974723773畢業(yè)論文論秘書的角色挫折與對策

1、論秘書的角色挫折與對策摘 要角色原是戲劇中的一個名詞，指演員扮演的劇中人物形象。秘書作為黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位等各個部門中的一個特定群體，他們的工作具有不同于其他群體工作的屬性，他們所扮演的社會角色具有不同于其他角色的特點(diǎn)。輔助性作為秘書工作的本質(zhì)屬性，使其具有了開放性、中轉(zhuǎn)性、事務(wù)性、被動性的工作特點(diǎn)。秘書工作的特點(diǎn)使秘書人員對自己所擔(dān)任角色的社會地位、身份及行為模式、規(guī)范有了整體的認(rèn)識和判斷，于是就有了秘書的角色意識。秘書的角色是在秘書工作中實(shí)現(xiàn)的，是秘書的實(shí)踐活動造就了秘書的心理特點(diǎn)和行為模式。秘書在角色意識的指導(dǎo)下，從角色的相互關(guān)系和情境變化中去認(rèn)識和把握自己的身份變化，調(diào)整自

2、己的角色行為，在實(shí)踐中進(jìn)行角色的定位。而秘書在獲取角色意識、進(jìn)行角色定位和角色實(shí)現(xiàn)的實(shí)踐活動中，會遇到與角色定位中不符甚至偏離的主觀和客觀的實(shí)際挫折時，就會產(chǎn)生對工作的消極情緒，這就是秘書角色挫折。秘書對新時期角色意識的培養(yǎng)、新的角色定位、新的職業(yè)內(nèi)容和工作制度的適應(yīng)無疑將是做好工作最基本、最堅實(shí)的第一步。關(guān)鍵詞：秘書 角色定位 角色挫折 角色適應(yīng)目 錄論秘書的角色挫折與對策1摘 要11.秘書工作與秘書角色21.1秘書工作的屬性和工作特點(diǎn)311.1秘書工作的性質(zhì)31.1.2秘書工作特點(diǎn)31.2秘書的社會角色312.1社會角色的含義31.2.2秘書的社會角色32.秘書的角色定位42.1秘書角色定

3、位的含義及與角色挫折關(guān)系421.1角色定位的含義421.2角色定位與角色挫折關(guān)系42.2秘書的角色定位的階段42.2.1角色準(zhǔn)備階段52.2.2角色成型階段52.3影響角色定位的條件52.3.1自然生理?xiàng)l件52.3.2文化知識條件62.4秘書的角色定位62.4.1單位一員62.4.2領(lǐng)導(dǎo)下屬：62.4.3組織代表63.秘書的角色挫折73.1秘書角色挫折的含義73.2產(chǎn)生角色挫折的原因73.2.1秘書個性意識與角色意識的沖突83.2.2社會組織對秘書行業(yè)角色定位的偏離832.3社會變革對秘書人員的要求緊迫83.3秘書角色挫折的對策93.3.1角色的主動適應(yīng)93.3.2適應(yīng)社會變革對職業(yè)秘書角色定

4、位的新要求10結(jié)束語14參考文獻(xiàn)141.秘書工作與秘書角色秘書作為黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位等各個部門中的一個特定群體，他們的工作具有不同于其他群體工作的屬性。1.1秘書工作的屬性和工作特點(diǎn)11.1秘書工作的性質(zhì)秘書工作的性質(zhì)，在理論界沒有統(tǒng)一的看法。有“參與政務(wù)、掌管事務(wù)”之說，有“輔助管理、綜合服務(wù)”之說，有“輔助決策、當(dāng)好參謀”之說，類似說法還有很多病流傳很廣。以上看法都有一定的合理成分和事實(shí)根據(jù)，都在某一層面上說明了秘書的所處地位、工作職責(zé)的重要性、特殊性。但共同的缺點(diǎn)是過于籠統(tǒng)和“普泛化”。準(zhǔn)確地說，秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和管理的服務(wù)性工作，秘書工作的性質(zhì)就是它的輔助性。1.

