怎樣寫好工作信息

1、怎樣寫好工作信息 怎樣寫好工作信息 張鳴雨 一、什么就是信息 信息:即音訊,消息。 信息:亦指通訊系統(tǒng)處理與傳輸?shù)膶ο?。泛指消息與信號的具體內(nèi)容與意義。通常通過處理與分析來提取。信息、物質(zhì)與能量通常稱為系統(tǒng)的三大要素。物的系統(tǒng)就是這樣,人與人之間組成的社會系統(tǒng)也就是這樣。系統(tǒng)論的創(chuàng)立者貝朗塔菲與管理學(xué)家巴納德、卡斯特及羅森茨韋克均重視信息的作用并對信息的作用有所闡述。 信息:就是對客觀世界中各種事物的特征、變化及其相互關(guān)系的最新反映。毛澤東一直對信息高度重視。戰(zhàn)爭年代親自動筆為新華社撰寫重要消息,用以指導(dǎo)革命。 信息與系統(tǒng) 信息就是系統(tǒng)與外部環(huán)境之間溝通交流的介質(zhì)之一。一種重要的媒介。系統(tǒng)就是

2、自成體系的組織,就是相同或相類事物按照一定的秩序與內(nèi)部聯(lián)系組合而成的整體。就是由若干相互聯(lián)系與相互作用要素組成的具有特定功能的統(tǒng)一整體。 系統(tǒng)管理理論認(rèn)為:系統(tǒng)就是處于一定的相互關(guān)系中與環(huán)境發(fā)生關(guān)系的各組成部分的總體。 世界就是由不同層級的系統(tǒng)構(gòu)成的。整體性就是系統(tǒng)的最基本的屬性。大局與小局,全局與局部。全局與一域。 系統(tǒng)與系統(tǒng)之間,系統(tǒng)與環(huán)境之間就是相互聯(lián)系、相互作用的。聯(lián)系的媒介之一就就是信息。開放的標(biāo)志之一就就是輸出與接受信息。其內(nèi)部與外部均有信息反饋網(wǎng)絡(luò),能夠進(jìn)行自我調(diào)節(jié),以適應(yīng)環(huán)境與本身需要。孤立與封閉的系統(tǒng),其前途就就是崩潰與滅亡?！伴]關(guān)鎖國”也就就是與外界失去應(yīng)有的信息聯(lián)系,只能

3、就是“瀕于崩潰的邊緣”。 無論系統(tǒng)還就是環(huán)境,都就是根據(jù)相互之間傳遞的信息做出反應(yīng),進(jìn)行調(diào)整。這樣才能使系統(tǒng)處于動態(tài)平衡之中,保持生機(jī)與活力。 現(xiàn)代管理理論之社會系統(tǒng)理論 美國管理學(xué)家巴納德創(chuàng)建社會系統(tǒng)理論。該理論專門研究正式組織的本質(zhì)、特征、構(gòu)成要素與行為。 正式組織三個基本要素:協(xié)作的意愿(組織成員愿意為實現(xiàn)組織目標(biāo)做出貢獻(xiàn))、共同的目標(biāo)(協(xié)作意愿的必要前提,誘導(dǎo)協(xié)作意愿。使組織成員知道組織要她們做什么以及從協(xié)作及實現(xiàn)目標(biāo)過程當(dāng)中得到哪些滿足)、信息聯(lián)系。 通過信息才能把有協(xié)作意愿的組織成員與組織的共同目標(biāo)連接起來形成一個有機(jī)的整體。良好的信息聯(lián)系能夠使組織成員合理地行動。巴納德認(rèn)為:組織

4、領(lǐng)導(dǎo)者的作用就就是在一個信息聯(lián)系系統(tǒng)中作為聯(lián)系中心,系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的中心,對組織成員的活動進(jìn)行協(xié)調(diào),指導(dǎo)組織的運轉(zhuǎn),實現(xiàn)組織的目標(biāo)。其 主要職能之一就就是提供一個信息交流的體系,建立與維持一個有效的信息交流系統(tǒng)。 組織平衡理論:內(nèi)平衡與外平衡。誘因大于犧牲。 信息與決策 系統(tǒng)分析:使系統(tǒng)整體效能最優(yōu)的一種方法。學(xué)習(xí)型組織理論稱為“系統(tǒng)思考”。就是科學(xué)決策的基本方法。系統(tǒng)分析的基本前提就是掌握情況。 決策機(jī)關(guān)與決策者掌握情況的基本途徑就就是獲取信息。及時、全面、準(zhǔn)確的信息就是正確、科學(xué)決策的重要支持要素。所謂“眼觀六路”,“耳聽八方”。“秀才不出門,遍知天下聞”。 信息與系統(tǒng)(組織)功能 任何一個系統(tǒng)

