某公司檔案管理辦法

1、公司檔案管理辦法 目錄 第一章總則 0.b.5E2RGbCAP 第二章紙質(zhì)檔案管理 p11EanqFDPw 第三章聲像檔案管理 D2XDiTa9E3d 第四章檔案查借閱管理制度 3.RTCrpUDGiT 附件一、部門檔案管理人員的職責(zé) 50PCzVD7HxA 附件二、檔案資料立卷歸檔規(guī)則 0. jLBHrnAILg 附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則 0 xHAQX74J0X 附件四、光盤檔案管理細(xì)則 0.LDAYtRyKfE 附件五、光盤標(biāo)簽 Z2zz6ZB2Ltk 附表一、計(jì)劃工作資料單 3.dvzfvkwMI1 附表二、查（借）閱文件資料申請(qǐng)單 4rqyn14ZNXI 附表三、借閱檔案催還單

2、 4.EmxvxOtOco 附表四、打（復(fù)）印文件資料申請(qǐng)單 5SixE2yXPq5 附表五、領(lǐng)用文件資料申請(qǐng)單 5.6ewMyirQFL 附表六、檔案交接清單 6.kavU42VRUs 附表七、聲像器材借用申請(qǐng)表 6.y6v3ALoS89 2 / 36 第一章 總則 第一條 為了規(guī)范和嚴(yán)肅公司檔案管理， 根據(jù)國(guó)家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體 情況，制定本規(guī)章制度。 第二條 檔案工作的宗旨：收集齊全、及時(shí)歸檔、完好保存，方便利用。 第三條 檔案管理的基本原則及要求： 一、歸檔原則 1集中保管：公司各檔案材料由行政部集中保管。 2主動(dòng)上交和積極催收相結(jié)合：各部門主動(dòng)上交和行政部主動(dòng)催收相結(jié)合。

3、3詳細(xì)登記：各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好，標(biāo)著清楚，以 便分類歸檔。 二、交接原則 1 員工離職或請(qǐng)假超過(guò) 15 個(gè)工作日，當(dāng)事人必須主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人 員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 檔案材料有損壞或缺失的，根據(jù)檔案材料的重 要性，每損壞或缺失一份，在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理； M2ub6vSTnP 2 檔案材料交接單是員工辦理離職或請(qǐng)假時(shí)必須具備的文件，沒(méi)有合法的檔案材 料交接單，公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。 （檔案交接單見(jiàn)附表六） 0YujCfmUCw 第四條 檔案管理的組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任劃分 檔案管理實(shí)行集中管理。 行政部集中統(tǒng)一管理，各部門負(fù)責(zé)部門檔案工作

4、，維護(hù)檔案的完整與安全。 一、行政部 行政部全面負(fù)責(zé)公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責(zé)包括： 1收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料； 2檔案材料的保管和銷毀； 3檔案材料的借閱、催還； 4指導(dǎo)部門檔案管理人員的工作； 5領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。 二、部門檔案管理人員 1各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。 2 部門檔案管理人員在行政部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的具體管理工 作。其主要職責(zé)見(jiàn)附件一、部門檔案管理人員職責(zé)。 eUts8ZQVRd 第五條 檔案管理分類 對(duì)檔案的管理，按照載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。 第二章 紙質(zhì)檔案管理 第六條 紙質(zhì)檔案的內(nèi)容 紙質(zhì)檔案指一切以

5、紙質(zhì)形式存在的檔案資料，對(duì)應(yīng)于聲像檔案資料。 第七條 檔案的收集 檔案的收集按照以下兩種情況執(zhí)行： 1、需要經(jīng)行政部流轉(zhuǎn)的文件資料收集，正式文件一經(jīng)產(chǎn)生，在流出行政部之前， 先交行政部歸檔（具體見(jiàn)“發(fā)文管理辦法”和“收文管理辦法”）。sQsAEJkW5T 2、公司各部門在工作中形成后，不需要行文，不經(jīng)行政部流轉(zhuǎn)文件、檔案（如工 程圖紙、技術(shù)資料等）的收集，采到以下辦法收集： GMsIasNXkA 事先登記 A. 部門在每年制定工作計(jì)劃時(shí)均要同時(shí)注明各項(xiàng)任務(wù)要產(chǎn)生的檔案目錄清單， 并不得出現(xiàn)明顯漏報(bào)， 在制定完工作計(jì)劃 3 天內(nèi)必須報(bào)送行政部， 行政部秘書(shū)根據(jù)部門 上報(bào)的情況， 結(jié)合以往工程或工

