物資采購與成本管理制度

1、物資采購與成本管理制度物品申購領(lǐng)用規(guī)定第一章 總則1、目的為加強(qiáng)物品申購.領(lǐng)用的管理,保障各部門工作正常運(yùn)行,特制訂本規(guī)定.2、適用范圍本規(guī)定對物品的申購、領(lǐng)用給出了具體規(guī)定，適用于公司各部門。3、管理職責(zé)與分工（1）各部門派專人負(fù)責(zé)本部門的物品申購。（2）各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門申購工作的監(jiān)督執(zhí)行。（3）采購部負(fù)責(zé)物資的采購及發(fā)放。第二章 申購與審批規(guī)定1、采購類別劃分： （1）常規(guī)采購：每月月底提出申請，月初5號前完成。 （2）緊急采購：按緊急程度臨時安排采購。2、申購單的申請流程：（1）申購部門及經(jīng)辦人員應(yīng)按照實(shí)際需求及考慮計劃庫存量，參酌庫存情況填寫物品申購單，并注明材料的具體名稱、型號、

2、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后報采購部。（2）各部門填寫物品申購單時，要本著計劃性、節(jié)約性的原則，預(yù)估易損易耗配件及常規(guī)消耗物類，分類、分項(xiàng)標(biāo)明規(guī)格、型號及用途等，各部門經(jīng)理要嚴(yán)格把關(guān)，防止重復(fù)、超量購買，避免造成人為積壓。（3）物品申購單于每月20日經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后報采購部，經(jīng)采購部詢價初審后，25日報財務(wù)部復(fù)審后，經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批示，再由采購部統(tǒng)籌安排購買，月初5號前完成采購。如無特殊情況應(yīng)于采購結(jié)束3天之內(nèi)發(fā)放完畢。（4）為保證工程部管理的主要機(jī)械設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對金屬的易損配件等，部門經(jīng)理要責(zé)成技術(shù)人員詳細(xì)列出所需配件的產(chǎn)地、型號、規(guī)格等技術(shù)數(shù)據(jù)，報采購部，統(tǒng)籌安排

3、備用件的購買。（5）緊急申購時，由請購部門經(jīng)辦人員注明“緊急申購”，并在“說明欄”注明原因，寫明需要到貨日期，經(jīng)部門主管審批后，及時報總公司行政人事部和財務(wù)部。（6） 各部門無論是常規(guī)采購還是緊急采購，均要求寫明庫存情況。3、申購核決權(quán)限：（1）辦公用品及日常用品的采購，由行政部負(fù)責(zé)將申購匯總后報總公司行政人事部審批同意后購。（2）單項(xiàng)物品請購金額預(yù)估在500以下的，經(jīng)辦人填寫采購申請單，需部門經(jīng)理，總公司行政人事部審批。（3）單項(xiàng)物品申購金額預(yù)估在500（含500元）以上的，經(jīng)辦人填寫采購申請單，需部門經(jīng)理，總公司行政人事部審批外，還需總經(jīng)理審批確認(rèn)。4、總經(jīng)辦的采購需求： 原則上由總公司行

4、政人事部負(fù)責(zé)采購，對于重要物品的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價，必要時由總經(jīng)辦指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。5、采購方式： （1）常規(guī)采購：系集中計劃采購，采購具有共同性的物品，以集中計劃采購效率較高，經(jīng)行政部按規(guī)定審核報行政中心批準(zhǔn)購買后，定期集中辦理采購。如屬必需品、采購不易或耗用量大者，應(yīng)酌量庫存。（2）長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，例如辦公耗材，行政部可選定供應(yīng)商，議定長期供應(yīng)價格，簽訂采購協(xié)議，由供應(yīng)商按時供貨，每月結(jié)賬。6、采購流程：（1）每次采購后，行政部對單項(xiàng)物品的采購價格進(jìn)行登記，了解市場狀況，原則上辦公用品，數(shù)碼器材在京東、淘寶商城等知名網(wǎng)站采購，

