電算化會計信息系統(tǒng)中存在的問題及處理

1、電算化會計信息系統(tǒng)中存在的問題及處理電算化會計信息系統(tǒng)是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子信 息處理技術(shù)為手段的會計信息系統(tǒng)。 電算化會計信息系統(tǒng)與手工 會計信息系統(tǒng)在運(yùn)算工具、信息存儲介質(zhì)、簿記規(guī)則、賬務(wù)處理 程序,在人員、組織體系及內(nèi)部控制方式上存在顯著區(qū)別 , 這些區(qū) 別集中體現(xiàn)在電算化會計信息系統(tǒng)的五個“化”上 , 即運(yùn)算工具 的現(xiàn)代化、信息存儲介質(zhì)的電子化、簿記形式的共性化、賬務(wù)處 理程序的簡單化以及會計人員業(yè)務(wù)能力的復(fù)合化。 電算化會計信 息系統(tǒng)減少了會計人員抄寫、計算等手工勞動 , 加快了數(shù)據(jù)處理 速度,提高了會計工作效率 , 也提高了數(shù)據(jù)處理精度 , 擴(kuò)展了數(shù)據(jù) 處理廣度 , 為更好地

2、發(fā)揮會計人員的職能作用創(chuàng)造了條件。 然則, 萬事有其利也必有其弊 , 電算化會計信息系統(tǒng)實(shí)施過程中 , 在會 計工作環(huán)境、會計信息安全、會計處理個性化與共性化、會計人 才培養(yǎng)等方面也存在一些問題 , 只有處理好這些問題才能完全實(shí) 現(xiàn)會計信息系統(tǒng)的功能 , 充分發(fā)揮會計信息系統(tǒng)的作用。一、運(yùn)算工具的現(xiàn)代化對會計工作環(huán)境提出了較高要求 電算化會計信息系統(tǒng)大量使用電子計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò), 提高了會計人員的工作效率 , 也對會計工作環(huán)境提出了較高要求。1. 管理者的意識環(huán)境。 電算化會計信息系統(tǒng)的最終目標(biāo)是加 強(qiáng)經(jīng)營管理、提供會計信息、參與經(jīng)營決策、提高會計單位的經(jīng) 濟(jì)效益 , 與手工會計信息系統(tǒng)一樣

3、 , 都具備信息的采集輸入、存 儲、加工處理、輸出和傳輸功能。從長遠(yuǎn)看 , 電算化會計信息系 統(tǒng)必定要取代手工會計信息系統(tǒng)。2. 規(guī)章制度環(huán)境。 電算化會計信息系統(tǒng)的規(guī)章制度包括電算 化崗位責(zé)任制、 電算化操作管理制度、 計算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理 制度、電算化會計檔案管理制度和會計電算化內(nèi)部管理制度 , 用 于保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3. 計算機(jī)硬件環(huán)境。會計單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和財力狀況,選擇與本單位電算化會計信息系統(tǒng)工作規(guī)劃相適應(yīng)的計算機(jī)機(jī) 種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備。實(shí)行垂直領(lǐng)導(dǎo)的行業(yè)、大 型企業(yè)集團(tuán) , 在選擇計算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè) 備時,應(yīng)盡量做到統(tǒng)一 ,

4、 為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化打好基礎(chǔ)。 具備一定硬件基 礎(chǔ)和技術(shù)力量的單位 , 可充分利用現(xiàn)有的計算機(jī)設(shè)備建立計算機(jī) 網(wǎng)絡(luò) ,做到信息資源共享和會計數(shù)據(jù)實(shí)時處理。為保證會計數(shù)據(jù) 處理的完整正確 , 電算化會計信息系統(tǒng)所使用的計算機(jī) （ 尤其是 服務(wù)器 ）, 必須配備不間斷電源。4. 計算機(jī)軟件環(huán)境。 電算化會計信息系統(tǒng)使用的計算機(jī)軟件 分為基礎(chǔ)軟件 （如操作系統(tǒng)、辦公軟件 ）和專業(yè)軟件 （ 如金蝶用友 等財務(wù)軟件 ） 。會計軟件是電算化會計信息系統(tǒng)的核心 , 選擇會計軟件的好 壞對電算化會計信息系統(tǒng)的成敗起著關(guān)鍵性的作用。 各單位應(yīng)根 據(jù)實(shí)際需要和自身的技術(shù)力量選擇會計軟件 , 選擇會計軟件時應(yīng) 注意軟件的

