流程化合同信息管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用.

1、流程化合同信息管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用徐媛 林楊 牛明珠 柳廣宇 王婧婧（ 大連供電公司 ）摘要 隨著信息時代和知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，以及電力事業(yè)的蓬勃發(fā)展，用戶涉及的電力業(yè)務(wù)不斷增加，這對 于各級供電企業(yè)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量都提出了越來越高的要求。面臨這樣的巨大壓力，流程化合同信息管理 系統(tǒng)成為供電企業(yè)提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量強(qiáng)有力工具，為公司帶來了社會與經(jīng)濟(jì)雙重的效益。本文簡要介紹了大連供電公司流程化合同信息管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用， 希望大連供電公司的經(jīng)驗?zāi)転槠渌?行業(yè)的合同管理工作提供一定的借鑒 .關(guān)鍵詞 供電企業(yè) 合同管理 辦公自動化 應(yīng)用系統(tǒng)1. 引言隨著電力系統(tǒng)體制改革的深入推進(jìn)，涉及到與用

2、戶簽訂的電力合同、協(xié)議等內(nèi)容的管理 工作，理所當(dāng)然成為廣大用戶評價電力企業(yè)服務(wù)質(zhì)量的焦點問題。同時，對公司簽訂的電力合 同的管理工作也是直接關(guān)系到電力企業(yè)自身的正常良好運行的重要因素。流程化合同信息管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，不但提高了工作效率，也大大節(jié)約了辦公成本， 進(jìn)一步提高公司了服務(wù)管理質(zhì)量，規(guī)范了合同管理工作，防范了經(jīng)營風(fēng)險，減少了因合同管理 不當(dāng)造成的損失，為公司帶來了社會與經(jīng)濟(jì)雙重的效益。2. 系統(tǒng)的設(shè)計本系統(tǒng)是基于 Lotus Domino/Notes R5 開發(fā)應(yīng)用平臺所開發(fā)的流程事務(wù)類管理系統(tǒng)，采用 LotusScript為開發(fā)語言，那ntf數(shù)據(jù)庫為模板數(shù)據(jù)庫，nsf數(shù)據(jù)庫為應(yīng)用數(shù)據(jù)

3、庫。系統(tǒng)運行的服 務(wù)器端環(huán)境為 Domino R5 、Windows 2000 Server（SP2 以上）服務(wù)器，客戶端環(huán)境是 Notes R5 客 戶端 Windows 2000 Professional（SP2 以上 ） 。數(shù)據(jù)庫的連接方式流程化合同信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫基于公司內(nèi)部的 Lotus Notes 平臺，無縫嵌入此平臺做為單 獨的功能模塊，獨立于其他的模塊，只在系統(tǒng)原有的n ame .nsf數(shù)據(jù)庫中尋找唯一標(biāo)識，并與郵件系統(tǒng)相集成，通過郵件達(dá)到合同辦理過程中發(fā)生的消息傳遞，在網(wǎng)上實現(xiàn)了進(jìn)行合同辦理流 轉(zhuǎn)、歸檔，各單位、各部門快速、高效的收發(fā)合同辦理信息郵件等多種功能，并和辦公自動

4、化 系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理維護(hù)。3. 流程化合同管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)合同管理是實現(xiàn)本公司合同的信息化管理，通過工作流完成合同起草、辦理與管理，有效地提高工作效率、節(jié)省辦公時間。其數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)如下：4. 系統(tǒng)工作流程的實現(xiàn)完成需要審批流程的合同的辦理，實現(xiàn)從起草、擬辦、核稿、審定、批示、歸檔等辦理 過程，辦理完成的合同自動歸檔到相應(yīng)檔案查詢系統(tǒng)中。在系統(tǒng)中特別注重數(shù)字化數(shù)據(jù)的一次 性錄入，減少重復(fù)勞動，提高辦公效率。系統(tǒng)工作流靈活機(jī)動，文件辦理過程的安全機(jī)制十分完善，每個辦公人員能編輯文檔中 的某個授權(quán)編輯的欄目，而不能編輯其他欄目。系統(tǒng)中流程允許用戶自設(shè)置，使系統(tǒng)可以適應(yīng) 各種公文流程需求。系統(tǒng)

5、支持 Word、Excel、WP等文件附件，更加方便辦公。系統(tǒng)采用了完善 的流程跟蹤和控制。系統(tǒng)對文件辦理的整個流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài)、辦理的 過程和批示意見以及辦理結(jié)果。4.1流程的設(shè)置承辦人員可以提前設(shè)置流程簡要表，填寫流程的每一步驟及相關(guān)辦理人員；并且當(dāng)業(yè)務(wù)流 向有變動時可以修改流程簡要表。4.2流程的監(jiān)控承辦人由始至終可以監(jiān)控到合同的辦理狀態(tài)，可以查閱合同辦理情況。承辦單位領(lǐng)導(dǎo)及歸口部門相關(guān)人員在合同經(jīng)手后可以查閱該合同的辦理情況以及合同正 文。4.3 流程的審批相關(guān)辦理人員在審批時可以在意見填寫對話框中填寫辦理意見。所有辦理意見在合同批閱 意見欄中記錄，相關(guān)人員可以查閱

