論行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理

1、論行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理 摘要 :各級(jí)行政事業(yè)單位和管理部門 ,對(duì)固定資產(chǎn)的管理和使用應(yīng)堅(jiān)持 統(tǒng)一政策 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 分級(jí)管理 責(zé)任到人 物盡其用的原則 ,并通過建立完善與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和辦公自 動(dòng)化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng) ,規(guī)范固定資產(chǎn)分類及代碼 加強(qiáng)盤點(diǎn)和處置的監(jiān)控等措施 ,使固定資產(chǎn)管理制度剛性化 , 達(dá)到實(shí)時(shí)監(jiān)控 硬性約束的目的 關(guān)鍵詞 :行政事業(yè)單位 ;固定資產(chǎn) ;管理系統(tǒng)Abstract: The all levels administrationbusiness unit and the management section, should insist to unify

2、the policy and unify the leadership, the ratings management, responsibility to person, thing to the management and usages of the fixed assets to the utmost the principle that it use, and pass the establishment perfect manage the system with finance and transact the fixed assets that automation conne

3、ct with each other management the software system, the norm fixed assets classification and code, strengthen the supervision of the stocktaking and handle etc. measure, make the fixed assets management system rigid to turn, attain solid hour supervise and control, the purpose that rigidity control.

4、Key Words: administration business unit; fixed assets management; fixed assets management system1 引言 行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量和金額增長(zhǎng)迅猛 ,到 2000 年底 ,廣東省行政事業(yè)單 位固定資產(chǎn)約達(dá) 1 529億元,規(guī)模龐大,種類繁多 隨著經(jīng)濟(jì)改 革的不斷發(fā)展 ,政府為加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理 ,提高固定資產(chǎn) 的使用效益 ,建立健全各項(xiàng)管理制度 ,保障固定資產(chǎn)的安全和完整 ,于 近年在全國(guó)進(jìn)行了大規(guī)模的清產(chǎn)核資及固定資產(chǎn)清查工作 在新形勢(shì)的要求下 ,需要有相應(yīng)的會(huì)計(jì)體系積極配合政府職能部門

5、 ,根 據(jù)政府實(shí)際管理工作的需要 ,對(duì)原有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行針對(duì)性 的優(yōu) 化 完善 ,以滿 足 政 府 部 門 對(duì) 固定 資產(chǎn) 管理 的 需 要 2 預(yù)算單位固定資產(chǎn)管理存在的問題 2.1 賬實(shí)不符問題 賬實(shí)相 符是 確保 會(huì)計(jì)信 息質(zhì) 量真 實(shí)準(zhǔn) 確的基 本要 求 造成賬實(shí)不符的原因 ,一是固定資產(chǎn)采購(gòu)時(shí)項(xiàng)目被挪用 ,形成 固定資產(chǎn)虛列 ;二是因歷史原因違規(guī)購(gòu)建固定資產(chǎn) ,而不入固定資產(chǎn)賬 或部分入賬 ;三是會(huì)計(jì)差錯(cuò) ,即已報(bào)廢 盤虧的固定資產(chǎn)未及時(shí) 進(jìn)行賬 務(wù)處理 2.2 責(zé)任人 管理機(jī) 制不到 位問題根據(jù)固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定要求 ,政府相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)造成上述違規(guī) 現(xiàn)象的責(zé)任人進(jìn)行處罰

6、 由于管理未得到徹底落實(shí) ,保管固定 資產(chǎn)的負(fù)責(zé)人責(zé)任意識(shí)薄弱 ,對(duì)固定資產(chǎn)的管理工作就會(huì)不重視 ,產(chǎn)生 更多的 違規(guī)事 件2.3 閑置 固定資 產(chǎn)的處 置問題閑置固定資產(chǎn)是指不需用固定資產(chǎn) ,主要表現(xiàn)為閑置房地產(chǎn)及閑置電子設(shè)備等 閑置固定資產(chǎn)的產(chǎn)生 ,主要源于以下三種因素 :一是 內(nèi)部整合產(chǎn)生的閑置 ,在進(jìn)行政府機(jī)構(gòu)改革的過程中 ,對(duì)部分政府部門 進(jìn)行了撤并 ,造成了撤并后資產(chǎn)的閑置 ;二是科技進(jìn)步造成固定資產(chǎn)無 形損耗而產(chǎn)生的閑置 ,這在電子設(shè)備的更新?lián)Q代上表現(xiàn)得尤為突出 ;三 是因歷史違規(guī)行為產(chǎn)生的閑置 最明顯的例子 ,如無定編車輛 違規(guī)購(gòu)建房產(chǎn) ,因產(chǎn)權(quán)問題無法解決而閑置存在于賬外 這

