如何合法合規(guī)地召開(kāi)公司股東會(huì)

1、如何合法合規(guī)地召開(kāi)公司股東會(huì)股東會(huì)是公司最高權(quán)力機(jī)關(guān)，公司最重要、最根本的事項(xiàng)都是由股東會(huì)決 定，例如，選舉董事監(jiān)事、修改公司章程、分配利潤(rùn)、增資減資、合并分 立、解散清算等。股東會(huì)會(huì)議的召開(kāi)應(yīng)當(dāng)遵循公司法及公司章程的規(guī)定， 否則股東會(huì)的決議便存在法律瑕疵，有可能導(dǎo)致決議不成立或者決議無(wú)效 或者決議可撤銷(xiāo)。本文旨在對(duì)召開(kāi)公司股東會(huì)會(huì)議的法律規(guī)則（尤其是程序規(guī)則）進(jìn)行梳理 和介紹，以供相關(guān)單位和個(gè)人參考；如果您在實(shí)務(wù)中遇到任何有關(guān)公司股 東會(huì)方面的法律問(wèn)題，我們也樂(lè)于提供咨詢服務(wù)（聯(lián)系方式見(jiàn)文末）。為了行文的方便，本文將所討論的公司限定為設(shè)立了董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的有限 責(zé)任公司，其他公司（如股份有限

2、公司、未設(shè)董事會(huì)的有限責(zé)任公司等） 可照此類推，當(dāng)然，細(xì)節(jié)上會(huì)有一些差別。一、何種情況下應(yīng)當(dāng)召開(kāi)股東會(huì)股東會(huì)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議，是指按照公司法或公司章程的規(guī)定定期召開(kāi)的股東會(huì)會(huì)議。就 有限責(zé)任公司而言，公司法并未規(guī)定何時(shí)召開(kāi)定期會(huì)議，而是交由公司章 程來(lái)決定。在實(shí)務(wù)中，絕大多數(shù)的公司章程是規(guī)定“定期會(huì)議每年召開(kāi)一 次”，也就是我們經(jīng)常所說(shuō)的年度股東會(huì)，也有的規(guī)定半年開(kāi)一次（半年 度股東會(huì)），甚至每個(gè)季度開(kāi)一次（季度股東會(huì)） 。臨時(shí)會(huì)議，是指定期會(huì)議之外的股東會(huì)會(huì)議。公司法第39條規(guī)定：“代表十分之一以上表決權(quán)的股東，三分之一以上的董事，監(jiān)事會(huì)或者不設(shè)監(jiān) 事會(huì)的公司的監(jiān)事提議召

3、開(kāi)臨時(shí)會(huì)議的，應(yīng)當(dāng)召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議。”一方面， 只有這三種人提議，才可能召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì)；另一方面，只要這三種人提 議，就必須召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì)。二、誰(shuí)是會(huì)議召集人 如果公司要股東會(huì)，必然面臨的一個(gè)問(wèn)題是，由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)召集此次會(huì)議， 也即由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)會(huì)議的通知、會(huì)議的安排等。根據(jù)公司法第 40 條的規(guī)定，股東會(huì)會(huì)議的召集人有三個(gè)順位：首先 應(yīng)當(dāng)是董事會(huì)召集；董事會(huì)不能履行或者不履行召集股東會(huì)會(huì)議職責(zé)的， 由監(jiān)事會(huì)召集；監(jiān)事會(huì)不召集的，代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自 行召集。舉例而言，甲是某公司股東，持股比例為30%，如果甲要提議召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì)，應(yīng)當(dāng)這樣操作：甲以股東身份向公司董事會(huì)發(fā)出關(guān)于提議召開(kāi) XX

4、 公司臨時(shí)股東會(huì)的通知 ；如果董事會(huì)不同意召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì)，或者在收 到甲的提議后未作出任何反饋的，則甲有權(quán)向公司監(jiān)事會(huì)發(fā)出關(guān)于提請(qǐng) 召集XX公司臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議的通知；如果監(jiān)事會(huì)接到通知后不召集股東 會(huì)會(huì)議的，甲可以自行召集此次臨時(shí)股東會(huì)。三、如何發(fā)出會(huì)議通知關(guān)于股東會(huì)會(huì)議通知，應(yīng)當(dāng)注意以下問(wèn)題：1 通知人。召開(kāi)股東會(huì)會(huì)議，應(yīng)由會(huì)議召集人發(fā)出會(huì)議通知。 2 通知的對(duì)象。股東會(huì)由全體股東組成， 因此召開(kāi)股東會(huì)會(huì)議應(yīng)通知公司全體股東，無(wú)論該股東持股比例多少、持 股時(shí)間長(zhǎng)短、是否違反了出資義務(wù)。 3 通知的方式。公司法并未規(guī)定必須 采取書(shū)面方式發(fā)出會(huì)議通知，因此，即便是口頭通知也未嘗不可。不過(guò)， 為了

5、留存證據(jù)，避免就是否通知了某股東發(fā)生爭(zhēng)議，最好還是采取書(shū)面方 式通知股東參會(huì)。為穩(wěn)妥起見(jiàn)，我們建議，召集人除了將會(huì)議通知通過(guò)特 快專遞寄送給全體股東，還應(yīng)通過(guò)電子郵件、微信、短信等多種方式將會(huì) 議通知發(fā)送給各股東。 4 通知的時(shí)間。公司法第 41 條第 1款規(guī)定：“召 開(kāi)股東會(huì)會(huì)議，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)十五日前通知全體股東；但是，公司章程 另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。 ”6 通知的內(nèi)容。 就有限責(zé)任公司 而言，公司法并未規(guī)定會(huì)議通知應(yīng)包括哪些內(nèi)容，但一般認(rèn)為會(huì)議通知應(yīng) 具備三要素，也即時(shí)間、地點(diǎn)、審議的事項(xiàng)。四、哪些人出席會(huì)議、列席會(huì)議1. 出席人員。任何股東均有權(quán)出席股東會(huì)會(huì)議。股東既可以

