酒店物資采購程序的規(guī)定

1、關(guān)于酒店物資采購的相關(guān)規(guī)定為了進一步規(guī)范酒店物資采購程序，加強采購監(jiān)督，降低成本費用支出，便于酒店的財務(wù)管理和經(jīng)濟核算，明確責任，使其更規(guī)范化、程序化，現(xiàn)將酒店物資采購程序的相關(guān)規(guī)定如下：一、 物資申購程序1、酒店所有物資采購必須遵循“先申購，后詢價，再審批，后采購”的原則，由使用部門填寫申購單，申購單由部門經(jīng)理簽字確認后交財務(wù)部成本部，成本部確認所購物資是否有庫存及上次采購價格，成本部主管簽字后，轉(zhuǎn)采購部詢價，經(jīng)采購部經(jīng)理簽字確認，使用部門進行價格確認后報財務(wù)經(jīng)理、總監(jiān)審批，后經(jīng)總經(jīng)理批準后由采購部購進。辦公用品、香煙、酒水、日常維修材料等部門常用物資每月末由各部門提報使用計劃（明確品名、規(guī)

2、格、品牌、數(shù)量），中心倉庫根據(jù)各部門使用計劃填寫申購單，統(tǒng)一備貨。2、食品類、蔬菜、肉食、禽蛋、海鮮等屬每日市場采購范圍，由廚房填寫每日市場采購單，經(jīng)廚師長簽字后報采購部，采購部按每周市場定價填寫單價后提報給供貨商，供貨商于次日早8：00前將采購物資送收貨部。3、緊急市場采購是指部門急用，需緊急采購的物品，經(jīng)使用部門經(jīng)理簽字后采購部詢價，反饋部門確認價格后報財務(wù)經(jīng)理、總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理批準后采購。因突發(fā)狀況而急需購進的物品可電話請示，事后補單。4、中心倉庫提報補倉計劃以月度使用數(shù)量為限，月度使用數(shù)量較大的物資可在申購單注明分批購進。5、每月計劃的采購項目屬批量采購的，采購員接單后須在三日內(nèi)報

3、價，屬計劃外或零星追加采購的，其單價超過二百元的須在兩天內(nèi)報價。6、申購單審批流程：申購部門確認一天、財務(wù)審核一天、總經(jīng)理簽批一天，緊急采購單一至二天內(nèi)簽批。申購單如出現(xiàn)問題及時通知、及時解決。二、 詢價程序1、每日市場采購物資由采購部、餐飲部及財務(wù)部進行詢價，為保證價格準確性，三方獨立詢價，并出具詢價物資價格表。保證每周采購物資的合理性和制度的可行性。2、采購部每周在參考詢價后，制定一周物資采購價格表，報餐飲部、財務(wù)部及總經(jīng)理審批后執(zhí)行。批準后定價表財務(wù)部二份（收貨部、成本部各一份）、餐飲部一份，以備對每日進貨價格的核對。3、采購部對日常采購物資詢價必須保證兩家以上單位，并做好詢價紀錄備查。

4、4、對于因自然災(zāi)害等不可抗力因素引起的物品（主要指食品）市場價格波動過大時，同樣按照上述審批程序，經(jīng)市場分析后，隨時作相應(yīng)調(diào)整。5、財務(wù)部會同使用部門對采購價格、質(zhì)量每周抽查一次，對其價格、質(zhì)量進行監(jiān)督。三、 物資采購程序1、物資采購由采購部根據(jù)“貨比三家”的原則，從所購物資的質(zhì)量及價格上選定供貨商。2、供貨商及供貨品分類（1）食品類、蔬菜、肉禽、海鮮及零星食品由使用部門每日提申購計劃，供貨商供貨。調(diào)料類、干貨類、面粉、油類、煙酒、高檔原材料由使用部門提報月度申購計劃，能批發(fā)的現(xiàn)金購買。（2）工程類物品：節(jié)能燈類、小閥門、水嘴、管件類等日常維修品，由中心倉庫提批量計劃，供貨商批發(fā)價供（由工程部

