晉峰青年商會(huì)工作計(jì)劃總結(jié)錦囊

1、晉峰青年商會(huì)工作計(jì)劃錦囊會(huì)員事務(wù)及記錄及獎(jiǎng)勵(lì)組二零零二年版目 錄一. 推行工作計(jì)劃之目的二 . 推行工作計(jì)劃之方法一社會(huì)發(fā)展循環(huán)步驟之應(yīng)用三. 工作計(jì)劃籌委會(huì)組織圖表樣本四. 小組籌委職責(zé)概略五. 財(cái)政事務(wù)運(yùn)作之製作六. 工作計(jì)劃檔案冊七. 會(huì)議事項(xiàng)八. 會(huì)議程序法九. 總會(huì)會(huì)所及其他服務(wù)使用守則十. 結(jié)語附錄：工作計(jì)劃使用表格及文件範(fàn)本一. 推行工作計(jì)劃之目的1. 透過與社會(huì)、政府及大眾傳播媒介的緊密接觸，建立良好的公共關(guān)係形象，以其擴(kuò)展青商活動(dòng)及提高本會(huì)之地位。2. 加強(qiáng)對會(huì)員之領(lǐng)袖才能訓(xùn)練。3. 透過工作計(jì)劃及聯(lián)誼活動(dòng)，加強(qiáng)會(huì)員間及本會(huì)與其他分會(huì)間之溝通及聯(lián)繫。二 . 推行工作計(jì)劃之方法

2、 - 社會(huì)發(fā)展循環(huán)步驟之應(yīng)用一個(gè)青商分會(huì)能否有效地推展其會(huì)務(wù)，又能否在社會(huì)上及青商活動(dòng)中建立良好的形象，以至其個(gè)別會(huì)員能否有充份訓(xùn)練機(jī)會(huì)，無不在其所舉辦之每一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃的表現(xiàn)和成果中反映出來。國際青商總會(huì)多年前已推薦了一個(gè)推行工作計(jì)劃的方法一社會(huì)發(fā)展循環(huán)步驟 (Community Devlopment Cycle ，簡稱 CD)，它包括調(diào)查、分析，計(jì)劃、執(zhí)行及檢討等五個(gè)基本步驟。這個(gè)方法的基本精神在於使每一個(gè)小組成員，能從參與工作計(jì)劃及推行過程中真正獲益?，F(xiàn)在讓我們循本會(huì)一之行政方針及上述工作方法，將一個(gè)小組主席推行社會(huì)發(fā)展計(jì)劃之步驟，詳細(xì)列後，以供參考。I 調(diào)查及分析 (Survey & A

3、nalysis)由負(fù)責(zé)社會(huì)發(fā)展之董事局成員於年初進(jìn)行調(diào)查及分析工作，並提交報(bào)告及計(jì)劃書，以便董事局釐定全年之活動(dòng)計(jì)劃。在獲得董事局認(rèn)同及確定方向後，物色及委任合適之小組主席，共同磋商，瞭解整個(gè)計(jì)劃的內(nèi)容、範(fàn)圍、推行方針、所需時(shí)間、人力及財(cái)政資源，以及期望達(dá)致的目標(biāo)等等，再經(jīng)參考以前同類工作計(jì)劃的記錄，請教較資深的會(huì)友，體察實(shí)際環(huán)境，便可以把握各推行要點(diǎn)及麓定工作步驟。II計(jì)劃 (Planning)小組主席在掌握整個(gè)工作計(jì)劃的要點(diǎn)後，繼續(xù)與指導(dǎo)董事磋商以決定個(gè)別活動(dòng)之需要性、推行之方法及途徑、財(cái)政預(yù)算等等；最後決定工作小組成員之多寡，並物色適當(dāng)人選擔(dān)任。為使各會(huì)員及準(zhǔn)會(huì)員在會(huì)內(nèi)之參與及訓(xùn)練機(jī)會(huì)能

4、平衡發(fā)展，小組主席在挑選或委任任何小組成員之前，必須事先與會(huì)員擴(kuò)展董事磋商，或由會(huì)員擴(kuò)展董事按當(dāng)時(shí)個(gè)別會(huì)員的工作量及參與情況推薦合適的人選，亦須注意每一位被委任之小組成員必須為本會(huì)之會(huì)員或準(zhǔn)會(huì)員。在各人選被委任後，小組主席須即隨即將小組成員名單送交本會(huì)會(huì)員董事及記錄獎(jiǎng)董事存案。在籌委會(huì) (Organising Committee) 組成後，便需透過正式或非正式的會(huì)議，合力推行所製訂的工作計(jì)劃。1. 工作會(huì)議之要訣(a) 小組主席須邀請指導(dǎo)董事及指導(dǎo)副會(huì)長出席第一次小組工作會(huì)議，由他 ( 們) 將整個(gè)工作計(jì)劃之目的、內(nèi)容及重點(diǎn)向所有小組成員解釋一遍，再由小組主席將個(gè)別活動(dòng)及小組委員職責(zé)逐一解釋，

5、使各成員能正確明瞭整個(gè)計(jì)劃。如可能，小組可在第一次工作會(huì)議中進(jìn)行腦力激盪 (Brain Storming)，以求募集更多有關(guān)進(jìn)行計(jì)劃之意見。(b) 工作會(huì)議不宜次數(shù)過多或過密，而每次會(huì)議之時(shí)間亦不宜過長。小組主席須留意：i. 提示各成員出席會(huì)議必須守時(shí)及有所準(zhǔn)備，並提交書面報(bào)告；ii. 提示成員如未能出席時(shí)，應(yīng)事先通知主席或秘書以作代報(bào)告，並提交書面報(bào)告；iii. 運(yùn)用會(huì)議程序開會(huì)，並向成員解釋運(yùn)用會(huì)議程序之必要及好處；iv. 設(shè)立工作進(jìn)度表，每次會(huì)議檢討進(jìn)度及作有效之調(diào)整或補(bǔ)救；v. 提示小組秘書下列工作：於每次會(huì)議前將會(huì)議議程及上次會(huì)議記錄準(zhǔn)時(shí)送達(dá)各成員，同時(shí)於會(huì)議前一天以電話提醒各成員出

