畢業(yè)論文淺談如何做好秘書崗位工作

1、畢業(yè)論文淺談如何做好秘書崗位工作 目 錄摘要1關鍵詞1abstract11.引言22 秘書概說32.1 秘書一詞的來源42.2 秘書的類別42.2.1 文字秘書42.2.2 機要秘書42.2.3 通訊秘書42.2.4 信訪秘書42.2.5 事務秘書42.2.6 生活秘書43 秘書機構53.1 各級秘書機構53.2 各類秘書機構54秘書處的工作性質54.1 法律性54.2 涉外性54.3管理性54.4服務性55 秘書人員應具備素質65.1基本素質65.2業(yè)務素質75.3文化素質85.4其他技能96秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術97秘書人員應做到107.1、具有過硬的文字功底，眼光敏銳、

2、高瞻遠矚107.2、做好各項事務的協(xié)調，當好領導的助手117.3、有針對性地搞好本單位宣傳工作127.4.強化協(xié)調工作137.5.強化公共關系工作137.6.實現(xiàn)服務創(chuàng)新148結論148.1一要追求而不索求158.2是要比較而不計較168.3要爭氣而不爭寵168.4要依靠而不依附168.5要平凡而不平庸17參考文獻17致謝17淺談如何做好秘書工作 study on how to do secretarial work well 摘 要：秘書是各級領導人的智囊和助手，輔助領導人從事各項管理工作，肩負參謀助手、協(xié)調綜合、督促檢查、拾遺補缺、宣傳策劃等重大責任。（用一兩百字概括出論文所研究或描述的主

3、要內容） abstract ：the secretary is all levels of leaders of the think tank and the assistant, auxiliary leaders in a variety of management work, shoulder advice assistant, coordinate, supervise and check the comprehensive, shortage make-up, promotion and planning and the important responsibilitykeyword

4、s：secretary; post; supervisi關鍵詞：秘書；崗位；監(jiān)督 1引言秘書工作是典型的助人行業(yè),具有輔助性、從屬性、服務性的工作性質,每天要與來自全國各地生活經(jīng)歷不同、個性修養(yǎng)不同、情緒狀態(tài)不同的教師、學生打交道,人際交往難度較大,不但工作負荷重,而且心理壓力大、精神高度緊張。所以第一點，做為個秘書人員必須要有很強的抗壓能力和服務意識。熟話說：秘書人員是老板、經(jīng)理的左右手。明顯，作為一名秘書應該輔佐上司并在有需要的時候出謀劃策，從而達到老板預期目標的效果。而秘書參謀效應的好壞,參謀輔助作用的大小,取決于秘書素養(yǎng)的高低。因此,第二，作為秘書應努力加強思想道德修養(yǎng),加大知識技能儲

5、備的力度,提高身體和心理素質。隨著科學技術和文化的高速發(fā)展,現(xiàn)代人類知識的總和迅速增加,在這樣情況下,秘書只有在實踐中不斷提高自身的素養(yǎng),才能勝任自己的工作。秘書在實踐中的自我修養(yǎng)提高,不僅要有正確的途徑,即勤奮學習、勇于實踐、敢于冒尖、考慮周全，未雨綢繆、敢于異想天開、善于總結,還要有一種良好的精神狀態(tài),這就是強烈的改革意識、刻苦勤奮的精神、鍥而不舍的精神。2.“秘書”概說 什么叫秘書？按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務并協(xié)助機構或部門負責人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。 在現(xiàn)代社會， 你會發(fā)現(xiàn)，“秘書”一詞,其應用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個詞的出現(xiàn)率極高，