7、些閑置固定資產(chǎn)占用了國(guó)家大量資金 ,有些資產(chǎn)已無法使 用但只要不報(bào)廢就可每年得到財(cái)政的撥款 ,所以 ,需要積極加以盤活處 置 3 健全和完善固定資產(chǎn)管理體制的對(duì)策預(yù)算單位曾在 2001 年進(jìn)行了清產(chǎn)核資 ,在 2001 年和 2005 年開展了 清產(chǎn)核資檢查 ,相當(dāng)于在全國(guó)進(jìn)行了全面摸清預(yù)算單位 “家底”的工作 , 規(guī)范了固定資產(chǎn)的入賬核算 , 在很大程度上改善了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量 但由于賬實(shí)不符問題源于多年的歷史原因 ,并未得到全面的 解決近年來,隨著“責(zé)任政府 ”的建設(shè)及政府部門的內(nèi)部管理 制度的完善 ,逐步將固定資產(chǎn)違規(guī)現(xiàn)象與有關(guān)負(fù)責(zé)人的任期業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià) 掛鉤 ,這種情況已有所好轉(zhuǎn) 但固定資產(chǎn)管理

8、工作之所以存在 上述種種問題 ,很大程度上來源于歷史上長(zhǎng)期粗放式管理形成的遺留 問題積淀 ,還有一部分源于現(xiàn)有體制的不完善之處 針對(duì)固定 資產(chǎn)管理中存在的種種問題 ,應(yīng)進(jìn)一步健全和完善固定資產(chǎn)管理體制 3.1 實(shí)施電算化管理 ,按照預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼進(jìn)行固定資產(chǎn)管理分類 由于近年行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù) 量及金額增長(zhǎng)迅猛 ,規(guī)模龐大 ,種類繁多 ,各項(xiàng)管理工作僅靠傳統(tǒng)的手 工管理 手工統(tǒng)計(jì)已遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的要求 ,必須實(shí)現(xiàn)電算化 管理 ,將固定資產(chǎn)的購(gòu)建 決算 核算 處置 報(bào)廢等各項(xiàng)業(yè)務(wù)予以反映 ,實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的電子化管理與實(shí) 時(shí)監(jiān)控 完善的固定管理系統(tǒng)將有助于政府管理機(jī)構(gòu)實(shí)時(shí)掌 握固

9、定資產(chǎn)信息 ,提高管理工作的時(shí)效性和透明度 同時(shí) ,在實(shí) 現(xiàn)核算電算化的前提下 ,建議取消手工固定資產(chǎn)明細(xì)賬和總賬 ,提高工 作效率 但目前固定資產(chǎn)電算化核算方面最大的問題就在于 固定資產(chǎn)科目設(shè)定問題上 目前 ,通常的做法是根據(jù)行政單位 財(cái)務(wù)規(guī)則規(guī)定將固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物 一般設(shè)備專用設(shè)備 文物和陳列品 圖書 其 他固定資產(chǎn)六大類 在對(duì)房屋及建筑物 文物和陳列 品圖書的分類中一般不容 易產(chǎn)生差異,但在一般設(shè) 備 專用設(shè)備 其他固定資產(chǎn)的分類中則產(chǎn)生了不少的 差異 兩個(gè)單位的固定資產(chǎn)分類 ,一個(gè)為行政機(jī)關(guān)單位 ,一個(gè)為 事業(yè)單位 （學(xué)校 ）,從科目編碼上就有不同 ,各個(gè)單位對(duì)專用設(shè)備與一般

10、設(shè)備的分類也不盡相同 ,對(duì)某些單位是專用設(shè)備 ,對(duì)另一些單位又屬一 般設(shè)備 ,如幻燈機(jī) ,在學(xué)校為專用教學(xué)設(shè)備 ,在大部分行政單位為一般 辦公設(shè)備 另外 ,單位自己分類明細(xì) ,編碼也多有重復(fù) ,電腦與 電腦微機(jī)就在專用設(shè)備與一般設(shè)備中重復(fù)出現(xiàn) 作者認(rèn) 為,在實(shí)務(wù)中要按照預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄(根據(jù) GB/T14885-94 摘編整理 )作為固定資產(chǎn)卡片管理的分類依據(jù)更為可 行 因該目錄將固定資產(chǎn)分為四大類 :(1)房屋及構(gòu)筑物類 ;(2) 交通運(yùn)輸工具類 ;(3) 通用設(shè)備類 ;(4) 專用設(shè)備類 每大類的分 類非常細(xì)致清楚 ,比人為分類更科學(xué) 合理 由其對(duì)容 易造成差異的分類項(xiàng)進(jìn)行了

