崗位分析與崗位說明書培訓(xùn)知識

1、、崗位工作分析 崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對某工作進(jìn)行完整的描述或說明，以便為人力 資源管理活動提供有關(guān)崗位方面的信息， 從而進(jìn)行一系列崗位信息的收集、 分析和綜合的人 力資源管理的基礎(chǔ)性活動。 很多企業(yè)由于缺乏準(zhǔn)確的工作說明而付出了很大的代價， 結(jié)果導(dǎo) 致了很多人力資源工作缺乏針對性， 難以開展。 那么如何制訂崗位工作說明書呢？崗位分析 要從以下八個要素開始著手進(jìn)行分析，即 (7W1H): WHO: 誰從事此項工作，責(zé)任人是誰，對人員的學(xué)歷及文化程度、專業(yè)知識與技能、經(jīng) 驗以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。 WHAT: 在雇員要完成的工作任務(wù)當(dāng)位中，哪些是屬于體力勞動的范疇、哪些又是屬于 智

2、力勞動的范疇呢？ WHOM: 為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工， 包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級、下級、同事、客戶等。 WHY: 為什么做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。 WHEN: 工作任務(wù)應(yīng)該被要求在什么時候完成呢？ WHERE: 工作的地點、環(huán)境等。 What qualificatiaons：從事這項工作的雇員應(yīng)該具備哪些資質(zhì)條件呢？ HOW: 如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需 要的權(quán)利。 崗位工作分析是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)進(jìn)行崗位工作分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階 段、按步驟地進(jìn)行。 進(jìn)行崗位工作

3、分析通常使用的方法有： 問卷調(diào)查、 總結(jié)分析、 員工記錄、 直接面談、 觀察法等方法。 有了崗位工作分析的結(jié)果以后， 我們就可以著手制定崗位工作說 明書了。 二、崗位工作說明書 也稱崗位說明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和 在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。崗位工作說明書最好是根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定， 而且在編制時，要注意文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好，避 免形式化、書面化。 另外，在實際工作當(dāng)中，隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，崗位說明書在制定之后，還要在 一定的時間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充，以便與公司的實際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。 而且

4、，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數(shù)情況下，崗位說明 書應(yīng)該包括以下的主要內(nèi)容： 1. 崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關(guān)系、直屬主管、所屬部門、 工資等級、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。 2. 崗位分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。 3. 崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內(nèi)容 , 并逐項加以說明崗位工作活動的內(nèi)容， 以及各活動內(nèi)容所占時間百分比，活動內(nèi)容的權(quán)限；執(zhí)行的依據(jù)等。 4. 崗位工作責(zé)任：包括直接責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任（非管理崗位則沒有此項內(nèi)容），要逐項 列出任職者工作職責(zé)。 5. 崗位工作資格：即從事

5、該項崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學(xué)歷、個 性特點、體力要求以及其他方面的要求。 崗位說明書是指對對崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、環(huán)境、處理方法以及對崗位工作 人員的資格條件的要求所做的書面記錄。 它是根據(jù)崗位分析的各種調(diào)查資料， 加以整理、 分 析、判斷所得出的結(jié)論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結(jié)果。此外，有必要注意的 是，崗位工作說明書的內(nèi)容，可依據(jù)崗位工作分析的目標(biāo)加以調(diào)整，內(nèi)容可繁可簡。 崗位工作說明書的外在形式，是根據(jù)一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也 可用文字?jǐn)⑹?。編制崗位工作說明書的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動合 同以及職業(yè)指導(dǎo)等現(xiàn)代企業(yè)管理

6、業(yè)務(wù)，提供原始資料和科學(xué)依據(jù)。 崗位工作說明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位工作說明書的編寫， 也并不是一勞永逸的工作。實際中，當(dāng)企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有出現(xiàn)職位增加、撤消的情況， 更常見的情形便是崗位的某項工作職責(zé)和內(nèi)容的變動， 甚至于每一次工作信息的變動， 都應(yīng) 該要求及時記錄在案， 并迅速反映到崗位工作說明書的調(diào)整之中。 在遇到崗位工作說明書要 加以調(diào)整的情況下， 一般由崗位所在部門的負(fù)責(zé)人， 向人力資源部提出申請， 并填寫標(biāo)準(zhǔn)的 崗位說明書修改表，由人力資源部門進(jìn)行信息收集，并對職位說明書做出相應(yīng)的修改。 三、崗位說明書的填寫 崗位說明書的格式可以是多種多樣的 , 關(guān)鍵是要在使

