會(huì)議費(fèi)管理細(xì)則

1、會(huì)議費(fèi)管理細(xì)則1 總則1.1 為加強(qiáng) xx 公司（以下簡(jiǎn)稱 xx 公司）會(huì)議費(fèi)的管理，規(guī)范和控 制會(huì)議費(fèi)支出，根據(jù)公司實(shí)際和寶鋼集團(tuán)有限公司相關(guān)管理制度，特 制定本管理細(xì)則。1.2 公司的會(huì)議費(fèi)是指公司為管理和組織經(jīng)營(yíng)協(xié)調(diào)等活動(dòng)而召開 的會(huì)議所發(fā)生的費(fèi)用。2 會(huì)議費(fèi)分類2.1 公司會(huì)議費(fèi)根據(jù)其管理的內(nèi)容，分為公司專項(xiàng)會(huì)議費(fèi)和部門會(huì) 議費(fèi)。2.2 公司專項(xiàng)會(huì)議費(fèi)是指由辦公室專項(xiàng)歸口管理的用于在公司外 部組織召開經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并參加的公司級(jí)會(huì)議，以及各類公司層面 的接待性承辦會(huì)議發(fā)生的費(fèi)用。2.3 部門會(huì)議費(fèi)是指公司各部門在公司外部為管理和組織本單位 業(yè)務(wù)所組織的各類專業(yè)性會(huì)議發(fā)生的費(fèi)用和用于有特

2、殊意義的座談 會(huì)、茶話會(huì)等費(fèi)用。2.3.1 各部門負(fù)責(zé)的專題會(huì)議，原則上由主管部門主辦,必要時(shí)由 辦公室組織協(xié)調(diào)或主辦。主管部門負(fù)責(zé)事項(xiàng)：會(huì)議策劃明確參會(huì)范圍、 會(huì)議議題，負(fù)責(zé)材料準(zhǔn)備等；根據(jù)公司相關(guān)制度要求，做好會(huì)議記錄、 編制會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議事項(xiàng)的跟進(jìn)等工作。2.3.2 辦公室、各部門做好年度會(huì)議預(yù)算、建立會(huì)議費(fèi)使用登記臺(tái) 帳，記錄會(huì)議費(fèi)用開支明細(xì)，并對(duì)會(huì)議費(fèi)用使用的合理性負(fù)責(zé)。3 會(huì)議費(fèi)開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)3.1 會(huì)議費(fèi)具體包括會(huì)場(chǎng)、會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)、會(huì)議會(huì)標(biāo)制作費(fèi)、會(huì) 議用餐費(fèi)、必須由公司承擔(dān)的外單位人員差旅費(fèi)（包含交通費(fèi)及住宿 費(fèi)）及與組織會(huì)議相關(guān)的其他費(fèi)用。3.2 公司內(nèi)部人員參加會(huì)議發(fā)

3、生的差旅費(fèi)列支各部門差旅費(fèi)用。 3.3 公司內(nèi)部的各類會(huì)議應(yīng)在公司自有場(chǎng)所舉辦。如需用餐，安排工作餐或自助餐，費(fèi)用不超過(guò) 80 元/人,在滬會(huì)議原則上不安排晚餐。 3.4 公司主辦和承辦的會(huì)議（邀請(qǐng)外部人員參加的）原則上在公司自有場(chǎng)所舉辦，會(huì)議在非自有場(chǎng)所舉辦、需要安排用餐和宴請(qǐng)的需要 一事一報(bào)。3.5 召開各類茶話會(huì)、座談會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)為 40 元/人次以內(nèi)。4 會(huì)議費(fèi)的預(yù)算管理4.1 會(huì)議費(fèi)實(shí)行專項(xiàng)預(yù)算管理。4.2 經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部是會(huì)議費(fèi)的預(yù)算綜合管理部門，辦公室、各部門是 公司專項(xiàng)會(huì)議費(fèi)和部門會(huì)議費(fèi)預(yù)算編制申報(bào)、具體使用控制、臺(tái)賬登 記部門。4.3 辦公室、各部門每年按照經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部的統(tǒng)一布置編制年