5、(組織)都應(yīng)有其特定的功能。也就就是其存在的作用、意義與價值。 信息的作用:就是體現(xiàn)系統(tǒng)(組織)意圖,反映系統(tǒng)(組織)狀態(tài),塑造系統(tǒng)(組織)形象,支持組織決策,實現(xiàn)系統(tǒng)(組織)功能的重要因素。對于公共組織來說,就是政令、動態(tài)、輿情、民意的載體;就是系統(tǒng)(組織)內(nèi)外溝通交流的媒介;就是系統(tǒng)(組織)本身與內(nèi)部要素對外部環(huán)境變化作出積極能動反應(yīng)的激活因素。 信息的屬性:客觀性(不帶任何主觀色彩的陳述,潤物細(xì)無聲)、準(zhǔn)確性、時效性。時效性即及時迅速,產(chǎn)生功能效用;有目的,起到應(yīng)起的作用。 對于信息的發(fā)送者而言:一定要明確,發(fā)出什么聲音、傳遞什么訊號,信息的接受者會產(chǎn)生什么反應(yīng),進(jìn)而達(dá)到什么目的。 SO

6、S 訊號(求救);救護(hù)車的警笛聲,警車的警報聲(讓路);處于危險之中人呼喊“救命”(尋求幫助)。 關(guān)于機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的信息 狹義的信息就是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的一種,就是使用頻率最高的機(jī)關(guān)應(yīng)用文體裁。 信息就是對客觀世界中各種事物的特征、變化及其相互關(guān)系的最新反映,就是一種具有很強(qiáng)時效性的文體。 信息文稿對語言的最大要求就是,精煉、確定、有深度,用最小的文字量提供最大的信息量。所謂精煉,就就是不用穿靴戴帽,不用交待事情發(fā)生的全過程(主要事實交待清楚即可),不用毫無信息量的華麗詞藻。所謂確定,即用詞準(zhǔn)確,能用數(shù)字說明、分析的,盡可能用。真正科學(xué)意義上的信息,應(yīng)該就是最大的確定性、最小的不確定性。所謂有深度,

7、就就是能夠反映事物的特征屬性、變化趨勢與相互關(guān)系。 每條信息字?jǐn)?shù)一般在二、三百字左右,最長不宜超過 500 字。當(dāng)然,也有例外。這就是信息的靈活性,也就是信息之所以廣泛應(yīng)用于管理實踐中的根本原因所在。一般而言,信息文稿的語言必須非常簡練。 信息的作用 (1)領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)與依據(jù)作用; (2)指導(dǎo)整體工作的重要渠道的作用; (3)對整體工作狀況,重大工作進(jìn)展,上級重大決策落實情況的監(jiān)控作用; (4)反映人民群眾呼聲的通道作用。 信息與公文的關(guān)系 相同點: 1、都就是一種文字表達(dá);2、都有對上,對平級,對下的關(guān)系;3、都就是行政的基礎(chǔ)與重要環(huán)節(jié)。 不同點: 1、信息就是決策的前提,公文就是決策的結(jié)

8、果;2、公文就是請示報告事項,答復(fù)問題,部署工作;信息就是反映問題,追蹤情況,提供決策參考;3、處理程序不同:公文有嚴(yán)格的處理程序,信息程序直接便捷。 簡練不等于簡單積累才能有深度 簡練不等于簡單。契可夫:“簡練就是才能的姊妹”。信息要寫得簡練,就不能憑著直覺去寫,在構(gòu)思時就要有明確的思路與觀點。如果對所要寫的東西不了然于胸,不把握其內(nèi)在聯(lián)系,行文就是談不上言簡意賅的。 要把握事物的來龍去脈。把握其在全局與大局中的位置,與其它關(guān)聯(lián)事物的內(nèi)在聯(lián)系,對其屬性特征與發(fā)展趨勢能過做出準(zhǔn)確判斷。 信息語言的簡練就是同信息人員觀察、分析問題的深度,剪裁、取舍材料的能力緊密相聯(lián)的。 這些都要靠積累。 二、如

