第08講 有效的會(huì)議

1、第八講 有效的會(huì)議 會(huì)議是商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)會(huì)議是商務(wù)活動(dòng)的一個(gè) 重要部分，是進(jìn)行工重要部分，是進(jìn)行工作作的一個(gè)的一個(gè) 重要工具重要工具。 為什么開會(huì)為什么開會(huì) 全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議 一份美國(guó)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)一份美國(guó)的調(diào)查統(tǒng)計(jì) 經(jīng)理級(jí)干部和專業(yè)人員每周經(jīng)理級(jí)干部和專業(yè)人員每周 約花約花1/41/4的時(shí)間在開會(huì)上；的時(shí)間在開會(huì)上； 中上級(jí)的經(jīng)理約中上級(jí)的經(jīng)理約1 1周周2 2天；天； 資深行政人員則多達(dá)資深行政人員則多達(dá)1 1周周4 4 天。天。 研究顯示，除了一對(duì)一的會(huì)研究顯示，除了一對(duì)一的會(huì) 議，三人以上的會(huì)議平均所議，三人以上的會(huì)議平均所 占的時(shí)間最多。占的時(shí)間最多。

2、 你會(huì)開會(huì)嗎？你會(huì)開會(huì)嗎？只有你重視了開會(huì)，只有你重視了開會(huì)， 你才能開一個(gè)高效的會(huì)議你才能開一個(gè)高效的會(huì)議 你開會(huì)會(huì)遲到嗎？你開會(huì)會(huì)遲到嗎？ 1 1、 邀請(qǐng)與會(huì)者邀請(qǐng)與會(huì)者 選擇出席者選擇出席者 哪些人必須來開會(huì)？哪些人必須來開會(huì)？ 會(huì)議主持者的技巧會(huì)議主持者的技巧 提供信息提供信息者者 提供意見提供意見者者 提供特殊的專長(zhǎng)提供特殊的專長(zhǎng)的人的人 能夠能夠授權(quán)授權(quán)的人的人 通知與會(huì)者通知與會(huì)者 通常需要就會(huì)議的時(shí)間和通常需要就會(huì)議的時(shí)間和 地點(diǎn)給與會(huì)者書面的通知地點(diǎn)給與會(huì)者書面的通知 在上一個(gè)會(huì)議上宣布；在上一個(gè)會(huì)議上宣布； 電子郵件；電子郵件； 電話；電話； 書面通知；書面通知； 等等等等

3、 2. 準(zhǔn)備議程準(zhǔn)備議程 會(huì)議議程是需要提出并討論的問題或項(xiàng)目會(huì)議議程是需要提出并討論的問題或項(xiàng)目 的清單。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然的清單。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然 編寫議程時(shí)要注意幾點(diǎn)：編寫議程時(shí)要注意幾點(diǎn)： 議程開頭為會(huì)議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)；議程開頭為會(huì)議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)； 每一項(xiàng)均有一個(gè)編號(hào)；每一項(xiàng)均有一個(gè)編號(hào)； 每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間；每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間； 下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。 委員會(huì)議議程委員會(huì)議議程 7月月6日上午日上午11點(diǎn)點(diǎn) 格林飯店格林飯店 1、（、（11：00）任命一位會(huì)議主席）任命一位會(huì)議主席 2、（、（11：10）為缺席致謙）為缺席致謙

4、 3、（、（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄 4、（、（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)）上次會(huì)議提出的事項(xiàng) 5、（、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜）討論聯(lián)絡(luò)事宜 （12：00）會(huì)間休息）會(huì)間休息 6、（、（12：15）其他事宜）其他事宜 7、（、（12：45）下次會(huì)議細(xì)節(jié)）下次會(huì)議細(xì)節(jié) 3. 確定地點(diǎn)確定地點(diǎn) 選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的， 這不僅是一個(gè)舒適的問題而且要使與會(huì)者感覺到這這不僅是一個(gè)舒適的問題而且要使與會(huì)者感覺到這 個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目 的相適合。若

5、會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步的相適合。若會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步 相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的 道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式 會(huì)議。會(huì)議。 你的辦公室你的辦公室 優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能 得到加強(qiáng)。得到加強(qiáng)。 缺點(diǎn)：可能會(huì)有電話干擾，或者有人打擾。缺點(diǎn)：可能會(huì)有電話干擾，或者有人打擾。 下級(jí)的辦公室下級(jí)的辦公室 優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級(jí)的地位和士氣。優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級(jí)的地位和士氣。 缺點(diǎn)：如果工作處

6、狹小，可能會(huì)使雙方感到不適缺點(diǎn)：如果工作處狹小，可能會(huì)使雙方感到不適 單位會(huì)議室單位會(huì)議室 優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問題。優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問題。 缺點(diǎn)：外人可能同與會(huì)者接觸而打擾會(huì)議。缺點(diǎn)：外人可能同與會(huì)者接觸而打擾會(huì)議。 外面的會(huì)議室外面的會(huì)議室 優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)；如果保密是重要的，優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)；如果保密是重要的， 這類會(huì)議室很有用。這類會(huì)議室很有用。 缺點(diǎn)：可能昂貴，并且每個(gè)人都不熟悉。缺點(diǎn)：可能昂貴，并且每個(gè)人都不熟悉。 會(huì)議中心會(huì)議中心 優(yōu)點(diǎn)：具有開大會(huì)的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)優(yōu)點(diǎn)：具有開大會(huì)的設(shè)備；