5、1.2秘書工作特點(diǎn)（1）開放性（2）中轉(zhuǎn)性（3）事務(wù)性（4）被動性1.2秘書的社會角色12.1社會角色的含義社會角色，是指人在社會中所處的地位，這種地位賦予人的權(quán)利和義務(wù)，以及這種地位要求人具有的與之相適應(yīng)的意識和行為。1.2.2秘書的社會角色為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書第一位的基本職能，秘書活動是領(lǐng)導(dǎo)的附庸和補(bǔ)充，領(lǐng)導(dǎo)活動規(guī)定了秘書活動的基本范圍和利益指向，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系成為秘書最首要、最基本的社會關(guān)系。秘書在黨政機(jī)關(guān)所承擔(dān)的角色，就更集中地體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)活動中以及秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中。概括地說，秘書基本角色是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展領(lǐng)導(dǎo)活動和政務(wù)活動，實(shí)行組織、行政領(lǐng)導(dǎo)和社會管理。具體角色

6、為： （1）領(lǐng)導(dǎo)工作的助手（2）領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的幫手（3）領(lǐng)導(dǎo)思維的腦筋（4）政策活動的樞紐（5）決策（決定）的督辦員（6）領(lǐng)導(dǎo)信息的資料庫 （7）領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)活動的組織者和隨員總之，秘書的工作特點(diǎn)決定其社會角色，秘書在社會實(shí)踐活動中，必然會由其工作中產(chǎn)生對自身職業(yè)所處社會角色的思考與定位。當(dāng)秘書在工作中對自身行為模式和規(guī)范有了確定的意識系統(tǒng)時，就會把自身對職業(yè)的角色定位出明確的認(rèn)識。秘書的工作性質(zhì)決定其角色意識的產(chǎn)生與定位，所有的這兩方面內(nèi)容就是秘書角色挫折產(chǎn)生的準(zhǔn)備階段與本質(zhì)原因。2.秘書的角色定位2.1秘書角色定位的含義及與角色挫折關(guān)系21.1角色定位的含義秘書角色定位，是指秘書在角色意識的指導(dǎo)下

7、，從角色的相互關(guān)系和情境變化中去認(rèn)識和把握自己的身份變化，調(diào)整自己的角色行為，塑造自己的角色形象，這就是秘書角色定位。21.2角色定位與角色挫折關(guān)系（1）角色定位是產(chǎn)生角色挫折的根本原因。秘書的角色定位無論從自身意識還是從社會價值意識中看，都會產(chǎn)生對秘書角色定位的模糊。一方面是由于秘書人員自身閱歷、個性、心理的限制。另一方面則是社會組織對現(xiàn)代市場中秘書職業(yè)發(fā)展的需求了解不足。（2）角色挫折是角色定位的結(jié)果之一。在社會中，一部分秘書人員對資深角色角色定位把握不準(zhǔn)確，必然會由此而產(chǎn)生角色的挫折。2.2秘書的角色定位的階段各種社會角色，是在不同的社會生活環(huán)境和社會實(shí)踐活動中獲得的，秘書角色也不例外，

8、是在秘書工作中實(shí)現(xiàn)的，秘書角色的定位，大體經(jīng)歷兩個階段：2.2.1角色準(zhǔn)備階段現(xiàn)代社會，秘書部門是各機(jī)關(guān)的一個重要組成部分，秘書工作成了現(xiàn)代人的重要職業(yè)之一，許多人為了進(jìn)入秘書部門進(jìn)行秘書工作，都要進(jìn)行積極地準(zhǔn)備。這也是現(xiàn)代型秘書與傳統(tǒng)型秘書的顯著差別之一。傳統(tǒng)型的秘書，大多沒有經(jīng)過角色準(zhǔn)備階段而直接走上秘書職業(yè)崗位。而現(xiàn)代的秘書人員，大多必須經(jīng)過角色準(zhǔn)備階段才能進(jìn)入秘書部門，因?yàn)楝F(xiàn)代社會秘書人才提出了這方面的要求，也提供了這方面的條件。秘書的角色準(zhǔn)備主要包括兩個方面：（1）心理準(zhǔn)備。所謂心里準(zhǔn)備也就是有從事秘書工作的理想和愿望。沒有這方面的思想和愿望，一般情況下是不會走向秘書職業(yè)崗位的，即使

