工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收流程(V1.0

1、文件名稱Document:【工程服務(wù)交付文檔歸檔 驗(yàn)收流程】 】文件編碼 Reference No.:【STS/EM18I版本Version :【V1.0】業(yè)務(wù)類別Business Category :【STS】生效日期 Effective Date :【2004 - 06 - 30 】業(yè)務(wù)模塊Business Module :【工程管理】擬制責(zé)任人Prepared by :【張艷】業(yè)務(wù)小類 Sub Category of Business:【文檔歸檔驗(yàn)收 】文件審核人Reviewer :【肖志雄 】（指對文件內(nèi)容進(jìn) 行審核的業(yè)務(wù)主管）流程責(zé)任人Process Owner :【孫漢武】角色Ro

2、le :【工程督導(dǎo)，辦事處文檔信息管理員，辦事 處工程管理經(jīng)理，文檔管理工程師，合作部采購員】（各角色之間請以“,（英文半角逗號）”隔開）功能系統(tǒng)Functional System :【EPMS CEAS服務(wù)采購系 統(tǒng)、工程采購驗(yàn)收電子流】0 定義 Defin iti onEPMS工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)，是一個(gè)集成的對工程項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的全過程支持的WE系統(tǒng)。主要支持工程安裝管理、質(zhì)量管理、重大項(xiàng)目管理，簡單的售前支持、工程勘測進(jìn)展結(jié)果管理，以及工時(shí)統(tǒng)計(jì)、 發(fā)貨量統(tǒng)計(jì)。CEAS客戶設(shè)備檔案系統(tǒng)總稱，是各產(chǎn)品客戶設(shè)備檔案的統(tǒng)一平臺，客戶設(shè)備信息的詳細(xì)描述。服務(wù)采購管理系統(tǒng)：ERP的前端系統(tǒng)，也是EPMS

3、與ERP之間的接口系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)原始工程量到采 購量之間的折算，以提供 ERP標(biāo)準(zhǔn)的PR采購數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，增加手工創(chuàng)建PR、需求管理電子流等功能，對工程服務(wù)采購所有 PR做匯總（所有PR都需經(jīng)過服務(wù)采購管理系統(tǒng)才能夠生成）。工程采購驗(yàn)收電子流：基于NOTE開發(fā)的，對涉及工程采購的工程服務(wù)交付文檔進(jìn)行PC匹配驗(yàn)收的操作系統(tǒng)。1 目的 Objective規(guī)范工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收操作，保證工程文檔及時(shí)、完整、規(guī)范的歸檔，確保工程服務(wù)采購服 務(wù)應(yīng)收和服務(wù)應(yīng)付的準(zhǔn)確性。2適用范圍Scope起點(diǎn)：所有自產(chǎn)設(shè)備工程安裝服務(wù)和基礎(chǔ)類專業(yè)服務(wù)（工程）交付完成后，工程督導(dǎo)開始準(zhǔn)備完工交 付文檔；終點(diǎn)：驗(yàn)收

4、通過的紙面工程服務(wù)交付文檔歸檔，中央收發(fā)系統(tǒng)接收完畢（財(cái)務(wù)部門據(jù)此開始 付款流程），合作工程驗(yàn)收文檔驗(yàn)收合格信息通知合作單位。適用于此過程中的驗(yàn)收環(huán)節(jié)操作。3 KPI 指標(biāo) KPI Index指標(biāo)名稱指標(biāo)定義計(jì)算公式及時(shí)性系數(shù)衡量文檔歸檔及時(shí)程度的指標(biāo)均值規(guī)范性系數(shù)衡量文檔歸檔規(guī)范程度的指標(biāo)均值完整性系數(shù)衡量文檔歸檔完整程度的指標(biāo)均值4 流程圖 Flow Chart附后5 流程說明 Instructions of Process活動編號活動名稱執(zhí)行角色活動內(nèi)容001提供工程 服務(wù)交付 文檔工程督導(dǎo)輸入：PO采購訂單依據(jù)設(shè)備安裝流程，負(fù)責(zé)組織客戶完成工程服務(wù)交付文檔紙面原件（設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安