5、部分物品確屬固定采購點(diǎn)價格較高的可申購單獨(dú)采購。（2）行政采購人員不得在采購過程中收受好處費(fèi)、回扣或通過抬高報價獲取不正當(dāng)利益，采購申請單上面的報價亦為供應(yīng)商真實(shí)報價。（3）每次采購如是新的采購商，需要把供應(yīng)商的詳細(xì)信息添加到采購供應(yīng)商列表，方便以后查找。（4）物品到貨后，采購人員需認(rèn)真檢查物品，確認(rèn)其完好，無任何質(zhì)量問題，可正常使用，并統(tǒng)一收集物品的保修卡，如發(fā)現(xiàn)物品有瑕疵，應(yīng)及時聯(lián)系供應(yīng)商，協(xié)調(diào)退換貨問題。7、費(fèi)用報銷：（1）行政部在財務(wù)部借現(xiàn)金辦理采購業(yè)務(wù)后，應(yīng)在采購辦理后一周內(nèi)完成費(fèi)用報銷，（2）金額較小的由行政人員墊付在采購?fù)瓿珊笾霖攧?wù)部申請費(fèi)用報銷。第三章 辦公用品分類1、 所稱辦

6、公文具分為消耗品、管理消耗品、管理品及特殊采購辦公用品四種。消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭釘、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本，復(fù)寫紙，卷宗，標(biāo)簽、信紙、橡皮擦、夾子、圓珠筆、水性筆、訂書針等管理消耗品：復(fù)印紙、傳真紙、簽字筆、白板筆、修正液、印臺、印油、電池、墨盒等管理品：剪刀、美工刀。訂書機(jī)、鋼筆、計算器、尺子、日期章、塑料文件盒，文件夾，名片冊等特殊采購辦公用品：物品單價超過500元以上的。2、 文具用品分為個人領(lǐng)用和部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如鉛筆、圓珠筆、橡皮擦.等。“部門領(lǐng)用”系公司或部門共同使用用品，如訂書機(jī)、印臺等。3、 消耗品可依據(jù)歷史記錄（如過去一段時

7、間的耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗(yàn)法則（估計消耗時間）設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)，并可隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放基準(zhǔn)。4、 管理消耗品應(yīng)限定人員使用，必須以舊品替換新品，但純消耗品如（復(fù)印紙、傳真紙）不在此限。5、 管理品列入移交，即人員崗位變動及離職時應(yīng)辦理移交手續(xù)。如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。6、公司物品嚴(yán)禁取回家私用，如有發(fā)現(xiàn)，按物品2倍價格賠償公司。第四章物品領(lǐng)用規(guī)定1、各部門領(lǐng)用所需物品，必須填寫統(tǒng)一印制的物品領(lǐng)用單，物品領(lǐng)用單由各部門庫房管理人員或領(lǐng)用人按要求認(rèn)真填寫，并由主管簽字，呈部門經(jīng)理批示簽發(fā)后，憑此單到采購部庫房辦理出庫手續(xù)后領(lǐng)取。2、鑒于工程部維修任務(wù)

8、急促、頻繁的實(shí)際情況，為保證工程部各班組維修任務(wù)的及時完成，方便維修材料的領(lǐng)取，故對一般替換配件、維修材料及小型工具等，由庫管填列所需物品的物品領(lǐng)用單，部門辦理登記或建卡手續(xù)后，主管審查簽發(fā)，采購部庫房即可憑單辦理出庫手續(xù)，但辦公設(shè)備、辦公用品、貴重零配件、工具、勞保清潔用品，必須由部門經(jīng)理簽發(fā)。3、工程部主管簽發(fā)物品領(lǐng)用單時，必須嚴(yán)格掌握維修所需用量，要依據(jù)工程維修單所列維修任務(wù)所需的配件及材料簽發(fā)物品領(lǐng)用單，防止人為流失、浪費(fèi)、營私舞弊，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。4、除工程部以外的其他部門，應(yīng)按本部門的實(shí)際情況，以周、月、年的需要量填報物品領(lǐng)用單。5、對工程部各班組所需物品的領(lǐng)用，實(shí)行以舊領(lǐng)新的