9、成了秘書人員，也多是出于偶然。（2）知識準(zhǔn)備。知識準(zhǔn)備也就是有關(guān)秘書工作的基本理論和技巧。在現(xiàn)代社會，秘書學(xué)教育已成了高等教育的一個重要組成部分。我國許多高校都開辦了秘書學(xué)專業(yè)。報考秘書專業(yè)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)秘書知識，為獲得秘書角色創(chuàng)造條件是秘書角色準(zhǔn)備的重要方面。2.2.2角色成型階段系統(tǒng)學(xué)習(xí)秘書知識，僅是獲得秘書角色的條件之一。只有進(jìn)入秘書部門，從事秘書工作，并按秘書的行為規(guī)范行事，才能成為一個真正的秘書角色。換句話說，有了心理準(zhǔn)備和知識準(zhǔn)備，僅是為獲得秘書角色提供了基礎(chǔ)，創(chuàng)造了條件，具有成為秘書的可能性，但還不具有成為秘書的現(xiàn)實(shí)性。成型階段才是獲得秘書角色的現(xiàn)實(shí)化階段，是通過實(shí)踐活動將可能轉(zhuǎn)化為

10、現(xiàn)實(shí)，將材料塑造成成品的過程。2.3影響角色定位的條件2.3.1自然生理?xiàng)l件（1）年齡條件：就秘書的角色特征和工作職責(zé)看，秘書應(yīng)該年輕化，秘書班子的年齡應(yīng)當(dāng)?shù)陀谕夘I(lǐng)導(dǎo)班子的年齡。（2）性別條件：在整個秘書隊伍中女性比男性人數(shù)更多，但在不同的層次和性質(zhì)的單位，對秘書性別的要求又有所區(qū)別。（3）健康條件：秘書人員健康條件有三方面的基本要求：一是發(fā)育正常，五官端正。二是體魄強(qiáng)健，精力充沛。三是情緒穩(wěn)定，沉著冷靜。2.3.2文化知識條件知識化與專業(yè)化，是現(xiàn)代社會對公民素質(zhì)的一個基本要求，秘書角色作為文職人員，從事的是精神生產(chǎn)，這就要求秘書人員比其他社會角色的文化知識條件更高。一般需要大學(xué)以上學(xué)歷。如

11、果學(xué)歷層次與知識水平、知識結(jié)構(gòu)的發(fā)展不平衡時，較高的知識水平、知識結(jié)構(gòu)的比較高的學(xué)歷層次更重要，更能勝任秘書工作。2.4秘書的角色定位秘書的角色可以從三個層次去定位：2.4.1單位一員：在一個組織內(nèi)部，秘書知識所有職工的一員，他和所有職工一樣，都是為完成組織任務(wù)，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而工作的，除職務(wù)不同和分工不同，并無任何特殊之處。但是冰粉所有的秘書人員都能正確理解這一點(diǎn)。由于秘書在特殊崗位上工作，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)接觸并代表領(lǐng)導(dǎo)處理一些問題，還往往使一些秘書人員對角色理解錯位，認(rèn)為自己是組織中特殊成員，甚至以“二領(lǐng)導(dǎo)”的面目出現(xiàn)，或者利用自己工作之便為自己謀取私利。2.4.2領(lǐng)導(dǎo)下屬：在任何組織中，領(lǐng)導(dǎo)與秘

12、書的關(guān)系都是上下級關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)是上級，是主角，是決策者和管理者，秘書是下級，是配角，是輔助者和服務(wù)者。在理解領(lǐng)導(dǎo)與秘書上下級的關(guān)系時，秘書人員一定要準(zhǔn)確把握自己位置與心態(tài)，克服不健康心理。秘書人員在處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時易產(chǎn)生自卑心理和依附心理。自卑心理和依附心理都是一種不健康的心理表現(xiàn)，也有礙于建立正常的人際關(guān)系。因此克服自卑心理和依附心理，對秘書的角色理解，特別是對正確理解“領(lǐng)導(dǎo)下屬”這一角色的含義尤為重要。2.4.3組織代表：在某些情況下，秘書常常受領(lǐng)導(dǎo)和組織的委派，作為組織和領(lǐng)導(dǎo)的代表參加一些活動。這時，秘書是作為組織和領(lǐng)導(dǎo)的代表身份出現(xiàn)的，他的言行必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，代表組織的形象，為組織

