合同評(píng)審程序

1、xxxxx有限公司 合同評(píng)審程序 版本/修訂狀態(tài)：b/1xxxxx有限公司 合同評(píng)審程序 文件編號(hào)： sj/qp-033 文件版本： b 生效日期： 2004.11.01 發(fā)文編號(hào)： 編制銷售部審核xxx批準(zhǔn)xxx合同評(píng)審工作流程圖責(zé)任單位流程描述備 注3 3ny 1 2 n簽訂合同并通知顧客確認(rèn)銷售部保存合同及評(píng)審記錄并追蹤y n 批 準(zhǔn)2y 顧客需求信息1 銷售部銷售部銷售部生產(chǎn)部技術(shù)部質(zhì)量部財(cái)務(wù)部采購(gòu)部主管副總銷售部銷售部組織相關(guān)部門評(píng)審取消,結(jié)束顧客需求變動(dòng)給相關(guān)部門發(fā)合同要求或合同變更通知特殊合同常規(guī)合同確認(rèn)合同評(píng)審形式各類形式合同合同評(píng)審記錄合同登記表設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)銷售要貨單訂單進(jìn)度追

2、蹤一覽表1. 目的以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)，了解客戶需求，明確產(chǎn)品和服務(wù)要求，確保供需雙方對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的要求規(guī)定適當(dāng)，以保證本公司有足夠能力履行合同，實(shí)現(xiàn)顧客滿意。2. 適用范圍 適用于本公司所有銷售產(chǎn)品和服務(wù)要求（合同、標(biāo)書(shū)、訂單、協(xié)議通稱合同）的確定和評(píng)審管理。3. 術(shù)語(yǔ)和定義 無(wú)4. 職責(zé)4.1銷售部負(fù)責(zé)全面了解顧客的需求、合同評(píng)審的組織，根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)總結(jié)評(píng)審結(jié)果并與顧客溝通、簽訂正式合同，把執(zhí)行合同的情況及時(shí)告知顧客，了解顧客還有什么其他的需求，發(fā)貨時(shí)及時(shí)通知顧客。4.2生產(chǎn)部根據(jù)交貨期對(duì)所有顧客需求產(chǎn)品生產(chǎn)能力的評(píng)審。4.3采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)材料供應(yīng)能力的評(píng)審。4.4技術(shù)部負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)要求和技術(shù)

3、標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)審。4.5質(zhì)量部負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量執(zhí)行監(jiān)督能力的評(píng)審。4.6財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)開(kāi)票結(jié)算及貨款回收的評(píng)審。4.7總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)銷售合同的簽訂。5. 工作程序和要求 管理流程：了解產(chǎn)品要求要求評(píng)審要求傳遞要求執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)控顧客滿意變更執(zhí)行變更傳遞變更評(píng)審要求變更5.1 了解產(chǎn)品要求5.1.1 營(yíng)銷公司銷售員貫徹公司確定的營(yíng)銷策略，主動(dòng)營(yíng)銷，通過(guò)各種展銷會(huì)、網(wǎng)絡(luò)媒體、信件、電話、傳真、拜訪客戶等可行的方式介紹本公司的產(chǎn)品和服務(wù)，同時(shí)傾聽(tīng)顧客的呼聲，了解顧客對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的需求（包括已供貨客戶和潛在客戶），及時(shí)回答顧客的征詢，按滿意度管理程序的要求填寫信息反饋單。5.1.2 業(yè)務(wù)洽談銷售和研發(fā)人員在業(yè)務(wù)

4、洽談和處理過(guò)程中要從以下四個(gè)方面來(lái)確定產(chǎn)品的質(zhì)量、進(jìn)度、成本、文件記錄資料、交付和服務(wù)要求：1) 顧客規(guī)定的要求；2) 顧客未明確，但根據(jù)用途可推定的要求；3) 與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)要求（如認(rèn)證產(chǎn)品的具體要求）；4) 公司確定的附加要求（如標(biāo)準(zhǔn)化、通用性、成本要求等）。所有的產(chǎn)品和服務(wù)要求要形成書(shū)面記錄（此類記錄以下通稱合同），有關(guān)樣品、圖紙等按文件控制程序進(jìn)行管理。5.2 要求評(píng)審5.2.1 要求分類1) 特殊合同：指符合以下一條或多條的合同，新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)合同均屬特殊合同。新產(chǎn)品開(kāi)發(fā) 超生產(chǎn)能力 超技術(shù)要求 有收匯風(fēng)險(xiǎn) 利潤(rùn)低于常規(guī)2) 常規(guī)合同：除特殊合同以外的合同，老產(chǎn)品訂單均屬常規(guī)合同，

