2021年公司行政前臺(tái)的工作內(nèi)容

1、公司行政前臺(tái)的工作內(nèi)容 前臺(tái)行政工作 一、衛(wèi)生清潔 會(huì)議室、會(huì)客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生 1、上班第一時(shí)間根據(jù)當(dāng)天情況調(diào)整空調(diào)，會(huì)客室跟上級(jí)的辦公室。注意事項(xiàng)：煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。 2、早上各個(gè)辦公室進(jìn)行開(kāi)門(mén)、開(kāi)窗通風(fēng)；如有臟污需及時(shí)清理。 需要提醒辦公室對(duì)自己的辦公區(qū)域進(jìn)行及時(shí)清潔； 3、查看各個(gè)辦公室飲水機(jī)是否有水，若已無(wú)或已不夠當(dāng)日飲用，即刻聯(lián)系送水（客戶(hù)編號(hào)：XXX，訂水電話(huà)：XXXXXXX）；查看紙杯、抽紙等是否足夠，及時(shí)添置；4、總經(jīng)理、副總辦公室桌等清潔；會(huì)客室的茶具清洗； 5、下班前關(guān)掉會(huì)客室茶桌電磁爐的開(kāi)關(guān)，關(guān)好門(mén)窗。 6、下班前好辦公桌椅，電腦與電腦

2、的擺放需做到橫看豎看均為一條直線(xiàn)，電話(huà)需統(tǒng)一擺放，保持整潔度。 7、下班時(shí)檢查門(mén)窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。 二 會(huì)議 1、例會(huì)：每周星期二上午10:00，如有變動(dòng)另行通知。未經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)未出席者每次扣款50元. 得到準(zhǔn)確會(huì)議通知時(shí)，在會(huì)議開(kāi)始5分鐘前通知參會(huì)者，準(zhǔn)時(shí)到達(dá)；會(huì)議開(kāi)始前做好會(huì)議簽到，無(wú)法及時(shí)參會(huì)者，需得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 需要進(jìn)行會(huì)議記錄，按格式編排，需存檔紙質(zhì)版會(huì)議記錄。 三 文印、傳真、快遞、電話(huà)工作 1、行政助理負(fù)責(zé)對(duì)打印機(jī)進(jìn)行保管、檢查等工作，辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失，應(yīng)第一時(shí)間進(jìn)行維修，確保不影響各部門(mén)正常使用。 傳真工作 傳真件必須按照公司已有的模板傳送。 3、快遞工作

3、收發(fā)快遞，按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時(shí)間由收件人領(lǐng)?。奔猓?。 四 辦公用品采購(gòu)與管理 1、各部門(mén)需求計(jì)劃收集 每月25日前收集各部門(mén)下月的物品需求計(jì)劃，進(jìn)行匯總，同時(shí)根據(jù)庫(kù)存情況編制采購(gòu)申請(qǐng)表，交由副總審批； 2、其他公共物品采購(gòu)計(jì)劃 公共物品包括：茶杯、紙巾、打印紙等非各部門(mén)需求計(jì)劃內(nèi)的物品，以及其 他原公司沒(méi)有但經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購(gòu)的物品，此項(xiàng)公共物品若臨時(shí)急用，可報(bào)經(jīng)副總，進(jìn)行臨時(shí)采購(gòu)，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計(jì)劃，進(jìn)行集中采購(gòu)。 3、采購(gòu)流程 一般日用品（非辦公家具、設(shè)備等大型物資）由行政助理進(jìn)行采購(gòu)，流程如下：A、首先編制采購(gòu)申請(qǐng)表，交由副總審批； B、憑