6、席。通知指導(dǎo)董事及指導(dǎo)副會(huì)長出席會(huì)議，在必耍時(shí)邀請會(huì)長出席指導(dǎo)。III執(zhí)行工作 (Execution)小組主席除依照原定計(jì)劃推行活動(dòng)外，並須注意下列各點(diǎn)：1. 盡量利用總會(huì)之下列服務(wù)：(a) 每星期三為總會(huì)之郵寄日，任何印刷品需總會(huì)代寄十八分會(huì)各青商會(huì)員，可於每星期一中午十二時(shí)正前將印刷品連同填妥之表格送往總會(huì)會(huì)址，有關(guān)總會(huì)郵遞服務(wù)詳情，請參閱附錄；(b) 總會(huì)會(huì)址之會(huì)議室可供各分會(huì)借用，借用時(shí)需盡早填寫會(huì)所借用表交總會(huì)，總會(huì)秘書處將以先到先得方式處理。如取消借用會(huì)議室，須盡快通知總會(huì)秘書處，以免防礙他人使用，請參閱總會(huì)會(huì)所使用守則2. 進(jìn)行工作計(jì)劃時(shí)所需之會(huì)方物資，如會(huì)旗、座檯名牌、襟花待，

7、可與本會(huì)秘書處聯(lián)絡(luò)借用，用後須盡速交還及保持會(huì)柜之整潔。3. 為免與會(huì)方之義務(wù)秘書及義務(wù)司庫之名稱有所混淆，小組之秘書及司庫之英文寫法可用Secretary 及 Treasurer 。IV 檢討 (Evaluation)為使各項(xiàng)檢討能在記憶猶新之下提出，檢討會(huì)議務(wù)須於工作計(jì)劃完成後之十四天內(nèi)召開。小組主席應(yīng)提示各成員必須攜備所有有關(guān)資料或文件出席，例如司庫提交一份完整之收支結(jié)算表，公關(guān)主委提交所有新聞剪輯，照片及底片等。檢討會(huì)議必須採取對事而不對人態(tài)度，避免互相責(zé)難或個(gè)人攻擊，儘量以客觀的眼光去分析及捉出有建設(shè)性之意見，使小組秘書能詳細(xì)記錄在案，供日後參考。小組主席勿忘對曾參與推行或協(xié)助此工作

8、計(jì)劃的小組成員致謝，以鼓勵(lì)各人再接再勵(lì)成為會(huì)中之活躍份子。三. 工作計(jì)劃籌委會(huì)組織圖表樣本指導(dǎo)董事指導(dǎo)副會(huì)長會(huì)長顧問小組主席司庫秘書宣傳主委場地主委公關(guān)主委贊助主委司儀總務(wù)主委註冊主委出版主委節(jié)目主委委員委員四. 小組籌委職責(zé)概略工作小組的成立 ，是希望透過有系統(tǒng)的籌備和運(yùn)作 ，使所籌備的工作計(jì)劃能按既定目標(biāo)推行，而各參與的籌委 ，亦可透過執(zhí)行其職務(wù)而達(dá)至促進(jìn)個(gè)人發(fā)展的機(jī)會(huì) 。以下各籌委職位之設(shè)立，須視乎工作計(jì)劃的形式及規(guī)模而決定。1. 主席(a) 製訂工作計(jì)劃表及進(jìn)度表(b) 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整個(gè)工作計(jì)劃運(yùn)作和進(jìn)度(c) 主持每次會(huì)議(d) 指導(dǎo)及協(xié)助各籌委完成轄下之工作(e) 與指導(dǎo)董事作緊密聯(lián)繫

9、，並向董事局匯報(bào)工作2. 秘書(a) 準(zhǔn)備每次會(huì)議議程(b) 編寫及派發(fā)每次會(huì)議記錄予各籌委(c) 編製籌委通訊錄(d) 記錄籌委出席率(e) 安排開會(huì)場地(f) 通知各籌委出席會(huì)議之日期、時(shí)間及地點(diǎn)(g) 邀請會(huì)長、有關(guān)董事局成員及會(huì)員事務(wù)出席會(huì)議(h) 協(xié)助有關(guān)之書信往來(i) 收集及整理檔案冊及相片，於工作計(jì)劃完成後一個(gè)月內(nèi)交記錄及獎(jiǎng)勵(lì)董事3. 司庫(a) 負(fù)責(zé)整個(gè)工作計(jì)劃的財(cái)政預(yù)算案，並在第二次小組會(huì)議過財(cái)政預(yù)算(b) 監(jiān)察及審核各項(xiàng)收入及支出，保存有關(guān)單據(jù)(c) 當(dāng)日活動(dòng)即時(shí)與義務(wù)司庫或財(cái)務(wù)董事點(diǎn)收數(shù)目並交給義務(wù)司庫；跟進(jìn)應(yīng)收的款項(xiàng)(d) 負(fù)責(zé)結(jié)算收支，並於會(huì)議中報(bào)告收支情況(e)

