辦公自動化軟件的管理價值論文

1、辦公自動化軟件的管理價值論文摘要：在數(shù)字商業(yè)時代的今天，管理意識和管理環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。過去金字塔式的管理結(jié)構(gòu)現(xiàn)已被打破，逐漸由多層次的管理時期進(jìn)入扁平化管理時期。管理、監(jiān)督的精度要求不斷提高，用知識創(chuàng)造的工作越來越多。對信息量的要求也隨之增加，溝通數(shù)量和質(zhì)量要求都在提升。如果把管理工作比作一部車，那么管理工具應(yīng)該就是車輪子，是它使得管理工作轉(zhuǎn)動起來，而OA軟件(辦公自動化軟件)就是使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，幫助管理者在競爭中領(lǐng)先一步。OA軟件是結(jié)合先進(jìn)的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術(shù)開發(fā)的軟件產(chǎn)品。其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫

2、助個人實現(xiàn)輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實踐對群體管理的工具，是組織網(wǎng)絡(luò)辦公、協(xié)同辦公的軟件。 關(guān)鍵詞：辦公自動化軟件管理 一、辦公自動化軟件的應(yīng)用價值 （一）連接。通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。 （二）溝通。及時進(jìn)行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。 （三）協(xié)同。以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。 （四）監(jiān)控。工作過程

3、的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。 二、辦公自動化軟件的管理價值 增強(qiáng)管理執(zhí)行力是辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規(guī)范流程、加強(qiáng)溝通以增強(qiáng)管理執(zhí)行力。在實際應(yīng)用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)在以下四個方面。 （一）建立內(nèi)部通訊平臺。平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進(jìn)行。 （二）建立信息發(fā)布平臺。公告、調(diào)查、討論的發(fā)布讓信息準(zhǔn)確無誤地傳遞到各個用戶。 （三）實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動化。協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對象靈活使用。 （四）實現(xiàn)文件管理的自動化。通過OA辦公平臺進(jìn)行電子公文的發(fā)布，

4、在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管理中建立相應(yīng)的文件夾進(jìn)行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進(jìn)行文檔的共享和借閱，方便地實現(xiàn)了知識的共享。 三、辦公自動化軟件在公司的應(yīng)用 （一）連接。就廠區(qū)而言，公司下屬廠、機(jī)關(guān)處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個分廠和機(jī)關(guān)處室的電腦連接起來，在廠區(qū)形成了一個依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場所。 （二）溝通。通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告發(fā)布均會有一個紅色的信息提示彈出)功

5、能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎(chǔ)。 （三）協(xié)同。協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時，使用者進(jìn)行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統(tǒng)會自動顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時間、修改者的姓名)。 （四）監(jiān)控。監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點流轉(zhuǎn)情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時可以進(jìn)行事項跟蹤的設(shè)置。 四、辦公自動化軟件的應(yīng)用體會 首先，使用該軟件后使管理

6、工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息發(fā)布平臺使無效會議減少。 其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀(jì)福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通潤滑劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強(qiáng)了團(tuán)隊精神。 第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業(yè)務(wù)、每個職員的進(jìn)度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。: 第四，規(guī)范性增強(qiáng)。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進(jìn)行。同時，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營風(fēng)險，增加了監(jiān)督性。最重要的一點是實現(xiàn)了知識管理。文檔管理自動化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。 五、結(jié)束語 第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