5、裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初驗(yàn)證書、工程竣工驗(yàn)收證書） 的簽字蓋章；制作客戶設(shè)備檔案電子件。工程完工后將工程服務(wù)交付文檔紙面原件 和電子文檔、工程服務(wù)實(shí)施單位（合作單位）簽字蓋章的PO （采購訂單）提交辦事處文檔信息管理員。工程督導(dǎo)對工程服務(wù)交付文檔（紙 面件、電子件）歸檔驗(yàn)收時(shí)的及時(shí)性、規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)直 接責(zé)任。輸出：設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初驗(yàn)證書、 工程竣工驗(yàn)收證書、客戶設(shè)備檔案、PO （采購訂單）（不涉及工程服務(wù)采購的工程，不提供 PO單；這里的P0單指正式P0的復(fù)印件）002審核、提 交工程服 務(wù)交付文 檔，并生 成合作工 程采購驗(yàn) 收單辦事處文 檔信息管 理員、辦 事處

6、工程 經(jīng)理輸入：辦事處文檔信息管理員收到工程督導(dǎo)（或合作單位秘書/文員）提交的工程文檔（工程文檔內(nèi)容詳見設(shè)備安裝流程），根據(jù)工程文檔 流向表（詳見設(shè)備安裝流程）傳遞、保存與歸檔工程文檔。對于需提 交公司文檔中心歸檔驗(yàn)收的工程服務(wù)交付文檔（設(shè)備安裝報(bào)告、硬件 安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初驗(yàn)證書、工程竣工驗(yàn)收證書）做如下審核操作：1、 核對設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告中的合同號、合作單位、服務(wù)類型、合作類型、施工單位、工程量等是否與EPMS系統(tǒng)（或頭際）工程信息 致且正確；2、依據(jù)最新的工程文檔審核標(biāo)準(zhǔn)審核工程文檔的及時(shí)性、完整性 與規(guī)范性，確保提交到公司的紙面工程服務(wù)交付文檔的質(zhì)量；3、 根據(jù)各產(chǎn)品設(shè)

7、備檔案歸檔要求和紙面女裝報(bào)告，檢查電子客戶設(shè)備 檔案的完整性、規(guī)范性，保證工程樹與安裝報(bào)告一致。4、經(jīng)過以上檢查，將合格的紙面工程服務(wù)交付文檔及時(shí)郵寄公司文檔中心，將電子客戶設(shè)備檔案上載提交到審批庫，將紙面工程服務(wù)交付文檔掃描件上載到EPMS系統(tǒng)。5、 審核合格的工程服務(wù)交付文檔，如果涉及到工程服務(wù)采購， 辦事處文檔信息管理員通過工程號等信息在服務(wù)采購系統(tǒng)找到對應(yīng)的“采購需求單”，生成“工程采購驗(yàn)收單”，提交給辦事處工程管理經(jīng)理確認(rèn)。6、辦事處工程管理經(jīng)理核實(shí)文檔的真實(shí)性后，確認(rèn)并提交“工程采購驗(yàn)收單”。所有“工程采購驗(yàn)收單”均流入工程采購驗(yàn)收電子流。 即：由工程管理經(jīng)理發(fā)起工程采購的驗(yàn)收活動

8、。在辦事處文檔信息管理員進(jìn)行文檔審核的過程中，如有必要可以尋求辦事處相關(guān)產(chǎn)品負(fù)責(zé)人協(xié)助完成。審核不合格的，將工程文檔返回 給工程督導(dǎo)進(jìn)行處理。輸出：設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初驗(yàn)證書、 工程竣工驗(yàn)收證書、客戶設(shè)備檔案、PO （采購訂單）、電子的工程采購驗(yàn)收單說明：其它特殊情況下的驗(yàn)收原則見后面第9條特殊情況文檔驗(yàn)收原則。003接收、驗(yàn) 收歸檔工 程服務(wù)交 付文檔文檔管理工程師文檔管理工程師接收到辦事處提交的工程服務(wù)交付文檔后，進(jìn)行 如下文檔歸檔操作：1、 根據(jù)工程文檔審核標(biāo)準(zhǔn) 中對工程文檔紙面件的要求，復(fù)核紙面 件的規(guī)范性、完整性；2、 核對工程服務(wù)交付文檔中合冋號、服務(wù)方式、工程類