6、可以說每日每時，隨處可見。一些國際組織如聯(lián)合國、亞太經(jīng)合組織、國際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設秘書處; 一些民間組織、行業(yè)協(xié)會消費者協(xié)會、律師協(xié)會、即將成立的中國仲裁協(xié)會等設秘書處; 許多政黨也設有秘書處（有的稱書記處）；國家的駐外使領館的外交官也稱“秘書”分為一秘、二秘、三秘；各級政府領導有秘書，公司企業(yè)的領導有秘書，甚至許多私人也有“秘書”?？梢哉f，只要是個機構、組織，就會有秘書部門，盡管不一定都叫秘書處。而秘書工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質并不相同的工作，卻都以“秘書”稱之。因此，對這個太常見、太熟悉的詞下一個準確統(tǒng)一的定義，反而變得困難了。 然而，有關秘書的話題還是要討論，這

7、是因為在我們的貿仲、海仲、調解中心等部門都設有秘書處，秘書處是這些仲裁、調解機構的常設機構，它負責處理日常工作。而我們當中的許多人就是“秘書”，每天都在從事著秘書工作。將我們所從事的秘書工作從前述其他的“秘書”們區(qū)分開來，找出自身特點并加以歸納，進而討論一下如何做好我們的秘書工作，應該是有必要的。 2.1秘書一詞的來源a、 一種職務的名稱，即我們通常所講的秘書工作。b、 一種官名，中國自秦漢以來，歷代封建王朝均設有尚書、秘書監(jiān)、 秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌握大小官員轉呈向皇帝遞交的奏 折。宣布皇帝的詔書等。c、 外交官員的一種，指駐外使館中介于參贊和隨員之間的外交官，分為一秘、二秘、三秘

8、。d、 宮廷里的藏書，尤指禁書。e、 宗教迷信里，指巫師、方士對命運吉兇的隱語、預言。 2.2秘書的類別a、 從服務的對象上分： b、 從所屬部門來分c、 從具體的工作性質分2.2.1文字秘書2.2.2機要秘書2.2.3 通訊秘書2.2.4 信訪秘書2.2.5 事務秘書2.2.6 生活秘書 3.關于秘書機構 3.1各級秘書機構a. 中央機關的秘書機構b、 省、市、縣機關的秘書機構c、 基層單位的秘書機構 3.2各類秘書機構a、 人民解放軍系統(tǒng)的秘書機構b、 企事業(yè)單位秘書機構c、 民主黨派d、 人民團體此外，臨時性的秘書機構，重大會議，如黨代會、人代會、政協(xié)會等，我們也經(jīng)常辦會，設會務組，也屬

9、于臨時性的秘書機構。此外，在重大活動中，也要設臨時性秘書機構，如 籌備一場體育運動會，一場文藝演出，也會有秘書處，有的叫會務組。4.秘書處的工作性質 我們的秘書處，我們的秘書工作，包括貿仲秘書處、海仲秘書處、調解中心秘書處、海協(xié)秘書處等，從性質上講，都屬于民間機構的秘書部門。大體來說有以下幾個方面的特點： 4.1法律性此點是不言而喻的。我們每天都在從事著與法律有關的 工作，經(jīng)手著與法律有關的事物。4.2涉外性我們所從事的工作是處理大量的涉外仲裁、調解案件，要經(jīng)常與外國機構、外國當事人打交道，是對外開放的窗口。4.3 管理性 秘書人員要協(xié)調各種關系，要管理案件程序， 管理各種文檔 ，管理財務等。

10、從某種意義上講，秘書人員也是管理人員。4.4服務性我們與行政機關、純審判機關是不同的，屬于社會中介組織。但它和律師事務所也有區(qū)別，但總體來說，屬服務行業(yè)。我們通過接待當事人，提供咨詢，解答問題，辦理仲裁、調解案件等，都體現(xiàn)了工作的服務性質。只有明確了我們的工作性質，明確了我們這種工作在當今社會環(huán)境中所處的位置，才能正確掌握好工作方向，才能找到做好工作的途徑和規(guī)律。5.秘書人員應具備的素質5.1基本素質a、 身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。b、 心理素質：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天

