9、報(bào)表的使用及自定義報(bào)表

1、9、報(bào)表的使用及自定義報(bào)表第九章、報(bào)表的使用及自定義報(bào)表第一節(jié)、 報(bào)表的分類 將單據(jù)中的內(nèi)容以不同方式統(tǒng)計(jì)即產(chǎn)生報(bào)表，因此，報(bào)表的數(shù)據(jù)來源于單據(jù)， 如果單據(jù)中的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，將導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)結(jié)果的錯(cuò)誤 ; 另外，統(tǒng)計(jì)方式的不合理，也將 產(chǎn)生錯(cuò)誤的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。從報(bào)表的統(tǒng)計(jì)形式來分，可分為明細(xì)表、匯總表。明細(xì)表僅將單據(jù)中的內(nèi)容照 搬過來，一般僅作排序處理，如“銷售明細(xì)表”僅將銷售單中的數(shù)據(jù)照搬過來，對 數(shù)量、單價(jià)、金額等項(xiàng)目不要求進(jìn)行匯總或求平均處理，同一個(gè)產(chǎn)品可能在報(bào)表中 出現(xiàn)多行的情況 ; 匯總表通常是對單據(jù)中的內(nèi)容按某種要求統(tǒng)計(jì)后產(chǎn)生的報(bào)表，如 “銷售匯總表 （按產(chǎn)品匯總 ） ”，要求對不同單據(jù)中同一個(gè)

2、產(chǎn)品對數(shù)量、金額進(jìn)行相 加統(tǒng)計(jì)，對單價(jià)進(jìn)行求平均統(tǒng)計(jì)，一個(gè)產(chǎn)品只有一行。統(tǒng)計(jì)方式可以是多樣化的， 比如: 按單號(hào)統(tǒng)計(jì)、按客戶統(tǒng)計(jì)、按產(chǎn)品統(tǒng)計(jì)、按客戶 +產(chǎn)品統(tǒng)計(jì)、按產(chǎn)品 +庫位統(tǒng)從反形式來分，可分為一般報(bào)表 （圖9.1-1） 、分組報(bào)表（圖 9.1-2） 、分欄報(bào)表 （圖9.1-3） 。一般報(bào)表通常按一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如銷售匯總表 （按產(chǎn)品匯總 ）、銷 售匯總表 （按客戶匯總 ）等; 分組報(bào)表一般要求按兩個(gè)以上項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如銷售匯 總表（按客戶+產(chǎn)品匯總） 、銷售匯總表 （按業(yè)務(wù)+產(chǎn)品）等;分欄報(bào)表通常僅用于打印 項(xiàng)目較少，而紙張較大情況下。5?=S?rJlHBCiLW-吐.ajninInG

3、IQq JIi itLV U5 9昏F爭鄧:豐眄按客戶分組每組作一個(gè)小計(jì)mtPHUH * AU *7屮a A i* JitutrLS吧hlM2.囂OU2畔一忌L5014|.勺卓卻津時(shí)廳一i- pJQ：4Z*.c 冃awnsE九卜宓-THJ BE. Rzi.a.非DiKQIO:二 t 冊豪-QII1E. 09j;D：-l1 r=- / iJ：療刃0LS1J卜*戸卓訂-52QG. ED1=口-吐袁沙口DICICj1DJOH-iLJDDIlGNlIl丄賊沖址U-Siyrr -JinHir-aiLlllllilj taraxi-.rLS-. FSiiOllO土匸昨gL0O-ir jiIi -t1屮業(yè)1

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5、表？銷售報(bào)表”可查看銷售報(bào)表。一、填寫報(bào)表日期在進(jìn)入銷售報(bào)表時(shí)，系統(tǒng)首先要求用戶填寫報(bào)表日期（圖9.2-1）。報(bào)表日期決定了報(bào)表的數(shù)據(jù)時(shí)間段。報(bào)表日期系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)天的日期，如果與結(jié)帳關(guān)聯(lián)的報(bào) 表，如：應(yīng)收匯總表、應(yīng)付匯總表、庫存報(bào)表等，系統(tǒng)默認(rèn)為最后一次結(jié)帳的日期 到當(dāng)天的時(shí)間。日期可以修改。圖填寫報(bào)表日期如果要指定查看某一個(gè)客戶的銷售情況，可以在填寫日期后指定要查看的客戶，可采用幫助錄入方式。 如果需要可以指定客戶 , 如果要指定查看某一個(gè)產(chǎn)品的銷售情況，可以在填寫日期后 如果需要可以指定要查看的產(chǎn)品，可采用幫指定產(chǎn)品 助錄入方式。, 在指定了客戶、產(chǎn)品后，報(bào)表中的內(nèi)容僅反映指定客戶或產(chǎn) 品