9、型、工程完工 量、工程委托信息是否與 EPM系統(tǒng)中相應(yīng)的工程信息一致；3、核對工程服務(wù)交付文檔的工程完工量是否與電子客戶設(shè)備檔案系統(tǒng)中錄入的工程信息一致；4、 根據(jù)各產(chǎn)品客戶設(shè)備檔案歸檔要求，檢查客戶設(shè)備檔案的完整與規(guī) 范性；5、根據(jù)最新工程文檔審核標(biāo)準(zhǔn)的要求，核對其他信息是否正確。如果工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收審核不通過，點(diǎn)擊EPM系統(tǒng)中“審核不通過”按紐，系統(tǒng)自動向辦事處文檔信息管理員發(fā)送郵件通知。如果工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收通過， 涉及工程服務(wù)采購則轉(zhuǎn)入下 一活動004;不涉及工程服務(wù)采購則在 EPM系統(tǒng)記錄歸檔驗(yàn)收結(jié)果（及 時(shí)性、規(guī)范性、完整性的得分），直接進(jìn)行 005的活動。004合作

10、類工 程服務(wù)采 購驗(yàn)收合作部采 購員根據(jù)辦事處工程管理經(jīng)理在提交“工程采購驗(yàn)收單”時(shí)的驗(yàn)收量與 采購量不一致情況說明或文檔管理工程師在工程采購驗(yàn)收電子流中提 交的驗(yàn)收不通過描述，進(jìn)行 PO和相關(guān)工程采購信息的驗(yàn)收確認(rèn)，并給 出處理意見。在采購驗(yàn)收電子流中將驗(yàn)收確認(rèn)意見返回給文檔管理工 程師，由其根據(jù)確認(rèn)意見進(jìn)行驗(yàn)收匹配操作。實(shí)名I 傳上W 進(jìn)行& 現(xiàn)在,實(shí)名認(rèn)證要用到身份證相片用手機(jī)照下呆 傳上去就行了.實(shí)名認(rèn)證是對用戶資料圧 逬行驗(yàn)證審核。保障用戶的合法權(quán)益。現(xiàn)花（用你由名字）槍注口Ctrl樣單占可i005紙面工程 服務(wù)交付 文檔歸檔文檔管理 工程師輸入：設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)

11、初驗(yàn)證書、 工程竣工驗(yàn)收證書、客戶設(shè)備檔案、PO （采購訂單）工程服務(wù)交付歸檔驗(yàn)收操作完成后，將驗(yàn)收通過的紙面工程服務(wù)交付文檔歸檔，整個(gè)工程服務(wù)交付歸檔驗(yàn)收操作結(jié)束。輸出：無（服務(wù)交付閉環(huán)）6 支持文件 Supporting Document序號文件名稱文件編碼1設(shè)備安裝流程STS/EM032服務(wù)采購上ERP流程STS/CM297 相關(guān)文件 Correlative Documents上層文件名稱文件編號上下游接口文件文件編號無8 記錄的保存 Retention of Record記錄名稱保存責(zé)任者保存場所歸檔時(shí)間保存期限到期 處理 方式設(shè)備安裝報(bào)告文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后

12、一個(gè) 月內(nèi)永久銷毀硬件安裝竣工報(bào)告文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后一個(gè) 月內(nèi)永久銷毀系統(tǒng)初驗(yàn)證書文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后一個(gè) 月內(nèi)永久銷毀工程竣工驗(yàn)收證書文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后一個(gè) 月內(nèi)永久銷毀PO （采購訂單）文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后一個(gè) 月內(nèi)永久銷毀般為十多年。注：保存期限的“永久”含義是指該紙面文檔要保存到相關(guān)產(chǎn)品的生命周期結(jié)束為止,9 補(bǔ)充說明 Supplementary Instructions特殊情況文檔驗(yàn)收原則：1、一份工程文檔對應(yīng)多份 PO按照安裝報(bào)告中的合同號或工程號，在服務(wù)采購系統(tǒng)中找到對應(yīng)的