4、度預(yù)算 時(shí)，同時(shí)編制由本部門作為責(zé)任者的公司專項(xiàng)會(huì)議和部門會(huì)議的會(huì)議 計(jì)劃及會(huì)議費(fèi)年度預(yù)算，并按照會(huì)議費(fèi)的分類將公司專項(xiàng)會(huì)議的預(yù)算 報(bào)送辦公室、將部門負(fù)責(zé)會(huì)議的預(yù)算報(bào)送經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部。4.4 會(huì)議費(fèi)年度預(yù)算編制的內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議名稱、會(huì)議內(nèi)容、會(huì) 議日期、會(huì)議天數(shù)、參加單位及與會(huì)人數(shù)、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議需要發(fā)生 的各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)預(yù)算，填報(bào)年度會(huì)議預(yù)算計(jì)劃表（具體格式見附件 1）。4.4.1 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)專項(xiàng)會(huì)議的合理性、必要性及會(huì)議地點(diǎn)、級(jí)別、 類型及性質(zhì)，以及會(huì)議費(fèi)用的各個(gè)明細(xì)費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行審核匯編后，將 會(huì)議計(jì)劃及會(huì)議費(fèi)用預(yù)算報(bào)送經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部。4.4.2 經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部對(duì)辦公室和各部門編制的預(yù)算審核后，納

5、入年度 費(fèi)用預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.5 辦公室、各部門舉辦年度預(yù)算外的會(huì)議，須事先辦理召開會(huì)議 預(yù)算追加手續(xù)，預(yù)算追加流程同年度預(yù)算編制流程。5 會(huì)議費(fèi)使用管理5.1 辦公室、各部門應(yīng)根據(jù)年度會(huì)議計(jì)劃和會(huì)議費(fèi)用預(yù)算合理安 排、使用會(huì)議費(fèi)用。5.2 辦公室、各部門舉行會(huì)議時(shí)，須在會(huì)前提交書面申請(qǐng)（具體格 式見附件 2），報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。申請(qǐng)報(bào)告中應(yīng)詳細(xì)列示會(huì)議類型、會(huì) 議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議天數(shù)、參會(huì)單位、參會(huì)人數(shù)及會(huì)議費(fèi)明細(xì)預(yù) 算等基本信息。5.3 辦公室、各部門辦理會(huì)議費(fèi)用報(bào)支時(shí)，除應(yīng)提供經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審 批同意的會(huì)議舉辦申請(qǐng)，正規(guī)、真實(shí)有效的發(fā)票和由會(huì)議承辦單位編 制的費(fèi)用支出明細(xì)外，還須提

6、供由會(huì)議舉辦部門編制的詳細(xì)記錄會(huì)議 費(fèi)用支出明細(xì)清單（具體格式見附件 3）。5.3.1 若費(fèi)用報(bào)支金額超過(guò)會(huì)前提交的申請(qǐng)的費(fèi)用額度，未超過(guò)部 門年度預(yù)算的，須提供經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意的情況說(shuō)明。5.3.2 若費(fèi)用報(bào)支金額超過(guò)部門年度預(yù)算的，需辦理完畢年度預(yù)算 追加的審批手續(xù)，報(bào)經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部后，方可報(bào)支。5.4 辦公室、各部門應(yīng)對(duì)照會(huì)議計(jì)劃及會(huì)議費(fèi)年度預(yù)算，建立會(huì)議 費(fèi)使用登記臺(tái)帳（具體格式見附件 4），記錄會(huì)議計(jì)劃及會(huì)議費(fèi)預(yù)算執(zhí) 行情況，并對(duì)會(huì)議費(fèi)用使用的合理性負(fù)責(zé)。5.5 若召開會(huì)議需委托中介機(jī)構(gòu)辦理，辦公室、各部門需按照公司 相關(guān)管理制度的要求及授權(quán)，辦理與中介機(jī)構(gòu)簽訂委托召開會(huì)議的合 同或協(xié)

