項目文檔管理流程v最新完整版

1、項目文檔管理流程V最1HEN SyStem OffiCe room HEN 16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688文檔管理流程深圳天音通信有限公司分銷信息系統(tǒng)編寫人員：AMT咨詢項目組文檔編碼：天音/0001文檔版本：批準(zhǔn)人員：深圳天音項目經(jīng)理 AMT咨詢項目經(jīng)理文檔控制修改記錄審閱記錄審閱人員審閱日期備注日期編寫人員版本 備注分發(fā)記錄序號分發(fā)至備注項目資料庫按照項目文檔管理流程的要求,文檔接收者請注意:如果您收到木文檔的電子版請打印木頁并在相應(yīng)的欄目中簽字。如果您收到本文檔的原件請直接在相關(guān)欄目中簽字。目錄文檔概述目的適用范圍相關(guān)文檔1. AMT項目實施文檔標(biāo)準(zhǔn)本文檔主要明確所

2、有交付成果及北項目文檔的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并將在深圳天 音通信有限公司分銷信息系統(tǒng)的全過程中加以運用和控制。本文檔就項目文檔管理中的以下方而進(jìn)行明確。項目資料庫文檔控制流程文檔控制標(biāo)準(zhǔn)文檔發(fā)布流程本文檔管理流程將同時適用于參與實施的AMT實施項目組（包括實施聯(lián)合體科訊公 司實施組及PTC公司技術(shù)支持組等）和深圳天音項目組的所有成員。項目資料庫目的按照本項目的實施范用和總體策略，將建立集中管理的項目資料庫，便于各類實施 文檔的更新、審閱、批準(zhǔn)和發(fā)布管理。同時將在項目開始的初期，快速建立企業(yè)信 息門戶作為項目組進(jìn)行溝通和文檔發(fā)布的交互平臺，本文檔中確左的資料庫分類及 英他相關(guān)的流程都將作為此信息平臺

3、建立的需求標(biāo)準(zhǔn)之一。項目資料庫由以下要素構(gòu)成：1. 主目錄2. 目錄3. 子目錄4. 主頁5. 標(biāo)題資料庫結(jié)構(gòu)及分類主目錄與本實施項目有關(guān)的所有文檔及英他相關(guān)資料將統(tǒng)一存放在“分銷信息系統(tǒng)資料庫”主目錄內(nèi)。目錄根據(jù)實施項目的范用和總體策略，將按照各個分項目對目錄進(jìn)行分類：1- 項目管理文檔2- 財務(wù)管理系統(tǒng)實施文檔3- 人力資源管理系統(tǒng)實施文檔4- 項目設(shè)計管理系統(tǒng)實施文檔5- 項目施工管理系統(tǒng)實施文檔6- 辦公與企業(yè)信息門戶系統(tǒng)實施文檔7- 集成與技術(shù)開發(fā)文檔子目錄按照AMT實施方法論(AIM)和項目管理方法論(PJM),建立以下分類子目錄：項目管理文檔目錄下：I- 總體實施計劃及管理標(biāo)準(zhǔn)2

4、- 每周工作計劃3- 每周項目進(jìn)度報告4- 變更報告5- 問題報告6- 風(fēng)險和爭議報告7- 階段確認(rèn)報告8- 備忘錄及會議紀(jì)要9- 質(zhì)量檢査和審計報告10- 文檔發(fā)布通知11- 文檔模板12- 他文檔及參考資料分別在財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、項目設(shè)訃管理系統(tǒng)、項目施 工管理系統(tǒng)和辦公及企業(yè)信息門戶系統(tǒng)目錄下：1- 流程重組2- 需求報告3- 解決方案4- 系統(tǒng)設(shè)置5- 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換6- 系統(tǒng)測試7- 用戶培訓(xùn)8- 上線運行及維護(hù)9- 其他集成與技術(shù)開發(fā)目錄下：主頁以下的文檔同時要求以主頁的方式存放：總體實施計劃及管理標(biāo)準(zhǔn)每周工作計劃每周項目進(jìn)度報告階段確認(rèn)報告文檔發(fā)布通知備忘錄及會議紀(jì)要重大