7、用了統(tǒng)一格式的崗位說明書后， 應(yīng) 該用準(zhǔn)確、 簡潔的語言， 將上述的五大部份全部或主要部份加以表述， 以便形成規(guī)范、 準(zhǔn)確、 使用方便的管理文件。 眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點和急需解決的問題。有的是為設(shè)計培訓(xùn)方 案，提高員工的技術(shù)素質(zhì)； 有的是為了制定更切合實際的獎勵制度， 調(diào)動員工工作的積極性； 還有的是為根據(jù)工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進(jìn)行的 崗位工作分析的側(cè)重點就不一樣?？梢话銇碚f，崗位工作分析主要包括兩方面的內(nèi)容： （一）崗位描述 崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內(nèi)容： 1 、 崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。

8、2 、 崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務(wù)、工作職責(zé)、完成工作所需要的資料、 機(jī)器設(shè)備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級關(guān)系。 3 、 工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當(dāng)?shù)墓庹斩?、通風(fēng)設(shè)備、安全措施、 建筑條件，甚至工作的地理位置。 4 、 社會環(huán)境。包括工作團(tuán)體的情況、社會心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部 門之間的關(guān)系等。此外，應(yīng)該說明企業(yè)和組織內(nèi)以及附近的文化和生活設(shè)施。 5 、 職業(yè)條件。由于人們常常根據(jù)職業(yè)條件來判斷和解釋職務(wù)描述中的其它內(nèi)容，因 而這部分內(nèi)容特別重要。職業(yè)條件說明了工作的各方面特點：工資報酬、獎金制度、工作時 間、工作季節(jié)性、晉級

9、機(jī)會、進(jìn)修和提高的機(jī)會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作 的關(guān)系，等等。 （二）崗位要求 崗位要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、興趣、體格和行 為特點等心理及生理要求。 制定工作要求的目的是決定重要的個體特征， 以此作為人員篩選、 任用和調(diào)配的基礎(chǔ)。 崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨立判斷與思考能力、記憶力、注意力、 知覺能力、警覺性、操作能力（速度、準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)性）、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。 崗位要求還包括文化程度、 工作經(jīng)驗、 生活經(jīng)歷和健康狀況等。 崗位要求可以用經(jīng)驗判斷的 方法獲得，也可以通過統(tǒng)計分析方式來確定。 基于以上崗位分析的基礎(chǔ)理論，是從

10、大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若根據(jù) 某公司職（崗）位說明書的描述，再加以細(xì)化分析，具體可從以下幾個方面進(jìn)行考慮： 崗位基本信息 崗位基本信息也稱為工作標(biāo)識。包括崗（職）位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、 直接上級、職等職級、定員等。 2 、 工作內(nèi)容描述 這是最主要的內(nèi)容，此欄詳細(xì)描述該職位所從事的具體的工作，應(yīng)全面、詳盡地寫出 完成工作目標(biāo)所要做的每一項工作， 包括每項工作的綜述、 活動過程、 工作聯(lián)系和工作權(quán)限。 同時， 在這一項中還可以同時描述每項工作的環(huán)境和工作條件， 以及在不同階段所用到的不 同的工具和設(shè)備。 3 、 任職資格 （1 ）教育背景此項填寫從事該職位目前應(yīng)具有的最

11、低學(xué)歷要求。在進(jìn)行工作分析 時，經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗豐富的高中學(xué)歷的員工，但他的教 育背景顯然不能代表所需要的教育水平。 在確定教育背景時應(yīng)該考慮， 如果讓一位新員工來 工作，他最低應(yīng)是什么學(xué)歷，而不一定是當(dāng)前在職員工的學(xué)歷。 （2 ）經(jīng)驗 此項反應(yīng)從事該職位之前，應(yīng)具有的最起碼的工作經(jīng)驗要求，一般包括 兩方面， 一是專業(yè)經(jīng)歷要求， 即相關(guān)的知識經(jīng)驗背景； 另一個需要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng) 歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。 （3 ）技能要求 此項反映從事該職位應(yīng)具有的基本技能和能力。 某些職位對專業(yè)技能 要求較高， 沒有此項專業(yè)技能就無法開展工作。 而另