4、借審批的采購(gòu)申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)處辦理借支手續(xù)； C、一般是到黃沙誼園（荔灣區(qū)黃沙大道28-32號(hào)）如有其它更好建議亦可。D、采購(gòu)結(jié)束后，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單（含價(jià)格），好票據(jù)，交由財(cái)務(wù)審批； E、做好辦公用具入庫(kù)； 五、辦公用品發(fā)放 1、任何辦公用品的領(lǐng)用均需要登記；每月集中采購(gòu)的物資（按照各部門(mén)的需求計(jì)劃）在采購(gòu)結(jié)束后，月初予以集中發(fā)放； 2、辦公室內(nèi)物品領(lǐng)取均需登記。 3、每月定時(shí)對(duì)辦公用具進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。 六、辦公用品使用管理, 1、對(duì)于借用的物品，需要?dú)w還的，需要跟蹤歸還時(shí)間，到時(shí)間還未歸還的要與之溝通，超過(guò)三天的需說(shuō)明原因及歸還時(shí)間； 2、對(duì)于交還的物品的完好性，需要予以當(dāng)場(chǎng)雙方檢查確認(rèn)，如有問(wèn)題視情況需

5、要借用人承擔(dān)的，由借用人原價(jià)賠償或重購(gòu)；確認(rèn)無(wú)誤后簽字； 七 來(lái)客接待 接待流程：1、客戶(hù)進(jìn)門(mén)起身迎接并詢(xún)問(wèn)來(lái)訪(fǎng)事由； 2、登記客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記薄 ，弄清來(lái)訪(fǎng)者身份和意圖。若來(lái)訪(fǎng)者未預(yù)約或是初 次拜訪(fǎng)， 不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種 _隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式； 3、倒水 4、通知相關(guān)工作人員有人來(lái)訪(fǎng)； 5、來(lái)客告辭時(shí)起身道別； 6、客人離開(kāi)后 清理水杯及煙灰缸，桌椅、保持會(huì)客室的整潔； 7、若來(lái)訪(fǎng)者要找的人不在，記錄下來(lái)訪(fǎng)者的 _、需轉(zhuǎn)告事宜并在客戶(hù) 來(lái)訪(fǎng)登記簿上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來(lái)訪(fǎng)者表示下次再來(lái)， 則需在客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記簿上注明； 8、及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來(lái)訪(fǎng)者的

6、_以及事由，并確保工作人員及時(shí)回 復(fù)； 9、客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記薄需做好歸檔。 八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作 1、協(xié)助制定放假通知、會(huì)議通知等公文的書(shū)寫(xiě)、張貼工作；此類(lèi)文書(shū)在有效期后均需存檔。 2、放行條管理：依次為放行條編碼，對(duì)相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。 3、公司證件：公司證件復(fù)印領(lǐng)取需對(duì)相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。 九 通訊錄管理 1、熟悉公司人員的及通訊電話(huà)，及時(shí)更新公司內(nèi)部員工的 _，負(fù)責(zé)公司電話(huà)的接聽(tīng)與轉(zhuǎn)接。 2、需為新員工申請(qǐng)郵箱，同時(shí)更新公司內(nèi)部員工 _。 十 車(chē)輛管理 一、車(chē)輛申請(qǐng)使用管理 1、備有車(chē)輛使用申請(qǐng)表，由用車(chē)人在用車(chē)前填寫(xiě)此表，并交由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，行政部留存；

7、若使用人在使用前未能填寫(xiě)，則交車(chē)后補(bǔ)填。 2、使用人憑申請(qǐng)表到管-理-員處取車(chē)。 十一、網(wǎng)絡(luò)維護(hù) 1、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護(hù)：若遇上IP地址重復(fù)情況，可按以下步驟更改 步驟：A、WINDOWS微標(biāo)鍵+R鍵出現(xiàn)運(yùn)行對(duì)話(huà)框，輸入cmd C、右擊網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)（即任務(wù)欄上類(lèi)似電腦的圖標(biāo)），打開(kāi)網(wǎng)絡(luò)和共享中心，點(diǎn)擊“更改適配器配置”，右擊本地連接，選擇屬性，雙擊tnter 協(xié)議版本4，選擇“適用下面的IP地址”進(jìn)行更改IP地址。 2、如仍無(wú)法解決問(wèn)題，可致電聯(lián)想公司（魯先生020-36472070）進(jìn)行溝通需如何去解決問(wèn)題。會(huì)員編號(hào)：NO.xx010006. 十二、公司鑰匙的管理：公司鑰匙