6、的銷售情況，其它客戶或產(chǎn)品的銷售情況將不反映在報(bào)表中。, 如果經(jīng)常要了解某一個(gè)客戶 （ 或某一類客戶 ） 、某一個(gè)產(chǎn)品 （ 或某一類產(chǎn)品 ） 的 銷售情況，可以在定義報(bào)表中，通過設(shè)定報(bào)表?xiàng)l件來專門定義一份相應(yīng)的報(bào)表，查看 時(shí)更加方便。如 : 商場類客戶銷售統(tǒng)計(jì)表、高露潔系列產(chǎn)品銷售統(tǒng)計(jì)表等。二、選擇報(bào)表在填寫好報(bào)表日期后，按確定按鈕，系統(tǒng)要求用戶選擇報(bào)表 （見圖 9.2-2） 。用 鼠表點(diǎn)擊“銷售匯總表 （ 按產(chǎn)品 ） ”，然后點(diǎn)確定即可。在選擇報(bào)表后，系統(tǒng)將自動(dòng)產(chǎn)生 相應(yīng)的報(bào)表內(nèi)圖9. 2-2選扌睪報(bào)表容（見圖9.2-3）。,報(bào)表選擇窗口中報(bào)表，均由用戶在 自定義報(bào)表中設(shè)定的報(bào)表，如果在 自

7、定義報(bào)表時(shí)，刪除了所有報(bào)表， 選擇報(bào)表窗口中將為空白。,如果所選擇的報(bào)表定義不完整，在 產(chǎn)生報(bào)表內(nèi)容過程中有可能出現(xiàn)錯(cuò) 誤信息，此時(shí)，用戶可以在定義報(bào) 表中檢查定義報(bào)表的合理性。,報(bào)表中數(shù)據(jù)是否正確，主要取決于 報(bào)表定義的合理性，特別應(yīng)注意明 細(xì)表與匯總表的區(qū)分、數(shù)值型項(xiàng)目的求和與求平均1；指定的日期報(bào)表標(biāo)題 篩選條件 等內(nèi)容表格標(biāo)題功能按鈕報(bào)表合計(jì),報(bào)表中的欄目順序，按定義報(bào)表中項(xiàng)目的排列順序排列。,報(bào)表中每一欄目的寬度，用戶可用鼠標(biāo)調(diào)整。三、對報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行排序報(bào)表中的數(shù)據(jù)允許按任何項(xiàng)目重新排列順序。如要進(jìn)行排序，可點(diǎn)擊排序按鈕，系統(tǒng)將彈出排序窗口（見圖9.2-4），選擇好排序項(xiàng)目、排序方式

8、，按確認(rèn)即可，報(bào)表中的數(shù)據(jù)將1選擇樓序呼目豐品編號(hào)品名 規(guī)格 丈單位 小單位平均車價(jià)白從小至犬廣從光到小業(yè)確認(rèn)1dq取消圖勺.A4選擇排序按指定的要求重新排列順序。通過排序，我們可以從報(bào)表中了解更多的有用信息， 對管理和決策更加有利。,按金額或數(shù)量排序，可以產(chǎn)品銷售排行榜。從中了解到選擇排序方式哪些產(chǎn)品更好暢銷，哪些產(chǎn)品滯銷，更有利于我們進(jìn)貨選擇排序項(xiàng)目決策。,在客戶銷售匯總表中，如果按金額排序，我們可以了解 哪些是我們的主要客戶。,在銷售退貨匯總表中，如果按數(shù)量排序，我們可以了解哪些產(chǎn)品退貨較多。 四、對報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾篩選在我們只需要了解一部份客戶或一部份產(chǎn)品的銷售情況，而非所有的客戶或產(chǎn)

9、 品的銷售情況時(shí)，可采用系統(tǒng)提供了簡易過濾篩選法。你可以從報(bào)表中逐步篩選出所 需要的數(shù)據(jù)。下面以例題來說明過濾篩選法的使用。例題: 要求在銷售報(bào)表中篩選出 01類產(chǎn)品，且銷售額在 1000元以上的產(chǎn)品。 方法如下 :, 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊產(chǎn)品編號(hào)欄的表格標(biāo)題，篩選條件將變?yōu)楫a(chǎn)品編號(hào)，在篩選條件 的起始條件項(xiàng)中填寫 01，結(jié)束條件項(xiàng)中填寫 01 或不填寫，輸完后按回車，報(bào)表中 將過濾出產(chǎn)品編號(hào)是 01 開頭的產(chǎn)品。, 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊金額欄的表格標(biāo)題，篩選條件將變?yōu)榻痤~，在篩選條件中起始條 件項(xiàng)中填寫 1000，終止條件中填寫 999999，輸完后按回車，系統(tǒng)將篩選出金額大 于1000元的產(chǎn)品。 （ 注:99