6、作情況和歷史經(jīng)驗(yàn)， 編制當(dāng)年各部門應(yīng)該上交的檔案材 料目錄并確定上交時(shí)間，下發(fā)各部門執(zhí)行； TIrRGchYzg B. 公司各項(xiàng)目部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后 2 個(gè)月之內(nèi)上交檔案材料； C. 對(duì)于公司部門會(huì)議文件， 各部門在召開(kāi)會(huì)議前須到行政部申請(qǐng)會(huì)議室借用登 記，行政部按照登記向相關(guān)部門催收會(huì)議文件。 行政部秘書(shū)根據(jù)會(huì)議登記表向各部門催 收文件； 7EqZcWLZNX 事后查收 A. 行政部秘書(shū)根據(jù)各部門上報(bào)的檔案目錄清單和既定時(shí)間，及時(shí)向相關(guān)部門催收 檔案； B. 各部門須嚴(yán)格按規(guī)定主動(dòng)、及時(shí)向行政部上交檔案材料； C. 對(duì)不按要求及時(shí)提交資料或提交資料不齊全的，除要求限時(shí)補(bǔ)齊外，根據(jù)資料 重

7、要性，在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)部門經(jīng)理進(jìn)行責(zé)任處理； lzq7IGf02E 1 / 36 D. 對(duì)于行政部秘書(shū)催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核結(jié)果中對(duì)行政部 秘書(shū)進(jìn)行責(zé)任處理。 第八條 檔案的立卷、整理和歸檔，具體見(jiàn)附件二， “檔案資料立卷歸檔規(guī)則” 。 第三章 聲像檔案管理 第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片 （母片）、照片（含底片 ）、光 盤和文字說(shuō)明兩部分組成。 zvpgeqJ1hk 第十條 聲像檔案資料的收集 一、收集范圍 1反映公司主要職能活動(dòng)，業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料； 2各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料； 3公司有關(guān)人員組織或參加的

8、重要會(huì)議、會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料； 4其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料； 5其它具有保存價(jià)值的聲像資料。 二、收集方法及要求 1事先確認(rèn) 制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片 （合底片 ）的部門和人員，在 借用聲像器材時(shí)，經(jīng)辦人認(rèn)真填寫(xiě)聲像器材借用申請(qǐng)表 ，詳細(xì)說(shuō)明本次制作所 要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容，數(shù)量和質(zhì)量要求，完成時(shí)間。 （見(jiàn)附表八、聲像 器材借用申請(qǐng)表） NrpoJac3v1 2嚴(yán)格審核 經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后，交行政部主任審批后，行政部即轉(zhuǎn)交聲像器材借 用申請(qǐng)表至行政部秘書(shū)，行政部秘書(shū)登記后借出器材； 1nowfTG4KI 3積極催收、嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收 A. 對(duì)

9、到期未及時(shí)交還器材并同時(shí)上交所制作的聲像檔案的， 行政部秘書(shū)積極催 收。 B. 行政部原則上只接收原版、原件。 C. 經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時(shí)， 必須同時(shí)上交制作的聲像檔案資料及其它 載體形態(tài)的檔案， 凡涉及公司重大事件的， 相關(guān)部門和人員應(yīng)向行政部報(bào)送目錄和必要 的文字說(shuō)明。fjnFLDa5Zo D. 行政部秘書(shū)嚴(yán)格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料，聲像資料要齊全，文 字說(shuō)明內(nèi)容要真實(shí)；底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。tfnNhnE6e5 E. 如果因特殊原因未能按規(guī)定提交聲像資料，除非經(jīng)部門經(jīng)理、行政部主任審 核，總經(jīng)理審批，否則視為私用公司財(cái)物，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)

10、 責(zé)任人進(jìn)行處理。HbmVN777sL 第一條聲像檔案的整理和保管（見(jiàn)附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則） 第四章檔案查借閱管理制度 第十二條 公司員工可以根據(jù)公司確定的查閱權(quán)限，查閱有關(guān)文件。 第十三條由行政部秘書(shū)按相應(yīng)的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行，如需越權(quán)查閱，需上一級(jí) 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 序號(hào) 職位 查閱權(quán)限 （A級(jí)一絕密，B級(jí)一機(jī)密，C級(jí)一秘密，D級(jí)一公開(kāi)） 1 執(zhí)行董事、總經(jīng)理 A、B、C、D級(jí)文件資料 2 公司咼層管理人員 B級(jí)（含）以下文件資料 3 部門經(jīng)理 C級(jí)（含）以下文件資料 4 一般員工 D級(jí)文件資料 A級(jí)文件（絕密）:指最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文 件資料，包