6、親自出席，也 可以委托代理人出席會(huì)議并行使表決權(quán)。代理人出席股東會(huì)會(huì)議的，應(yīng)當(dāng) 持代理人本人身份證件以及股東出具的授權(quán)委托書(shū)。授權(quán)委托書(shū)一般應(yīng)當(dāng) 載明下列內(nèi)容： （1）代理人的姓名； （2）是否具有表決權(quán)； （3）分別對(duì)列 入股東會(huì)議程的每一審議事項(xiàng)投贊成、反對(duì)或棄權(quán)票的指示；（ 4）委托書(shū)簽發(fā)日期和有效期限； （5）委托人簽名、蓋章。2. 列席人員。公司法第 150條規(guī)定：股東會(huì)或者股東大會(huì)要求董事、 監(jiān)事、高級(jí)管理人員列席會(huì)議的，董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)列席并 接受股東的質(zhì)詢。五、誰(shuí)是會(huì)議主持人 股東會(huì)會(huì)議的召集人和主持人有所不同，召集人的主要職責(zé)是發(fā)出會(huì)議通 知，面向的是全體股東；主

7、持人的主要職責(zé)是掌握會(huì)議進(jìn)程、維持會(huì)議秩 序等，面向的是出席會(huì)議的股東。根據(jù)公司法第 40 條的規(guī)定，股東會(huì)會(huì)議的召集人不同，其主持人也 各有不同，具體而言：1. 董事會(huì)召集。若股東會(huì)會(huì)議是董事會(huì)召集，則董事長(zhǎng)是主持人。董事長(zhǎng) 不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副董事長(zhǎng)主持; 副董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。2. 監(jiān)事會(huì)召集。若股東會(huì)會(huì)議是監(jiān)事會(huì)召集，則監(jiān)事會(huì)是主持人。3. 股東召集。若股東會(huì)會(huì)議是股東召集，則由該股東自行主持。六、如何對(duì)議案進(jìn)行表決 對(duì)議案的表決是股東會(huì)會(huì)議最核心的一項(xiàng)內(nèi)容，實(shí)務(wù)中需要注意以下幾個(gè) 問(wèn)題：1. 誰(shuí)享有表決權(quán)？原則上，所有

8、出席會(huì)議的股東均享有表決權(quán)。2. 關(guān)聯(lián)股東需要回避表決嗎？對(duì)于上市公司，相關(guān)規(guī)則比較明確，也即股 東大會(huì)審議有關(guān)關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)時(shí)，關(guān)聯(lián)股東不應(yīng)當(dāng)參與投票表決，其所代 表的有表決權(quán)的股份數(shù)不計(jì)入有效表決總數(shù)。對(duì)于上市公司之外的其他公 司，法律并沒(méi)有強(qiáng)制要求關(guān)聯(lián)股東回避表決，唯一的例外是， 公司法 第16條規(guī)定：“公司為公司股東或者實(shí)際控制人提供擔(dān)保的，必須經(jīng) 股東會(huì)或者股東大會(huì)決議。前款規(guī)定的股東或者受前款規(guī)定的實(shí)際控制人 支配的股東，不得參加前款規(guī)定事項(xiàng)的表決。該項(xiàng)表決由出席會(huì)議的其他 股東所持表決權(quán)的過(guò)半數(shù)通過(guò)。 ”3. 如何確定股東所享有的表決權(quán)？公司法第 42 條規(guī)定：“股東會(huì)會(huì)議 由股東

9、按照出資比例行使表決權(quán)；但是，公司章程另有規(guī)定的除外。 ”至 于該條所規(guī)定的“出資比例”究竟是“認(rèn)繳的出資比例”還是“實(shí)繳的出 資比例”，理論界和實(shí)務(wù)界存在不同的認(rèn)識(shí)，通說(shuō)認(rèn)為應(yīng)為“認(rèn)繳的出資 比例”。4. 采取何種方式表決？出席會(huì)議的股東，應(yīng)當(dāng)對(duì)提交表決的議案發(fā)表以下 意見(jiàn)之一：同意、反對(duì)或棄權(quán)。至于以何種方式發(fā)表表決意見(jiàn)，公司法并 未明確規(guī)定，實(shí)踐中有些公司采取記名方式投票表決，有些公司采取的是 舉手表決。5. 如何通過(guò)決議？股東會(huì)的決議有普通決議和特別決議之分。一般而言， 股東會(huì)作出普通決議，應(yīng)當(dāng)經(jīng)代表二分之一以上表決權(quán)的股東通過(guò)。股東 會(huì)作出特別決議，應(yīng)當(dāng)經(jīng)代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過(guò)。 公司法 第 43 條第 2 款對(duì)特別決議進(jìn)行了規(guī)定： “股東會(huì)會(huì)議作出修改公司章程、 增加或者減少注冊(cè)資本的決議，以及公司合并、分立、解散或者變更公司 形式的決議，必須經(jīng)代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過(guò)。 ”七、如何制作會(huì)議記錄？公司法第 41 條第 2 款規(guī)定：“股東會(huì)應(yīng)當(dāng)對(duì)所議事項(xiàng)的決定作成會(huì)議 記錄，出席會(huì)議的股東應(yīng)當(dāng)在會(huì)議記錄上簽名。 ”會(huì)議記錄一般