10、9999 是估計(jì)金額中最大的數(shù) ）特別說明 :, 如果要取消篩選，顯示出所有報(bào)表內(nèi)容，可按全顯按鈕，系統(tǒng)將取消原有的 篩選。報(bào)表中的任何項(xiàng)目均可以作為篩選條件。,在點(diǎn)擊表格標(biāo)題時(shí)，系統(tǒng)將光標(biāo)所在位置的內(nèi)容自動(dòng)填寫在條件中。，如果要對品名、客戶名稱等文字型項(xiàng)目進(jìn)行模糊，在填寫篩選條件時(shí)，只須填寫起始 條件，不必填寫終止條件，此時(shí)，系統(tǒng)將采用模糊篩選方式。五、報(bào)表打印點(diǎn)擊打印按鈕，系統(tǒng)將彈出打印選擇窗（見圖9.2-5）。it擇打印宙更理至團(tuán)廣也打印選走內(nèi)容n HrterGr不打印跣定內(nèi)容廠轉(zhuǎn)成EKCELX件圖弘2-5打印選擇1. 打印全部內(nèi)容如果要打印報(bào)表中的全部內(nèi)容，在打印選擇窗中選擇“打印全部

11、”，然后，點(diǎn)擊確定即可。如果打印前，對報(bào)表內(nèi)容進(jìn)行了篩選，僅打印篩選后的內(nèi)容。因此，如果只需打印部份內(nèi)容時(shí)，可在篩選后，點(diǎn)擊打印按鈕。2. 僅打印選定內(nèi)容如果只想打印報(bào)表中的部份內(nèi)容，而且這些內(nèi)容難以使用過濾篩選法進(jìn)行篩選時(shí)，可在選定欄，對要打印的內(nèi)容選定（即打上鉤），然后點(diǎn)擊打印按鈕，并在選擇 打印窗中選擇“僅打印選定內(nèi)容”，再點(diǎn)擊確定即可。3. 不打印選定內(nèi)容如果有個(gè)別內(nèi)容不希望打印出來，可以在報(bào)表的選定欄，對不要打印的內(nèi)容進(jìn) 行選定，然后點(diǎn)打印按鈕，并在選擇打印窗中選擇“不打印選定內(nèi)容”，再點(diǎn)擊確 定即可。4. 轉(zhuǎn)成EXCEL文件系統(tǒng)允許將報(bào)表中的內(nèi)容轉(zhuǎn)成 EXCE文件。用戶可以利用EX

12、CELS強(qiáng)大數(shù)據(jù)分 析能力對數(shù)據(jù)作進(jìn)一步的分析處理。如果要轉(zhuǎn)成 EXCEL文件，點(diǎn)擊打印按鈕，然后 選擇“轉(zhuǎn)成EXCEL文件”，再點(diǎn)擊確定即可，系統(tǒng)自動(dòng)將報(bào)表中的內(nèi)容轉(zhuǎn)成EXCEL文件，并打開EXCELS統(tǒng)。如果只要求部份轉(zhuǎn)成EXCEL文件，可以預(yù)先進(jìn)行篩選，然后再轉(zhuǎn)。注:如果要轉(zhuǎn)成EXCEL文件，要求安裝有EXCELS統(tǒng)。5. 預(yù)覽打印在選擇打印窗中按確定后，系統(tǒng)將詢問“是否輸出到打印機(jī) ,”，如果回答 “是”，系統(tǒng)將打印內(nèi)容發(fā)送給打印服系統(tǒng)，如果選擇“否”，系統(tǒng)將進(jìn)行預(yù)覽打 印。預(yù)覽打印的主要目的在于觀察打印效果，實(shí)際打印時(shí)所使用的紙張與預(yù)覽時(shí)所 使用的紙張會(huì)不一樣，將導(dǎo)致實(shí)際打印效果與預(yù)覽效果不一樣。因此，打印時(shí)，請 不要通過預(yù)覽打印來打印報(bào)表。六、更換報(bào)表日期如果在進(jìn)入報(bào)表后，如果要更換報(bào)表日期，可用鼠標(biāo)點(diǎn)擊日期，系統(tǒng)將彈出日 期窗口供用戶重新填寫 （見圖 9.2-1） 。更換報(bào)表 七、在查看一份報(bào)表后，如果要查看另一份報(bào)表，可點(diǎn)擊報(bào)表標(biāo)題，系統(tǒng)將彈出報(bào) 表選擇窗供用戶選擇另一份報(bào)表 （ 見圖 9.2-2） 。八、在報(bào)表中使用快捷鍵在報(bào)表中，除了