5、合法性、安全性、正確性、可擴(kuò)充性和滿足審計要求 等方面的問題 ,以及軟件服務(wù)的便利 , 軟件的功能應(yīng)該滿足本單 位當(dāng)前的實(shí)際需要 ,并考慮到今后工作發(fā)展的要求 ; 選擇會計軟 件后 ,要根據(jù)會計軟件運(yùn)行要求配置計算機(jī)硬件和計算機(jī)操作系 統(tǒng)等基礎(chǔ)軟件 , 應(yīng)達(dá)到財政部會計核算軟件基本功能規(guī)范的 要求 ,滿足本單位的實(shí)際工作需要。5. 會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表 （ 包括報表格式和計算公式 ） 等數(shù)據(jù)。采用磁帶、磁盤、光盤、微 縮膠片等介質(zhì)存儲會計帳簿、報表 , 作為會計檔案保存的單位 , 可定期打印輸出會計帳簿、報表 ; 及時打印輸出記賬憑證、總分 類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行

6、存款帳日記賬 ; 盡量少采用軟盤存儲會 計檔案。6. 會計人員。電算化會計信息系統(tǒng)需要設(shè)置工作崗位及其工 作職責(zé):系統(tǒng)管理 :負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作 , 要 求具備會計和計算機(jī)知識 , 以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng) 驗。系統(tǒng)管理通常由會計主管兼任。軟件操作 : 負(fù)責(zé)輸入記賬憑 證和原始憑證等會計數(shù)據(jù) ,輸出記賬憑證、 會計帳簿、 報表,和進(jìn) 行部分會計數(shù)據(jù)處理工作 , 要求具備會計軟件操作知識。通常由 基本會計崗位的會計人員兼任。審核記賬 : 負(fù)責(zé)對輸入計算機(jī)的 會計數(shù)據(jù) （ 記賬憑證和原始憑證等 ） 進(jìn)行審核 , 操作會計軟件登記 機(jī)內(nèi)帳簿 , 對打印輸出的帳簿、 報表進(jìn)

7、行確認(rèn) ; 此崗要求具備會計 和計算機(jī)知識 ,可由主管會計兼任。 電算維護(hù) :負(fù)責(zé)保證計算機(jī)硬 件、軟件的正常運(yùn)行 , 管理機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù) ; 此崗要求具備計算機(jī)和 會計知識 , 大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。 電算審查 : 負(fù)責(zé)監(jiān)督 計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運(yùn)行 , 防止利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊 ; 要求 具備會計和計算機(jī)知識 , 此崗可由會計稽核人員兼任。 數(shù)據(jù)分析 : 負(fù)責(zé)對計算機(jī)內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析 , 要求具備計算機(jī)和會計知 識 , 由主管會計兼任。二、信息存儲介質(zhì)的電子化給會計信息生成、儲存、傳遞帶 來安全隱患電算化會計信息系統(tǒng)存儲介質(zhì)電子化使得會計信息占用空 間小 , 查詢檢索、 復(fù)制方便

8、 , 同時也給會計信息生成、 儲存和傳遞 帶來安全隱患。1. 用戶的建立和管理。 實(shí)施電算化會計信息系統(tǒng)的單位明確 規(guī)定上機(jī)操作人員對會計軟件的操作內(nèi)容和權(quán)限 , 嚴(yán)格管理操作 密碼 , 并由專人定期更換密碼 , 杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件 ; 輸入計算機(jī)的原始憑證、 記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核不得登入 機(jī)內(nèi)帳簿 ; 操作人員離開機(jī)房時 , 應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件 以保存操作數(shù)據(jù) , 不能用直接切斷電源的方式關(guān)閉計算機(jī)。2. 上機(jī)日志的記錄與會計信息的備份存檔。 根據(jù)單位實(shí)際情 況, 由專人保存必要的上機(jī)操作記錄 , 記錄操作人、 操作時間、 操 作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容 , 明確計算機(jī)操

