酒店客房管理系統(tǒng)需求分析

1、 項(xiàng)目需求分析說明書 酒店客房管理系統(tǒng) 學(xué)校： 廣東松山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 （班別：計(jì)算機(jī)系軟件 2班 姓名： 陳月同學(xué)號(hào)：20130303207 姓名： 黃茹靖學(xué)號(hào)：20130303208 審查老師: 日期： 年月日 目錄 1. 引言 3 1.1 編寫目的 3 1.2開發(fā)環(huán)境 3 2. 任務(wù)概述 2.1 目標(biāo) 4 2.2 用戶的特點(diǎn) 4 3 需求規(guī)定 3.1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析 5 賓客預(yù)訂 5 賓客入住 6 賓客退房 7 財(cái)務(wù)審查 7 4. 數(shù)據(jù)流圖 8 5. 對(duì)功能的規(guī)定（整體框圖） 9 6. 對(duì)功能的描述 12 7. 系統(tǒng)的環(huán)境規(guī)定 7.1硬件環(huán)境 21 7.2軟件環(huán)境 21 8故障處理21

2、9.項(xiàng)目組成員及其分工 22 1. 引言 在信息高度發(fā)達(dá)的今天， 酒店業(yè)務(wù)涉及的各個(gè)工作環(huán)節(jié)已不再僅 僅是傳統(tǒng)的住宿、結(jié)算業(yè)務(wù)，而是更廣、更全面的服務(wù)性行業(yè)代表。 酒店賓館作為一個(gè)服務(wù)性行業(yè)， 從客房的營銷即客人的預(yù)訂開始， 到 入住登記直至最后退房結(jié)帳，整個(gè)過程應(yīng)該能夠體現(xiàn)以賓客為中心， 提供快捷、方便的服務(wù)，給賓客一種顧客至上的享受，提高酒店的管 理水平，簡化各種復(fù)雜操作，在最合理、最短時(shí)間內(nèi)完成酒店業(yè)務(wù)規(guī) 范操作，這樣才能令旅客舒適難忘，增加賓客回頭率。面對(duì)酒店業(yè)內(nèi) 激烈的競(jìng)爭形勢(shì)， 各酒店均在努力拓展其服務(wù)領(lǐng)域的廣度及深度。 雖 然信息化不是酒店走向成功的關(guān)鍵因素， 但它可以幫助那些真

3、正影響 成敗的要素發(fā)揮更大的效用。因此，采用全新的管理系統(tǒng)，將成為提 高酒店的管理效率，改善服務(wù)水準(zhǔn)的重要手段之一。 1.1 編寫目的 編寫本說明書是為了對(duì)酒店客房管理系統(tǒng)的定義和系統(tǒng)功能作 明確的界定，清楚地勾勒出各個(gè)功能模塊完成的功能及功能模塊間的 聯(lián)系。本說明書需經(jīng)用戶的認(rèn)可，它是進(jìn)一步開發(fā)的基礎(chǔ)和依據(jù)，同 時(shí)它也是系統(tǒng)完成后驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。 1.2 開發(fā)背景 酒店行業(yè)的激烈競(jìng)爭使得爭取客源、 提高酒店入住率、 制定正確 營銷策略已經(jīng)成為一項(xiàng)重要的任務(wù)，而借助于當(dāng)前蓬勃發(fā)展的 IT 工 具來拓展銷售能力，創(chuàng)造客觀的經(jīng)濟(jì)效益已經(jīng)成為許多酒店的首選。 作為一種有效的統(tǒng)計(jì)分析手段，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)發(fā)

4、揮其強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)， 在數(shù)據(jù)保存、數(shù)據(jù)交換方面的快速可靠，是手工操作所不能完成的。 本酒店客房管理系統(tǒng)主要針對(duì)酒店管理中最核心的客房管理， 旨在提 高酒店的管理效率，減免手工處理的繁瑣與誤差，及時(shí)、準(zhǔn)確地反映 酒店的工作情況、經(jīng)營情況，從而提高酒店的服務(wù)質(zhì)量，獲得更好的 經(jīng)濟(jì)效益；實(shí)現(xiàn)客房管理的規(guī)范化、自動(dòng)化。 任務(wù)概述 目標(biāo) 本酒店客房管理系統(tǒng)的總目標(biāo)是為用戶提供迅速、高效的服務(wù)， 減免手工處理的繁瑣與誤差，及時(shí)、準(zhǔn)確地反映酒店的工作情況、經(jīng) 營情況，從而提高酒店的服務(wù)質(zhì)量，獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益；實(shí)現(xiàn)客房 管理的規(guī)范化、自動(dòng)化。具體的目標(biāo)包括： （1）有效的預(yù)訂處理 （2）簡便迅捷的賓客接待登記服