7、需要時(shí)能夠提供技術(shù) 支持和安全保衛(wèi)。支持和安全保衛(wèi)。 缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的機(jī)會(huì)。缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的機(jī)會(huì)。 4. 安排座位安排座位 一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議 在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決 定會(huì)議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在定會(huì)議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在 主持會(huì)議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會(huì)議的正主持會(huì)議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會(huì)議的正 式程度。式程度。 一對(duì)一的會(huì)議有三種座位安排：一對(duì)一的會(huì)議有三種座位安排： 支持性的支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊如果你希望是支持性的，可與另一

8、個(gè)人在桌角兩邊 就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。 合作性的合作性的 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提 示觀點(diǎn)的相似性。示觀點(diǎn)的相似性。 面對(duì)面的面對(duì)面的 坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一個(gè)人保持距坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一個(gè)人保持距 離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。 多人會(huì)議多人會(huì)議 多人會(huì)議有四種就坐方式，多人會(huì)議有四種就坐方式， 如下圖：如下圖： 5. 掌握會(huì)議節(jié)奏掌握會(huì)議節(jié)奏 1) 準(zhǔn)時(shí)開會(huì)準(zhǔn)時(shí)開會(huì) 2) 履行議程履行議程 3)3) 有效的利用

9、時(shí)有效的利用時(shí) 間間 4)4) 規(guī)定休息時(shí)間規(guī)定休息時(shí)間 6. 控制會(huì)議控制會(huì)議 1) 讀出消極信號(hào)讀出消極信號(hào) 與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地表明對(duì)會(huì)議缺與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地表明對(duì)會(huì)議缺 少興趣，注意力不集中少興趣，注意力不集中 。 一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行 的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁 地瞪著眼。地瞪著眼。 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的 身體語言表明一種對(duì)抗態(tài)度。身體語言表明一種對(duì)抗態(tài)度。 2) 辨別積極的信號(hào)辨別積極的信號(hào) 這個(gè)與會(huì)者揚(yáng)

10、起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言這個(gè)與會(huì)者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言 者，是一種感興趣的表示。者，是一種感興趣的表示。 這個(gè)與會(huì)者是一種密切注意的姿勢(shì)，意味這個(gè)與會(huì)者是一種密切注意的姿勢(shì)，意味 著她對(duì)發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。著她對(duì)發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。 3) 評(píng)估氣氛評(píng)估氣氛 4)4) 維持秩序維持秩序 5)5) 達(dá)成決議達(dá)成決議 7. 維持秩序維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局面若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局面 并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會(huì)使你顯出更并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會(huì)使你顯出更 大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。

11、大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。 借借 口口 會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問題會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問題 當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會(huì)者當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會(huì)者 會(huì)找借口，如會(huì)找借口，如“我忘了我忘了”、“這不是這不是 我的責(zé)任我的責(zé)任”。 作為主席你可以在這位與會(huì)者的同事作為主席你可以在這位與會(huì)者的同事 們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng) 工作。或者將任務(wù)轉(zhuǎn)給其他人做。工作?；蛘邔⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)給其他人做。 設(shè)設(shè) 伏伏 有的與會(huì)者會(huì)試圖暗中破有的與會(huì)者會(huì)試圖暗中破 壞會(huì)議，所以會(huì)議未能達(dá)到規(guī)壞會(huì)議，所以會(huì)議未能達(dá)到規(guī) 定的目標(biāo)。身為主席，你可以定的目

12、標(biāo)。身為主席，你可以 通過揭露她的策略來鼓勵(lì)她。通過揭露她的策略來鼓勵(lì)她。 如果與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，如果與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議， 就休會(huì)。在極端的情況下，你就休會(huì)。在極端的情況下，你 還可以將發(fā)難者逐出會(huì)議。還可以將發(fā)難者逐出會(huì)議。 對(duì)對(duì) 抗抗 有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議中有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議中 所提出的觀點(diǎn)會(huì)采取一種不所提出的觀點(diǎn)會(huì)采取一種不 必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度，必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度， 并挑起爭(zhēng)論。作為主席，你并挑起爭(zhēng)論。作為主席，你 可以以會(huì)議目的和達(dá)成一致可以以會(huì)議目的和達(dá)成一致 的需要來提醒反對(duì)者。也可的需要來提醒反對(duì)者。也可 以緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以以緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以 平靜的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咂届o的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘?在不損害反對(duì)者的情況下引在不損害反對(duì)者的情況下引 入幽默，以緩和局面。入幽默，以緩和局面。 嚴(yán)重混亂嚴(yán)重混亂 與會(huì)者開始罵人，不與會(huì)者開始罵人，不 守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊， 將會(huì)議搞得混亂不堪。你可將會(huì)議搞得混亂不堪。你可 以要求大家遵守秩序，或者以要求大家遵守秩序，或者 要求該與會(huì)者離開。你也可要求該與會(huì)者離開。你也可 以休會(huì)，而且不確定重新集以休會(huì)，而且不確定重新集 合的時(shí)間。合的時(shí)間。 8. 結(jié)束會(huì)議結(jié)束會(huì)議 1) 1) 處理其他事宜處理其他事宜 2)2