公司檔案管理制度

1、 密級: 編號:XXX文件歸檔制度 編制: 審核: 會簽: 批準(zhǔn):1、目的加強檔案管理,XX公司檔案的收集、歸檔程序和方法,XX公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供XX公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。2、適用范圍適XX公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。3、 術(shù)語和定義3.1檔案XX公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3.2檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。4、 職責(zé)4.1辦公

2、室檔案管理員4.1.1XX公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理和項目檔案管理。4.1.2學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法令、政策、規(guī)定；4.1.2建立XX公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；4.1.3收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、XX公司的檔案和其他資料；4.1.4XX公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,XX公司檔案的安全；XX公司的檔案管理工作。4.2各職能部門負(fù)責(zé)人4.2.1負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識,及時上交辦公室存檔。負(fù)責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知辦公室檔案管理員；4.2.2生產(chǎn)部、化驗室、

3、財務(wù)部負(fù)責(zé)管理運營過程中質(zhì)量管理體系相關(guān)記錄及文件保存。4.3常務(wù)副總經(jīng)理負(fù)XX公司檔案日常管理工作監(jiān)督檢查以及相關(guān)制度流程、方案、報告的審批。4.4 總經(jīng)理XX公司檔案管理工作的決策和考核。5、 內(nèi)容5.1文件、資料的來源和范圍:接收、發(fā)放,內(nèi)部文件和外來文件5.1.1接收到文件時須填寫文件接收登記表5.1.2發(fā)放的文件須填寫文件發(fā)放登記表5XX公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類5.2.1行政XX公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件、會議紀(jì)XX公司各類證照。5.2.2經(jīng)營業(yè)務(wù)XX公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。5

4、.2.3人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案、社保繳納明細(xì)、獎懲情況等。5.2.4政府類:政府下XX公司的各類文件(分類依據(jù):以政府職能部門劃分)。5.2.5財務(wù)類:在、各種財務(wù)票證、票據(jù),財務(wù)審計檔案、會計檔案、統(tǒng)計資料等。5.2.6音像XX公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。5XX公司文件歸檔的編制及編XX公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、輕重有別、一案一號、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。5.3.1編XX公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號。XX公司辦公

5、室文件編號FNB(分部、內(nèi)部、辦公室),XX公司人事部文件SWXX公司、外部、人事部)5.3.2分類:代碼1-行政類、2-經(jīng)營業(yè)務(wù)類、3-人事類、4-政府類、5-財務(wù)類、6-音像類。5.3.3日期:按照文件入檔時間先后,以年月日加十進(jìn)行歸編。5.3.4密級:文檔分為C-一般級、B-重要級、A-機密級“C”一般級文檔包含:公開發(fā)XX公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和方針、各類通知、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般會議資料等。“B”重要級文檔包XX公司重要會議紀(jì)要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合XX公司經(jīng)營情況、人事薪資檔案資料、勞動合同、技術(shù)資料、財務(wù)資料等?！癆”機密級文檔包含:內(nèi)XX公司經(jīng)營發(fā)展大綱計劃

6、、戰(zhàn)略性合作協(xié)議及其合同。5.3.5完整編號:文件來源、文件范圍、部門+類別+年月日+歸檔序號+密級程度。如:20_年5月XX公司辦公室公開發(fā)布的第一號通知,編號:FNB120130506(C)5.4檔案資料的日常管理5.4.1文件、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制文件(合同)管理記錄目錄,以便檢索利用。5.4.2文件資料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識,整齊排放在檔案柜中。5.4.3電子類合同或其他需要保管的電子文件,應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。5.5檔案借閱5.5.1借閱權(quán)限:填寫檔案借閱審批單辦理借閱手續(xù)。機密級:機密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批

7、準(zhǔn)。重要級:重要級檔案需經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。一般級:一般級檔案借閱由部門經(jīng)理批準(zhǔn),借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理審核外,還需其他部門經(jīng)理審核。5.5.2借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫檔案借閱登記表。借閱檔案原件只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；5.5.3檔案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時,必須當(dāng)面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級；5.5.4借閱檔案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù)；5.5.5借檔人必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得