9、何寫好信息 信息的結(jié)構(gòu):標(biāo)題,導(dǎo)語,正文,結(jié)尾。 標(biāo)題要精煉準(zhǔn)確醒目,畫龍點睛,一下子就能躍入眼簾,引人注目,奪去眼球,要么掌握信息的基本內(nèi)容,要么勾起繼續(xù)讀下去的欲望。 導(dǎo)語就是正文中起關(guān)鍵作用的開頭語。導(dǎo)語在布局謀篇中具有重要作用,好的導(dǎo)語會使文思泉涌,與標(biāo)題一樣應(yīng)該能夠一下子抓住讀者,引人入勝。導(dǎo)語寫不好,思路就會越寫越窄,直至卡殼。信息的導(dǎo)語應(yīng)該反映出最基本的信息。 正文應(yīng)該層次清楚,絲絲入扣,內(nèi)在邏輯關(guān)系清晰。就信息而言,語言應(yīng)該簡練、生動、真實、客觀。用最少的語言承載最大的信息量。語言盡量通俗易懂,寫作者的角度站位、語氣口吻應(yīng)該就是客觀的,敘事、議論切忌出現(xiàn)第一人稱、第二人稱語態(tài)。

10、第三人稱,生動但一般不宜口語化。 文章的結(jié)構(gòu) 人們常用“鳳頭、豬肚、豹尾”形容優(yōu)秀作品的構(gòu)架。 鳳頭:意思就是文章開頭要像鳳凰的腦袋一樣,精彩亮麗,奪目搶眼,開篇切題,開門見山,引人入勝,啟動文思。 豬肚:中間正文部分要像豬肚子一樣,內(nèi)容豐富,充實厚重,而不就是泛泛空談,光就是喊口號。內(nèi)容豐富即承載最大的信息量,并且內(nèi)涵深刻,給人以啟示、啟迪與教益。 豹尾:結(jié)尾要像豹子尾巴那樣簡潔明快,剛健響亮;畫龍點睛,呼應(yīng)扣題;收筆有力,戛然而止,不拖泥帶水。 有人說,小到學(xué)習(xí)生活,大到事業(yè)人生莫不如此。正所謂文品如人品。 唐代詩人白居易在新樂府序中說:“首句標(biāo)其目,卒章顯其志”。要起到進(jìn)一步明確與深化主

11、題思想的作用,充分顯示出作者立言的本意。 明代著名學(xué)者謝榛四溟詩話中“起句當(dāng)如爆竹,驟響易徹;結(jié)句當(dāng)如撞鐘,清音有余”。就就是說,作品一開頭,就要像放炮似的,使人耳目為之一震;而結(jié)尾,又要像敲鐘似的,使人覺得余音繞梁。 清代戲曲理論家李漁說“開卷之初,當(dāng)以奇句奪目,使人一見而驚,不敢棄去”,“終篇之際,當(dāng)以媚語攝魂,使之執(zhí)卷留連,若難遽別”(閑情偶寄)。 這些關(guān)于作品的開頭與結(jié)尾的言論,盡管說法不一,但其實質(zhì)都就是要求作者要認(rèn)真寫好作品的開頭與結(jié)尾。 關(guān)于導(dǎo)語 信息通常就是由導(dǎo)語與主體(次重要的材料、更次重要的材料及背景等段落)組成的。 什么就是導(dǎo)語:顧名思義,導(dǎo)語就是一篇消息在開頭位置用以導(dǎo)

12、引讀者閱讀的那段文字。導(dǎo)語用最精粹的文字,簡明扼要地把最重要、最新鮮的事實及其意義表達(dá)出來,就是信息中最有價值的部分。導(dǎo)語就是具有可聽性與可讀性的特殊開頭。它擔(dān)負(fù)著三項使命。反映信息的要點;確立信息的基調(diào);喚起受眾的注意。 導(dǎo)語的作用:讀者一瞧導(dǎo)語就知道這條信息寫的就是什么;讀者瞧了您的導(dǎo)語愿意繼續(xù)讀完這條信息。 導(dǎo)語寫作的要求: 要有最重要與最新鮮的事實;要開門見山直截了當(dāng);要簡明扼要,生動具體;要通俗易懂。 導(dǎo)語寫作的一般思維過程:首先要考慮什么東西就是您要報道的這條新聞的最重要與做新鮮的。其次,要考慮您確認(rèn)的這個最重要最新鮮的事實跟什么人有關(guān)。第三,要考慮怎樣表達(dá)才能最吸引人。 三、機(jī)關(guān)