8、的編號(hào)均按照辦公桌下的插座編碼編排，需對(duì)員工所領(lǐng)取的鑰匙進(jìn)行登記。其他鑰匙妥善保管。 十三、 考勤記錄：下載考勤設(shè)備的記錄，根據(jù)外出單、請(qǐng)假單等進(jìn)行考勤的核對(duì)和。 1、人員外出登記 人員外出登記工作流程：A、外出前在外出申請(qǐng)單上登記出發(fā)時(shí)間、目的地、事由等，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可外出； B、回到公司在外出申請(qǐng)單上登記回來(lái)時(shí)間以及辦事情況； C、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時(shí)補(bǔ)登； D、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月將外出情況匯總，與 考勤統(tǒng)計(jì)核對(duì)。 2、請(qǐng)假：如有員工請(qǐng)假，需到填寫(xiě)假期申請(qǐng)單并注明請(qǐng)假原因、時(shí)間及時(shí)數(shù)；交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級(jí)不同意，需注明

9、理 由再返回申請(qǐng)人。若特殊情況，未能提前提出假期申請(qǐng)，需及時(shí)致電相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明事由，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意方視為正常請(qǐng)假，回公司要及時(shí)補(bǔ)登。 3、考勤統(tǒng)計(jì)工作流程：A、熟悉門(mén)禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時(shí)增加或更改考勤人員信息； B、每月 5 日前將門(mén)禁考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請(qǐng)假情況 統(tǒng)計(jì)考勤，交由財(cái)務(wù)部； 十四、 十五、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他臨時(shí)性工作。 附：日常工作所需要的 _一份。 制 _：卡卡 行政前臺(tái)工作內(nèi)容細(xì)則xx-12-03 18:56 | #2樓 一、日常接待 1. 接待來(lái)訪(fǎng)者：接待不明目的的來(lái)訪(fǎng)者，先問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪(fǎng)原因，根據(jù)原因來(lái)看來(lái)者是否是無(wú)關(guān)人員，還是需要找公司

10、相關(guān)人員再進(jìn)行接待。 2. 接待咨詢(xún)者，若有咨詢(xún)者來(lái)訪(fǎng)，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)實(shí)驗(yàn)室或辦公室相關(guān)工作人員來(lái)協(xié)助接待。 3. 接聽(tīng)轉(zhuǎn)接電話(huà)：前臺(tái)是總機(jī)電話(huà)，一般電話(huà)撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機(jī)，根據(jù)通訊錄的分機(jī)號(hào)碼，準(zhǔn)確的進(jìn)行電話(huà)轉(zhuǎn)接；接聽(tīng)咨詢(xún)電話(huà)，若在前臺(tái)接到咨詢(xún)電話(huà)，如對(duì)方不明確自己的咨詢(xún)顧問(wèn)是誰(shuí)，直接將電話(huà)轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門(mén)助理處。 4. 接待推銷(xiāo)人員：上班時(shí)間若有其他公司的推銷(xiāo)人員上門(mén)推銷(xiāo)，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班時(shí)間在公司推銷(xiāo)，會(huì)影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門(mén)員工直接與其對(duì)接。 5. 人員：請(qǐng)面試人員在前臺(tái)處填寫(xiě)面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會(huì)議室等待，通知辦公室主任或相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面試。 6

11、. 接待頻繁往來(lái)的相關(guān)人員： a) 快遞，公司內(nèi)部不論發(fā)件或者寄件，均以電話(huà)通知相關(guān)員工至前臺(tái)處進(jìn)行處理，不能讓快遞員直接進(jìn)入公司實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部。文章: 規(guī)章頻道 _:行政前臺(tái)工作職責(zé) b) 物業(yè)公司，公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)的聯(lián)系工作； c) 送水公司，關(guān)注公司各處飲水機(jī)水量情況，及時(shí)聯(lián)系送水，每次接待時(shí)只需要在送水公司的卡片上寫(xiě)清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”個(gè)即可。每月月底結(jié)賬，填寫(xiě)請(qǐng)款單提交辦公室主任，向財(cái)務(wù)申請(qǐng)費(fèi)用支付。同時(shí)關(guān)注公司飲水機(jī)是否正常，如有異常及時(shí)通知飲水公司進(jìn)行維修。 二、 辦公用品管理 1. 盤(pán)庫(kù)：每月23-25日對(duì)庫(kù)存的辦公用品進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，制作“辦公用

