質量與環(huán)境管理體系手冊

1、質量與環(huán)境管理體系手冊早節(jié)號4.1文件控制程序修訂狀態(tài)0頁次1/51目的館質量與環(huán)境管理體系有關的文件進行控制，確保各相關場所使用文件為有效版本2適用范圍適用于與質量與環(huán)境管理體系有關的文件控制3職責3.1總經(jīng)理負責批準發(fā)布質量與環(huán)境管理體系手冊、各部門工作手冊。3.2管理者代表負責審核質量與環(huán)境管理體系手冊、各部門工作手冊。3.3辦公室負責對賓館行政管理性文件（含質量與環(huán)境管理體系有關的文 件）的歸口管理。3.4工程部負責工程技術類文件的管理。3.5各部門負責本部門相關文件的管理。4程序4.1文件分類及保管4.1.1質量與環(huán)境管理體系手冊（包含了所有服務過程控制的程序文件）賓館管理性文件由辦

2、公室保存。4.1.2賓館第二級質量與環(huán)境管理體系分為兩類:a. 部門工作手冊，作為各部門運行質量與環(huán)境管理體系的常用實施細則： 包括管理標準（部門管理制度等）；工作標準（崗位責任制和任職要求等）；業(yè) 務標準（國家有關的法律法規(guī)、服務規(guī)范、服務提供規(guī)范、質量及環(huán)境控制 規(guī)范等）和部門記錄文件等。由各相關部門自行保存并報辦公室備案存檔。b. 其他質量、環(huán)境文件：可以是針對特定服務、項目或合同編制的質量 計劃、環(huán)境管理方案，標準、規(guī)范等，文件的組成應適合于其特有的的活動 方質量與環(huán)境管理體系手冊早節(jié)號4.1文件控制程序修訂狀態(tài)0頁次2/5式。由各相應的業(yè)務部門保存、使用4.2文件的編號4.2.1質量

3、與環(huán)境管理體系文件的編號a. 質量與環(huán)境管理體系手冊：JLSC版次，手冊中各章一章節(jié)好區(qū)分。例如：JL SC 01，表示杭州錦麟賓館質量與環(huán)境管理體系手冊第1版b. 記錄：杭州錦麟賓館一質量與環(huán)境管理體系手冊中的文件章節(jié)號一記 錄編號，例如：JL 5.6 01,表示杭州錦麟賓館在質量與環(huán)境管理體系手冊 中第5.6章管理評審控制程序中的第1個記錄文件。c 各部門其他質量、環(huán)境文件：部門代號一文件順序號一年號，例如:BG-052003,表示辦公室于2003年發(fā)放的第5號文件。4.2.2 各部門代號規(guī)定如下：辦公室：BG質量與環(huán)境管理部：ZH 工程部：GC 財務部：CW保安部：BA前廳部：QT,客房

4、部：KF,營銷部：YX4.3 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的。a質量與環(huán)境管理體系手冊由質量與環(huán)境管理部負責組織編寫，由管理 者代表審核，上報總經(jīng)理批準發(fā)布，由辦公室負責登記、發(fā)放。b. 各部門工作手冊由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經(jīng)理批準，辦公室負責備案、登記、發(fā)放c. 部門業(yè)務范圍內的其他文件由相關人員編寫，部門經(jīng)理審批，由部門 資料員登記、發(fā)放。d. 應確保文件使用的各場所都應得到相關文件的適用版本。文件的發(fā)放、質量與環(huán)境管理體系手冊早節(jié)號4.1文件控制程序修訂狀態(tài)1頁次3/5回收要填寫文件發(fā)放、回收記錄4.4文件的受控狀況文件分

5、為：“受控”和“非受控”兩大類，凡與質量與環(huán)境管理體系運 行緊密相關的文件應為受控，由各主管部門按規(guī)定分類。所有受控文件必須 在該文件封面上加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。4.5文件的更改a. 質量與環(huán)境管理體系手冊由質量與環(huán)境管理部組織更改，填寫文件 更改申請單，經(jīng)管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準后更改，由辦公室發(fā)放。 辦公室應保留文件更改內容的記錄。b. 其他受控文件的更改由相應主管部門填寫文件更改申請單，經(jīng)原審 批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指定其 他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。c. 所有被更改的原文件應由其主管部門收回，以確保

6、有效文件的惟一性。d. 質量與環(huán)境管理體系手冊中的內容應于管理評審前做好定期評審記錄4.6 文件的領用a.文件領用者應填寫文件發(fā)放、回收記錄，經(jīng)相應主管部門負責人審批方可領用b.因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件；丟失 補發(fā)的文件，應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放 部門作好相應發(fā)放簽收記錄。4.7文件的保存、作廢與銷毀4.7.1文件的保存a文件都必須分類存放在干燥通風，安全的地方。質量與環(huán)境管理體系手冊早節(jié)號4.1文件控制程序修訂狀態(tài)0頁次4/5b.各部門文件由本部門資料員保管。辦公室每季度對各部門文件保管情況進 行檢查。c. 對受控文件，各部門資料員

7、應及時填寫本部門使用文件的部門受控 文件清單。每季度應將清單副本報辦公室備案，如內容有變化，應通知辦公 室。d. 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、 易于識別和檢索。4.7.2 文件的作廢與銷毀a. 所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤 出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。b. 為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當?shù)臉俗R。c. 對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫文件銷毀申請，經(jīng)管理者代 表批準后，由辦公室授權相關部門銷毀。4.7.3 文件的借閱、復制借閱、復制與質量與環(huán)境管理體系有關的文件，應填寫文件借閱、復 制記

8、錄，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向資料管理人借閱、復制。復 制的受控文件必須由資料管理人登記編號4.8 外來文件的控制4.8.1 辦公室收到外來文件后，需識別其適用性，填寫收文登記表 并控制分發(fā)以確保其有效。4.8.2 辦公室負責收集相關國家、行業(yè)法規(guī)或標準的最新版本，統(tǒng)一編 號、加蓋受控印章，分發(fā)到相關部門使用，并把舊標準收回。4.8.3各部門要把上述文件及其他與質量與環(huán)境管理體系有關的外來文質量與環(huán)境管理體系手冊早節(jié)號4.1文件控制程序修訂狀態(tài)1頁次5/5件填入部門受控文件清單，并報辦公室備案。4.9 根據(jù)必要性，質量與環(huán)境管理部對現(xiàn)有質量與環(huán)境管理體系文件進行審評，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行 4.5條款規(guī)定。4.10對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。4.11作為記錄的文件應執(zhí)行記錄控制程序。4.1