11、都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工工作的。c、 思想素質：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個

12、熟人因腐敗問題露餡，進去了。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好！5.2業(yè)務素質a、 理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經(jīng)貿以及對業(yè)務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發(fā)展動態(tài)。b、 實踐經(jīng)驗：要注意總結工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學習。c、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事

13、效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。（詳見“四”） 5.3文化素質a、 社會科學 學好專業(yè)知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之： 塞北一天一地一圣人。 語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾

14、鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。b、 自然科學仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建筑工程，醫(yī)藥化學等。一方面，我們平時要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。c、 外語我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。5.4此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。(其他技能)俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有

15、你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業(yè)”。 5.5秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術 工作原則：在工作中應遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。 工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。6.秘書人員應做到文秘人員，是一個

16、機關、企事業(yè)單位不可或缺的組成部分，在單位里起到一個舉足輕重的作用。文秘工作本來就是個苦差事，水平太高的可能不愿意干，而素質不高的也無法法勝任。因此說一個文秘人員素質的高低，直接體現(xiàn)著文秘工作的強弱，直接體現(xiàn)著該文秘人員是否對本職工作盡職盡責。那么，如何做到一個高素質、合格的文秘人員呢？本人認為，應做到以下幾點。 6.1具有過硬的文字功底，眼光敏銳、高瞻遠矚。 一個合格的文秘人員，首先必須具有過硬的文字功底。也就是說，要具有一定的寫作基礎，博覽群書，“吸眾家之長，補一己之短”。要敢于探索，勇于創(chuàng)新，勤于思考，勤于實踐，勤于動筆。“積流成河”，只有積累的素材多了，才可以有話可說，才可能有事可寫，

17、日積月累，一個過硬的“文字城墻”才會逐漸筑起、增厚。其次，要具有敏銳的思維力。一個文秘人員要象新聞記者一樣，具有捕捉“新聞”的敏感性，做到腦活、嘴勤、眼快、腿勤。通過對一個單位一定時期的調查研究，要具有對該單位視察情況的洞察力，只有深挖細掘，寫出來的材料才具有鮮活性，才具有說服力。再次，眼光高瞻遠矚。文秘人員作為領導的得力助手，每天做好本職工作的同時，要學會領悟領導的意圖本領。協(xié)助領導起草一個綱領文件，要從站在領導或者說要高于領導的角度出發(fā)，深悟領導意圖，依據(jù)原則，高瞻遠識，勇于拓新。 6.2做好各項事務的協(xié)調，當好領導的助手。 一個優(yōu)秀的文秘人員，要想做好領導的參謀，當好領導的得力助手，并非

18、僅坐在辦公室內起草文件，而是要走出去，做好各項事務的料理與協(xié)調，與領導分擔，解領導之憂。首先，要做好各種會議的協(xié)調工作。會議未開，文秘先行。領導講話材料的編排，參加人員的接待，會議記錄，會議各項事務的統(tǒng)籌安排等一切事宜，應先由文秘人員策化完畢，呈報領導審批后，再一錘定音。這樣，不僅能讓領導有時間去思考重要問題，而且也為會議的順利召開打下堅定的基礎，同時，也充分顯示出了一個優(yōu)秀文秘人員較強的組織協(xié)調能力。其次，做好文件的上傳下達工作，文秘人員在做好單位文件編排工作的同時，要努力做好文件的上傳下達工作。可以說，文秘人員是領導的傳話筒。文件的上傳下達工作，看起來是一件非常容易之事，但真正做起來卻并非