13、和領(lǐng)導(dǎo)贏得信譽(yù)。但需要注意的是，越受領(lǐng)導(dǎo)重視并代表領(lǐng)導(dǎo)的時候，越應(yīng)保持清醒的頭腦，越要防止角色的錯位。代表領(lǐng)導(dǎo)但并不是領(lǐng)導(dǎo)，代表領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)意見，但不能以領(lǐng)導(dǎo)的口氣講話，更不能打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號為自己獲取榮譽(yù)和私利。 總之，秘書的角色定位應(yīng)以現(xiàn)代社會對職業(yè)秘書的要求為前提，作為組織的一員，要有與組織其他員工處于同等地位的意識；在與領(lǐng)導(dǎo)接觸時，既要不卑不亢，也要獨(dú)立自主；代表組織處理外阜事務(wù)時，要以組織的形象和領(lǐng)導(dǎo)的意識為準(zhǔn)則，不能善越職權(quán)。秘書的角色定位可以說是產(chǎn)生秘書角色挫折的根本原因，對于秘書角色正確的定位是解決秘書角色挫折的關(guān)鍵之匙。3.秘書的角色挫折3.1秘書角色挫折的含義秘書在獲取角色意識、

14、進(jìn)行角色定位和角色實(shí)現(xiàn)的實(shí)踐活動中，會遇到與角色定位中不符甚至偏離的主觀和客觀的實(shí)際挫折時，就會產(chǎn)生對工作的消極情緒，這就是秘書角色挫折。3.2產(chǎn)生角色挫折的原因當(dāng)前,秘書角色的認(rèn)知主體即領(lǐng)導(dǎo)、社會公眾和秘書自我對秘書角色的認(rèn)知都存在一定的偏差,其負(fù)面影響較大.對秘書角色的認(rèn)知產(chǎn)生偏差的原因有多方面,可以借助于通過組織培養(yǎng)和自我培養(yǎng)樹立秘書的角色意識;提高秘書從業(yè)人員的政治素質(zhì),加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)及繼續(xù)大力推行秘書職業(yè)資格制度,并逐步實(shí)現(xiàn)秘書職業(yè)立法,促進(jìn)秘書職業(yè)的專業(yè)化、職業(yè)化、社會化等相應(yīng)對策來轉(zhuǎn)變對秘書角色的認(rèn)知偏差.3.2.1秘書個性意識與角色意識的沖突秘書個性與社會角色的沖突 現(xiàn)代秘書

15、社會角色的多重性對秘書的個性修養(yǎng)提出了很高的要求,尤其在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)的條件下,由于個人的獨(dú)立性加強(qiáng),人與人之間的協(xié)作反而顯得更為重要.從某種角度來說,秘書個性過強(qiáng)與其社會角色的服務(wù)性是有沖突的.3.2.2社會組織對秘書行業(yè)角色定位的偏離國家“十一五”教育規(guī)劃中明確指出，中國要大力發(fā)展職業(yè)教育，培養(yǎng)實(shí)用性、技能型職業(yè)人才。“秘書”被列入國家勞動和社會保障部的職業(yè)目錄后，秘書培養(yǎng)模式從應(yīng)試型培訓(xùn)輔導(dǎo)逐漸向?qū)嵱眯陀?xùn)練派遣過渡，各高等院校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)也紛紛推出了秘書專業(yè)和各種名目繁多的秘書訓(xùn)練班，但效果又是如何呢？訓(xùn)練出來的秘書職業(yè)真正具有實(shí)用性嗎？很多高校和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)也都是一頭霧水，因?yàn)樗麄冞€無法對現(xiàn)代