12、品庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表”提交辦公室主任審查。若有用品數(shù)量不足或已領(lǐng)用完，即時(shí)上報(bào)，進(jìn)行補(bǔ)充； 2. 購(gòu)買(mǎi)：每月25-28日通知公司各部門(mén)提交下月所需的辦公用品清單，統(tǒng)計(jì)出“購(gòu)買(mǎi)清單”后報(bào)辦公室主任審批。批準(zhǔn)后，聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商送貨； 3. 領(lǐng)用：?jiǎn)T工領(lǐng)用所需辦公用品時(shí)，讓其填寫(xiě)“辦公用品領(lǐng)用表”并簽字，然后給予發(fā)放； 4. 結(jié)算：每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商提供本月未結(jié)貨款清單及發(fā)票，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫(xiě)支出單，報(bào)財(cái)務(wù)人員審批后通知供應(yīng)商前往領(lǐng)款。 三、日常事務(wù) 1. 保證行政電子設(shè)備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等，若機(jī)器出現(xiàn)故障，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商解決問(wèn)題； 2. 每月15日左右統(tǒng)計(jì)公司提供話(huà)費(fèi)補(bǔ)助

13、的員工 _，并將 _與話(huà)費(fèi)總數(shù)報(bào)于辦公室主任審核。領(lǐng)款后，前往移動(dòng)和聯(lián)通營(yíng)業(yè)大廳購(gòu)買(mǎi)充值卡，并開(kāi)具發(fā)票。將充值卡發(fā)放給相關(guān)員工，并要求其簽字確認(rèn)； 3. 每月定期統(tǒng)計(jì)公司所有人員通訊信息，更新員工通訊錄，公司若有新進(jìn)或離職員工，都應(yīng)在2-3個(gè)工作日內(nèi)制作新的通訊錄，發(fā)送至每位員工郵箱中； 5. 每周一定時(shí)查看公司信箱，將信件發(fā)放至員工手中； 6. 公司備用門(mén)卡的管理，前臺(tái)應(yīng)妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時(shí)使用； 7. 公司有人員招聘時(shí)，協(xié)助部門(mén)電話(huà)通知應(yīng)聘人員各項(xiàng)事宜； 8. 收發(fā)傳真，協(xié)助各部門(mén)員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真； 9. 協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動(dòng)，如員工生日會(huì)、公司集體活動(dòng)、

14、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。 10. 新員工入職時(shí)，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個(gè)人 _明（ _、學(xué)歷學(xué)位證、戶(hù)口本、照片）的復(fù)印件，提交辦公室主任歸檔。 11. 積極配合公司的市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，做好后勤保障工作。 四、 接待工作 1. 接待前準(zhǔn)備工作 a) 來(lái)客人數(shù)確認(rèn)：會(huì)議前向相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)來(lái)客人數(shù)，為布置會(huì)議室及訂餐做準(zhǔn)備； b) 會(huì)議室桌椅布置：在開(kāi)會(huì)前將會(huì)議室的桌面收拾整潔，會(huì)議椅歸位； c) 茶水及點(diǎn)心：會(huì)議前準(zhǔn)備好茶、熱水及杯子，等來(lái)客就位后逐個(gè)送茶；接待貴客時(shí)，應(yīng)提前準(zhǔn)備必要的水果及點(diǎn)心供開(kāi)會(huì)人員食用； d) 相機(jī)：準(zhǔn)備公司相機(jī)，為來(lái)客拍照留念