13、人員撰寫信息通常存在的問題 1、體裁把握不準(zhǔn):體裁角度把握不當(dāng),標(biāo)題錯位,有表決心的決心書、檢討書、心得體會、記敘文、決心書、散文、合理化建議報告、工作方案、論文等等,甚至有的說不上什么文體,思維奔逸。 2、就事論事:信息量少,題材不豐富,內(nèi)容延展不開;當(dāng)照相機(jī),當(dāng)鏡子,機(jī)械地照搬復(fù)制事件,許多稿件沒有擺脫就事論事窠臼。 3、缺乏目的性:重要信息關(guān)注不夠,中心人物職務(wù)身份姓名交待不夠準(zhǔn)確,重要人物沒交待,對全 局缺乏了解掌握,對形勢任務(wù)不明晰。不必要的細(xì)節(jié)(如幾時整,某樓某層會議室等)鋪陳過多交待過細(xì)。 4、基本功不夠:語言貧乏,不夠莊重,過于口語化(寫材料、把副主席寫成主席)。表達(dá)能力欠缺。

14、文不對題,題不對事,題事難符;內(nèi)容像堆砌羅列拉菜單,列菜譜,而不就是色香味俱全、人們喜歡享用的飯菜;有的沒標(biāo)題或者標(biāo)題過于寬泛,說什么都行;有的就是記敘文標(biāo)題。有的題目臃腫,未經(jīng)推敲,體例上自相矛盾。題目不夠簡練精要,不夠醒目,承載信息不足;語言不夠精煉,語言文字功底需要強(qiáng)化,文字表達(dá)能力還須加強(qiáng)。 5、角度站位不當(dāng):寫信息不就是現(xiàn)場秀,而就是廣播員。盡量用客觀莊重語言,陳述性語言。絕對避免主觀化,情緒化語言。角度站位不能始終如一;沒詞了就赤膊上陣,用主觀性評論等主觀性語言。濫用形容詞與副詞。信息應(yīng)當(dāng)慎用形容詞、副詞,更不能使用其最高級,如“非?！?、“最”、“很”、“極” 6 忽視重要人物與工

15、作全局:大局就是由現(xiàn)實局面與掌控局面的人等因素決定的或構(gòu)成的。而許多人往往忽視這方面的信息,重要人物沒交待或重要人物事件背景沒交待,或重要信息交待不夠準(zhǔn)確全面。 四、寫好信息應(yīng)注意的幾個問題 1、“紙上得來終覺淺,絕知此事要躬行”。光聽不夠,必須實踐。躬行,就就是老老實實實踐。誰都不就是天生的筆桿子,都就是學(xué)習(xí)實踐、不斷練習(xí)體會積累的結(jié)果。沒有付出,就不會有回報。學(xué)習(xí)訓(xùn)練不得法,當(dāng)然也不會得到太多的回報。春華秋實,春種秋收。一分耕耘一份收獲。演說家李真順說:“只有完美的練習(xí),才能有完美的結(jié)果。今天放下面子,明天才能更有面子！實踐,實踐,再實踐。練！練！練！”除了個別人有點天賦,大都興趣、志向、職業(yè)操守使然。要“舍得”,有付出才有回報,舍出辛勞努力、舍棄歡愉休閑,得到才能、尊重、成就?！案褂性姇鴼庾匀A”。 2、世事洞明皆學(xué)問,人情練達(dá)即文章。入情入理,知情知理。情即情況,情感,與您相關(guān)的人的情緒反應(yīng),即感受。要理解、研判讀者、信息相關(guān)人的感受,應(yīng)該積極進(jìn)取通達(dá)人情。換位思考一下,假如您就是領(lǐng)導(dǎo),假如您就是她人,您的期望就是什么？您會作何感想。站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題,那就就是站在大局