8、轉(zhuǎn)借或損壞；5.5.6外單位借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱,但不能將檔案帶離檔案室；5.5.7外單位摘抄檔案的(絕密、機密不允許復(fù)印或摘抄),應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。5.6檔案資料的歸檔時間5.6.1即時歸檔a) 下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔XX公司規(guī)定的密級文件；b) 重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料XX公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；d) 其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。5.6.2定期歸檔a) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,編制檔

9、案清單交辦公室。b) 部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并XX公司辦公室。5.6.3電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。b) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三個月一次制成光盤脫機保管。c) 每周備份個人電腦文件,每年歸檔一次。5.7歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理:a) 永久保存:(XX公司章程；(2)股東名冊；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計、竣工資料；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。b) 長期保存(1550年):(1)預(yù)算、決算書類；(2

10、)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存的文書。c) 短期保存(15年以下):(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存的文書；(3)結(jié)案后無長期保存必要者。d) 各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。5.8檔案交接a) 員工工作變動或離職的,要填寫“檔案移交清單”(附件三),由部門負(fù)責(zé)人指定的檔案接收人核實無誤后簽字,部門檔案管理人員(兼)見證。b) 部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的,要填寫“檔案移交清單”,由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽XX公司檔案管理員見證。5.8.1檔案XX公司的流程a) 經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案,編制移交清單

11、XX公司檔案管理員根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對；b) 檔案完整、齊全且XX公司要求,移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份；c) 檔案管理XX公司檔案保管要求整理建檔。5.8.2檔案交接審核要求審查卷次號、目次號是否與清單相符,若沒有立卷,應(yīng)檢查文件標(biāo)題、編號是否與清單相符:a) 正本及過程資料是否完整,如有短缺,應(yīng)立即補齊；b) 文件的辦理手續(xù)必須完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦；c) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。5.9檔案銷毀5.9.1對已失去利用價值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門主

12、管、副總鑒定,最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn),方可銷毀。5.9.2執(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由部門主管和檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和副總、總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔并永久保存。5.10檔案保管5.10.1已歸XX公司文件,由檔案管理人員統(tǒng)一編號,根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性做好歸檔保存。5.10.2已歸XX公司文件、資料,由檔案管理人員填寫文檔管理登記表,并按指定的專柜分類進(jìn)行存放和保管,并注意防霉、防火、防丟失。5.10.3檔案管理人員做好文檔的歸檔、發(fā)放、借閱、銷毀等記錄。6獎勵與處罰6XX公司定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查,各級檔案管理人員認(rèn)真落實檔

13、案管理制度,工作表現(xiàn)優(yōu)異的,每月績效考評予以通報表揚并給予績效加2-5分；部門檔案管理工作成績突出XX公司年終給予部門負(fù)責(zé)人表彰及現(xiàn)金獎勵。6.2各級檔案管理員未認(rèn)真督促和執(zhí)行檔案管理制度的,總裁辦給予責(zé)任人通報批評一次,扣績效2分。6.3經(jīng)辦人員未按本制度規(guī)定經(jīng)辦、歸檔和使用檔案XX公司給予責(zé)任人通報批評一次,并扣罰經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人績效2分/次；連續(xù)兩月檢查不達(dá)標(biāo)的,處罰加倍。6.4部門檔案未按本制度要求歸類建檔的,給予部門負(fù)責(zé)人通報批評一次,并扣罰經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人各績效3分并要求整改；整改不合格的,經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效按照減半。6.5檔案遺失或不完整的,視檔案密級和緊急、嚴(yán)重程度