16、職業(yè)化秘書進(jìn)行準(zhǔn)確定位，也難怪他們訓(xùn)練不出實(shí)用型職業(yè)秘書。因此，通過等級考證的秘書人員對秘書職業(yè)的把握也是朦朦朧朧，在就業(yè)和創(chuàng)業(yè)的歷程中滿腹的迷茫和困惑。從古代皇帝的左丞右相，到今天的領(lǐng)導(dǎo)身邊的左右手，秘書職業(yè)已經(jīng)從古代的文書起草，演變成今天“出謀劃策，當(dāng)好助手”的職業(yè)白領(lǐng)。秘書職業(yè)的角色定位發(fā)生了翻天覆地的變化，如果我們還是一味捧著秘書學(xué)原理來訓(xùn)練秘書的話，就會離職業(yè)秘書訓(xùn)練的路會越走越遠(yuǎn)，所培養(yǎng)出來的秘書充滿著理論味和書生味，若真正運(yùn)用到風(fēng)云變化的職場中去，只能是束手無策。因此，我們很有必要對現(xiàn)代職業(yè)化秘書角色進(jìn)行準(zhǔn)確地定位，并以市場需求為中心，進(jìn)行職業(yè)訓(xùn)練。32.3社會變革對秘書人員的要

17、求緊迫 社會變革促進(jìn)了秘書隊伍、工作內(nèi)容、辦公條件的全面變化，而這些變化又必然要求秘書角色不斷調(diào)整思維、解放思想、更新觀念以便適應(yīng)新的內(nèi)容和工作條件，在此過程中由于一些秘書角色意識的落后導(dǎo)致了角色挫折的產(chǎn)生。（1）觀念滯后：觀念滯后的秘書人員，不僅不能根據(jù)現(xiàn)實(shí)狀況預(yù)測社會的變動情況和歷史的發(fā)展趨勢，而且對變革的社會現(xiàn)實(shí)和發(fā)展的新形勢很不適應(yīng)。觀念滯后的秘書人員在工作中、生活中都非常被動，失落感和懷舊感是其共同心態(tài)。（2）行動遲緩：被動適應(yīng)變革的秘書人員，在行動上比較遲緩，對待工作缺少積極性和主動性，即使自己職責(zé)范圍內(nèi)的事也常要人去安排、去督促。 3.3秘書角色挫折的對策3.3.1角色的主動適應(yīng)

18、所謂主動適應(yīng)，是指秘書人員以積極的心態(tài)自覺地適應(yīng)社會變革對秘書角色提出的新要求，并成為社會變革的推動力量。（1）具有超前意識：超前意識也就是遠(yuǎn)見卓識。具有超前意識的秘書人員，能敏銳地透視歷史和預(yù)見未來，在充分了解、尊重社會現(xiàn)實(shí)狀況的同時又能超越現(xiàn)實(shí)的局限，預(yù)測未來的發(fā)展趨勢，并從各個方面做好準(zhǔn)備主動適應(yīng)社會發(fā)展的歷史趨勢。古人講，凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，沒有超前意識就不能根據(jù)事務(wù)的現(xiàn)實(shí)狀況預(yù)測其發(fā)展趨勢，也不能及時正確地因勢利導(dǎo)，創(chuàng)造性地開展工作，積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)、為群眾服務(wù)好。在這個意義上說，超前意識是秘書角色主動適應(yīng)社會變革的必備條件之一。（2）不斷自我更新：自我更新，是生命存在和發(fā)展的前提

19、。自我更新包括概念更新和知識更新。概念更新是秘書人員主動適應(yīng)社會變革的關(guān)鍵。過去，人們普遍存在這樣一種看法，所謂秘書工作，無非就是“看看報紙寫寫稿，領(lǐng)導(dǎo)前后跑一跑”這既是社會對秘書工作的刻板印象，也是秘書人員的一種自我意識。今天，這種觀念與全球化時代和市場經(jīng)濟(jì)下的秘書工作很不適應(yīng)。秘書工作要適應(yīng)新形勢，必須更新觀念、轉(zhuǎn)變思想。具體應(yīng)樹立以下觀念：一是綜合效益觀念。追求最佳經(jīng)濟(jì)效益是市場經(jīng)濟(jì)的出發(fā)點(diǎn)。市場經(jīng)濟(jì)的效益觀念必將對各行各業(yè)產(chǎn)生廣泛地影響，包括秘書行業(yè)。從效益觀念出發(fā)，我們的秘書人員和秘書工作，既要有堅定正確的政治方向，還要有鮮明突出的經(jīng)濟(jì)意識；既要主動關(guān)心和參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作，又要注意經(jīng)