10、於工作計(jì)劃完成後一星期內(nèi)，完成所有收支報(bào)銷工作製訂財(cái)政報(bào)告，經(jīng)籌委檢討會(huì)議通過後，再提交董事局審議通過。4. 節(jié)目(a) 設(shè)計(jì)當(dāng)日之節(jié)目(b) 編排當(dāng)日節(jié)目程序(c) 與宜傳及場地主委作緊密聯(lián)繫，確定節(jié)目詳情及安排(d) 聯(lián)絡(luò)及邀請講者 / 嘉賓 / 表演嘉賓(e) 負(fù)責(zé)提供節(jié)目資料給予司儀及所有參與者(f) 協(xié)助司儀編寫司儀稿(g) 綵排節(jié)目(h) 統(tǒng)籌及監(jiān)察當(dāng)日整體節(jié)目之流程5. 宣傳(a) 製訂整個(gè)工作計(jì)劃之宣傳形式、途徑及方法(b) 設(shè)計(jì)及印製宜傳單張(c) 在本會(huì)和各分會(huì)作宣傅，並聯(lián)絡(luò)邀請各會(huì)員出席該活動(dòng)(d) 致函邀請總會(huì)董事局及各分會(huì)會(huì)長出席 ( 視乎工作計(jì)劃性質(zhì)而決定 )6.

11、公關(guān)(a) 製訂整個(gè)工作計(jì)劃對公眾宣傳的形式、途徑及方法(b) 收集傳媒（報(bào)館、電視臺(tái)、電臺(tái)等）的通訊及聯(lián)絡(luò)資料(c) 負(fù)責(zé)並跟進(jìn)對外之宣傳(d) 向外界發(fā)佈新聞稿(e) 統(tǒng)籌嘉賓名單(f) 致函邀請各嘉賓出席(g) 統(tǒng)籌記者招待會(huì)(h) 負(fù)責(zé)當(dāng)日接待嘉賓7. 總務(wù)(a) 了解活動(dòng)所需物資，作有系統(tǒng)之統(tǒng)籌(b) 安排物資之購買、借用運(yùn)輸及歸還之工作(c) 了解實(shí)際場地之限制，確保整體運(yùn)作正常，並預(yù)先計(jì)劃各項(xiàng)應(yīng)變措施8. 場地(a) 查詢及收集有關(guān)適當(dāng)場地的資料 ( 如價(jià)錢可容納之人數(shù)等 )(b) 負(fù)責(zé)租借場地之各項(xiàng)事宜(c) 視察場地及查詢場地設(shè)施（如燈光、音響設(shè)備、其他可提供或租借之物品等）

12、(d) 設(shè)計(jì)場地(e) 負(fù)責(zé)及統(tǒng)籌當(dāng)日場地佈置，編排座位及有關(guān)事宜 ( 如購買保險(xiǎn)等 )9. 註冊(a) 收集報(bào)名表格(b) 統(tǒng)計(jì)參加人數(shù)(c) 統(tǒng)籌當(dāng)日接待處之工作(d) 準(zhǔn)備簽到表及嘉賓介紹名單(e) 負(fù)責(zé)當(dāng)日現(xiàn)場註冊及收費(fèi)事宜10. 贊助(a) 收集有關(guān)贊助商名單(b) 寄發(fā)信件徵求款項(xiàng)或獎(jiǎng)品贊助(c) 聯(lián)絡(luò)贊助商，跟進(jìn)有關(guān)贊助事宜(d) 收取贊助品(e) 邀請贊助商出席當(dāng)日活動(dòng)(f) 致函多謝贊助商11. 出版(a) 構(gòu)思出版大會(huì)刊物(b) 查詢及搜集有關(guān)出版刊物之報(bào)價(jià)資料(c) 收集稿件，圖片等(d) 編排及審核稿件(e) 監(jiān)察印製大會(huì)刊物之進(jìn)度12. 司儀(a) 協(xié)助節(jié)目主委編排節(jié)

13、目程序(b) 編寫司儀稿(c) 綵排節(jié)目程序(d) 負(fù)責(zé)當(dāng)口節(jié)目之進(jìn)行(e) 製造現(xiàn)場氣氛註：上述各籌委均須個(gè)別提交其轄下工作支出之預(yù)算案予小組司庫 ，以便製訂整體之財(cái)政預(yù)算案 。所有對外之信件必須使用會(huì)方信件，由小組主席或會(huì)長簽署， / 並預(yù)備兩份副本，分別交小組秘書及義務(wù)秘書存檔。五. 財(cái)政事務(wù)運(yùn)作程序目的為確保整個(gè)計(jì)劃之財(cái)務(wù)運(yùn)作是按本會(huì)規(guī)定而進(jìn)行，達(dá)至收支帳項(xiàng)清楚及準(zhǔn)確，使年終核數(shù)工作亦能順利進(jìn)行。1. 財(cái)政預(yù)算及報(bào)告(a) 各工作計(jì)劃需於第二次工作會(huì)議後及第三次工作會(huì)議前，遞交財(cái)政預(yù)算案予財(cái)務(wù)董事及義務(wù)司庫作審核及記錄。(b)於計(jì)劃完成後兩星期內(nèi)，遞交財(cái)政收支報(bào)告包括：收入項(xiàng)目列表(F

14、01)( 連同銀行收入存票）及支出項(xiàng)目列表 (F02)（連同有關(guān)單據(jù)正本） 予財(cái)務(wù)董事及義務(wù)司庫作有關(guān)財(cái)務(wù)處理；在審核後，該財(cái)政報(bào)告將於董事局上動(dòng)議通過。2. 入賬方法以單式入賬進(jìn)行簿記，即只將人欠我、我欠人和現(xiàn)金收付賬記賬。3. 款項(xiàng)收入各工作計(jì)劃的支票及現(xiàn)金收入，必須於計(jì)劃完成後一星期內(nèi)存入指定戶口，收款人為晉峰青年商會(huì)或 APEX JUNIOR CHAMBER LTD；而該計(jì)劃之司庫有責(zé)任在兩星期內(nèi)追收所有未收的款項(xiàng)。4. 款項(xiàng)支出(a) 一般支出：各工作籌委請先代繳付各項(xiàng)開支，在整個(gè)計(jì)劃結(jié)束後兩星期內(nèi)，由該計(jì)劃之司庫統(tǒng)籌處理有關(guān)報(bào)銷申請，經(jīng)該計(jì)劃之主席批核後，交財(cái)務(wù)董事及義務(wù)司庫安排開