14、,給予經(jīng)辦人及其直接領(lǐng)導(dǎo)通報批評一次,并各扣罰績效1-5分；XX公司利益損失的,保留追究責(zé)任人相關(guān)法律責(zé)任的權(quán)利。7附則7.1本辦XX公司辦公室制定并負(fù)責(zé)解釋。7.2本制度未提及部分或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,以前凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)XX公司涉及文檔管理工作人員必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。7.3本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。8、附件1、 支持性文件無2、 相關(guān)記錄2.1 各部門檔案歸檔范圍及名錄 2.2 文件檔案移交目錄 2.3 檔案借閱審批單2.4 檔案分類編號表2.5 文件(合同)管理記錄目錄2.6 檔案移交清單表2.7 歸檔案卷目錄2.8 檔案催還單2.9 歸檔文

15、件目錄 2.10 檔案月度報表附表一:各部門檔案歸檔范圍及名錄部門名稱歸檔范圍及名錄人力資源部應(yīng)聘人員檔案、離職人員檔案、在職員工檔案薪資檔案:歷XX公司工資表；社保檔案:歷月員工社保扣款情況考勤檔案:歷月XX公司考勤情況員工外出公務(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料勞動合同檔案XX公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘財務(wù)部財務(wù)憑證、財務(wù)帳薄、稅務(wù)報表進(jìn)項發(fā)票、收據(jù)審計報告(年檢報告)往來組回單運營部司機協(xié)議書車輛檢查記錄表回單交接簽收表總裁辦質(zhì)量管理體系相關(guān)文件資料公司收到的公文,如政府職能部門發(fā)來的XX公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、

16、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示對外發(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料酒水、茶葉等禮品用印申請表重要的會議材料行政部固定資產(chǎn)筆記本電腦領(lǐng)用、歸還登記表臺帳管理公司執(zhí)照及實物檔案各種實物檔案如:獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等信息部總部電腦故障維護(hù)登記表檔案、保修卡、說明書本公司的歷史沿革、大事記及反XX公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像解決方案部客戶合同復(fù)印件招投標(biāo)資料合同外包價采購部與司機簽訂的運輸類合同原件客服部貨物、倉庫保險合同供應(yīng)鏈戰(zhàn)略管理中心本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料

17、公司項目建設(shè)全程檔案其他其他具有利用和保存價值的文件資料2.10.1 單。借閱檔案原件只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；2.10.2 檔案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時,必須當(dāng)面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級；2.10.3 借閱檔案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù)；2.10.4 借檔人必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞；2.10.5 外單位借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱,但不能將檔

18、案帶離檔案室；2.10.6 外單位摘抄檔案的(絕密、機密不允許復(fù)印或摘抄),應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。2.11 檔案銷毀2.11.1 對已失去利用價值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定,最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn),方可銷毀。2.11.2 執(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由行政中心總監(jiān)和檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔并永久保存。3、 檔案管理細(xì)則3.1 檔案資料的歸檔范圍詳見以下附表一各部門檔案歸檔范圍及名錄。3.2 檔案資料的歸檔要求3.2.1

19、 歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,如請示和批復(fù)、印本和底稿、正式稿和過程稿、正文和附件等必須齊全。3.2.2 一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存檔。所有文件均應(yīng)附底稿。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,檔案室以影印本歸檔。3.2.3 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。3.2.4 電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。3.2.5 各種實物檔案(

20、獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無損。3.3 檔案資料的歸檔主體3.3.1 技術(shù)部XX公司服務(wù)器、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和歸檔,總裁辦XX公司其他部門的電子文檔及數(shù)據(jù)、電子聲像的歸檔管理。3.3.2 各部門及高層管理人員負(fù)責(zé)各自日常工作中形成的檔案資料的收集、管理和歸檔。3.3.3 供應(yīng)鏈管理中心XX公司對外宣傳、重大活動聲像檔案的制作和相關(guān)檔案的收集、歸檔。3.3.4 承辦部門負(fù)責(zé)承辦工作或會議的材料、紀(jì)要、聲像檔案和電子檔案(如有)等會議文件的收集歸檔；負(fù)責(zé)搜集和匯總由多個部門參與的工作所形成的檔案資料。3.3.5 員工外出公務(wù)活動的檔案資料歸檔的主體為員工