20、濟(jì)和社會的和諧發(fā)展。二是競合觀念。引入競爭合作機(jī)制，進(jìn)行公平競爭，是全球化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要動力。當(dāng)今時代，“越來越多的人會發(fā)現(xiàn)他們能夠找到越來越多的合作對象和競爭對手，人們將會在越來越多的工作崗位上競爭和合作，竟會與世界各地越來越多人互相競爭和合作。在全球化時代和市場經(jīng)濟(jì)下的秘書工作必須引入競合機(jī)制。通過競爭與合作，激發(fā)廣大秘書人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。充分實(shí)現(xiàn)自我價值和社會價值。三是開放觀念，市場經(jīng)濟(jì)下的秘書工作必須從封閉轉(zhuǎn)向開放，由面向機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)向面向社會和大眾，面向廣闊的經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作和社會發(fā)展。知識更新也是觀念更新的一個重要方面?，F(xiàn)代社會，各種新知識、新學(xué)說不斷涌現(xiàn)，知識更新的周期越來越短

21、，知識老化的速度越來越來快。特別是在全球化時代，知識更新是知識者普遍面臨的重要課題。知識更新是秘書人員主動適應(yīng)當(dāng)前這場偉大社會變革的需要，也是成為一個合格的現(xiàn)代型秘書人才的必備條件。3.3.2適應(yīng)社會變革對職業(yè)秘書角色定位的新要求怎樣訓(xùn)練“出謀劃策，當(dāng)好助手”的職業(yè)秘書呢？我個人認(rèn)為，現(xiàn)代職業(yè)化秘書的訓(xùn)練必須著重訓(xùn)練兩個方面素質(zhì)，那就是職業(yè)秘書人員的“做人”和“做事”。秘書“做人”，指的是秘書人員的人品（職業(yè)道德）和人樣（職業(yè)形象）；秘書“做事”，指的是職業(yè)秘書人員必須具備的五種能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫作能力，并且要能夠做到五力合一，形成合力。（1）做人。這是職業(yè)秘書

22、從業(yè)的前提和基礎(chǔ)條件。所謂人品，就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng)。俗話說，做事先學(xué)會做人，而在職場上所強(qiáng)調(diào)的“做人”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是職業(yè)道德。秘書職業(yè)道德顯得尤其重要，秘書是公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室人員，關(guān)鍵要要以公司為榮，為公司效力，要為公司盡力，就所謂秘書人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”。有了這個態(tài)度，就決定秘書在本職崗位上將會是兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。享有國際聲譽(yù)的方法學(xué)家、思維學(xué)家吳甘霖先生在一次北大總裁班上作了一項(xiàng)調(diào)查，請公司老總說出自己所喜歡的員工和最不受歡迎的員標(biāo)準(zhǔn)是什么。結(jié)果五類員工列入最受歡迎的員工，分別是：第一類，自動自發(fā)的員工；第二類，找辦法提升業(yè)績的員工；第三類，從不抱怨的員工；第四類，

23、執(zhí)行力很強(qiáng)的員工；第五類，能提建設(shè)性意見的員工。而最不受歡迎的員工也有5種，分別是：第一種，找借口的員工；第二種，損公肥私的員工；第三種，斤斤計較的員工；第四種，華而不實(shí)的員工；第五種，受不得委屈的員工。而最受歡迎的員工的標(biāo)準(zhǔn)，也恰在恰恰道出了現(xiàn)代企業(yè)公司所需要秘書人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”的職業(yè)道德。（2）做事。職業(yè)秘書要著力訓(xùn)練五個方面的能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫作能力，并且能夠做到五力合一，形成合力。一是創(chuàng)新能力。現(xiàn)代中國十分重視創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和推廣，不斷提出“創(chuàng)新中國”和“創(chuàng)新是動力”等概念。而秘書作為企業(yè)、公司重要的一分子，培養(yǎng)創(chuàng)新能力顯的尤其重要，