15、所用。 e) 訂餐：向會(huì)議負(fù)責(zé)人確認(rèn)是否需要訂餐，如需訂餐應(yīng)確認(rèn)就餐人數(shù)后，電話(huà)聯(lián)系餐廳預(yù)訂包房； f) 預(yù)訂酒店：如需為來(lái)客預(yù)訂酒店，確認(rèn)主客姓名后，電話(huà)聯(lián)系錦江富園大酒店預(yù)訂房間，預(yù)訂成功后向辦公室主任匯報(bào)確認(rèn)。 2. 會(huì)議中服務(wù)工作 a) 為開(kāi)會(huì)人員添加茶水； b) 按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會(huì)議支持； c) 安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議中的攝像工作； 3. 會(huì)議后完善工作 a) 組織來(lái)客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念，并將照片發(fā)至來(lái)訪(fǎng)者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。 b) 如遇重要客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，應(yīng)及時(shí)將會(huì)議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。 c) 會(huì)議后的清理工作：將剩余茶水及茶杯清理干凈，未食用的點(diǎn)心歸入茶點(diǎn)處，以備公司員工食用； d)

16、 會(huì)議后器材的歸庫(kù)：會(huì)議后器材應(yīng)及時(shí)歸庫(kù)，將相機(jī)及其他器材放回原處。 行政前臺(tái)工作流程xx-12-03 17:11 | #3樓 一、行政辦公管理模塊： （一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查，植物的維養(yǎng)工作 工作流程：1、每天早上8:20、中午13:20和下午17:20檢查公司所有辦公場(chǎng)所（包括各辦公室、會(huì) 議室等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無(wú)雜物； 2、隨時(shí)保持辦公區(qū)整潔，定期在每周六中午組織公司員工 _清潔； 3、根據(jù)辦公室植物維養(yǎng)指南對(duì)辦公區(qū)域的所有植物進(jìn)行定期維養(yǎng)，澆水、施肥等，并在植物維養(yǎng)明細(xì)表上做好詳細(xì)登記。 注意事項(xiàng)：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清

17、新整潔、家具物品擺放整齊； 2、及時(shí)補(bǔ)充抽紙和垃圾袋等，保障公司后勤配備。 相關(guān)記錄：植物維養(yǎng)指南前臺(tái) 植物維養(yǎng)明細(xì)表前臺(tái) （二）報(bào)刊雜志的收發(fā) 工作流程：1、每天早上9：10當(dāng)日的報(bào)紙成都商報(bào)、每日經(jīng)濟(jì)新聞送至董事長(zhǎng)辦公室； 2、每天早上10:20當(dāng)日的報(bào)紙四川日?qǐng)?bào)、金融投資報(bào)送至董事長(zhǎng)辦公室（具體要求見(jiàn)報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表）。 注意事項(xiàng)：熟悉所有報(bào)刊、雜志的送達(dá)時(shí)間，如果未及時(shí)送達(dá)應(yīng)立即打電話(huà)給物業(yè)詢(xún)問(wèn)情況，如物 業(yè)不能及時(shí)送達(dá)，前臺(tái)應(yīng)及時(shí)到大廳取回。 相關(guān)記錄：報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表前臺(tái) （三）對(duì)辦公區(qū)域的管理 工作流程：1、上、下班時(shí)檢查所有的電源開(kāi)關(guān)； 2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品

18、的歸類(lèi)。 注意事項(xiàng)：1、人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開(kāi)，未處理應(yīng)及時(shí)幫助 處理，并在第二天上班后提醒同事注意； 2、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒(méi)有收撿，如有此類(lèi)情況，應(yīng)及時(shí)提 醒注意。 相關(guān)記錄：?jiǎn)T工日常行為規(guī)范違規(guī)（紀(jì)）記錄表行政主管。 （四）接待面試、客戶(hù)來(lái)訪(fǎng) 工作流程：1、客戶(hù)進(jìn)門(mén)起身迎接并詢(xún)問(wèn)來(lái)訪(fǎng)事由； 2、登記客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記薄，弄清來(lái)訪(fǎng)者身份和意圖。若來(lái)訪(fǎng)者未預(yù)約或是初次拜訪(fǎng)，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種 _隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式； 3、如有必要，安排來(lái)訪(fǎng)者前往前臺(tái)前面的會(huì)議桌稍坐片刻； 4、準(zhǔn)備招待茶水飲料； 5、通知相關(guān)工