13、采購需求單，根據(jù)工程與 PO勺關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行文檔驗(yàn)收匹配，匹配一致，則驗(yàn)收通過。匹配不一致的，文檔中心提交合作部處理。多份工程文檔對應(yīng)一份 PO整個(gè)PO實(shí)施完成后，將全部工程文檔與PO寸應(yīng)齊全后一起提交進(jìn)行文檔驗(yàn) 收。批量驗(yàn)收：符合下面3個(gè)條件的，可以進(jìn)行批量驗(yàn)收一一開工已經(jīng)半年以上；預(yù)計(jì)整個(gè)工期需一年以上。申請批量驗(yàn)收量不小于1000個(gè)ITEM單位。符合條件的工程，由辦事處文檔 信息管理員在生成驗(yàn)收單的同時(shí)，將當(dāng)次應(yīng)驗(yàn)收的工程量填寫入“工程采購驗(yàn)收單”中。一個(gè)工程最多可申請2次批量驗(yàn)收。（最后一次剩余量驗(yàn)收不算）2、 服務(wù)銷售合同：確認(rèn)進(jìn)入EPM系統(tǒng)的基礎(chǔ)服務(wù)（升級改造）等按目前工程文檔的歸檔

14、方式操作，簽回正式的安裝報(bào)告和初驗(yàn)證書，在相應(yīng)設(shè)備檔案系統(tǒng)中錄入、制作電子文檔，將安裝報(bào)告和驗(yàn)收證書掃描件上載到EPM系統(tǒng)相應(yīng)位置。3、無合同贈送：在服務(wù)采購管理系統(tǒng)中創(chuàng)建工程需求，并按相應(yīng)的合同號規(guī)則錄入合同號。此類工程文檔按照正常文檔歸檔驗(yàn)收流程處理，按照創(chuàng)建工程需求時(shí)生成的合同號簽相應(yīng)安裝報(bào)告和驗(yàn)收證書，以便后續(xù)進(jìn)行 P0 （采購訂單）匹配，完成工程采購驗(yàn)收。4、硬件工程量大于軟件調(diào)測量 ：在工程采購驗(yàn)收電子流中根據(jù)工程服務(wù)交付報(bào)告中的軟調(diào)、硬件工程量核對采購量，進(jìn)行驗(yàn)收計(jì)算，與PO進(jìn)行匹配。5、實(shí)驗(yàn)局工程服務(wù)交付件 ：實(shí)驗(yàn)局工程與一般工程一樣，工程服務(wù)交付件為安裝報(bào)告、驗(yàn)收證書。如果實(shí)

15、驗(yàn)局工程由客戶驗(yàn)收，則安裝報(bào)告和驗(yàn)收證書由客戶簽字蓋章；如果實(shí)驗(yàn)局工程由華為公司內(nèi)部驗(yàn)收，則安裝報(bào)告和驗(yàn)收證書由辦事處工程經(jīng)理簽字（注：此時(shí)初驗(yàn)證書須使用 系統(tǒng)初驗(yàn)證書（內(nèi)部）模板）。6、 內(nèi)部驗(yàn)收：如果確實(shí)因非乙方原因無法初驗(yàn)，而甲方已收到用戶的初驗(yàn)款，且設(shè)備開通3個(gè)月以上的特殊情況，可以組織內(nèi)部驗(yàn)收。對于設(shè)備已經(jīng)開通3個(gè)月條件的確認(rèn)有辦事處工程經(jīng)理予以確認(rèn)并在初驗(yàn)證書中體現(xiàn)，初驗(yàn)款到款信息由應(yīng)收帳務(wù)部確認(rèn)。10 文檔歷史 History of Docume nt版本號Versio n擬制/修改責(zé)任人Develop/Cha nge擬制/修改日期Develop/Cha nge修改內(nèi)容及理由Change and Reas on批準(zhǔn)者ApprovedOwnerDateby1.0張艷2004/6/23新擬制孫漢武附：流程圖工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收流程圖客戶 I * I li ! I I 4 I fi I 1 1 I 1 I I I I 9 I l I I 4 I I I I li 1 I 4 1 4 I * I H I 1 4 1 I + I it I 1 I I I * I * I 1 I 4 I 4 I * I I 1 1 1 I I I h I l I r I I 4 I + I * I工程督導(dǎo)辦事處文檔信息管理