24、職業(yè)秘書的創(chuàng)新能力就是要求熟悉公司情況后，敢于突破傳統(tǒng)思維能力，突破條條框框，提出富有創(chuàng)意的思路。只要平時多動腦筋，就會有思考的習(xí)慣；有思考，就會有點(diǎn)子，有點(diǎn)子，就會有業(yè)績。一個國家需要創(chuàng)新，一個人更需要創(chuàng)新意識，多思考，多研究，多想象，充分發(fā)揮自身的潛能。美國的一位資深企業(yè)管理研究者說過，企業(yè)員工的創(chuàng)新意識就跟員工要準(zhǔn)時上下班一樣重要，作為員工的一種職業(yè)習(xí)慣，企業(yè)才有生機(jī)勃勃的生機(jī)和巨大的潛力。因此，培養(yǎng)職業(yè)秘書的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代中國秘書訓(xùn)練的重要課程。二是執(zhí)行能力。組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作，構(gòu)成執(zhí)行能力的關(guān)鍵要點(diǎn)。職業(yè)秘書如何沒有很強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作能力，作為他們的上司，將會累死職場。

25、職業(yè)秘書的執(zhí)行能力主要表現(xiàn)在，公司或領(lǐng)導(dǎo)的指明發(fā)展方向后，能夠牽頭制定出完成這個項(xiàng)目具體實(shí)施方案。上司注重的目標(biāo)管理、業(yè)績管理和結(jié)果導(dǎo)向，不太注重項(xiàng)目執(zhí)行的過程。例如，比較規(guī)范和上規(guī)模的公司，每年都會召開年度會議，提出公司的年度目標(biāo)計劃。這個時候，職業(yè)秘書作為上司的左右手，就要協(xié)助上司做好目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行過程中的監(jiān)控，并隨時掌握目標(biāo)任務(wù)完成情況，以供上司實(shí)時調(diào)整決策部署。在監(jiān)控過程中，職業(yè)秘書需要進(jìn)行大量組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作工作，與客戶的協(xié)調(diào)，與部門的協(xié)作，形成一支善于戰(zhàn)斗的團(tuán)隊，才能夠順利公司或領(lǐng)導(dǎo)指出的目標(biāo)任務(wù)。因此，訓(xùn)練是職業(yè)秘書的執(zhí)行力是最棘手課程，職業(yè)秘書需要經(jīng)過長期的訓(xùn)練和升華，才能達(dá)到很

26、強(qiáng)執(zhí)行力的境界。三是溝通能力。做生意就是做朋友，做朋友關(guān)鍵是在溝通，秘書溝通的主要有電話、網(wǎng)絡(luò)、面對面交談等溝通方式。作為現(xiàn)代型的企業(yè)公司，大量的溝通工作是與客戶的溝通，而且大量的工作是由職業(yè)秘書完成的，職業(yè)秘書溝通不專業(yè)，客戶就無法信任你；職業(yè)秘書溝通不熱情，客戶只會冷落你；職業(yè)秘書溝通時不擇機(jī)，客戶只會煩著你；我一直認(rèn)為，在商言商，在職言職，秘書要努力去掉口頭禪，去年不良的習(xí)慣的言語，千萬不要婆婆媽媽，喋喋不休。職業(yè)秘書人員電話溝通。看是很簡單的動作，規(guī)范起來就比較難了，接電話的職業(yè)用語，很大程度上體現(xiàn)了一個公司的整體形象，因此，很多的企業(yè)公司要求指定一個前臺文員接聽電話，職場規(guī)范電話接聽

27、模式是“自報家門”，這就猶如航空港的播音員小姐，無論是誰在播音，我們聽見幾乎完全是同一個人在講話，企業(yè)公司的秘書人員能夠做到這一點(diǎn)，那么效果會出奇的好，因此，我們始終要保持接電話時的職業(yè)語調(diào)與規(guī)范用語，這是秘書的首要基本功。再如，電話在兩聲與三聲之間接聽，也是職業(yè)秘書非常專業(yè)的電話接聽技巧。職業(yè)秘書面對面溝通，就比電話溝通艱難的多，因?yàn)槊鎸γ鏈贤ㄐ枰氖切蜗蠛驼Z言配合，面對面溝通給人的第一印象更重要是形象，其次才是語言技巧，包括口腔語言、肢體語言等。面對面溝通是個最為復(fù)雜的溝通過程，需要反復(fù)地實(shí)踐演練，才能得心就手。四是商業(yè)能力。公司業(yè)務(wù)是公司發(fā)展壯大的基礎(chǔ)，沒有業(yè)務(wù)，公司就沒有效益可言，公司