6、。承辦人員如發(fā)現(xiàn)某一辦理步驟遲緩或要求緊急辦理時，可以發(fā)送催辦郵件或者可以重新修 改審批流程。相關(guān)辦理人員可以填加 WORD檔、EXCEED格等附件。4.4 流程辦理記錄流程的辦理步驟自動記錄到“流程記錄”欄中，包括流程辦理時間、辦理（操作）人員， 辦理（操作）內(nèi)容以及送往人員。相關(guān)辦理人員可以查閱或監(jiān)控該合同的辦理過程。4.5 流程結(jié)束4.5.1 履歷記錄合同審批通過后，由承辦人完成合同后續(xù)處理的記錄工作。4.5.2 合同歸檔合同蓋章生效， 承辦人對合同的后續(xù)處理工作結(jié)束后， 由數(shù)據(jù)庫的管理者 （具有 AdminGrp 角色）可以對該合同進(jìn)行歸檔處理。如有特殊原因，用戶可以選擇合同進(jìn)行合同銷

7、毀處理。5. 系統(tǒng)的管理功能5.1 分類瀏覽功能系統(tǒng)為相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供了分類瀏覽的功能，辦理人員可以按各種方式對所 有合同進(jìn)行所需排列方式的瀏覽。5.2 人員的管理功能合同管理系統(tǒng)將管理功能和使用界面集成在一起，在管理端賦予各不同級別的人員不同的 權(quán)限，在普通使用人員界面上只有合同辦理功能，而在管理人員界面上才會出現(xiàn)系統(tǒng)配置管理 的導(dǎo)航欄。6. 系統(tǒng)特點6.1 通用性系統(tǒng)采用模塊化方法設(shè)計，將合同的辦理、流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)處理、業(yè)務(wù)處理功能模塊化、參數(shù)化，嵌入到 Lotus Notes 系統(tǒng)中，各自功能相對獨立，組建新系統(tǒng)方便快捷，用戶登錄到辦公自 動化系統(tǒng)就可以使用合同管理系統(tǒng)，系統(tǒng)通用

8、性強(qiáng)。6.2 易維護(hù)性合同管理系統(tǒng)模塊的功能清晰、簡潔、全面，由于集成到了Lotus Notes 系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)與 Lotus Notes 系統(tǒng)的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一備份等工作，從而大大減少了維護(hù)的工作量。6.3 功能完備性系統(tǒng)功能完整， 包括了供電公司所有合同類型的簽訂流轉(zhuǎn)需求業(yè)務(wù)， 還增加了系統(tǒng)管理模 塊用于 Lotus Notes 平臺本身的維護(hù)，查詢及統(tǒng)計等功能。6.4 先進(jìn)性采用C/B瘦客戶端結(jié)構(gòu)層次：服務(wù)模塊、通訊前置模塊及數(shù)據(jù)庫服務(wù)層。擴(kuò)充能力強(qiáng)，可 維護(hù)性高，透明性好。有利于系統(tǒng)的安全和管理，對突發(fā)故障，可以通過服務(wù)器轉(zhuǎn)移迅速解決。7. 應(yīng)用前景隨著公司的業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，必將有越

9、來越多的工作擺脫原有的管理運行模式，而改 為在以中心主機(jī)系統(tǒng)為核心、以寬帶網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)上運行，以滿足工作實時、高效的 要求。8. 使用效益在法律法規(guī)日臻完善的今天，防范經(jīng)營風(fēng)險，加強(qiáng)和規(guī)范合同的管理意義十分重大，不 但可以提高合同辦事效益，提高合同經(jīng)辦人、審批人員的契約意識，維護(hù)我局的合法權(quán)益，間 接體現(xiàn)在公司內(nèi)的經(jīng)濟(jì)效益也尤為明顯。8.1 大大提高了工作效率據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計，該系統(tǒng)的投入使用大大提高了公司的工作效率，利用辦公自動化網(wǎng)絡(luò)， 提高合同的會簽效率，加強(qiáng)協(xié)議的管理。通過網(wǎng)絡(luò)即可完成合同的辦理、查詢過程，減輕了合 同辦理部門員工的工作壓力，最主要是能夠節(jié)省大量的時間，用計算機(jī)管理合同可以極大的提 高查找速度，每年可節(jié)約勞動人工勞動成本 20萬元左右。8.2 節(jié)約了辦公成本由于實施了電子辦公，以往辦理時需要傳閱的的紙質(zhì)文件已經(jīng)可以節(jié)約下來