19、作人員有人來(lái)訪(fǎng)； 6、如有需要，每隔15分鐘左右添加茶水，來(lái)客告辭時(shí)起身道別； 7、客人離開(kāi)后2分鐘以?xún)?nèi)清理水杯及煙灰缸，桌椅、保持會(huì)客室的整潔； 8、若來(lái)訪(fǎng)者要找的人不在，記錄下來(lái)訪(fǎng)者的 _、需轉(zhuǎn)告事宜并在客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記簿上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來(lái)訪(fǎng)者表示下次再來(lái)，則需在客戶(hù)來(lái) 訪(fǎng)登記簿上注明； 9、及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來(lái)訪(fǎng)者的 _以及事由，并確保工作人員及時(shí)回復(fù)； 10、及時(shí)將用完的客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記薄歸檔保存。 注意事項(xiàng)：1、接待客戶(hù)熱情周到，及時(shí)給客戶(hù)添加茶水并在客戶(hù)離開(kāi)后及時(shí)會(huì)客室； 2、客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記薄的詳細(xì)記錄，并及時(shí)將使用完的記錄歸檔保管； 3、及時(shí)通知相關(guān)被訪(fǎng)人員，若被訪(fǎng)人員

20、不在，要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù)； 4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的 _告訴第三人。 5、中午下班時(shí)間段12:0013:30可以暫時(shí)以關(guān)閉公司大門(mén)，如果有客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，可以直接 按下正對(duì)大門(mén)的前臺(tái)座位下的開(kāi)關(guān)，即可打開(kāi)大門(mén)； 6、中午辦公室必須留一位前臺(tái)接待人員值班。 相關(guān)記錄：客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記薄前臺(tái) （五）電話(huà)的接聽(tīng)和記錄 工作流程：1、電話(huà)響鈴兩聲后，立即接聽(tīng)，注意禮貌用語(yǔ)：接聽(tīng)外線(xiàn)電話(huà)首先以“您好，安盛”來(lái) 問(wèn)候，接聽(tīng)內(nèi)線(xiàn)電話(huà)以“您好，某某部門(mén)”來(lái)問(wèn)候。電話(huà)結(jié)束時(shí)禮貌道別，待對(duì)方切 斷電話(huà)，自己再放話(huà)筒，電話(huà)鈴響超過(guò)3聲，接聽(tīng)電話(huà)應(yīng)該致歉； 2、接聽(tīng)電話(huà)時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作

21、； 3、電話(huà)鈴響時(shí)前臺(tái)人員須及時(shí)轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話(huà)時(shí)，看清對(duì)方要找的人所在位置，再幫他 轉(zhuǎn)到就近分機(jī)，不需要再大聲提示。其他人員不要在總機(jī)處接聽(tīng)電話(huà)。 4、對(duì)不知名的電話(huà)，自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬電話(huà)交給能夠處理的 人。在轉(zhuǎn)接前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接收人。 5、對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼，切忌立即掛斷電 話(huà)； 6、通話(huà)之后，應(yīng)輕輕掛斷電話(huà)，并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽(tīng)筒； 7、沒(méi)有接聽(tīng)到的電話(huà)應(yīng)根據(jù)來(lái)電顯示及時(shí)回?fù)埽紫戎虑?，再?xún)問(wèn)剛才來(lái)電的目的。 8、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在來(lái)電記錄表上； 9、記錄后5分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的

22、程序見(jiàn)口頭通知流程,并確認(rèn)對(duì)方接收 信息正確無(wú)誤。 10、及時(shí)將用完的來(lái)電記錄表交由行政主管歸檔。 注意事項(xiàng)：1、來(lái)電接聽(tīng)迅速，接聽(tīng)電話(huà)使用普通話(huà)，聲音柔和； 2、了解清楚來(lái)電人的基本信息以及意圖，及時(shí)在來(lái)電記錄表上記錄來(lái)電時(shí)間、內(nèi)容、 信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話(huà)轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員； 3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見(jiàn)“通知流程”）； 相關(guān)記錄：來(lái)電記錄表前臺(tái) （六）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理 工作流程：1、每天早上到工位后開(kāi)啟并且檢查打印機(jī)、一體機(jī)、傳真機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充所需的紙張； 2、負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)?。捍蛴?、復(fù)印重要文件、圖紙或需要