9、規(guī)定，即在簽發(fā)的物品領(lǐng)用單上注明回收物品的件數(shù)和有無回收物，隨后，采購部的庫房管理員方可辦理出庫手續(xù)，如遇暫不能交回的替換品，必須在24小時內(nèi)交回庫房，采購部及工程部應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，對有可能廢物利用的物品，定期通知工程部，安排工程技術(shù)人員拆件維修。6、采購部庫房要嚴(yán)格按上述規(guī)定執(zhí)行，手續(xù)不符、表列不明的拒發(fā)，嚴(yán)禁私自借用或白條出庫。7、各部門庫房管理人員應(yīng) 所領(lǐng)取的辦公用品，低值易耗品，在部門建立內(nèi)部臺賬，登記到人，以備公司核查。8、行政部建立公司固定資產(chǎn)總賬，對每件物品要進(jìn)行編號，每年進(jìn)行一次普查。如非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償。第五章 附則1、本規(guī)定由采購部負(fù)責(zé)制定與解釋。2、本規(guī)定自頒布之

10、日起實(shí)施。3、具體表格見附件。物品報廢管理制度第一章 總則1、目的為規(guī)范物品報廢工作的管理，確保物品的正常使用壽命，努力降低公司的運(yùn)營成本，特制定本制度。2、適用范圍適用于本公司各部門物品報廢管理的控制過程。第二章 組織責(zé)任1、 物品使用部門的主管負(fù)責(zé)填報物品報廢申請單。2、行政部物資設(shè)備主管負(fù)責(zé)對物品報廢申請單進(jìn)行匯總及核實(shí)鑒定，出具報廢意見。3、財務(wù)部的固定資產(chǎn)管理人員負(fù)責(zé)出具財務(wù)意見。4、行政部、財務(wù)部、使用單位分別調(diào)整臺賬。5、財務(wù)部、使用單位核算報廢物品殘值。6、行政部、財務(wù)部、使用單位負(fù)責(zé)變賣報廢物品。第三章 管理細(xì)則1、報廢設(shè)備的申請（1） 設(shè)備使用單位的設(shè)備管理人員在每月底填報

11、物品報廢申請單并上報行政部，物品報廢申請單如下表所示。（2）對不夠報廢年限的設(shè)備，使用單位的設(shè)備管理人員需根據(jù)物品報廢標(biāo)準(zhǔn)寫出具體報廢原因形成報告，提交行政部。2、報廢設(shè)備的審批（1）行政部物資設(shè)備主管每月初將各使用單位填報的“待報廢物品鑒定申請表”進(jìn)行匯總。（2）行政部物資設(shè)備主管在一周內(nèi)核實(shí)物品報廢申請單，對需要實(shí)地鑒定的設(shè)備，行政部應(yīng)會同使用單位進(jìn)行現(xiàn)場鑒定，提出報廢意見，由行政部經(jīng)理簽字。（3）行政部將初審?fù)ㄟ^的物品報廢申請單交財務(wù)部。（4）財務(wù)部固定資產(chǎn)管理人員根據(jù)財務(wù)管理要求出具財務(wù)意見，財務(wù)部經(jīng)理簽字同意后呈報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（5）對于未批準(zhǔn)的待報廢設(shè)備，由行政部向使用部門反饋