19、如此。對于一些文件，尤其是一些重要文件的上傳下達工作，要嚴謹了再嚴謹。誤悟領導意圖，錯傳錯發(fā)文件，就有可能使單位工作停滯不前或工作開展緩慢。因此說，文件上傳達工作的出色與否，直接體現(xiàn)著一個文秘人員“悟性”的高低，直接關系著文秘人員是否能真正地成為領導的得力助手。 6.3有針對性地搞好本單位宣傳工作。 宣傳工作并非僅是一個單位宣傳部門分內之事，同時，也是一個合格文秘人員必須做到的工作。一個優(yōu)秀的文秘人員把單位工作中好的的做法，通過通報、簡報、信息等方式，形成定性文件，對內傳閱的同時，更要通過手中之筆，把好的做法、思想通過報紙、廣播、電視等媒體向外宣傳出去，真正達到妙筆生輝的效果。這樣，既提高了文

20、秘人員文件編排的能力，同時，又促進了文秘工作的開展。 文秘工作是一個機關、企事業(yè)單位的“智慧庫”，作為從事文秘工作的人員來說，要想真正當好單位領導的參謀，在“筆桿子”過硬的條件下，還必須在思想上與時俱進，勇于創(chuàng)新。在靜態(tài)中看變化，在動態(tài)中求發(fā)展，在平淡中求創(chuàng)意，在發(fā)展中創(chuàng)效率，真正發(fā)揮文秘的作用，進一步把文秘工作做好、做細、做精。 文秘人員，是一個機關、企事業(yè)單位不可或缺的組成部分，在單位里起到一個舉足輕重的作用。文秘工作本來就是個苦差事，水平太高的可能不愿意干，而素質不高的也無法法勝任。因此說一個文秘人員素質的高低，直接體現(xiàn)著文秘工作的強弱，直接體現(xiàn)著該文秘人員是否對本職工作盡職盡責。那么，

21、如何做到一個高素質、合格的文秘人員呢？本人認為，應做到以下幾點。 6.4強化協(xié)調工作市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)直接進入市場競爭，企業(yè)所面對的各種關系更為繁多，所以協(xié)調工作顯得更為重要。協(xié)調工作是企業(yè)秘書工作的一個重要組成部分，表現(xiàn)為對內協(xié)調和對外協(xié)調。對內協(xié)調有上下關系、秘書與領導的關系、領導成員之間的關系、職能部門之間關系的協(xié)調?，F(xiàn)今企業(yè)秘書的協(xié)調主要是對外協(xié)調和經(jīng)濟關系的協(xié)調，因為在高速發(fā)展的市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)間的交往關系主要是一種經(jīng)濟關系、供求關系。同時，企業(yè)秘書人員還要改變以往的協(xié)調方式，多運用經(jīng)濟手段，法律手段，站在國家、政府、企業(yè)三者高度統(tǒng)一的基礎上搞好協(xié)調，并不斷提高自己的協(xié)調能力。

22、6.5強化公共關系工作任何一個企業(yè)都是社會經(jīng)濟活動的基本單位，都同社會有著千絲萬縷的經(jīng)濟聯(lián)系，所以企業(yè)要生存、發(fā)展、還必須開展外部公關工作。秘書是樹立企業(yè)形象的窗口。人們往往把秘書部門看成是領導的代言人。因此，秘書人員樹立良好的形象是很重要的。如果企業(yè)秘書關系融洽、辦事認真、態(tài)度友好，就可以給人留下良好的印象，從而增進彼此的業(yè)務往來。美國華盛頓一家市場調查機構做了一次調查，結果是這樣的：“在來企業(yè)辦事受到非禮待遇的人當中，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不會再到這個企業(yè)來。而且，受到非禮待遇的人平均向他周圍的9個人講述。其中13%的人要他周圍的20個人講述?！?.6實現(xiàn)服務創(chuàng)新面對競爭日益