7、議的相關(guān)手續(xù)。6 會(huì)議費(fèi)用的審計(jì)與監(jiān)督6.1 公司的專項(xiàng)會(huì)議及各部門召開的部門會(huì)議等各類會(huì)議，必須嚴(yán) 格執(zhí)行審批手續(xù)，嚴(yán)格按照年度預(yù)算控制費(fèi)用開支。6.2 審計(jì)監(jiān)察部根據(jù)年度工作計(jì)劃安排，負(fù)責(zé)對(duì)公司專項(xiàng)會(huì)議及各 部門召開的部門會(huì)議等各類會(huì)議的審批流程、執(zhí)行會(huì)議計(jì)劃與預(yù)算、 會(huì)議費(fèi)用支出明細(xì)清單、會(huì)議費(fèi)用使用登記臺(tái)賬等情況進(jìn)行不定期審 計(jì)和監(jiān)督檢查。7 附則7.1 本細(xì)則由公司經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。7.2 本細(xì)則自實(shí)施之日起生效。附件 1：xx 部 xx 年度會(huì)議預(yù)算計(jì)劃表序號(hào)1234567891011會(huì)議費(fèi)合計(jì) （1-8、10-11） 差旅費(fèi)合計(jì) （9）編制人：內(nèi)容會(huì)議名稱會(huì)議內(nèi)容會(huì)議日期會(huì)議天

8、數(shù)參會(huì)單位參會(huì)人數(shù)會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)會(huì)議餐費(fèi)會(huì)議住宿費(fèi)(內(nèi)部人員）會(huì)議住宿費(fèi)（外部人員）其他費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃審核人：附表 2：xx 部 xx 年度會(huì)議費(fèi)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期20年 月日會(huì)議 內(nèi)部會(huì)議 在滬召開不安排晚餐 在滬召開安排晚餐） 承辦會(huì)議類型 主辦的邀請(qǐng)外部人員（包括業(yè)主等）參加的會(huì)議 座談會(huì) 茶話會(huì)事由（含主題、內(nèi)外單位（部門）和人數(shù)、日程、行程、議程和預(yù)計(jì)費(fèi)用，包括：按會(huì)次、 人員類別和標(biāo)準(zhǔn)等，就會(huì)場(chǎng)、設(shè)備租賃、會(huì)標(biāo)、資料、茶歇等會(huì)務(wù)費(fèi)用，餐飲、住宿、禮品、 來(lái)客的往返差旅及住宿等費(fèi)用，列明明細(xì)構(gòu)成并計(jì)算，可附頁(yè)）：預(yù)定時(shí)間：20 年月 日 -20年月 日地點(diǎn)（可多選）：上海市內(nèi) 上

9、海市外 自有場(chǎng)所：非自有場(chǎng)所：茶歇：無(wú) 有 ；來(lái)賓的往返差旅、住宿費(fèi)用：承擔(dān) 承擔(dān)； 如有，需說(shuō)明行程、預(yù)算等。禮品：無(wú) 有公司 logo 的紀(jì)念品：份 個(gè)性化禮品：份（如需要，須按公司有關(guān)規(guī)定辦理）委托代理或代辦公司：否 、是（原則上采用競(jìng)爭(zhēng)方式（含書面密封報(bào)價(jià)）確定，采用獨(dú) 家審價(jià)的必須說(shuō)明理由，并必須按權(quán)限簽訂書面合同 ）費(fèi)用承擔(dān)方（如多方分?jǐn)偟?，需列明分?jǐn)偨痤~或比例）：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人：20 年 月 日公司領(lǐng)導(dǎo)：20 年 月 日附件 3：1. 會(huì)議類型2. 會(huì)議名稱3. 會(huì)議天數(shù)4. 會(huì)議地點(diǎn)5. 參會(huì)人數(shù)xx 部 xx 年會(huì)議費(fèi)用支出明細(xì)表內(nèi)部會(huì)議 主辦會(huì)議 承辦會(huì)議 座談會(huì) 茶話會(huì)6.會(huì)議費(fèi)用1 會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)2 會(huì)議餐費(fèi)