12、結(jié)果。3、 報廢設(shè)備的除賬及實(shí)物處理（1）行政部、使用單位、財務(wù)部根據(jù)批準(zhǔn)后的物品報廢申請單進(jìn)行除賬。（2）行政部會同使用部門、財務(wù)部及審計、監(jiān)察部門，對報廢設(shè)備進(jìn)行變賣處理，處理資金交財務(wù)部。4、物品報廢標(biāo)準(zhǔn)（1）超過使用年限，主要結(jié)構(gòu)陳舊、精度低、效率低且不能改裝利用的物品。（2）因事故或其他災(zāi)害使設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞且無法修復(fù)的物品。（3）耗能過高而不能轉(zhuǎn)用、改裝的物品。（4）腐蝕過度或性能低劣無修復(fù)價值或繼續(xù)使用會造成事故和環(huán)境污染；嚴(yán)重跑、冒、滴、漏的物品。第四章 附則1、本規(guī)定由采購部負(fù)責(zé)制定與解釋。2、本規(guī)定自頒布之日起實(shí)施。3、具體表格見附件。費(fèi)用支出管理制度1、目的為加強(qiáng)財務(wù)管理，嚴(yán)

13、格財經(jīng)紀(jì)律，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2、范圍本制度使用于集團(tuán)下屬物業(yè)公司的日常費(fèi)用支出管理工作。3、費(fèi)用審批（1） 日常辦公、防暑降溫、勞保等用品采購，金額在100元以下（含100元）的，由物業(yè)公司部門主管批準(zhǔn)，各部門自行采購；金額在100元以上的，由物業(yè)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）批量性物品采購的，由物業(yè)公司經(jīng)理報集團(tuán)物業(yè)部審批。（3）物業(yè)公司職能范圍內(nèi)的物業(yè)、稅點(diǎn)維護(hù)及環(huán)衛(wèi)綠化等工程正常開支必須列出用款計劃，分列明細(xì)金額（包括單項(xiàng)設(shè)備）。100元以下（含100元）的，由物業(yè)公司部門經(jīng)理審批，統(tǒng)一采買；100元以上的，由物業(yè)公司經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，統(tǒng)一采買。（4）宴請招待費(fèi)包括煙酒應(yīng)嚴(yán)格按照

14、國家規(guī)定執(zhí)行，原則上不請客送禮，但因工作關(guān)系確實(shí)需要宴請的，需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（5）日常因工作關(guān)系需要的茶、煙招待費(fèi)，要嚴(yán)格控制，如確實(shí)需要少量的茶、煙招待，應(yīng)由部門主管提出，物業(yè)公司經(jīng)理統(tǒng)籌掌握。4、 報銷規(guī)定（1）出差回來后或辦事完畢后七個工作日內(nèi)，應(yīng)做好保障手續(xù)，結(jié)清暫領(lǐng)款。（2）因公出差、辦事返回后，按規(guī)定應(yīng)報銷的各種票據(jù)分類整理貼好，由報銷人填寫報銷匯總單，由項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理審核簽字后，報公司經(jīng)理批準(zhǔn)，方可報銷；特殊情況，經(jīng)項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理審核簽字后，先行報銷，待公司經(jīng)理返回后補(bǔ)簽手續(xù)。（3）器材及各類物品采購，按規(guī)定需要入庫的，必須附驗(yàn)收人簽字的入庫單，無專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收的，要經(jīng)部門主管和經(jīng)手人簽字。（4） 一切報銷發(fā)票和外來原始單據(jù)要標(biāo)有日期、本單位名稱、品名、數(shù)量、價格、金額、出票單位蓋章、出票人簽字或?qū)懨髦Ц妒马?xiàng)內(nèi)容。5、 借支規(guī)定（1）公司不開放除差旅費(fèi)外的其他各種個人借款。（2）個人差旅費(fèi)借款，需憑批準(zhǔn)后的出差申請單進(jìn)行申請。（3）個人差旅費(fèi)借款的審批權(quán)限，按集團(tuán)行政管理制度中的差旅費(fèi)審批程序的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（4）職員差旅費(fèi)借款，最高限額為1000