指定貨代的操作流程

1、指定貨代的操作流程根據(jù)貨代部的工作特征，日常工作中劃分為以下 “接單、訂艙、拖車 / 內(nèi)裝、 報關(guān)、文件、費收和其他 ”各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。本流程即是各崗位的工作指導(dǎo)，也作為主管評判各崗位工作達標(biāo)與否的標(biāo) 準(zhǔn)。一、接單部分接單工作原則上應(yīng)該成為日常中 “最優(yōu)先 ”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須 快捷、高效，在第一時間內(nèi)用最短時間確認業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。接單人員一般要求自接到委托書后 15 分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確 認。（注）對于部分無法短時間內(nèi)確認的信息，依然必須及時安排并予以跟 蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進處理，以保證 下一環(huán)節(jié)的有序操作。1、審核

2、客戶委托內(nèi)容和確認客戶服務(wù)要求（客服或者接單員）（ 1）接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容。 客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此： 托運人/發(fā)貨人、船公司 /船期、起運港、目的港 /中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜 量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。（ 2）接單人員必須預(yù)先確認客戶服務(wù)要求。（客服或者接單員） 普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到 /預(yù)付訂艙、拖車 / 內(nèi)裝、商檢和報關(guān) 等。到 / 預(yù)付訂艙確認即對（ 1）內(nèi)容的確認；對于拖車 / 內(nèi)裝、商檢和報關(guān)的服務(wù)要求，必須同時確認貨物和單證備齊時 間、服務(wù)要求時間等，注明在客戶訂艙單上。特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加

3、服務(wù)。對于特殊 服務(wù)要求，必須得到部門主管和 / 或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排2、運價核對、確認（客服或者接單員）客服人員收到訂艙單后，必須對運價和其他服務(wù)費用進行確認。（1）對來自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷售員核對運價和其他服務(wù)費用是否正確， 并由銷售員在訂艙單上簽字確認，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。（注）特殊情況可先口頭與銷售員確認 ,待銷售員返回公司再補簽字確認 （2）對 于公司業(yè)務(wù)，須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。3、艙位確認（客服或者接單員）根據(jù)客戶委托，確認反饋符合要求的艙位。二、訂艙部分一般要求預(yù)定開航日 7 天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司 應(yīng)

4、爭取頭批訂艙，旺季時候根據(jù)市場情況適當(dāng)提前；一般要求在預(yù)定開航日 5 工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù) 委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個工作日內(nèi)完成訂艙。1、新建委托 （訂艙操作員 ）訂艙操作員必須及時在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè) 務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù) 要求、提單要求、船名航次（如可能）、開航日期、起運港、中轉(zhuǎn)港、目的 港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。2、訂艙過程（訂艙操作員）訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預(yù)配 和報關(guān)艙單發(fā)送確認、中轉(zhuǎn)港代碼確認和場站收據(jù)制作等，任

5、何其中一環(huán)節(jié)未 完成均視做訂艙未完成。訂艙完畢后，應(yīng)及時將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特 別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱 型箱量以及運費 / 運輸條款等內(nèi)容的核對。3、艙位通知(訂艙操作員)無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜椃?wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認單或者配船通 知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準(zhǔn) 確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問題。三、拖車 / 內(nèi)裝(調(diào)度)客戶委托的拖車、內(nèi)裝和 / 或者報關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物 性質(zhì)和市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對于存在隱患的不合

6、理安排盡量同客戶協(xié) 商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險。1、拖車安排(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認后方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時間時間；如同 客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(3) 安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時間要求，提前 2 工作日與客戶 再次聯(lián)系確認裝柜時間及地點(4) 同客戶確認時間要求后，在同一工作日及時把信息通知拖車行進行服務(wù) 要求預(yù)約(5) 向拖車行委托時間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時間的前一工作日的 中午之前，并在當(dāng)日下午 4 點前確認安排(包括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接 單、提箱點的確認已經(jīng)空箱狀況確認)；對于特種箱業(yè)

7、務(wù)，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提 箱時間。(6) 安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息(包括船公 司、船名航次、訂艙號 / 提單號、箱型箱量、起運港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地 等)、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費用等(7) 必要情況下，應(yīng)要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工 廠(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港(9)其他注意事項在船公司的免費用箱期內(nèi)安排拖柜進場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記對于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認是否發(fā)生安排拖車的前期費用。若有發(fā)生預(yù) 配打單費等，需立即通知客

8、戶，要求其書面確認并登記2、內(nèi)裝安排(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認后方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客 戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(3) 根據(jù)前期約定的到貨時間，提前 1 工作日與客戶再次核實送貨時間和預(yù) 計到達時間(4) 向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號 / 提單號、箱型箱量、 起運港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時間、貨物數(shù)據(jù)(包括件數(shù)、毛重、 體積)、協(xié)議費用等(5) 向倉庫委托時間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時間的前一工作日的中 午之前，并在當(dāng)日下午 4 點前確認安排

9、(包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、 提箱點的確認、空箱狀況確認)(6) 向倉庫委托時，必要情況下應(yīng)注明提空柜的時間要求(7) 跟蹤到貨物情況(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進港四、報關(guān)部分(操作員)(1)得到相關(guān)銷售或者客服確認后方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關(guān)時間。如 同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(3) 最遲在同客戶約定報關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶確認報關(guān)資料的 發(fā)送情況(4) 收到報關(guān)資料后的第一時間對報關(guān)資料進行預(yù)審，有問題立即處理(5)在約定的報關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報關(guān)資料送報關(guān)行 (6)對于報關(guān)資 料，要求復(fù)印留底；對