會議室使用管理制度word

1、會議室使用管理制度第一章 總 則為了規(guī)范公司的會議管理， 加強會議室的合理利用并對其進行有 效管理、保證會議室的整潔及各類設(shè)施的完好， 提高會議管理工作效 率、會議質(zhì)量，確保公司各項目會議的順利召開， 特制定本管理辦法。第二章 適用范圍第一條 會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門 培訓(xùn)及重要來賓接待等工作使用。第二條 本管理辦法適用于公司各級、 各類會議的組織和管理。第三章 會議的類型及使用原則第三條 公司會議類型有公司辦公例會、 日常工作會議、 重要來 賓接待會議、專題會議、培訓(xùn)會議和臨時會議等。第四條 會議室使用原則：、會議室使用需遵循先登記先使用、 先緊急后一般、 先全局后部門

2、的原則； 臨時情況使用各部門之間可本著重要、 緊急優(yōu)先的原則 自行協(xié)商調(diào)整使用，但不可影響后續(xù)其他預(yù)約情況；二、會議組織部門根據(jù)會議類型、 參會人員級別和參會人數(shù)提前 到前臺填寫會議室預(yù)約登記表預(yù)約會議室；涉及接待重要來賓或 專題會議等重大會議時，應(yīng)填寫會議接待需求表三、如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責(zé)人，根據(jù)實際 情況協(xié)調(diào)會議室使用，事后補辦有關(guān)登記；四、部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達會議室， 并開始使用。 若長時間未 到，則會議室使用權(quán)由行政部另作安排；五、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個 人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已

3、安排了其他部門使用， 超時部門必須離開會議 室，終止使用該會議室。第四章 會議準(zhǔn)備第五條 會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議類型、與會人員級別等內(nèi)容， 提前到行政部指定人員進行登記預(yù)約，涉及重大會議時，應(yīng)填寫會 議接待需求表，經(jīng)行政部審批。第六條 所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領(lǐng)導(dǎo)都 應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備工作，以便會議高效、有序進行。第七條 會議組織方或人員的會議前需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容：一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準(zhǔn) 備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進行會議紀(jì)要；二、涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會議， 需要提前與行政部確認該 貴賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費

4、用等事項；三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。第八條 行政部會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求，需 要準(zhǔn)備以下內(nèi)容：、應(yīng)于會議前 10 分鐘，準(zhǔn)備好茶水、茶歇（水果、點心） 、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標(biāo)語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、 用餐預(yù)定等。第五章 會中服務(wù)和會議要求第九條 會場服務(wù)會場服務(wù)主要由行政部負責(zé)。、引導(dǎo)座位： 會議組織方或人力行政人員應(yīng)于會前準(zhǔn)備好座位名牌，可引導(dǎo)與會人員 盡快就座， 特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要 貴賓人員的座次位置；二、茶水服務(wù)：會議開始后，人力行政人員應(yīng)

5、指定前臺工作人員， 每隔 15-20 分鐘添加茶水， 根據(jù)與會人員飲水情況， 自行調(diào)整添加茶 水間隔時間；三、維護會場秩序： 保證會場內(nèi)外安靜， 注意會場周圍無關(guān)人員 大聲喧嘩或闖入會場內(nèi)，影響會議正常進行；四、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作，包括 會議進行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項、 外來人員電話接聽、 重要日程安排 及接待等事項。第十條 會議要求請與會人員嚴(yán)格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退；二、會議主持人應(yīng)把會議事項的進行順序與時間的分配預(yù)先告 知與會人員；三、會中，與會人員應(yīng)及時關(guān)閉手機鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發(fā)言；急需接聽電話，須到場外接聽。第六章 會后工作第十一條

6、 會議結(jié)束后，各部門應(yīng)做好收尾工作。一、會場清理：各部門使用后要及時關(guān)閉投影儀，視頻等設(shè)備， 椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場，保持會場清潔。清點會 場設(shè)備，保證會場內(nèi)設(shè)備完好。會議室使用完畢后，隨時關(guān)閉門、窗 和全部設(shè)施、設(shè)備、電源，其實做好防火、防盜及其他安全工作；二、會議紀(jì)要： 由會議組織部門指定人員做好會議紀(jì)要， 并成文 由與會人員簽字確認；三、貴賓接待工作： 涉及會后接待用餐或接待用車， 由責(zé)任部門 陪同，行政部協(xié)助安排用餐及行程用車，直至接待工作結(jié)束。第七章 會議室的管理第十二條 會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室 過程中，要保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護室內(nèi)設(shè)備。會議室內(nèi)的設(shè)備、 工具、辦公用品未征得公司同意， 任何人不得隨意拿出會議室或挪作 他用。第十三條 會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃， 要做好日 常清潔工作。為保持公司形象， 公司員工切勿將私人物品擺放于會議 室。第十四條 如遇下班或節(jié)假日， 會議室管理人員應(yīng)做到門窗關(guān)閉、 電源關(guān)閉，遙控器等小件物品應(yīng)及時收納， 做好防火、防盜安全工