21、。3.3.6 其他檔案歸檔和保管主體參見各部門檔案歸檔范圍和保管期限表。3.4 檔案資料的歸檔時間3.4.1 即時歸檔e) 下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔XX公司規(guī)定的密級文件；f) 重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；g) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料XX公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；h) 其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。3.4.2 定期歸檔c) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,編制檔案清單交檔案室；d) 部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并XX公司檔案室；3.4.3 電子聲像檔案的歸檔d) 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、

22、隨辦隨歸。e) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三個月一次制成光盤脫機保管。f) 每年3月底前必須向檔案室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集,總裁辦核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。g) 每周XX公司OA系統(tǒng)和服務(wù)器的數(shù)據(jù),每半年歸檔一次。h) 每周備份個人電腦文件,每年歸檔一次。3.4.4 歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理:e) 永久保存:(XX公司章程；(2)股東名冊；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計、竣工資料；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。f) 長期保存(1550年

23、):(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存的文書。g) 短期保存(15年以下):(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存的文書；(3)結(jié)案后無長期保存必要者。h) 各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。3.5 檔案交接3.5.1 部門內(nèi)檔案交接c) 員工工作變動或離職的,要填寫“檔案移交清單”(附件三),由部門負(fù)責(zé)人指定的檔案接收人核實無誤后簽字,部門檔案管理人員(兼)見證。d) 部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的,要填寫“檔案移交清單”,由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽XX公司檔案管理員見證。3.5.2 檔案XX公

24、司的流程d) 經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案,編制移交清單XX公司檔案管理員根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對；e) 檔案完整、齊全且XX公司要求,移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份；f) 檔案管理XX公司檔案保管要求整理建檔。3.5.3 檔案交接審核要求審查卷次號、目次號是否與清單相符,若沒有立卷,應(yīng)檢查文件標(biāo)題、編號是否與清單相符:d) 正本及過程資料是否完整,如有短缺,應(yīng)立即補齊；e) 文件的辦理手續(xù)必須完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦；f) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。3.6 檔案保管3.6.1 建檔立卷

25、一、 檔案分類a) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素,按項目或業(yè)務(wù)、部門分類。b) 檔案分類應(yīng)力求切合實用。如果因案件較多,二級分類不夠應(yīng)用時須在第二級之后增設(shè)第三級“小類”。c) 同一“類”(或小類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠使用時,可分為兩個以上的檔案裝訂,并于類別之后增設(shè)“卷次”編號,以便查考。d) 每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)目錄表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。二、 案件編號a) 檔案類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。b) 各級分類、卷次及目次的編

26、號,均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少,及增長情形斟酌決定。c) 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照“檔案分類編號表”,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。d) 檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時,隨時增補之用。e) 檔案分類及編號的增補、修訂等由人事行政部結(jié)合工作和部門要求,組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。三、 案卷編號a) 新檔案,應(yīng)就“檔案分類編號表”,查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序,以此來編列檔號。b) 檔案如何歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。c) 檔號以一案一號為原則,遇有一檔案件敘述數(shù)事或一

27、案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,再編列檔號。d) 檔號應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的檔案,應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。e) 建立“歸檔案卷目錄”(附件五)存于案卷盒內(nèi),便于查閱。3.6.2 檔案整理a) 歸檔文件,應(yīng)依目次號順序以件為單位,采用“包角法”整理,以便翻閱。b) 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。3.6.3 文件整理的原則a) 中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則；b) 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢；c) 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先補整、裁切、折疊,使

28、其整齊劃一。3.6.4 檔卷清理a) 檔案管理人員應(yīng)隨時維護(hù)檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。每年更換時,依規(guī)定清理一次,已到保存期限者,在銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn),并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。b) 保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記簿”附注在其保留文件上,并在附注上注明部分銷毀的日期。3.6.5 安全措施a) 科學(xué)選擇檔案用房(即不在最底層,也不在頂層,)并與辦公用房隔離,檔案室須安裝保險鎖。b) 嚴(yán)禁在檔案室吸煙,嚴(yán)禁存放易燃易爆物品,保持室內(nèi)、走廊暢通無阻,必須配備適用的滅火器,對室內(nèi)照明線路要定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時搶修,防止短路引起火災(zāi)。c)