11、明細(xì)分類 ,對(duì)專用設(shè)備更是按行業(yè)類別分 為醫(yī)療衛(wèi)生類 廣播電視類 科研類 文化體 育類新聞出版 公安政法及其他類 目前,市 面上已有不少固定資產(chǎn)軟件的編碼就是以此為依據(jù)的 另外 , 按預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄的另一大好處即是可自動(dòng)導(dǎo)出 清產(chǎn)核資數(shù)據(jù) ,因日常就按此分類與代碼做賬 ,清查時(shí)就可事半功倍 如無固定資產(chǎn)管理軟件 ,則根據(jù)預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代 碼目錄建立會(huì)計(jì)科目與之對(duì)應(yīng) ,也會(huì)為固定資產(chǎn)核算 管理帶 來極大的方便 3.2 建立與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相連接的固 定資產(chǎn)管理模塊 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在信息技術(shù)的推動(dòng)下必將從封閉 走向開放 ,從桌面走向絡(luò) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用 ,能及 時(shí)迅

12、速地獲取單位管理運(yùn)行及實(shí)時(shí)變動(dòng)的情況 ,使各部門之 間協(xié)調(diào)配合 ,進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)操作處理 ,做到有效地處理和利用信息 本文僅以會(huì)計(jì)固定資產(chǎn)管理模塊在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng) 用進(jìn)行探討 固定資產(chǎn)管理軟件模塊通常僅在財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算,為核算型軟件 ,但隨著社會(huì)發(fā)展與科技進(jìn)步導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)向財(cái)務(wù)業(yè) 務(wù)集成階段發(fā)展 在財(cái)務(wù)工作中固定資產(chǎn)管理軟件主要功能 為核算資產(chǎn)數(shù)據(jù) ,包括財(cái)產(chǎn)登記 登記財(cái)產(chǎn)卡片 財(cái)產(chǎn) 單據(jù) 生成資產(chǎn)憑證 資產(chǎn)賬簿 (財(cái)產(chǎn)明細(xì)表 財(cái)產(chǎn)匯總表 )等而財(cái)產(chǎn)采購(gòu) 財(cái)產(chǎn)處置 安全 控制及財(cái)產(chǎn)登記中的驗(yàn)收登記 領(lǐng)用登記等數(shù)據(jù)在財(cái)務(wù)軟件 中很難連貫地反映出來 ,而在整個(gè)固定資產(chǎn)管理中會(huì)涉及單位所有

13、人 員,為完成固定資產(chǎn)管理功能 ,不同部門人員和同一部門人員 ,經(jīng)常會(huì) 發(fā)生個(gè)人與個(gè)人之間 個(gè)人與部門之間的交互關(guān)系 ,并需要對(duì) 某項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行合作處理 所以 ,必須借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與財(cái) 務(wù)固定資產(chǎn)管理軟件相結(jié)合 ,才能使各類數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)共享 ,從而大幅 度地提高財(cái)政部門的數(shù)據(jù)管理能力和運(yùn)用效率 而整個(gè)固定 資產(chǎn)管理軟件模塊主要功能應(yīng)包括:財(cái)產(chǎn)采購(gòu) 財(cái)產(chǎn)登記財(cái)產(chǎn)處置 安全控制等功能 但如何實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的結(jié)合及數(shù)據(jù)的交換 ,各類數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)共享 ,我認(rèn)為可通過以 下實(shí)際應(yīng)用的方案來予以解決 將所有資產(chǎn)的驗(yàn)收 登記 領(lǐng)用 查詢數(shù)據(jù)工作均在辦公自動(dòng)化 系統(tǒng)中的資產(chǎn)管理模塊完成 在資產(chǎn)驗(yàn)收保存時(shí)直接生

14、成領(lǐng) 用單并登記財(cái)產(chǎn)附件 圖片等資料 ,并進(jìn)行驗(yàn)收單據(jù) 標(biāo)簽 卡片打印 在辦公自動(dòng)系統(tǒng)中可以按資產(chǎn)的名 稱類別 登記時(shí)間 資產(chǎn)狀況進(jìn)行組合查詢 資產(chǎn)分配給各使用部門 使用人員 ,以便相關(guān)的資產(chǎn) 負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)查閱當(dāng)前資產(chǎn)使用的狀況 包括資產(chǎn)的借用 部門間資產(chǎn)的調(diào)撥 資產(chǎn)贈(zèng)送等詳細(xì)記錄 同時(shí) ,財(cái)產(chǎn)管理軟件增加導(dǎo)入模塊 :由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在導(dǎo)入財(cái)產(chǎn)管理 軟件前根據(jù)行政單位財(cái)務(wù)規(guī)則第二十六條關(guān)于固定資產(chǎn)單位價(jià)值及 其他的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)條件 , 自動(dòng)將資產(chǎn)數(shù)據(jù)分成固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)及材料 低值易耗品數(shù)據(jù)兩部分 ,并提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)導(dǎo)入至財(cái)產(chǎn)管理軟 件中 財(cái)產(chǎn)管理軟件中進(jìn)行變動(dòng)數(shù)據(jù)的審核 登記或 更新財(cái)產(chǎn)卡片 自動(dòng)編