9、作人員的責(zé)任。要充分 利用會計軟件的備份功能及時備份會計數(shù)據(jù)。 對備份的會計數(shù)據(jù) 最好進(jìn)行壓縮、加密后交由專人保管。3. 計算機(jī)病毒的防查解。 計算機(jī)病毒的防治要從防毒、 查毒、 解毒三方面來進(jìn)行?！胺蓝尽笔侵父鶕?jù)系統(tǒng)特性 , 采取相應(yīng)的系 統(tǒng)安全措施預(yù)防病毒侵入計算機(jī)。 “查毒”是指對于確定的環(huán)境 能夠準(zhǔn)確地報出病毒名稱 , 該環(huán)境包括內(nèi)存、 文件、引導(dǎo)區(qū) （ 含主 導(dǎo)區(qū) ） 、網(wǎng)絡(luò)等。“解毒”是指根據(jù)不同類型病毒對感染對象的 修改 , 并按照病毒的感染特性所進(jìn)行的恢復(fù)。該恢復(fù)過程不能破 壞未被病毒修改的內(nèi)容。 電算化會計信息系統(tǒng)最好安裝一套信產(chǎn) 部推薦的殺毒軟件 , 對系統(tǒng)進(jìn)行定期和不定期

10、的病毒查殺。三、簿記、報表的標(biāo)準(zhǔn)化凸顯了簿記的共性化 , 淡化了簿記 的個性特征電算化會計信息系統(tǒng)的賬頁由會計軟件根據(jù)使用者的設(shè)置 生成 ,使用打印機(jī)打印輸出后裝訂成賬簿。賬簿數(shù)據(jù)記錄發(fā)生錯 誤, 不能采用劃線法或紅字法更正 ,只能通過輸入“更正憑證” 修改 ,以便留下改動痕跡。用計算機(jī)打印輸出的標(biāo)準(zhǔn)化賬證表,不再因人而異 , 淡化了簿記的個性特征。單從會計人員遞交的賬 表, 難以衡量會計人員的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。四、賬務(wù)處理程序的簡單化消弱了多人員、 多環(huán)節(jié)的內(nèi)部牽 制 , 把查錯和杜絕舞弊的重任較多地壓在會計軟件上電算化會計信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)采集采取集中收集、統(tǒng)一處理、 數(shù)據(jù)共享的操

11、作方法 , 賬務(wù)處理無需根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方 式和管理形式的區(qū)別而采用不同的會計核算形式。 電算化會計信 息系統(tǒng)一般均采用最簡單的記賬憑證賬務(wù)處理程序 , 即根據(jù)記賬 憑證登記日記賬、 明細(xì)賬,通過匯總登記總賬 ,編制會計報表。 憑 證與憑證、憑證與賬務(wù)、賬務(wù)與報表、報表與報表以及賬實(shí)之間 的勾對稽核均由計算機(jī)自動完成 , 消弱了多人員、多環(huán)節(jié)的內(nèi)部 牽制 ,把查錯和杜絕舞弊的重任較多地壓在會計軟件上。電算化 會計信息系統(tǒng)中除會計人員外 , 還有計算機(jī)軟、硬件技術(shù)人員和 操作人員 , 內(nèi)部控制必須擴(kuò)大到對人員、計算機(jī)設(shè)備、數(shù)據(jù)和程 序等多個方面。五、會計人員業(yè)務(wù)技能的復(fù)合化對會計人才培養(yǎng)提出了新的 要求合格的會計人才應(yīng)該是“精通業(yè)務(wù)、 善于管理、 熟悉國際慣 例、具有國際視野的高素質(zhì)、復(fù)合型人才” ;