5、的變更報告、風(fēng)險報告及問題報告英他需要跨項目小組或職能部門協(xié)調(diào)的報告或文檔標(biāo)題以下的文檔同時要求以標(biāo)題的方式存放：文檔模板質(zhì)量檢査和審計報告主要的培訓(xùn)教材其他需要發(fā)布的參考資料等文檔控制流程目的本控制流程明確項目文檔的編寫、分發(fā)和更新流程，并適用于 所有項目文檔的編寫和收發(fā)過程。流程說明1. 新建項目文檔所有文檔的復(fù)核、審批、更新均需遵照以下的程序和標(biāo)準(zhǔn)。按照AMT實施方法論和 項目管理方法論以及項目工作計劃和交付成果淸單，采用本項目特左的文檔模板創(chuàng) 建項目文檔，并：分配文檔的版本號和文檔編碼，參見文檔版本標(biāo)準(zhǔn)和文檔編碼標(biāo)準(zhǔn)。在文檔控制的修改記錄欄記錄文檔更新的所有記錄。在審閱欄中，將需要審閱

6、本文檔的人員填列出。在分發(fā)欄中，將本文檔所有的分發(fā)對象分別填列，包括項目資料庫。創(chuàng)建文檔目錄，目錄的顯示級別為3層。創(chuàng)建文檔概述，表明此文檔的閱讀對象、目的以及工作關(guān)聯(lián)等。編寫實施文檔。2. 文檔復(fù)核、修改所有文檔在分發(fā)前必須通過項目管理計劃中指左人員的復(fù)核和審閱。本項目中各類 文檔的審閱級別請參見附表，并遵照以下的流程和標(biāo)準(zhǔn)：由文檔編寫人或項目小組組長按照文檔審閱級別填列審閱人。將文檔分發(fā)給相關(guān)的審閱人，并將拷貝件存放在項目資料庫。由審閱人審閱后提岀意見并書面通知文檔編寫人或項目小組組長。若需要，由指定 人員對文檔進(jìn)行修改更新。按照文檔級別，獲得最終的審批（審批可以通過會議紀(jì)要或電子郵件的方

7、式）但電 子審批件需要并會同該文檔一并保存于項目資料庫。正式發(fā)布文檔，定期通過文檔發(fā)布通知項目組及所有的相關(guān)人員。3. 對已經(jīng)批準(zhǔn)的文檔更新對所有的經(jīng)過最終審批發(fā)布的文檔需要進(jìn)行修改的，必須按照項目管理計劃中的變更流程進(jìn)行方能進(jìn)行文檔的修改和更新，未通過變更報告并獲得批準(zhǔn)的修改將視 為無效。文檔控制標(biāo)準(zhǔn)目的文檔控制標(biāo)準(zhǔn)對以下事項進(jìn)行明確，在創(chuàng)建、更新和審批項目文檔過程中將嚴(yán)格執(zhí) 行統(tǒng)一的文檔標(biāo)準(zhǔn)：文檔軟件標(biāo)準(zhǔn)文檔編碼文檔版本文檔封而文檔頁眉頁腳文檔字體文檔命名標(biāo)準(zhǔn)軟件標(biāo)準(zhǔn)1. 文檔軟件標(biāo)準(zhǔn)建議項目文檔采用統(tǒng)一的MS OFFICE 2000版本作為編寫工具，對于部分技術(shù)文獻(xiàn) 資料需要采用ACRO