15、票事宜；須注意 :(i) 各項(xiàng)支出必須附上正式單據(jù)；如未有正式單據(jù)之支出，則需填寫支出白單（ :FO3）表格。(ii) 一般較小銀碼之支出 (HK$50以下），請?jiān)撚?jì)劃之主席或司庫先行繳付，再綜合申請。(iii) 在董事局批核及通過該計(jì)劃之財(cái)政報(bào)告後，義務(wù)司庫將不再受理任何支出申請。(b) 有指定收款人，必須由本會(huì)名義出票或大額（多於 HK$500）之支出：先填寫支出項(xiàng)目列表 (F02) 及附上有關(guān)文件予財(cái)務(wù)董事及義務(wù)司庫批及發(fā)票 ，工作須最少兩星期之時(shí)間；在付款後必須取回收據(jù)作記錄。六. 工作檔案冊（ Project File）之製作目的(a) 作為將來同類工作計(jì)劃的參考資料，所以內(nèi)容必須真

16、實(shí)精要，條理清晰。(b) 反映籌委工作實(shí)況，於年終評選時(shí)，對表現(xiàn)突出者作出獎(jiǎng)勵(lì)。小組主席應(yīng)指示及協(xié)助小組秘書編製完整的工作計(jì)劃檔案冊，並須於工作計(jì)劃完成檢討會(huì)議後的一個(gè)月內(nèi)將檔案冊送交記錄及獎(jiǎng)勵(lì)董事。有關(guān)檔案冊之內(nèi)容，請參考下列清單：(a) 工作計(jì)劃記錄(b) 名單：(i) 工作計(jì)劃委員名單(ii) 協(xié)助人員（ Helper ）名單(iii) 參加者 / 出席者名單副本（正本交義務(wù)司庫作收入記錄）(iv) 嘉賓名單(c) 會(huì)議出席記錄正本(d) 會(huì)議議程及記錄正本 ( 連簽名 )(e) 來往信件(f) 財(cái)政預(yù)算及報(bào)告副本（正本及收支表、支出單據(jù)正本交義務(wù)司庫）(g) 宣傳單張、海報(bào)及剪報(bào)等等(

17、h) 其他有關(guān)文件 ( 包括當(dāng)日之問卷調(diào)查等等）(i) 所有全部照片 (3R）連底片 ( 包括數(shù)碼相片 )(j) 工作計(jì)劃籌委工作評估表（以密封形式交記錄及獎(jiǎng)勵(lì)董事）上述有關(guān)財(cái)務(wù)及檔案冊之各項(xiàng)報(bào)告表格模式已詳列於附錄作參考可影印使用注意事項(xiàng)1. 提交時(shí)間檔案冊必須在工作計(jì)劃出街後三十天內(nèi)提交會(huì)員事務(wù)及記錄及獎(jiǎng)勵(lì)董事，四十五天後提交將喪失所有工作計(jì)劃有關(guān)獎(jiǎng)項(xiàng)的評選資格 。2. 檔案冊款式為儲(chǔ)存方便，檔案冊請以雙孔硬皮或 A4 紙皮 FILE 製作。紙張應(yīng)以 A4 尺寸為基本，再以顏色分隔紙分門別類。3. 工作計(jì)劃評估表建議小組秘書於檢討會(huì)議中派發(fā)給督導(dǎo)董事局成員、全部小組委員，每人一份，必須填寫

18、。小組委員只對共其他職位評估，本身職位一欄不用填寫。每一份評估表請 獨(dú)立密封置於檔案冊內(nèi)。對這份工作計(jì)劃記錄有任何疑問，請聯(lián)絡(luò)會(huì)長。七. 會(huì)議事項(xiàng)I 會(huì)議定義凡三人以上，循一定之規(guī)則，研究事理，達(dá)成決議，解決問題，謂之會(huì)議。II 會(huì)議種類1. 週年會(huì)員大會(huì)(Annual General Meeting ，簡稱 AGM)週年會(huì)員大會(huì)簡稱週年大會(huì)為本會(huì)之最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，每年召開一次，議決下列各項(xiàng)及其他重要議案：(a) 省覽，討論及通過上次週年大會(huì)及其他會(huì)員大會(huì)之會(huì)議記錄；(b) 省寬，討論及通過上年度經(jīng)核數(shù)師審核之財(cái)政報(bào)告；(c) 接納及通過會(huì)長及董事局成貝之工作報(bào)告；(d) 委任下年度義務(wù)核數(shù)師及

19、義務(wù)法律顧問；(e) 選舉下年度執(zhí)行董事；(f) 修改本會(huì)憲章。2. 特別會(huì)員大會(huì)(Extraordinary General Meeting簡稱 EGM)討論及通過一些特別議案，例如：省覽及通過上年度財(cái)政報(bào)告、修改本會(huì)憲章。3. 執(zhí)行董事局會(huì)議(Executive Committee Meeting) 由會(huì)長按需要召開，非定期性舉行，以討論及議決本會(huì)之重要決策突發(fā)或特別事項(xiàng)。4. 董事局會(huì)議(Board of DirectorsMeeting)每月舉行一次，以討論及議決本會(huì)之一般事務(wù)，普通會(huì)員亦可列席旁聽。5. 月會(huì)(Monthly Meeting) 每月舉行一次，作為聯(lián)誼活動(dòng)之一，並由董事