11、括：財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算材料；合同、協(xié)議文本；對(duì)高層管理者的考核 報(bào)告、評(píng)議等；對(duì)工資分配方案及所屬文件；涉及項(xiàng)目成本、利潤(rùn)的報(bào)告或論證材料； 如投資計(jì)劃與分析、項(xiàng)目可研報(bào)告等；公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、公司 項(xiàng)目技術(shù)的核心資料；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。V7l4jRB8Hs B級(jí)文件（機(jī)密）：指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料， 包括：公司注冊(cè)及相關(guān)文件；技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙；立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分 析報(bào)告；各種末正式批復(fù)或采取的計(jì)劃、方案；涉及公司尚未公開(kāi)或不宜公開(kāi)情報(bào)的來(lái) 83ICPA59W9 往文書(shū)，政府部門對(duì)公司的處罰

12、決定等；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料及 聲像材料。如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等。 C 級(jí)文件 （秘密 ），包括：各種證明材料；工程方面的洽商等；公司其它應(yīng)列為秘密 的文件資料及聲像材料，如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。 mZkklkzaaP D 級(jí)文件 （普通）：指一般性的， 可以提供給所有的員工查考利用的文件資料， 包括： 平時(shí)各種工作條例、規(guī)章制度；一般業(yè)務(wù)工作來(lái)往文件（不涉及絕密、機(jī)密的文件 ）；各 類一般性的請(qǐng)示、通知、會(huì)議紀(jì)要，簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等；行政管理工作的計(jì)劃、總結(jié)、 報(bào)告；一般性的月、季工作計(jì)劃與總結(jié)報(bào)告；有關(guān)干部任免、調(diào)配、定級(jí)等的文件；財(cái) 產(chǎn)、物資、檔案等各類

13、行政交接手續(xù)憑證，其它。 AVktR43bpw 查（借）閱檔案（包括資料、文件、光盤）必須在檔案查（借）閱登記簿登記后方可 查（借）閱； 密級(jí)檔案在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，需行政部主任審核報(bào) 總經(jīng)理簽字才可。 第十四條 檔案原件一般不外借，如必須借閱，一般檔案時(shí)間不超過(guò)十天，密級(jí)檔 案不超過(guò)一星期。并且必須得到行政部主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)（見(jiàn)附表二）ORjBnOwcEd 第十五條 借閱檔案的人必須愛(ài)護(hù)檔案， 要保護(hù)檔案的安全與保密， 不得擅自涂改、 勾畫(huà)、裁減、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。 2MiJTy0dTT 第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復(fù)印、摘抄

14、文件，須經(jīng)行政部主任批準(zhǔn) 并辦理相關(guān)手續(xù)。（見(jiàn)附表四）并由行政部秘書(shū)負(fù)責(zé)打印、復(fù)印。但須進(jìn)行技術(shù)處理， 保證復(fù)印件與原件有明顯的區(qū)別， 并且只復(fù)印文件上相關(guān)的部分， 其他與其查閱無(wú)關(guān)的 內(nèi)容在復(fù)印時(shí)必須進(jìn)行遮蔽處理； gIiSpiue7A 第十七條 借用的檔案，當(dāng)事人必須在規(guī)定時(shí)間歸還行政部；如確需延期，當(dāng)事人 必須提前一個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)（見(jiàn)附表三） 。否則視為無(wú)故不及時(shí)歸還，在考核結(jié) 果中對(duì)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理。 uEh0U1Yfmh 第十八條 借閱檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清除，與發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告 領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)文件性質(zhì)、損壞程度在考核結(jié)果中對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。 IAg9qLsgBX