8、BAT READER以上進(jìn)行瀏覽，其他相關(guān)軟件的采用都需要通過項 目經(jīng)理的審定。以下是常用的文檔類型及軟件列表：文檔類型建議采用的軟件文字類MS-OFFICE WORD 2000表格類MS-OFFICE EXCEL 2000培訓(xùn)演示類MS-OFFlCE PowERPOlNT 2000流程圖類VlSIO 2000計劃類MS PROJECT 2000/ 每周工作計劃采用MS-OFFICE WORD 2000編寫標(biāo)準(zhǔn)2. 文檔編碼文檔編碼是所有項目交付成果及實施文檔的唯一標(biāo)識，要求按照以下的格式進(jìn)行編 排：項目 PPPCCCNNNN，其中：PPP 二分類名稱縮寫CCC =功能分類縮寫NNNN二順序4

9、位數(shù)字編號按照AMT實施方法論和項目管理方法論的要求結(jié)合地鐵項目文檔的分類，各類 文檔編碼參見下表：文檔對應(yīng)目錄文檔對應(yīng)子目錄文檔編碼項目PPPCCCNNNN項目管理文檔總休實施計劃及管理標(biāo)準(zhǔn)分銷PMSOP以O(shè)o(H為 起始號順 序編排每周L作計劃WWP每周項目進(jìn)度報告PPR變更報告CRF間題報告TSF風(fēng)險和爭議報隹RlF階段確認(rèn)報告AC備忘錄及會議紀(jì)耍MM質(zhì)逮檢査和審訃報告QA文檔發(fā)布通知RN文檔模板DT其他文檔及參考資料REF分銷系統(tǒng)實施文檔流程重組ERPPI需求報告RD解決方案SD系統(tǒng)設(shè)置TA數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換DC系統(tǒng)測試ST用戶培訓(xùn)TR上線運行及維護(hù)TM其他REF集成與技術(shù)開發(fā)文檔系統(tǒng)安裝及維護(hù)

10、TlDIM需求報告RD數(shù)據(jù)接口解決方案ISD客戶化開發(fā)方案CUX開發(fā)程序文件PRG系統(tǒng)測試ST用戶培訓(xùn)TR集成切換及后期維護(hù)TM其他REF3. 文檔版本所有文檔都要以遞增的順序號來反映每個版本，當(dāng)所提交的項目文檔經(jīng)過另一方的 確認(rèn)并做修改時，主版本號進(jìn)行遞增：如果所提交的項目文檔只在實施同一方進(jìn)行 審閱修改時，主版本號不變，次版本號進(jìn)行遞增匚以下為版本控制示例：版本版本說明文檔的起始版木文檔經(jīng)過內(nèi)部的修改或?qū)忛單臋n提交實施另一方審閱或修改在對方確認(rèn)后的再次修改4. 文檔封而文檔封而一般由以下內(nèi)容組成:主標(biāo)題，包括：分項項目名稱縮寫，參見文檔編碼表文檔名稱，參見文檔命名標(biāo)準(zhǔn)項目單位，統(tǒng)一采用深圳天音通信有限公司”項目名稱，統(tǒng)一采用分銷信息系統(tǒng)”文檔說明，包括：編寫人員，統(tǒng)一采用“深圳天音項目組”、“AMT咨詢項目組”、“科 訊實施小組”和“PTC技術(shù)支持小組”等編寫日期，按照文檔創(chuàng)建的日期，一般不做修改更新日期，按照文檔更新或修改的最新日期文檔編碼，參見文檔編碼標(biāo)準(zhǔn)文檔版本，參見文檔版本標(biāo)準(zhǔn)審批記錄：對需項目經(jīng)理批準(zhǔn)的，應(yīng)以原件打印并簽字后由項目經(jīng)理保留原件。5. 文檔頁眉頁腳所有文檔應(yīng)保持統(tǒng)一的版式，英中：頁眉：左側(cè)為深圳天音的圖標(biāo)，右側(cè)為AMT和科訊公司的圖標(biāo)頁腳：左側(cè)為文檔名稱，右側(cè)為分頁號6. 文檔字體本項目文檔的標(biāo)準(zhǔn)字體為宋體五號字（除演