20、局報(bào)告會(huì)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，會(huì)員亦可對會(huì)務(wù)提出意見或諮詢。6. 工作小組會(huì)議(Project Committee Meeting) 由小組主席召開，用作報(bào)告、檢視及討論工作之進(jìn)展情況，會(huì)議之密度則視乎工作計(jì)劃之規(guī)模而決定，各工作計(jì)劃小組委員亦可藉此加強(qiáng)溝通，使工作計(jì)劃順利推行。III 會(huì)議之召開1. 週年會(huì)員大會(huì)每年舉行一次，由董事局決定召開，時(shí)間與上一次週年大會(huì)相距不得超過十五個(gè)月。通知期不少於二十一天。2. 特別會(huì)員大會(huì)按需要舉行，通知期不少於十四天，如涉及修改本會(huì)會(huì)章，有關(guān)之修改內(nèi)容須於廿一天前通知各會(huì)員。可由下列人仕要求召開：(a) 會(huì)長，或(b) 三位執(zhí)行董事局成員，或(c) 五位董事局成員

21、，或(d) 不少於十分一之全體普通會(huì)員。3. 執(zhí)行董事局會(huì)議有需要時(shí)由會(huì)長召開。4. 董事局會(huì)議每月舉行一次，由菫事局決定開會(huì)之日期。5. 月會(huì)由董箏局決定舉行日期。6. 工作小組會(huì)議由小組主席召開。惟必須通知會(huì)長、指導(dǎo)副會(huì)長及指導(dǎo)董事。IV 法定人數(shù)各種會(huì)議均有最少出席人數(shù)的要求，以確保會(huì)議議決有足夠之代表性。1. 週年會(huì)員大會(huì)：超過全體會(huì)員的半數(shù)或有二十位會(huì)友出席，授權(quán)書亦作出席論。2. 特別會(huì)員大會(huì)：與週年大會(huì)相同。( 備註 ) ：於大會(huì)通告上指定時(shí)間之半小時(shí)後，如仍未有足夠之法定人數(shù)出席，則須流會(huì)，會(huì)議將順延一星期同時(shí)間同地點(diǎn)舉行。如該順延之會(huì)議於法定時(shí)間內(nèi)仍未達(dá)法定人數(shù)，則當(dāng)時(shí)之出席

22、人數(shù)，可當(dāng)作法定人數(shù)論，會(huì)議可即時(shí)舉行。3. 執(zhí)行董事局會(huì)議：過半數(shù)成員出席。4. 董事局會(huì)議：董事局成員之半數(shù)再加一位及執(zhí)行董事局成員需過半數(shù)出席。5. 月會(huì)：十位會(huì)友以上。6. 工作小組會(huì)議：超過工作小組成員之半數(shù)。V 主席 (Chairman)1. 產(chǎn)生方法一般而言，會(huì)長為董事局會(huì)議，執(zhí)行董事局會(huì)議，週年會(huì)員大會(huì)及特別會(huì)員大會(huì)之主席。工作小組會(huì)議一般由小組主席擔(dān)任，在特別情況下方可推選小組組員出任主席（例如：小組主席臨時(shí)因事未能出席會(huì)議）2. 主席之工作主席應(yīng)處於公正地位，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議規(guī)則，維持會(huì)議和諧，使會(huì)議順利進(jìn)行：(a) 依會(huì)議議程主持會(huì)議(b) 維持秩序(c) 確認(rèn)發(fā)言權(quán)(d)

23、接述動(dòng)議(e) 依次序?qū)⒆h案討論及表決，並宣佈結(jié)果(f) 決定權(quán)宜及優(yōu)先問題之次序(g) 答覆會(huì)議問題(h) 簽署會(huì)議記錄3. 主席之表決權(quán)(a) 主席一般以不參與表決為原則(b) 如遇表決正反同數(shù)時(shí)，才作表決以決定議案是否通過VI 出席者1. 權(quán)利和義務(wù)出席者有發(fā)言、動(dòng)議、提案、討論、表決之權(quán)利、但亦需遵守會(huì)議規(guī)則，服從決議等。2. 發(fā)言程序(a) 舉手示意經(jīng)主席認(rèn)可方可發(fā)言(b) 聲明發(fā)言性質(zhì) ( 如：修訂，資料提供等 )(c) 同一議案，每人發(fā)言一般為兩次，每次不超過五分鐘3. 動(dòng)議程序(a) 動(dòng)議者示意要求發(fā)言(b) 主席認(rèn)可(c) 動(dòng)議者發(fā)言(d) 主席接述動(dòng)議(e) 和議 ( 和議

24、人只需覺得此動(dòng)議內(nèi)容值得討論，並不一定表示贊同)(f) 如無人反對，則主席可決定需否討論或可即時(shí)宜佈動(dòng)議通過(g) 如有人反對，則可討論及表決(h) 如有附屬動(dòng)議提出 ( 如修定 ) ，則先須討論表決附屬動(dòng)議，才再回到原動(dòng)議八 . 會(huì)議程序法青年商會(huì)應(yīng)用羅拔仕會(huì)議法 (Robert Rules Of Order) 作為會(huì)議之法則。下列各項(xiàng)以羅拔仕會(huì)議法為藍(lán)本加上本會(huì)的會(huì)議慣例所編寫，供各會(huì)友參考之用。和議 修定 討論 表決( 一 ) 主動(dòng)議 Main Motions1/2+( 二 ) 附屬動(dòng)議 Subsidiary Motion1.擱置 Lay on the Table1/2+2.終止討論 O

25、rder the Previous Question2/33.限時(shí)討論 Limited or Extend Limits of Debate2/34.延期討論 Postpone Definitely1/2+5.委任小組研究 Commit or Refer1/2+6.修定 Amend1/2+7.無限期延期討論 Postpone Indefinitely1/2+( 三 ) 優(yōu)先動(dòng)議 Privileged Motions1.休會(huì) Adjourn2.暫時(shí)休息 Recess/ 復(fù)會(huì) Resume3.權(quán)宜問題 Raise a Question of PrivilegeC4.預(yù)定議程 Call for th