29、定期對檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對工作,如發(fā)現(xiàn)問題,立即向領(lǐng)導(dǎo)報告,對破損或褪變檔案應(yīng)及時進(jìn)行搶救。d) 檔案人員外出時,注意鎖閉門窗,做好安全保密工作,非檔案室管理人員,未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。e) 嚴(yán)格執(zhí)行保密管理制度所要求的保密措施,保證檔案信息的安全。3.7 檔案利用a) 檔案開XX公司檔案管理員負(fù)責(zé)根據(jù)檔案建檔保管要求,匯總編制并每月XX公司檔案目錄,同XX公司部門負(fù)責(zé)人及以上人員內(nèi)共享該目錄。b) 部門檔案管理人員負(fù)責(zé)編制部門檔案目錄,并每月更新和匯XX公司檔案管理員處,同時在部門內(nèi)部共享該目錄。3.7.1 調(diào)用審批a) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)用檔案時,應(yīng)填寫“調(diào)用單”(附件七

30、)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)、行政中心批準(zhǔn)后向檔案員調(diào)閱。b) 檔案員審查“調(diào)用單”后,在檔案調(diào)閱登記簿上登記,并取出該項檔案,將檔案交與調(diào)卷人員。c) 在檔案室當(dāng)場調(diào)閱本部門檔案者,可免填“調(diào)用單”,但仍須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。d) 檔案歸還時,經(jīng)檔案員核對無誤后,注銷該卷“調(diào)用單”或在登記簿上予以核銷。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞時,應(yīng)立即XX公司領(lǐng)導(dǎo)。3.7.2 調(diào)卷/借閱管理a) “調(diào)用單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形需延長調(diào)閱期限時,應(yīng)按調(diào)閱程序辦理續(xù)借手續(xù)。有關(guān)合同檔案按合同管理辦法執(zhí)行,原則上不予調(diào)閱已歸檔合同。b) 調(diào)卷人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉(zhuǎn)借調(diào)閱檔案,如確有必要調(diào)

31、整、變更部分內(nèi)容時,須闡明原因,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由檔案員負(fù)責(zé)處理。c) 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時,應(yīng)在前一調(diào)卷人歸還后,再調(diào)閱。如調(diào)卷人員未按時歸還,檔案管理員填寫“閱檔催還單”(附近六)催調(diào)卷人限期歸還。d) 調(diào)閱檔案須與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案卷,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。e) 外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱,但不能將檔案原件帶離檔案室。外單位摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章,XX公司商業(yè)機密外泄。f) 各部門可提前向總裁辦發(fā)出需借閱的文件資料清單等,按程序辦理借閱手續(xù)。3.7.3 檔案的銷毀

32、a) 任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意XX公司檔案資料。b) 保存期滿或者在保存期內(nèi)無需繼續(xù)保存的檔案,應(yīng)及時予以廢除或銷毀,廢除或銷毀程序必須經(jīng)有關(guān)部門合議,報總經(jīng)理批準(zhǔn),由總經(jīng)理辦公室執(zhí)行。c) 若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級檔案須按保密管理制度規(guī)定的程序確認(rèn)無誤后方可銷毀。d) 經(jīng)批準(zhǔn)銷XX公司檔案,檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清冊,由專人監(jiān)督銷毀。銷毀檔案需二人以上監(jiān)督銷毀,并在銷毀清冊上簽字,銷毀清冊永久保存。3.8 獎勵與處罰3.8.1 總裁辦每月定期檢查通報檔案管理各項工作。各級檔案管理人員認(rèn)真落實檔案管理制度,工作表現(xiàn)優(yōu)異的,每月績效考評予以通報表揚并給予績效加2-5分；部門檔案管理工作成績突出XX公司年終給予部門負(fù)責(zé)人表彰及現(xiàn)金獎勵。3.8.2 各級