23、激烈的市場，秘書要當好領導的參謀助手，必須做到主動服務，超前服務?，F(xiàn)代領導科學和管理科學要求領導決策和管理逐步從經(jīng)驗型轉變?yōu)榭茖W型，在做出決策前必須進行大量的信息處理，情況調查分析，方案的設計優(yōu)選，以及決策后的查辦總結等工作。這些工作不可能由領導一一躬親，而要靠有關部門和提供智能服務的“思想庫”、“智襄團”來完成。秘書人員作為領導身邊的參謀助手是義不容辭，責無旁貸。從時效和質量上，必須做到超前，迅速，主動，準確，優(yōu)質，既要辦文辦事，又能出謀獻策；既收發(fā)傳遞信息，又要綜合處理信息；既要重視經(jīng)驗，又要加強科學化管理，積極開展創(chuàng)造性的工作，實現(xiàn)主動超前服務。企業(yè)秘書還要正確認識和掌握秘書工作的規(guī)律和

24、特點，實現(xiàn)工作科學化。不斷加強對程序性工作的科學辦理，如領導班子召開的各種會議，月、季、年度工作總結報告，文件的登記，傳閱和辦理，信息的收集編送等，都有一定的周期和相對固定的步驟。對于這類工作要提前確定好辦理方案，做好準備，付諸實施；對于非程序化的工作要做到超前預測，把工作做在前面。比如，每年的中心工作，重大事項，一個階段的重點工作，一些季節(jié)性較強的工作等，都是可以事先知道的，只要我們在實際工作中留心觀察，善于捕捉信息，勤于思考判斷，提前做些準備工作，到時就可從容不迫。我國的秘書，除了在黨政機關服務的以外，大多數(shù)分布在各行各業(yè)，而每個行業(yè)都有一定的專業(yè)。秘書不是專業(yè)人員，不能要求其成為某專業(yè)領

25、域的專才，但也要熟悉所在行業(yè)的專業(yè)知識，否則就無法在該行業(yè)立足，更談不上起草專業(yè)性文件，處理專業(yè)性事務了。因此，秘書應成為通才專才型人才，具備并不斷提高較高的政治素質、扎實的文字功底、過硬的技術素質和良好的綜合素質。未來是一個完全開放的社會，隨著全球經(jīng)濟一體化進程的逐步推進，最終會達到全球資源的共享。秘書人員的國際化流通也是必然的趨勢。企業(yè)的生存和發(fā)展充滿新的機遇和挑戰(zhàn)。社會的進步為秘書的發(fā)展提供了廣闊的舞臺。新的形勢向新時代的企業(yè)秘書提出了更高的要求。企業(yè)秘書只要能夠切實轉變觀念，加強理論修養(yǎng)，提高業(yè)務水平，迎難而上，勤奮進取，增強責任感和使命感，樹立強烈的敬業(yè)精神，就一定能夠應對新的職業(yè)挑

26、戰(zhàn)，實現(xiàn)自己的人生價值。7秘書人員應做到總的來說，從事秘書工作的同志應該學會自我調整心態(tài),經(jīng)常校正人生方向,不斷提高自身素質,嚴格做到“五要五不”:7.1要追求而不索求。人要有點追求。沒有理想，沒有追求，就會失去干事業(yè)的激情和動力，就會不思進取，得過且過。有了理想，有了追求，人生就會有目標和方向，就會有責任感和榮譽感，就能夠從煩瑣細碎的工作中找到快樂，就能夠在持續(xù)的奉獻中實現(xiàn)人生價值。如果為了私欲、名利而奮斗，那就是索求。7.2是要比較而不計較。因為有比較，我們才增長見識，才能發(fā)現(xiàn)差距，才能認識自我。比較是是良師是益友，是人生進步的助推器。比較和計較之間僅一字之差，卻有天壤之別。為提高對比是比較；為得到而對比是計較。比較和計較之間有一根紅線，向前一步是比較，向后一步是計較。在平時工作中要多比較，不計較。7.3要爭氣而不爭寵。俗話說：“人活一口氣，樹活一張皮。”中國人歷來講究爭氣，爭氣其實是個爭榮辱的問題。爭氣，不是爭意氣、爭名利和爭面子，而是爭工作落實的好壞、爭服務水平的高低和奉獻