26、e Orders of theDayC( 四 ) 偶發(fā)動(dòng)議 Incidental Motions1a.會(huì)議秩序 Point of OrderC1b.申訴 AppealC2.反 對 審 議 Object to the Considerationof a2/3Question3.分拆動(dòng)議 Divide the Question1/2+4.審閱及宣讀文件 Read Papers1/2+5a.撤銷動(dòng)議 Withdraw a Motion.1/2+5b.修正原動(dòng)議 Modify a Motion1/2+6.暫停施行都份會(huì)議席規(guī) Supend the rules2/37.會(huì)議程序法質(zhì)詢 Parliamen

27、tary Inquiry1/2+8.審核出席人數(shù)1/2+需要不需要C由主席決定處理辦法1/2+ 須獲半數(shù)贊同成立2/3+須獲三分二贊同成立主動(dòng)議 Main Motions獨(dú)立存在的專項(xiàng)，可讓與會(huì)者討論、修定，經(jīng)表決決定是否按納。例如動(dòng)議通過接納會(huì)議程序。附屬動(dòng)議 Subsidiary Motions不能獨(dú)立存在的事項(xiàng)，用於處理個(gè)別主動(dòng)議。例如：修定原動(dòng)議，擱首原動(dòng)議等。擱置 Lay on the table擱置原動(dòng)議，交由秘書備案待合適時(shí)再提出討論。動(dòng)議毋須討論和不可修定，但須表決通過。擱置原動(dòng)議抑制考慮和討論原動(dòng)議，一旦通過，有開原動(dòng)議的修定動(dòng)議亦同時(shí)被擱置。終止討論 Close Debat

28、e/Order the Previous Question終止討論一懸而未決的動(dòng)議，毋須討論和不可修定，但須獲三分二贊成通過。一旦通過，原動(dòng)議須立刻表決。限時(shí)討論 Limited or Extend Limits of Debate與終止討諭的條件和運(yùn)用相同，但可作修定。延期討論 Postpone Definitely於一定時(shí)期內(nèi)暫停討論原動(dòng)議，此動(dòng)議可討論和修定，須表決通過。委任小組研究 Commitor Refer將原動(dòng)議交與小組研究。此動(dòng)議可討論和修定，須表決通過。修定 Amend修定原動(dòng)議是更改動(dòng)議之字眼和增刪原動(dòng)議的內(nèi)容 （但必定耍切題）。其本身亦可被修定和討論。但經(jīng)修定的修定動(dòng)議則

29、不可再被修定，修定動(dòng)議須表決通過。如修定動(dòng)議不獲通過，則原動(dòng)議仍有生效。修定動(dòng)議可修改原動(dòng)議任何字眼，但不能離題，其至可以與原動(dòng)議之精神相反，但不可僅加入不字以否定原動(dòng)議。無限期押後 Postpone Indefinitely將原動(dòng)議無限期押後，用以試驗(yàn)原動(dòng)議受支持的程度，一旦通過此動(dòng)議永久取消。動(dòng)誘可討論，但不可修定，須表決通過。優(yōu)先動(dòng)議 Privileged Motions優(yōu)先動(dòng)議是可獨(dú)立存在的動(dòng)議，又因其性質(zhì)重要，會(huì)穫優(yōu)先處理。例如休會(huì)暫時(shí)休會(huì)等。休會(huì) Adjourn根據(jù)議程或會(huì)議常規(guī)提出結(jié)束會(huì)議，如有未完成事項(xiàng)，在下一次會(huì)議中獲優(yōu)先討論和處理。毋須討論和不能修定，但須表決。暫時(shí)休會(huì) /

30、 復(fù)會(huì) Recess/Resume會(huì)議中作短暫休息，毋須討論，可修定，但須表決。權(quán)宜問題 Raise a Question of Privilege此動(dòng)議涉及與合者的權(quán)利，固此可以終止他人發(fā)言。例如與會(huì)者聽不到發(fā)言等。動(dòng)議不可修定和討論，由主席決定處理辦法。預(yù)定時(shí)間議程 Call for the Orders of the Day根據(jù)議程敦促執(zhí)行定時(shí)間議程。不需討論和修改，一般必須執(zhí)行原定的議程。偶發(fā)動(dòng)議 Incidental Motions與主動(dòng)議未必有直接關(guān)係，但其提出可影響主動(dòng)議的討論方式，或影響該會(huì)議的程序。又因其重要性，提出時(shí)或可中斷他人發(fā)言。會(huì)議秩序及申訴Point of Orde

31、r and Appeal動(dòng)議指示出會(huì)議程序不正確或違反會(huì)議常規(guī)。不需討諭和不能修定，由主席決定是否成立。如對主席的決定有異議者可提出申訢。主席陳述理由及決定是否維持原判，如不能則交付表決。反對審議 Object to the Consideration of a Question針對主動(dòng)議對該團(tuán)體造成尷尬的動(dòng)議。但必須在討論和提出其他附屬動(dòng)議前提出，不能討諭和修定，但必須得三分二同意通過。分拆動(dòng)議 Divide the Question如一動(dòng)議內(nèi)容複雜 ，可動(dòng)議分拆為兩個(gè)至數(shù)個(gè)動(dòng)議方便討論和表決 。動(dòng)議不需討論但可修定，須表決通過。審閱和宣讀文件Read Papers如原動(dòng)議附有相關(guān)文件，在討