15、 第十九條 外部合作單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能查 閱，但不能將檔案帶離行政部。 第二十條 外部合作單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的資料要進(jìn)行審 查、簽章。 4 / 36 附件一、 部門檔案管理人員的職責(zé) 部門檔案管理人員要接受公司行政部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，學(xué)習(xí)公司的檔案管 理制度，按公司檔案管理制度管理本部門的檔案資料，其主要職責(zé)如下： WwghWvVhPE 一、對(duì)部門已結(jié)案工作所產(chǎn)生的文件及時(shí)收集、整理，按規(guī)定向行政部移交（各種資料、 上級(jí)批文、圖紙、聲像資料等 ） ； asfpsfpi4k 二、負(fù)責(zé)部門文件資料的整理、統(tǒng)一編號(hào)及提供利用； 三、負(fù)責(zé)部

16、門檔案資料的安全保密工作，每月進(jìn)行安全保密檢查，向行政部匯報(bào)工作， 接受行政部的監(jiān)督檢查，并定期（一般為三個(gè)月一次）和行政部秘書(shū)進(jìn)行清單核對(duì)； ooeyYZTjj1 四、根據(jù)檔案管理制度規(guī)定各部門要建立檔案登記本，嚴(yán)格規(guī)范檔案交接收發(fā)手續(xù)（見(jiàn) 附表六、檔案交接清單） ； BkeGuInkxI 五、負(fù)責(zé)對(duì)部門的電子文件資料進(jìn)行備份整理，保證各種文件的安全可靠； 六、負(fù)責(zé)本部門計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行和使用，每周堅(jiān)持殺病毒。 0 / 36 附件二、檔案資料立卷歸檔規(guī)則 檔案資料立卷歸檔規(guī)則 為了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保留公司生產(chǎn)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保 持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用，依據(jù)

17、有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司具體情 況，特制定本規(guī)則。PgdOOsRIMo 第一條、本規(guī)則規(guī)定了公司文件材料歸檔整理的原則、方法和基本范圍，并以工程項(xiàng)目 資料為例。 第二條、本規(guī)則依據(jù)國(guó)家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)劃 ，自治區(qū)檔案局企業(yè) 事業(yè)單位管理文件材料歸檔整理試行規(guī)劃 和國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的 科學(xué)技術(shù)檔 案案卷構(gòu)成的一般要求國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T11822- 2000）,結(jié)合公司具體情況制定。 3cdXwckm15 第三條、名詞 一、立卷-公司本部各部門或項(xiàng)目部的文件資料管理工作人員，將平時(shí)收集、保管的 文件，對(duì)其中已形成結(jié)果齊全的文件、技術(shù)資料按歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行分類整理， 裝訂

18、成冊(cè)的工作過(guò)程，稱之為立卷。h8c52WOngM 二、 移交-是指項(xiàng)目部在工程竣工后二個(gè)月內(nèi)或公司本部各部門在每年1月底前將上 年度本部門工作形成的文件資料立卷、造冊(cè)，移交公司檔案室保管的過(guò)程。v4bdyGious 三、歸檔-凡是反映本公司工作（含工程施工）生產(chǎn)活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件 材料，通過(guò)相關(guān)人員移交檔案室檔案管理人員管理，稱之歸檔。J0bm4qMpJ9 四、銷毀-是指由檔案部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn) 行鑒別、登記后，會(huì)同公司指定的監(jiān)審部門人員一道將保管到期的檔案進(jìn)行處理（一般 焚燒、粉碎處理）的工作過(guò)程。XVauA9grYP 第四條、文件材料整理排放的

19、要求。 文件材料的整理以件為單位進(jìn)行分類、裝訂（整理、裝訂排放要求見(jiàn)下表），再按 分類進(jìn)行排列、編號(hào)、編目，裝盒，按此順序進(jìn)行，直至編入總目錄中上架擺放、保管、 利用（參閱）bR9C6TJscw 整理單位：一般以每份文件材料為一件，每項(xiàng)工程圖紙為一件。 整理時(shí)要求 裝訂時(shí)排放要求 文件正本與定稿為一件 正本在前，定稿在后 文件正文與附件為一件 正文在前，附件在后 文件原件與復(fù)印件為一件 原件在前，復(fù)印件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 來(lái)文與復(fù)文為一件 復(fù)文在前，來(lái)文在后 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等 每?jī)?cè)（本）為一件 第五條、文件、資料、圖表立卷、歸檔的要求 一、移交公司檔案室文件、資料、圖表份數(shù)為一份，有原件者應(yīng)交原件，承包的工程如 業(yè)主或甲方另有要求時(shí)，按其要求移交他們所需的份數(shù)。pN9LBDdtrd