5、包括電話/傳真訂單。5.2.2 評(píng)審內(nèi)容評(píng)審產(chǎn)品要求規(guī)定是否恰當(dāng)和充分：1) 要求是否完整明確；2) 各項(xiàng)要求之間有無(wú)矛盾沖突的地方；3) 與以前或常規(guī)不一樣的地方是否均經(jīng)過(guò)確認(rèn)；4) 我公司各部門或供方有無(wú)能力滿足此產(chǎn)品質(zhì)量、進(jìn)度、成本和文件記錄資料的要求。5.2.3 評(píng)審方式1) 會(huì)議評(píng)審：由銷售部根據(jù)合同的特殊性，組織生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等相關(guān)涉及部門以會(huì)議形式進(jìn)行評(píng)審，經(jīng)討論達(dá)成共識(shí)，并填寫合同評(píng)審表。2) 傳遞評(píng)審：銷售部將合同傳遞到相關(guān)部門，對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行評(píng)審，在合同上簽署評(píng)審意見(jiàn)。3) 授權(quán)評(píng)審：由總經(jīng)理授權(quán)相關(guān)人員對(duì)合同所有內(nèi)容進(jìn)行獨(dú)立評(píng)審，在合同上簽署評(píng)審意見(jiàn)。5.2.4

6、評(píng)審實(shí)施5.2.4.1 常規(guī)合同采用授權(quán)評(píng)審或傳遞評(píng)審。5.2.4.2 特殊合同采用會(huì)議評(píng)審。5.2.5 評(píng)審后的處置評(píng)審后的處置方式有：1) 正?？尚?) 通過(guò)采取額外管理措施可行：如通過(guò)加班、外協(xié)外購(gòu)、添置設(shè)備、加強(qiáng)控制等，銷售員要具體記錄，職能部門負(fù)責(zé)人要落實(shí)相關(guān)的措施、責(zé)任人和完成時(shí)間。評(píng)審中出現(xiàn)內(nèi)部意見(jiàn)分歧時(shí)，由總經(jīng)理協(xié)調(diào)解決。3) 修訂要求可行：如改變交貨時(shí)間、方式、質(zhì)量要求、付款方式等，由銷售員與客戶協(xié)商，取得一致意見(jiàn)。4) 不可行：由銷售員向客戶婉拒，說(shuō)明原因。5.3 要求傳遞5.3.1 新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)合同簽訂后，由總經(jīng)理下達(dá)設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)，傳遞給相關(guān)部門，由技術(shù)部安排新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程，

7、經(jīng)評(píng)審如需采取相關(guān)措施才能確保合同完成的，銷售部需同時(shí)將相關(guān)措施（在合同評(píng)審表上顯示），傳遞到此措施的涉及單位（包括供方）。5.3.2 接收老產(chǎn)品訂單后，由銷售部門填寫銷售要貨單傳遞給生產(chǎn)部門，由生產(chǎn)部安排生產(chǎn)或倉(cāng)庫(kù)安排出貨，如有特殊要求的在銷售要貨單上注明。5.4顧客要求執(zhí)行和監(jiān)控銷售部負(fù)責(zé)對(duì)合同或訂單執(zhí)行情況進(jìn)行追蹤檢查，填寫訂單進(jìn)度追蹤一覽表。5.5顧客要求變更及評(píng)審5.5.1當(dāng)客戶提出更改合同要求時(shí)，根據(jù)更改性質(zhì)和原合同評(píng)審方式確定更改評(píng)審方式。評(píng)審意見(jiàn)直接填寫在合同更改記錄單上。5.5.2因本企業(yè)內(nèi)部因素引起合同修改時(shí)，由銷售部人員與客戶協(xié)商達(dá)成共識(shí)。5.6變更傳遞合同更改一經(jīng)達(dá)成共識(shí)后，由銷售部視更改情況將合同更改記錄單傳遞到受此更改影響的所有單位。5.7變更執(zhí)行同5.5條。5.8顧客滿意按滿意度管理程序要求執(zhí)行。5.9合同及評(píng)審資料的管理銷售部負(fù)責(zé)對(duì)合同及評(píng)審活動(dòng)的相關(guān)記錄的保管和歸檔工作，具體按記錄控制程序執(zhí)行。6 引用/支持性文件6.1設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)控制程序6.2文件控制程序6.3滿意度管理程序6.4記錄控制程序