32、論展開前與會(huì)者可動(dòng)議要求該文件公開宣讀。一般會(huì)由秘書宣讀。動(dòng)議不需討論和不能修定，但須表決通過。撤銷 / 修正動(dòng)議 Withdraw/Modify a Motion如動(dòng)議提出後，在主席覆述前，提議者可撤銷或修正此動(dòng)議。動(dòng)議需討論和不能修定，但須表決通過。暫停施行部份會(huì)議常規(guī)Suspend the Rules如認(rèn)為部件會(huì)議常規(guī)不適用於某事項(xiàng)，可動(dòng)議暫時(shí)停止施行。不需討論和不能修定，但需獲三分二贊成通過。會(huì)議程序的質(zhì)詢Parliamentary Inquiry只可提出在會(huì)議中遇到的實(shí)質(zhì)問題，而不是假設(shè)性的。由主席答覆，如提詢?nèi)瞬粷M意可提出申訢。審核出席人數(shù)在會(huì)議進(jìn)行中，如需確定出席人數(shù)是否達(dá)到法定

33、人數(shù)，可提出此動(dòng)議。毋須討論和修定，如人數(shù)不足，主席決定暫時(shí)休會(huì)或終止會(huì)議。九. 總會(huì)會(huì)所及其他服務(wù)使用守則1. 借用場地(i) 會(huì)所內(nèi)有演講室 ( 大會(huì)議室 ) 、A 會(huì)議室 B 會(huì)議室及 C 會(huì)議室可供任何時(shí)間借用。(ii) 借用場地是以先到先得為原則，借用者可於一個(gè)月前填妥會(huì)所借用表格，並交回或傳真予總會(huì)職員處理。(iii) 各分會(huì)配有演講室優(yōu)先使用時(shí)間，本會(huì)優(yōu)先使用演講室時(shí)間為每月第三個(gè)星期一作董事局會(huì)議之用。(iv) 會(huì)所職員辦公時(shí)間為星期一至星期五上午九時(shí)至下午六時(shí)，星期六上午九時(shí)至下午一時(shí)。2. 郵遞服務(wù)(i) 每星期三為郵寄日。若需郵遞服務(wù)，必須填寫郵遞服務(wù)申請表，並在該星期一

34、上午十二時(shí)前將印刷品送交及知會(huì)總會(huì)職員。繁忙季節(jié)會(huì)增加郵遞次數(shù)，詳情請查詢總會(huì)。(ii) 郵寄書刊或特別體積的印製品，須連同適當(dāng)郵封，於一星期前送交總會(huì)。(iii) 所有郵寄後剩餘的印刷品，各分會(huì)須於一星期內(nèi)清走，總會(huì)不負(fù)責(zé)保存。(iv) 為方便總會(huì)摺紙機(jī)的操作，單張尺寸宜為 A4。(v) 郵遞服務(wù)之收費(fèi)請參閱總會(huì)收費(fèi)表。3. 借用文儀器材及總會(huì)會(huì)旗(i) 借用文儀器材除打字機(jī)及影印機(jī)外，使用其他文儀器材必須要先徵得總會(huì)職員同意。可供租用之文儀揣材包括放映機(jī)、幻燈機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、音嚮系統(tǒng)及手提攝錄機(jī)。租用時(shí)，請?zhí)钔鬃庥帽砀?，並最少預(yù)先三日前呈交表格及按金予總會(huì)，所租用之文儀器材須確保正確使用並負(fù)責(zé)

35、保管 ，用完翌日中午十二時(shí)交還 。請參閱收費(fèi)表。(ii) 借用總會(huì)會(huì)旗借用總會(huì)會(huì)旗不得多於三天，請呈交借用表格及交按金予總會(huì)，並準(zhǔn)時(shí)完好整潔地交還總會(huì)，如有任何損壞須作賠償。4.儲(chǔ)物(i) 未得總會(huì)秘書長或法制顧問應(yīng)允前，分會(huì)不可將其物品儲(chǔ)存於會(huì)所內(nèi)。(ii) 分會(huì)如需在會(huì)所儲(chǔ)存物品，須由本會(huì)會(huì)長填妥申請儲(chǔ)物表格交總會(huì)秘書長，說明物件之性質(zhì)、用途、體積及儲(chǔ)存時(shí)間。申請一旦獲準(zhǔn)，分會(huì)須將其物品妥善包裝，並在包裝上寫上分會(huì)名稱、負(fù)責(zé)人與電話號(hào)碼及預(yù)計(jì)搬走物件之日期；若屆時(shí)未能清走該等物件，總會(huì)將代為清走，並向分會(huì)追討有關(guān)費(fèi)用。5.分派禮物總會(huì)可協(xié)助分會(huì)就抽獎(jiǎng)券分派禮物。此等服務(wù)須由本會(huì)會(huì)長提交該批

36、禮物的清單及其價(jià)值，連同禮物交總會(huì)。總會(huì)對存放於會(huì)所的禮物數(shù)量與狀況一概不負(fù)責(zé)。6.印製單張服務(wù)分會(huì)可透過總會(huì)安排印製工作計(jì)劃之傳單，請墳妥有關(guān)表格連同傳單之設(shè)計(jì)稿件於星期六中午前交總會(huì)職員代辦，完成之單張將於下星期一郵遞截止時(shí)間前送到總會(huì)。有關(guān)收費(fèi)請參閱收費(fèi)表。7.一般守則(i) 為分會(huì)事務(wù)而對會(huì)所職員的任何額外服務(wù)要求 ，事前須由分會(huì)會(huì)長向 總會(huì)秘書長提出，並需得到同意。(ii) 分會(huì)應(yīng)透過總會(huì)秘書長以總會(huì)或分會(huì)名義聯(lián)絡(luò)國際青年商會(huì)。(iii) 湖水綠色是總會(huì)宣傳單張的專用色(iv) 會(huì)員在會(huì)所中須保持行為良好。不良行為例如喧嘩、說粗話、酗酒及服用違禁藥物皆屬違法。(v) 會(huì)所應(yīng)常保持清潔