5、務(wù) （3）實(shí)時(shí)、快速、準(zhǔn)確提供客房動(dòng)態(tài) （4）為財(cái)務(wù)提供嚴(yán)密的帳務(wù)系統(tǒng) （5）系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定可靠、各項(xiàng)維護(hù)功能齊全、易于維護(hù) 6）簡單、友好的操作界面 2.2用戶的特點(diǎn) 本酒店客房管理系統(tǒng)的用戶分為系統(tǒng)管理員和一般用戶兩類。對(duì) 于系統(tǒng)管理員，他能夠?qū)φ麄€(gè)系統(tǒng)進(jìn)行管理，能夠執(zhí)行整個(gè)系統(tǒng)的所 有操作，例如，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，添加用戶信息，給一般用戶 分配權(quán)限等。對(duì)于一般用戶，他可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)系統(tǒng)執(zhí)行 相應(yīng)的操作，他所具有的權(quán)限必須由系統(tǒng)管理員賦予。 可以根據(jù)酒店 客房管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，將一般用戶細(xì)分為接待員，收銀員，經(jīng)理等。 3需求規(guī)定 3.1系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析 3.1.1賓客預(yù)訂 3.1

6、.2賓客入住 3.1.3賓客退房 3.1.4財(cái)務(wù)核查 4數(shù)據(jù)流圖（DFD） 客人 5對(duì)功能的規(guī)定整體框圖 前臺(tái)收銀管理 財(cái)務(wù)核查管理 客房及客史管理 系統(tǒng)管理 6對(duì)功能的描述 基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)設(shè)置 【客房設(shè)置】 客房類型設(shè)置: 客房信息設(shè)置; 客房優(yōu)惠設(shè)置: 用于設(shè)置本酒店客房的分類信息，內(nèi)容包括房 類名稱、房價(jià)、夜審等。 用于設(shè)置客房的初始信息，包括房間號(hào)、房類 編號(hào)、樓層、額定人數(shù)、床數(shù)、房間特征、備 用于設(shè)置房價(jià)的打折信息，內(nèi)容包括折扣名、 折扣值、房類編號(hào)、打折后房價(jià)、開始時(shí)間、 結(jié)束時(shí)間、備注等。 【商品設(shè)置】 商品大類：用于對(duì)商品大類的設(shè)置，包括飲料類、食品類、日 用類、公物賠償類、

7、其它類、煙草類等。 商品類別；對(duì)每一個(gè)大類的商品進(jìn)行小類的設(shè)置，如飲料類里 面有飲料、酒水類等。 商品明細(xì)：用于對(duì)商品類別里面的商品類型的設(shè)置，如飲料里 面又分為綠茶、鮮橙多、可樂、雪碧、露露、礦泉 水、茉莉清茶等。 商品折扣：用于對(duì)商品折扣的設(shè)置，包括折扣方案的設(shè)置、折 扣內(nèi)容設(shè)置等。 【會(huì)員管理】用于對(duì)酒店會(huì)員的增加、銷戶以及會(huì)員資料的修改的管理 【系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置】 計(jì)費(fèi)設(shè)置：入住、退房時(shí)間劃分，如入住時(shí)間按 04: 00點(diǎn) 計(jì)算劃分；退房時(shí)間超過 12： 00點(diǎn)后加收半 天房費(fèi)；退房時(shí)間超過 20： 00點(diǎn)后加收一天 房費(fèi)。 系統(tǒng)設(shè)置：用于結(jié)帳登記單的設(shè)置以及會(huì)員積分的設(shè)置，結(jié) 帳和登記單

