HR-MAG-005人事檔案管理辦法

1、三階文件生效日期2014-12-01編號(hào)HR-MAG-005版本/次A/0人事檔案管理辦法編制人審核人批準(zhǔn)人日期2014-12-01日期日期文件修改記錄序 號(hào)修改 版本修改 頁(yè)數(shù)修改內(nèi)容描述修改人批準(zhǔn)人生效日期1A0ALL新版制訂2014-12-01編號(hào)HR-MAG-005頁(yè)次1/3人事檔案管理辦法版本/次A/01. 目的：為人力資源管理提供豐富翔實(shí)的個(gè)人資料，滿(mǎn)足人事考評(píng)管理的需要，規(guī)范員工檔案管理 流程，避免勞資糾紛產(chǎn)生，特制定本制度。2. 范圍：適用公司全體員工人事檔案3. 定義：無(wú)4. 職責(zé)：4.1 管理部：對(duì)本制度目標(biāo)達(dá)成負(fù)全責(zé)，對(duì)本制度的完善更新和解釋負(fù)責(zé)；4.2 檔案管理人員：負(fù)

2、責(zé)人事檔案的日常管理工作，包括在職人員人事檔案管理和離職人 員人事檔案管理。5. 內(nèi)容及要求：5.1 人事檔案管理的原則：正確完整、歸檔及時(shí)、排列有序、嚴(yán)格保密。5.2 索引及排序規(guī)定：所有人員從入職之日起都需建立人事檔案，職員的檔案用文件袋管 理，個(gè)人檔案必須包含以下基本有效的資料，并按照以下順序排列：5.2.1 員工履歷表5.2.2 簡(jiǎn)歷（僅限職員，作業(yè)員無(wú)須提供）5.2.3 畢業(yè)證、資格證、等級(jí)證復(fù)印件5.2.4 身份證復(fù)印件5.2.5 數(shù)碼回執(zhí)單或社會(huì)保障卡復(fù)印件5.2.6 勞動(dòng)合同5.2.7 員工在職期間各項(xiàng)獎(jiǎng)懲單、職位異動(dòng)單等。5.3 存儲(chǔ)及歸檔規(guī)定：5.3.1 在職員工人事檔案依

3、工號(hào)先后排列； 離職職員人事檔案按離職時(shí)間先后順序排列5.3.2 員工在職期間進(jìn)行的階段考核、轉(zhuǎn)正考核、崗位或職稱(chēng)變動(dòng)等所產(chǎn)生的資料，以 及獎(jiǎng)懲單、薪資異動(dòng)單等原始單據(jù)，所有資料均須歸入員工個(gè)人檔案。5.3.3 檔案管理員每周收集需歸入檔案及離職人員資料，并于每周周五下班前對(duì)員工檔 案進(jìn)行更新。5.4 人事檔案移交及管理流程：5.4.1 員工入職手續(xù)辦理和入職培訓(xùn)由招聘培訓(xùn)人員負(fù)責(zé)，入職手續(xù)辦理完畢后建立個(gè) 人檔案，并于員工入職當(dāng)天上午 10 點(diǎn)前把基本資料錄入人事系統(tǒng)。編號(hào)HR-MAG-005頁(yè)次2/3人事檔案管理辦法版本/次A/05.4.2 新員工基本資料錄入系統(tǒng)后，按職位類(lèi)別分發(fā)至相應(yīng)主

4、管簽核。職員需管理部主 管審、呈總經(jīng)理核準(zhǔn)方可歸檔；作業(yè)員由部門(mén)最高主管簽核、管理部主管審核后 存檔。5.4.3 檔案管理人員在每周五下班前把員工檔案整理齊全后存檔。5.5 離職人員人事檔案的管理：5.5.1 檔案管理人員必須每月對(duì)離職人員的人事檔案清查， 并按離職月份順序進(jìn)行存檔。5.5.2 離職人員的人事檔案自離職之日起存放兩年，兩年后銷(xiāo)毀人事檔案。（高管及核 心技術(shù)人員保留至該員工離崗三年止）。5.5.3 離職人員離職后重新入職，須重新提交所有人事資料。5.6 勞動(dòng)合同管理：5.6.1 新員工入職當(dāng)天即簽訂為期三年的勞動(dòng)合同，根據(jù)其職位選擇對(duì)應(yīng)的試用期限， 唯最長(zhǎng)不超出六個(gè)月，具體規(guī)定參

5、照招聘管理辦法。5.6.2 簽訂勞動(dòng)合同時(shí)務(wù)必要求員工依規(guī)定將內(nèi)容填寫(xiě)完整，嚴(yán)禁提交空白合同。 每月20 號(hào)集中將新入職員工勞動(dòng)合同申請(qǐng)用印，制作勞動(dòng)合同簽收備案表分發(fā)給相關(guān) 人員簽收，并送至勞動(dòng)站辦理勞動(dòng)合同備案。5.6.3 勞動(dòng)合同到期前一個(gè)月，行政部以郵件的形式通知其部門(mén)主管征求其續(xù)簽意見(jiàn)， 同時(shí)通過(guò)勞動(dòng)合同續(xù)簽意向書(shū)了解員工本人意愿。 如雙方均同意續(xù)簽合同的， 由管 理部統(tǒng)一與員工再續(xù)簽三年期限勞動(dòng)合同。5.6.4 如連續(xù)簽訂了兩次固定期限合同，除員工本人提出續(xù)簽固定期限合同外，第三次 應(yīng)簽訂無(wú)固定期限合同，簽訂流程參照 5.6.3 作業(yè)。5.6.5 若勞動(dòng)合同續(xù)簽意向書(shū)或勞動(dòng)合同員工

6、本人無(wú)正當(dāng)理由拒簽，視員工不愿續(xù)簽合 同，依公司規(guī)定辦理離職交接。5.7 借閱管理規(guī)定：5.7.1 公司總經(jīng)理、管理部經(jīng)理有權(quán)查閱公司所有職員的檔案；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)查閱下屬 職員（不包括本人）檔案；凡是超越該授權(quán)范圍的查閱申請(qǐng)，必須經(jīng)管理部主管 審批后才能提供查閱。5.7.2 未經(jīng)管理部主管許可，各部門(mén)不能復(fù)印檔案內(nèi)容。5.7.3 借閱人事檔案均須作好登記，并在約定時(shí)間內(nèi)歸還。5.7.4 嚴(yán)禁故意涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；借閱期間要小心保管，防止 丟失；無(wú)論何種原因，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)借閱檔案的缺損，責(zé)令借閱人改正，并依獎(jiǎng)懲制度 處理。編號(hào)HR-MAG-005頁(yè)次3/3人事檔案管理辦法版本/次A/05.7.5 查、借閱者要注意檔案保密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以 懲處。5.7.6 檔案管理員以周為單位催收借出檔案，歸