12、一些職位相比之下則對某些能力要求更 為明確。 （4 ）個性特質(zhì) 指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。 （ 5）培訓(xùn)經(jīng)歷 此欄反映從事該職位前，應(yīng)進(jìn)行的基本的專業(yè)培訓(xùn)，否則將不允許上 任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗、工作技能之后，還必須經(jīng) 過哪些培訓(xùn)。 （ 6）其它 例如反映該崗位通常表現(xiàn)的工作特性，在流水線上可能需要三班倒；在高 科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班；建筑施工人員經(jīng)常出差；一般管理人員則正常上下班等。 4 、 責(zé)權(quán)范圍 （1 ） 責(zé)任 指此項工作所擔(dān)負(fù)的職責(zé)和應(yīng)當(dāng)按時完成的任務(wù)。 （2 ） 權(quán)力 一定的工作崗位要承擔(dān)一定的責(zé)任，必須要有相映成趣的人、財、物

13、上 的支配權(quán)力。 四、案例分析研究 （案例摘要） “瑪麗，我真不知道你到底需要怎樣的機(jī)械操作工？ ”高爾夫機(jī)械制造 有限公司人力資源部經(jīng)理約翰 ? 安德森說道： “我已經(jīng)為你送去了四個人給你面試，并且這 四個人看上去都大致符合所需崗位說明書的要求，可是，你卻將他們?nèi)烤苤陂T外。 ” “符合崗位說明書的要求？ ”瑪麗頗為驚訝地回答道： “可我所要找的卻是那種一錄用， 就能夠直接上手做事的人； 而你送給我的人， 都不能夠勝任實際操作工作， 并不是我所要找 的人。再者，我根本就沒瞧見你所說的什么崗位說明書。 ” 聞聽此言，約翰二話沒說地為瑪麗拿來崗位說明書的復(fù)印件。當(dāng)他們將崗位說明書與 現(xiàn)實所需崗

14、位逐條加以對照時， 才發(fā)現(xiàn)問題之所在： 原來這些崗位說明書已經(jīng)嚴(yán)重地脫離實 際，也就是說，崗位說明書沒有將實際工作中的變動寫進(jìn)去。例如，崗位說明書要求從業(yè)人 員具備舊式鉆探機(jī)的工作經(jīng)驗， 而實際工作卻已經(jīng)采用了數(shù)控機(jī)床的最新技術(shù)。 因此， 工人 們?yōu)榱烁行实厥褂眯聶C(jī)器，必須得具備更多的數(shù)學(xué)知識。 在聽完瑪麗描述機(jī)械操作工作所需的技能以及從業(yè)人員需要履行的職責(zé)后，約翰喜形 于色地說道： “我想我們現(xiàn)在能夠?qū)懗鲆环轀?zhǔn)確描述該項工作的崗位說明書，并且使用這份 崗位說明書作為指導(dǎo)， 一定能夠找到你所需要的合適人選。 我堅信， 只要我們的工作更加緊 密地配合，上述那種不愉快的事情，決不會再發(fā)生了。

15、” （問題分析）首先，必須要認(rèn)識到，雖然崗位說明書在上述案例中，不能非常準(zhǔn)確無 誤地界定出招聘崗位所要求的職責(zé)與技能，但是，人力資源部經(jīng)理約翰 . 安德森沒有崗位說 明書的幫助， 就很難確定出所需崗位應(yīng)該具備何種專業(yè)技能了。 通過以上案例， 可以發(fā)現(xiàn)這 具有普遍規(guī)律性的人力資源管理問題， 那就是崗位說明書所描述的崗位與實際工作當(dāng)中的崗 位并不是絕對同一的概念。 盡管在當(dāng)今二十一世紀(jì)，科技發(fā)展神速、工作崗位的內(nèi)涵和要求變化如此之快，使得 那些一成不變的崗位說明書， 在實際工作當(dāng)中起到的作用是如此的蒼白， 甚至于起到適得其 反的作用。 但是， 除上述案例列舉的要求人力資源部與用人單位親密無間地協(xié)作外， 持續(xù)不 斷地工作分析工作也可以用來規(guī)避崗位說明書的負(fù)面影響外。 眾所周知，工作分析作為人力資源管理的一項基礎(chǔ)性工作，即使連用于編制崗位說明 書的全套資料， 也全都來源于通過科學(xué)的工作分析所采集到的信息。 根據(jù)現(xiàn)代科學(xué)管理理論， 工作分析就是指科學(xué)地規(guī)劃出組織體系中的各個崗位在從業(yè)的過程中，應(yīng)該履行哪些職責(zé)， 具備哪些知識，需要何種技能的管理過程系統(tǒng)。 如上述工作分析的質(zhì)界定義與