37、。當(dāng)最後離開會(huì)所的會(huì)員須負(fù)責(zé)關(guān)掉所有電燈及冷氣機(jī)，鎖好門窗。(vi) 所有總會(huì)的表格可到網(wǎng)址下載。聯(lián)絡(luò)方法上環(huán)文咸?hào)|街六十號(hào)金閣大度一字樓電話： 25438913傅真： 25436271電子郵箱： 總會(huì)網(wǎng)址： .晉峰綱址 : ：..hk十.結(jié)語此工作計(jì)劃錦囊是總括工作計(jì)劃推行所得到之經(jīng)驗(yàn)而編寫，目的是提供一套基本索引給會(huì)員作參考，令日後推行工作計(jì)劃時(shí)更能順利，並獲取佳績。小組主席應(yīng)常緊記會(huì)員加入青商工作，純屬志願(yuàn)性質(zhì)，故彼此間的衷誠合作，互相激勵(lì)及讓成員有充分的機(jī)會(huì)去發(fā)揮所能是非常重要的。同時(shí)，各成員有明確固定而份量均等之工作負(fù)擔(dān)，新舊會(huì)員

38、在小組中之平衡，使各司其職，人盡其才也是必須留意的。附錄 : 工作計(jì)劃使用表格及文件範(fàn)本以下表格及文件範(fàn)本是按不同籌委的職務(wù)範(fàn)圍分類，均有助提高工作之質(zhì)素及效率:秘書1. 會(huì)議議程由秘書負(fù)貴編寫，經(jīng)主席核對後，於每次會(huì)議前一星期內(nèi)送達(dá)各籌委。(i) 第一次會(huì)議議程(ii) 一般會(huì)議議程(iii) 檢討會(huì)議議程2. 會(huì)議記錄由秘書負(fù)責(zé)按議程討論之程序編寫，經(jīng)主席及指導(dǎo)董事核對後，連同下次會(huì)議議程，於會(huì)議前一星期內(nèi)一併送達(dá)各籌委。3. 會(huì)議報(bào)告各小組籌委每次會(huì)議前均要預(yù)備書面工作報(bào)告，依據(jù)已定的報(bào)告格式報(bào)告工作進(jìn)度，可避免遺漏及重複，令會(huì)議更流暢，同時(shí)減輕秘書的工作量。4. 小組撐委通訊錄由秘書製

39、訂，通訊錄主要包括小組籌委及有關(guān)董事局成貝之、職位、電話，通訊地址或傳真號(hào)碼等，方便秘書寄發(fā)每次會(huì)議議程及會(huì)議記錄，通知各籌委出席會(huì)議之日期、時(shí)間及地點(diǎn)。（會(huì)員有責(zé)任確保資料）5. 小組籌委出席記錄由秘書負(fù)責(zé)製訂，記錄及點(diǎn)算每次出席籌委人數(shù)以便需要按會(huì)議程序法進(jìn)行動(dòng)議時(shí)清點(diǎn)投票權(quán)；亦作為籌委成員個(gè)人出席活動(dòng) / 會(huì)議之記錄。6. 檔案冊(i) 工作計(jì)劃記錄(ii) 工作計(jì)劃評估表7. 信件範(fàn)本(i) 邀請信：由主席或秘書負(fù)責(zé)編寫，節(jié)目前一個(gè)月寄發(fā)，最遲不可少於兩個(gè)星期前。(ii) 致謝信：由主席或秘書負(fù)責(zé)編寫，工作計(jì)劃完成後一星期內(nèi)連同相片寄發(fā)。司庫8. 財(cái)政預(yù)算案司庫負(fù)責(zé)收集各小組籌委的財(cái)政

40、預(yù)算案，綜合而製成總財(cái)政預(yù)算案，並在第二次工作會(huì)議過。9. 財(cái)政收支表格(i) 收入項(xiàng)目列表 (F01) 由司庫填寫收入項(xiàng)目(ii) 支出項(xiàng)目列表 (F02) 由籌委各自填寫代支出項(xiàng)目(iii) 支出白單小 (F03) ：: 用作呈報(bào)未有單據(jù)之支出10. 財(cái)政收支報(bào)告司庫負(fù)責(zé)結(jié)算收支，保存單據(jù)；在工作計(jì)劃完畢後之兩星期內(nèi)，完成所有報(bào)銷，並製訂財(cái)政收支報(bào)告，在檢討會(huì)議過，正本及單據(jù)交財(cái)務(wù)董事及義務(wù)司庫審核後，再提交董事局動(dòng)議通過；副木則交小組秘書存檔案冊。註冊11. 註冊表 ( 會(huì)員名單表 )由註冊主委負(fù)貴製訂，會(huì)員名單及嘉賓表可向會(huì)員事務(wù)組索取，有助統(tǒng)計(jì)參加人數(shù)，確認(rèn)出席嘉賓。(i) 會(huì)員名單表(ii) 嘉賓註冊表節(jié)目12. 節(jié)目程序由節(jié)目主委負(fù)責(zé)製定，設(shè)計(jì)當(dāng)日之節(jié)目，安排和分配當(dāng)日之工作人員。節(jié)目程序表包括每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間，由集合、場地佈置、開始註冊、節(jié)目到散會(huì)及交場?？倓?wù)13. 物資表由總務(wù)主委負(fù)責(zé)製定，準(zhǔn)備當(dāng)日所需之物資，如錦旗、紀(jì)念品、襟花、禮物、文具等。14. 橫額範(fàn)本範(fàn)本有助總務(wù)主委負(fù)責(zé)安排橫額的製訂。15. 獎(jiǎng)座 / 紀(jì)念盃範(fàn)本範(fàn)本有助總務(wù)主委負(fù)責(zé)安排獎(jiǎng)座 /