8、的設(shè)置主要是打印方式設(shè)置（包括 正常打印、高速打印、自定義打?。垙埖脑O(shè) 置（紙張大小、打印方向、打印份數(shù)）等；會(huì) 員積分設(shè)置包括對(duì)房間費(fèi)用積分、積分去除小 數(shù)部分等。 預(yù)訂管理 預(yù)訂管理 散客預(yù)訂 團(tuán)體預(yù)訂 【新增預(yù)訂】 團(tuán)體預(yù)訂：用于旅游團(tuán)、會(huì)議等成批可人且具有抵、離時(shí)間基 本一致和集體同意付帳等特殊情況下預(yù)訂一批房 間。團(tuán)體預(yù)訂要生成一個(gè)團(tuán)主單，團(tuán)主單可以理解 為統(tǒng)一管理這個(gè)團(tuán)體的主機(jī)構(gòu)，包括團(tuán)體的集中信 息管理和賬務(wù)管理。再從這個(gè)團(tuán)主單預(yù)訂具體的房 間類型、房間數(shù)，以及對(duì)預(yù)訂房間進(jìn)行排房、入住 等，并打印預(yù)訂報(bào)表。 散客預(yù)訂；客人單獨(dú)身份預(yù)訂房間。散客預(yù)訂一般要求輸入房 類、抵店日期

9、、離店日期、訂房人。如果指定入住 的客人姓名，還應(yīng)該調(diào)用該客人的入住歷史資料。 預(yù)訂后打印散客預(yù)訂報(bào)表。 【預(yù)訂查詢】 查詢客戶預(yù)訂的情況。 【預(yù)訂修改】 【房態(tài)查詢】 前臺(tái)接待管理 重新定義預(yù)訂的資料。 用于查詢當(dāng)日酒店實(shí)時(shí)房態(tài) 散客入住 賓客入住 團(tuán)體入住 月接待查詢 來賓查詢 今日來賓查詢 當(dāng)前在店賓客查詢 【賓客入住】 散客入?。河糜诳腿嗽跊]有預(yù)訂的情況下入住酒店房間，一般 要求輸入客人姓名，證件號(hào)，性別，國籍，地址， 工作單位人數(shù)，房間類別，房間價(jià)格，客戶類型（普 通，會(huì)員），客別（散客，團(tuán)體），登記時(shí)間，預(yù)計(jì) 離店時(shí)間，同時(shí)包括客史資料查詢，并且打印接待 登記單。 團(tuán)體入??；用于管

10、理團(tuán)體客人的入住，一般團(tuán)體客人都需要預(yù) 訂，因此團(tuán)體客人入住是給預(yù)訂的團(tuán)體安排具體的 房間。團(tuán)體入住同上資料要登記，團(tuán)體入住應(yīng)客人 要求分配房間，登記時(shí)登記帶團(tuán)人的同時(shí)也要登記 其他客人的資料，且打印接待登記單。 預(yù)訂入?。河糜陬A(yù)訂的客人抵達(dá)酒店后根據(jù)客人的預(yù)訂資料入 住酒店。預(yù)訂入住分兩種，一是給預(yù)訂的客人做了 排房，此時(shí)調(diào)出客人的排房客單直接入住房間；二 是還沒有給預(yù)訂單排房，此時(shí)調(diào)出客人的預(yù)訂單， 選擇合適的房間入住 【客人換房】用于根據(jù)在住客人的換房要求，兩位賓客互相對(duì)換房間或者是 調(diào)整賓客住房，并且打印換房登記單。 【客人續(xù)住】 用于登記在住客人的續(xù)住業(yè)務(wù)，及打印賓客續(xù)住登記單，在客

11、 人因意外情況而不能按期離店時(shí)，需要對(duì)其資料進(jìn)行修改，如 修改離店日期，加付預(yù)付金等，確保對(duì)酒店客房的有效預(yù)訂和 控制跑帳。 【在住登記資料修改】 用于對(duì)在住客人有誤登記資料的修改，或者增加客人 的資料。 【接待狀態(tài)表】 以表格的形式顯示今日的接待情況，打印及導(dǎo)出接待狀態(tài)報(bào) 表，包括序號(hào)，區(qū)域，項(xiàng)目名稱，規(guī)格及狀態(tài)。 【月接待查詢】 以表格形式顯示酒店當(dāng)月的接待情況，打印及導(dǎo)出月接待報(bào) 表，顯示各個(gè)房間當(dāng)月的接待次數(shù)及接待時(shí)間。 【來賓查詢】 今日來賓查詢：以表格的形式顯示今日來賓的所有資料，打印 及導(dǎo)出來賓資料報(bào)表。 當(dāng)前在店賓客查詢：以表格的形式顯示當(dāng)前在店賓客的所有資 料，打印及導(dǎo)出來賓

