辦公郵件使用禮儀規(guī)范

1、辦公郵件使用禮儀規(guī)范電子郵件是我們?nèi)粘＾k公不可或缺的交流方式， 如何規(guī)范地使用郵件，了解 郵件使用的禮儀，對(duì)有效溝通、提高工作效率、營(yíng)造文明的辦公環(huán)境，有著重要 的作用。1. 決定郵件的目的和內(nèi)容發(fā)郵件前，需要考慮內(nèi)容是否適宜用郵件發(fā)送。1.1郵件適用范圍：（1）正式工作報(bào)告；（2）部門(mén)之間事務(wù)往來(lái)；（3）通知；（4）知識(shí)推薦和信息傳遞；（5）沒(méi)有見(jiàn)面交流條件的其他交流內(nèi)容；（6）難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說(shuō)明清楚的其他事項(xiàng)。1.2不適用內(nèi)容：（1）要求立即回應(yīng)的緊急事務(wù)；（2）有不同觀點(diǎn)的人需要參與討論的內(nèi)容；（3）不方便使用郵件呈現(xiàn)的其他內(nèi)容，如：動(dòng)畫(huà)、音頻、視頻等。2. 郵件寫(xiě)作2.1收件對(duì)象（

2、1）收件人/TO:要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題， 理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)；（2）抄送人/CC:只是需要知道郵件所說(shuō)明事情，沒(méi)有義務(wù)予以響應(yīng)，有建議時(shí)可回復(fù)；（3）密送人/BCC:收信人不知道的收件對(duì)象。2.1.1收件對(duì)象排列順序收信人的排列需遵循一定的順序規(guī)則：（1）按部門(mén)排列；（2）按職等職級(jí)從高到低排列。2.1.2注意事項(xiàng)只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人資源。2.2標(biāo)題/主題（1）引起收件人的注意；（2）告知郵件的主要內(nèi)容；（3）讓收件對(duì)象知其所以然。2.2.1注意事項(xiàng)（1）空白標(biāo)題是最失禮的，如果在未寫(xiě)明標(biāo)題的情況下誤發(fā)郵件，請(qǐng)追加 一封郵件表示歉意；（2）標(biāo)題宜短不宜長(zhǎng)；（3）

3、 對(duì)外郵件標(biāo)題應(yīng)寫(xiě)明出處，例如：“來(lái)自豐誠(chéng)公司XXX的郵件”；（4）標(biāo)題要能真實(shí)反映郵件的內(nèi)容和重要性；（5）封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題；（6）可適當(dāng)使用大寫(xiě)字母、字符（如“！”）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件對(duì)象 的注意；（7）不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和語(yǔ)句不通順的地方。2.3稱呼和問(wèn)候郵件開(kāi)頭要稱呼收件人，開(kāi)頭結(jié)尾最好有問(wèn)候語(yǔ)2.3.1稱呼（1）稱呼是頂格第一行書(shū)寫(xiě)；（2）同級(jí)、下級(jí)用親切的稱呼，昵稱等均可；（3） 多人、群體用統(tǒng)稱，如各位、大家、Dear All等均可；（4）上級(jí)用尊稱（頭銜、性別），如 X總、Y經(jīng)理、Z女士等均可。2.3.2問(wèn)候語(yǔ)（1）開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)，換行空兩格書(shū)寫(xiě)；（2）非常正式的郵件，可用

4、問(wèn)候語(yǔ)“您好！”、“大家好！ ”等。2.4正文（1）一般使用默認(rèn)字體；（2）若收件對(duì)象不認(rèn)識(shí)您，應(yīng)先表明身份?？梢允谴淼钠髽I(yè)名或您的姓 名，具體身份根據(jù)郵件的目的而采用；（3）正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句；（4）清晰列出觀點(diǎn)或事項(xiàng)：1, 2, 3；（5）合理提示重要信息，可以是加粗或者標(biāo)紅色，但盡量保證頁(yè)面簡(jiǎn)潔， 不影響查閱；（6）如有附件，應(yīng)在正文中提示。如附件是特殊格式，應(yīng)說(shuō)明打開(kāi)方式。2.5結(jié)尾（1）明確表明發(fā)件人的身份；（2）有些正式郵件（如信件、感謝函、邀請(qǐng)函）需落款：包括企業(yè)名（以 個(gè)人名義發(fā)送時(shí)可省略）、發(fā)件人職位姓名（代表企業(yè)身份時(shí)可省略）、時(shí)間;（3）如無(wú)需落款，我司

5、統(tǒng)一米用個(gè)人簽名檔。2.6簽名檔(1) 請(qǐng)使用市場(chǎng)部提供的統(tǒng)一版本；(2) 對(duì)內(nèi)郵件需添加簽名檔；(3) 對(duì)外郵件已有落款時(shí)，無(wú)需添加簽名檔，否則一律使用統(tǒng)一的簽名檔。2.7附件(1) 附件命名應(yīng)能概括附件內(nèi)容；(2) 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，超過(guò)4個(gè)應(yīng)打包壓縮；(3) 如附件過(guò)大，可壓縮或轉(zhuǎn)成 PDF格式，或發(fā)送稍小的圖表或圖片。3. 郵件的發(fā)送3.1發(fā)送前的檢查(1) 檢查主題欄是否書(shū)寫(xiě)，有無(wú)錯(cuò)別字，標(biāo)題能否概括郵件內(nèi)容；(2) 收件人郵箱是否正確，收件人有無(wú)遺漏，收件人的順序是否正確；(3) 檢查正文，是否有錯(cuò)別字或語(yǔ)句不通順；(4) 檢查是否附上正確的附件。3.2發(fā)送時(shí)間較緊急的郵件請(qǐng)勿在臨下班前或者休息時(shí)間發(fā)送。若必須發(fā)送，可致電提醒收件人查收。4. 郵件的回復(fù)(1) 回復(fù)郵件時(shí),可根據(jù)回復(fù)內(nèi)容適當(dāng)修改標(biāo)題，請(qǐng)勿“ RE RE RE” 一大串；(2) 回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)刪除附件，避免占用太多資源；(3) 避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多