28、也就沒有發(fā)展可言。因此，職業(yè)秘書要具備很強(qiáng)商業(yè)運(yùn)作能力，能夠?yàn)楣境鰳I(yè)績，出效益。職業(yè)要提高商業(yè)運(yùn)作能力，一定要遵循“一個原則”；做好“三類事情”；做到“五個是否”。遵循“一個原則”就是商業(yè)游戲規(guī)則。要記住自己是秘書身份，更注重的是商人身份，要能夠很好的遵循“成本+利潤=報價”的商業(yè)游戲規(guī)則，做好每一次業(yè)務(wù)的談判。職業(yè)秘書每天做好“三類事情”。第一類事情是能夠?yàn)楣編硇律?、增加營業(yè)額的事情；第二類事情是能夠維持現(xiàn)有狀況及鞏固已有客戶的事情；第三類事情必須要做但對企業(yè)沒有直接利益的事情。在第一類事情沒有做好之前，決不做第二類事情。職業(yè)秘書做到“五個是否”。是否提供滿意的服務(wù)；是否向客戶索取電

29、話、名字，取得進(jìn)一步聯(lián)系的理由意愿；是否在客戶拒絕后繼續(xù)用其他辦法保持聯(lián)系；是否清楚、準(zhǔn)確地表達(dá)客戶的要求；是否能讓客戶為你介紹新的業(yè)務(wù)或新的客戶。同時，職業(yè)秘書要具備商業(yè)敏感性，判斷項(xiàng)目的真?zhèn)位蚩尚行裕F(xiàn)在信息社會，個人信息和社會信息很容易被公開，一些不法分子會借助公司或個人急于做業(yè)務(wù)的心理，用業(yè)務(wù)為晃子，引導(dǎo)你上當(dāng)受騙，我們常說“無奸不商”，通常就要求自身加強(qiáng)判斷能力，不要輕易上當(dāng)受騙，給公司帶來損失。要能夠從當(dāng)前的業(yè)務(wù)中挖掘、引伸出類似新的業(yè)務(wù)，做到觸類旁通，舉一反三，為公司帶來源源不斷的業(yè)務(wù)。五是寫作能力。職業(yè)秘書不會寫作，在任何時候、任何場合都說不過去。職業(yè)秘書的寫作又不同于作家的詩

30、情畫意，而注重的是實(shí)用性文書，因?yàn)?，公司文書具有很?qiáng)的專業(yè)性和實(shí)用性，說它專業(yè)，是因?yàn)槠渖婕暗膬?nèi)容既和企業(yè)運(yùn)作有關(guān)，又和具體事項(xiàng)有關(guān)，如果沒有對這些內(nèi)容完整充分的熟悉及對這界限分寸的把握，根本只可能是泛泛而談，沒有什么具體的內(nèi)容。說它實(shí)用，是因?yàn)槠浔憩F(xiàn)表現(xiàn)形式完全都根據(jù)內(nèi)容給予相應(yīng)的格式表達(dá)，操作程序與操作標(biāo)準(zhǔn)都非常明確，實(shí)效性相當(dāng)強(qiáng)。秘書文書寫作關(guān)鍵要善于歸納總結(jié)，層次分明；很多的秘書人員在作書面匯報的時候，喜歡記流水賬，擔(dān)心上司不明白文稿意思，就喜歡把今日或今周的事件按時間順序一字不漏地寫了下來，今日上午九點(diǎn)到了哪個地方，路上使用什么交通工具，寫了一大堆過程，最后總結(jié)一句“沒有找到人，事情沒有完成”。見到這樣的文章，上司真是哭笑不得。秘書人員離被炒魷魚的日子也就不長了。因?yàn)樯纤靖静辉诤踹^程，而在乎你的結(jié)果，你的目標(biāo)結(jié)果沒有達(dá)到，講過程又有何用呢？因此，秘