12、資料報(bào)表。 前臺(tái)收銀管理 前臺(tái)收銀管理 費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及分析 其他商品消費(fèi)管理 預(yù)付金管理 賓客退房 記帳操作 團(tuán)體退房 散客退房 貸方記帳 借方記帳 【記帳操作】借方記帳：將客人在酒店產(chǎn)生的所有消費(fèi)記入客人帳務(wù)。 貸方記帳；將客人結(jié)帳金額和預(yù)付押金記入客人帳務(wù)。 房費(fèi)，其他商品消費(fèi)等系統(tǒng)定義了自動(dòng)入賬的借方項(xiàng)目，系統(tǒng) 將在“日結(jié)”時(shí)自動(dòng)記入客人帳務(wù)，不需前臺(tái)收銀手工記入。 【賓客退房】 散客退房：散客離店時(shí)進(jìn)行的操作，包括登記退房信息，結(jié)帳, 打印帳單等。如果是會(huì)員，則根據(jù)酒店規(guī)定享受相 應(yīng)的折扣。 團(tuán)體退房：團(tuán)體離店時(shí)進(jìn)行批量團(tuán)成員退房操作。包括登記退 房信息，結(jié)帳，打印帳單等。團(tuán)體結(jié)帳時(shí)，可以

13、根 據(jù)團(tuán)體要求打印總帳單和分別打印每個(gè)客人的帳 單。 【預(yù)付金管理】 用于管理客人的預(yù)付金，可以細(xì)分為收取，結(jié)算和退還等功 【其他商品消費(fèi)管理】 用于管理客人在酒店除房費(fèi)以外的所有消費(fèi)。具體商 品信息及價(jià)格在“基礎(chǔ)設(shè)置”中設(shè)置。對(duì)于已設(shè)置的 收費(fèi)項(xiàng)目，系統(tǒng)將在“日結(jié)“時(shí)自動(dòng)記入客人帳務(wù)。 設(shè)置其他收費(fèi)項(xiàng)目后，可以根據(jù)客人要求單獨(dú)打印其 他商品消費(fèi)帳單。 【費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及分析】 用于對(duì)當(dāng)天結(jié)帳的總金額和當(dāng)天產(chǎn)生的所有消費(fèi)總金額 進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按經(jīng)營項(xiàng)目等進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)及分析。 財(cái)務(wù)核查管理 財(cái)務(wù)核查管理 【夜審】 當(dāng)日入住賓客：用于對(duì)當(dāng)日入住的賓客數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并查看當(dāng)日入 住賓客的登記信息。 明日預(yù)計(jì)抵

14、店賓客：用于對(duì)明日預(yù)計(jì)抵店賓客數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)， 并查看 明日預(yù)計(jì)抵店的賓客預(yù)訂信息。 明日預(yù)計(jì)離店賓客：用于對(duì)明日預(yù)計(jì)離店賓客數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)， 并查看 明日預(yù)計(jì)離店的賓客登記信息及消費(fèi)記錄。 當(dāng)前客房占有率：用于對(duì)當(dāng)日開房數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并查看所有客房的 當(dāng)前狀態(tài)，計(jì)算處于各種房態(tài)的客房占的百分 比。 【錯(cuò)帳處理】 對(duì)當(dāng)天錯(cuò)帳進(jìn)行處理，進(jìn)行改帳操作，改帳后將改帳前的帳目 和改帳后的帳目均記入改帳歷史，以便日后進(jìn)行核對(duì)。改帳操 作需具有改帳操作權(quán)限，其他人員不得執(zhí)行此項(xiàng)操作。 【消費(fèi)明細(xì)查詢】 查詢各種消費(fèi)帳單，包括房費(fèi)帳單，其他商品消費(fèi)帳單， 核對(duì)金額是否正確，打印消費(fèi)明細(xì)報(bào)表。 【收銀明細(xì)查詢】 查詢各

15、種已結(jié)帳的收銀項(xiàng)目的明細(xì)表，核對(duì)各項(xiàng)金額，打 印收銀明細(xì)報(bào)表。 【營業(yè)狀況統(tǒng)計(jì)】 統(tǒng)計(jì)酒店的營業(yè)狀況，打印日營業(yè)報(bào)表，月營業(yè)報(bào)表等。 【班次結(jié)帳】 酒店每天必須進(jìn)行的操作。核對(duì)當(dāng)日進(jìn)帳的金額，收銀員核對(duì) 無誤后將現(xiàn)金等上交財(cái)務(wù)，并清空班次收銀的金額，進(jìn)入新的 班次。一般在凌晨進(jìn)行。 客房及客史管理 客史資料查詢 客房及客史管理 【房態(tài)查詢】 用于查詢酒店目前的客房使用狀態(tài)，使可用房一目了然。 【房態(tài)維護(hù)】 用于維護(hù)房客的狀態(tài)，可以在房態(tài)圖中直接進(jìn)行修改，房間狀 態(tài)分為清潔，有客，清理中，維修中，已預(yù)訂。 【房態(tài)統(tǒng)計(jì)】 用于按照不同的分類統(tǒng)計(jì)房態(tài)的信息，例如按照客房的類型， 樓層，朝向，狀態(tài)等分