23、發(fā)出的文件、圖紙使 用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙； 3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)填寫(xiě)設(shè)備報(bào)修單并聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維 護(hù)人員進(jìn)行檢查維修（詳見(jiàn)“固定資產(chǎn)的報(bào)修與報(bào)廢流程”）； 4、及時(shí)將用完的設(shè)備報(bào)修單交由行政主管歸檔。 注意事項(xiàng)：1、熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙； 2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源； 3、打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行 維修； 4、不得私自打印、復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報(bào)行政主管同意付費(fèi) 再使用； 5、節(jié)約資源，愛(ài)惜紙張； 6、及時(shí)將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸

24、檔。 相關(guān)記錄：設(shè)備報(bào)修單前臺(tái) 二、行政人事模塊： （一）考勤統(tǒng)計(jì) 工作流程：1、8:30采集數(shù)據(jù)制作當(dāng)日考勤表，未到的同事致電問(wèn)明情況（可詢(xún)問(wèn)郭主管），如有員 工請(qǐng)假，需提前或在請(qǐng)假后24小時(shí)之內(nèi)到前臺(tái)填寫(xiě)請(qǐng)假單并注明請(qǐng)假原因、時(shí) 間及時(shí)數(shù)、職務(wù)代理人； 2、熟練操作門(mén)禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時(shí)增加或更改考勤人員信息； 3、如有員工未打卡，請(qǐng)24小時(shí)內(nèi)到前臺(tái)填寫(xiě)未打卡說(shuō)明單； 4、每月1日5日內(nèi)前臺(tái)制作完成上月考勤報(bào)表，將門(mén)禁考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份并綜合外出 登記以及人員請(qǐng)假情況統(tǒng)計(jì)考勤，簽字后交行政主管審核簽字，再交給資源部 統(tǒng)計(jì)上月考勤情況。 注意事項(xiàng)：1、考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份，綜合外

25、出登記統(tǒng)計(jì)考勤，簽字后交行政主管審核簽字； 2、考勤統(tǒng)計(jì)作為核工資的依據(jù)，應(yīng)做到實(shí)事求是，一視同仁。 相關(guān)記錄：臨時(shí)簽到表前臺(tái) 請(qǐng)假單前臺(tái) 未打卡說(shuō)明前臺(tái) （二）人員外出登記（前臺(tái)提醒督促） 工作流程：1、所以外出人員應(yīng)提前在留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程時(shí)間； 2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言記錄； 3、特殊情況，外出前未登記，應(yīng)提前電話(huà)告知相關(guān)負(fù)責(zé)人及前臺(tái)。 4、如果下班前不能回公司的人員，應(yīng)提前電話(huà)告知前臺(tái)做好登記，并在24小時(shí)內(nèi)到前 臺(tái)填寫(xiě)未打卡說(shuō)明表； 5、考勤人員及時(shí)將未打卡詳情錄入電子文檔，便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。 注意事項(xiàng)：1、外出前的準(zhǔn)備并與對(duì)方聯(lián)系； 2、在留

26、言板上及時(shí)提前做好詳細(xì)記錄外出辦事情況； 3、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計(jì)。 相關(guān)記錄：留言板辦公區(qū) 三、文檔資料管理：文件的收發(fā) A、紙質(zhì)文件的收發(fā) 工作流程：1、前臺(tái)收/發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)中登記文件收/發(fā)文件的時(shí)間、 收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱(chēng)、收/發(fā)內(nèi)容等，還需要求收/發(fā)件人簽字； 2、前臺(tái)向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對(duì)象，并要求收發(fā)件人簽字； 3、對(duì)于需要行政部存檔的，前臺(tái)應(yīng)復(fù)印1份存檔，原件交給相應(yīng)收件人； 4、前臺(tái)將原件交檔案管-理-員存檔，并要求檔案管-理-員簽字確認(rèn)； 5、發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對(duì)方，如需給對(duì)方送去，應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫(xiě)文件 外送單由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。 6、前臺(tái)根據(jù)簽收文件人留下的電話(huà)致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到； 7、將收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)以及文件外送單分別按項(xiàng)目分類(lèi)交檔案管-理-員歸 檔。 注意事項(xiàng)：1、詳細(xì)填