15、制分錄 結(jié)賬 財(cái)產(chǎn)明 細(xì)表 財(cái)產(chǎn)匯總表 打印財(cái)產(chǎn)數(shù)據(jù) 查詢財(cái)產(chǎn) 數(shù)據(jù) 資產(chǎn)盤點(diǎn)等工作 行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理 系統(tǒng)工作流程圖如下圖所示 通過辦公自動(dòng)化系 統(tǒng)及財(cái)產(chǎn)管理軟件的分功能管理 ,資產(chǎn)數(shù)據(jù)根據(jù)既定的軟件程序和規(guī) 則自動(dòng)生成資產(chǎn)卡片 會(huì)計(jì)憑證 報(bào)表等 ,會(huì)計(jì)人員只 需要維護(hù)相應(yīng)的分類和匯總機(jī)制 ,就可實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)輸出的 全部工作 ,大大減少了會(huì)計(jì)人員基礎(chǔ)工作量 資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過導(dǎo) 入時(shí)的劃分 ,進(jìn)行了資產(chǎn)的分類 , 在進(jìn)行資產(chǎn)管理時(shí)就可分重點(diǎn) 分層次的管理 資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過一次錄入的數(shù)據(jù)同時(shí)被辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和財(cái)產(chǎn)管理軟件所共享 ,完成了幾個(gè)系統(tǒng)的數(shù) 據(jù)收集和規(guī)范 ,在這種模式下 ,所有數(shù)

16、據(jù)來源一致 ,劃分口徑統(tǒng)一 ,從不 同的層面進(jìn)行數(shù)據(jù)分析產(chǎn)生的結(jié)果也是一致的 數(shù)據(jù)采集能 夠?qū)崿F(xiàn)與交易事件發(fā)生 發(fā)展同步 ,真正達(dá)到實(shí)時(shí)反映資產(chǎn)的 實(shí)際狀態(tài) 3.3 完善資產(chǎn)管理機(jī)制 完成固定資產(chǎn) 管理的各項(xiàng)工作必須建立起有效的管理機(jī)制 ,以促進(jìn)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) 完善固定資產(chǎn)管理方面的機(jī)制必須受到政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重 視與認(rèn)可,具體措施如下 :各預(yù)算單位設(shè)定固定資產(chǎn)管理工作崗位人員 責(zé)任制 ,財(cái)政部門也應(yīng)設(shè)立監(jiān)督預(yù)算單位固定資產(chǎn)管理工作崗位人員 責(zé)任制 ,提高管理人員的素質(zhì)要求 ,定期由政府的財(cái)政部門進(jìn)行檢查 考核,考核結(jié)果作為固定資產(chǎn)管理工作崗位人員提拔 任用等的依據(jù) ;將固定資產(chǎn)管理水平作為管理

17、責(zé)任人審計(jì)的 重要一項(xiàng)等 3.4 加強(qiáng)固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)及處置工作根據(jù)行政單位會(huì)計(jì)制度第三章資產(chǎn)的規(guī)定 ,固定資產(chǎn)應(yīng)每年盤點(diǎn)一次 但實(shí)際工作中,固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)往往由于年終人手少 工作繁雜而未進(jìn)行 所以 ,固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)工作必須 認(rèn)真落實(shí) ,從制度 時(shí)間 人手領(lǐng)導(dǎo)抓起 ,對(duì) 發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符 盤盈 盤虧的固定資產(chǎn)及時(shí)進(jìn)行處 理應(yīng)建立切實(shí)可行的預(yù)算單位盤點(diǎn) 處置機(jī)制 ,并嚴(yán) 格執(zhí)行 ,落實(shí)到人 積極處理好閑置固定資產(chǎn) ,引入資產(chǎn)評(píng)估程 序,進(jìn)行競(jìng)價(jià)出售 拍賣等公開 透明方式回收資金 ,或 依法按政策捐贈(zèng)邊遠(yuǎn)地區(qū)等方式使國(guó)有資產(chǎn)保值 增值 ,提高 固定資產(chǎn)的質(zhì)量 ,保證會(huì)計(jì)信息真實(shí) 可靠 政府的財(cái) 政部門也應(yīng)建立固定資產(chǎn)的盤點(diǎn) 處置制度的監(jiān)督機(jī)制 ,對(duì)要 處置的資產(chǎn)進(jìn)行金額 數(shù)量上