16、類。 【維修房報(bào)表】 用于統(tǒng)計(jì)分析房態(tài)為維修房的客房情況及打印維修客房報(bào)表。 【客史資料查詢】 用于查詢即時(shí)登記的客戶在酒店入住的歷史資料，還有對(duì) 客史資料報(bào)表的打印及導(dǎo)出以方便服務(wù)。包括其基本資料, 最近的一次入住時(shí)間及最近一次離店時(shí)間，單價(jià)，和首次 入住時(shí)間。 系統(tǒng)管理 系統(tǒng)管理 【系統(tǒng)信息設(shè)置】 對(duì)于使用單位的信息錄入。包括系統(tǒng)使用單位名稱、網(wǎng)址、 聯(lián)系電話等。 【系統(tǒng)維護(hù)】 系統(tǒng)初始化：將系統(tǒng)數(shù)據(jù)中的某些數(shù)據(jù)移除，其中數(shù)據(jù)范圍： 基礎(chǔ)設(shè)置數(shù)據(jù)（客房，商品信息），系統(tǒng)正在運(yùn) 行的數(shù)據(jù)（已預(yù)定，已登記散客團(tuán)體信息），但 對(duì)于已退房數(shù)據(jù)不進(jìn)行處理。 數(shù)據(jù)備份/恢復(fù)；為了防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，數(shù)據(jù)

17、備份將所有的系 統(tǒng)數(shù)據(jù)和用戶數(shù)據(jù)，系統(tǒng)定期自動(dòng)備份到系統(tǒng) 的默認(rèn)目錄，也可以手動(dòng)備份到自選目錄中。 清除歷史記錄：包括已退房客人信息、收款記錄、收入確認(rèn)記 錄、已退房簽單信息、交班記錄、交款記錄、 會(huì)員記錄。 【密碼修改】 對(duì)系統(tǒng)用戶密碼的修改。 【權(quán)限管理】 級(jí)別設(shè)置：用于對(duì)權(quán)限名稱的設(shè)置包括系統(tǒng)管理員、經(jīng)理、接 待員，收銀員等； 操作員基本設(shè)置；用于系統(tǒng)管理員對(duì)具體用戶的名稱、密碼、 備注的設(shè)置； 操作員權(quán)限設(shè)置： 用于對(duì)各不同操作員所具有的功能操作權(quán)利 進(jìn)行設(shè)置。 【退出系統(tǒng)】 用于退出并關(guān)閉系統(tǒng)。 7 系統(tǒng)環(huán)境規(guī)定 硬件環(huán)境 CPU Pentium III 以上；內(nèi)存128M以上，建議

18、256M以上；硬盤10G以 上，建議20G以上；顯示器分辯率 800X 600以上，建議1024 X 768以上。 軟件環(huán)境 操作系統(tǒng) Windows 2000以上版本，JDK7.0,建議使用 Windows XP以上 版本；需安裝數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) SQL Server 2000 。 8. 故障處理 本系統(tǒng)可能會(huì)遇見由于程序發(fā)生的軟件故障， 以及由于硬件出現(xiàn) 問題的硬件故障。 產(chǎn)生軟件故障原因如下： （1）提交不合理的數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)沒有檢測(cè)到。 （2）連接人數(shù)太多，服務(wù)器崩潰。 處理方法：對(duì)于（ 1），系統(tǒng)提供了還原的功能，發(fā)生錯(cuò)誤后，還原 到操作前即可。對(duì)于（ 2），稍作等待，或者重啟服務(wù)器即可。 產(chǎn)生軟件故障原因如下： 服務(wù)器硬件過熱導(dǎo)致硬件自動(dòng)關(guān)閉，這種情況下服務(wù)器無法 保持當(dāng)時(shí)數(shù)據(jù)，到時(shí)候重啟可正常運(yùn)行 9 項(xiàng)目組成員分工 項(xiàng)目組成員 : 黃茹靖、陳月同 項(xiàng)目組成員