要寫上起止頁碼號，以便統(tǒng)計卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。 案卷標(biāo)題文字要簡明扼要，內(nèi)容準(zhǔn)確可靠，一般不超過字。 六歸檔產(chǎn)檔的要求歸檔檢查。 立卷部門在歸檔前要對案卷進行認真檢查，以確保案卷質(zhì)量，檢 查的主要內(nèi)容包括：文件材料是否齊全完整，包

9、括同一件事同一會 議等各份各頁文件材料是否齊全。 有無不屬歸檔范圍的文件材料，有無相互混淆重復(fù)或拆散文件 聯(lián)系的現(xiàn)象。 案卷文件材料是否超過規(guī)定的厚度，分裝是否合理，保存期限 是否一致。 文件材料是否準(zhǔn)確可靠 發(fā)文是否有領(lǐng)導(dǎo)簽字單位蓋章，內(nèi)容是否與底稿一致；是否原件; 表格是否有署名統(tǒng)計日期；事情發(fā)生變更時，是否有變更的記載材料 等。 字跡是否有利于檔案保存，圖文是否清楚；有無破損霉變隱患。 檢查后發(fā)現(xiàn)有問題應(yīng)及時補充調(diào)整和修復(fù)，歸檔案卷經(jīng)該部門 分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審查簽字后，再向綜合檔案室移交檔案。 交檔時間。 各部門對綜合性管理性的文件材料，應(yīng)從次年的三月份至六月份 止整理立卷，向?qū)W校綜合

10、檔案室移交檔案，部分檔案材料按以下時間 移交檔案：學(xué)生成績表及畢業(yè)證發(fā)放登記表學(xué)位證發(fā)放登記表等學(xué) 籍管理材料，應(yīng)在完成一個培養(yǎng)周期（即學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)）的當(dāng)年 九月至十月份整理立卷，寒假前向綜合檔案室移交檔案。 科研課題，包括開題報告論文專著鑒定表成果申報等材料，應(yīng) 在課題結(jié)果申報成果時整理立卷，上交教研室；在申報評獎活動結(jié)束 二個月內(nèi)，由教研室向綜合檔案室移交檔案。 申報重點學(xué)科等活動形成的文件材料及教學(xué)評估材料，在活動 結(jié)束二個月內(nèi)整理立卷，由主辦單位負責(zé)向綜合檔案室移交檔案。 基建工程項目的檔案材料，應(yīng)在工程項目竣工驗收后三個月內(nèi) 整理立卷，由基建處向綜合檔案室移交檔案；大型維修改造項目的檔 案材料，應(yīng)在維修改造項目活動結(jié)束后三個月內(nèi)整理立卷，由基建處 向綜合檔案室移交檔案 因故不能在三個月內(nèi)完成的，應(yīng)提前說明原因，最遲在六個月內(nèi) 移交檔案。 財會檔案材料，應(yīng)于次年第一季度整理立卷，并向綜合檔案室 移交目錄清冊，檔案材料暫由原部門保管二年，期滿后于次年六月底 前向綜合檔案室移交檔案。 聲像材料在完成制作后三個月內(nèi)整理立卷向檔案館移交檔案， 其中照片要附加說明文字。 七交檔手續(xù)立卷部門向綜合檔案室移交檔案時，雙方必須對案卷 嚴格檢查驗收，是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如有問題，綜合檔案室要 提出具體的改正意見，立卷部門改正后才能移交檔案。 移交檔