5、與采購部共同比質(zhì)比價）。（3）客房類物品：客用品、洗滌用品、清潔用品、床上用品，由至少兩家供貨商對比，選出質(zhì)優(yōu)價廉的一家批量進貨，衛(wèi)生紙類、垃圾袋類由廠家直供，現(xiàn)金購貨。（4）零星類物品：貨比三家，現(xiàn)金購貨。所有食品、飲品、香煙、客用品等采購必須要求供貨商提供營業(yè)執(zhí)照、食品許可證、衛(wèi)生許可證及相關(guān)部門產(chǎn)品質(zhì)量鑒定保證書。3、采購部在供貨商選擇上應(yīng)遵循首先是物資生產(chǎn)廠家，然后是地區(qū)代理，再是保證質(zhì)量的供貨商的順序。4、屬酒店改造項目、固定資產(chǎn)、一次性購入的物資（10萬元以上）等必須舉行招標會，由使用部門、采購部、財務(wù)部、分管副總、總經(jīng)理組成招標小組，通過公開競標確認價格及供貨商，并簽訂正式供貨合

6、同后方能采購。5、采購員在采購物品時要分清主次，輕重緩急，統(tǒng)一安排采購，采購完成日期為：市區(qū)內(nèi)在2天內(nèi)完成，異地購貨請注明期限。以上采購時間自申購單批準后算起。四、 物資收貨程序1、財務(wù)收貨部所收物資必須依據(jù)已簽批的每日市場采購計劃、申購單或緊急市場采購單或購貨合同，當日到貨當日驗收，當日打印收貨記錄，并及時通知申購部門。2、財務(wù)收貨部嚴格按采購計劃、申購單或緊急市場采購單、購貨合同中購貨名稱、數(shù)量、單價進行驗收，并嚴把質(zhì)量關(guān)，對名稱、數(shù)量、單價不符的物資或質(zhì)量未達到規(guī)定要求的可拒收。3、財務(wù)成本部嚴格審核物資收貨紀錄的價格、數(shù)量、名稱，加強監(jiān)督。4、嚴格收貨制度，收貨部收貨以實物為準，必須是

7、采購員、供貨商、使用部門及收貨員共同在現(xiàn)場驗收，餐飲原材料采購物品由行政總廚帶領(lǐng)德堡、中餐廚師共同負責驗貨，然后辦理收貨紀錄。5、每日市場采購計劃內(nèi)的物資經(jīng)驗收后直撥到相應(yīng)廚房，其他物資全部由中心倉庫接收，使用部門使用時辦理領(lǐng)貨手續(xù)。廚房到貨物資使用部門必須及時取走，物資較多的客用品等物資當日必須入庫。6、當對采購物品質(zhì)量出現(xiàn)疑義時，應(yīng)以采購部和使用部門的專業(yè)意見為主導，并在收貨記錄上明確記載。五、付款程序1、采購部自購物品付款按酒店現(xiàn)金、支票、暫借款的相關(guān)付款規(guī)定執(zhí)行。2、應(yīng)付供貨商貨款本著“前不清，后不欠”的原則，每月由財務(wù)部核定付款額度，采購部制訂付款計劃，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、總監(jiān)、分管副總、總

8、經(jīng)理簽批后轉(zhuǎn)財務(wù)部執(zhí)行。3、付款計劃的制訂要本著公平、公正的原則，并嚴格按合同、協(xié)議及與供貨商約定付款。物資生產(chǎn)廠家及地區(qū)代理等供貨商付款時必須提供正式發(fā)票。4、付款計劃審批后，采購部通知供貨商核對收貨記錄，核對無誤后財務(wù)部三天內(nèi)付款。六、其他相關(guān)規(guī)定（一）供應(yīng)商管理規(guī)定1、要求食品供應(yīng)商嚴格執(zhí)行酒店的規(guī)章制度，要求衣冠整齊，鮮活食品進入酒店必須遮蓋，并按規(guī)定線路運送貨物。2、現(xiàn)有供應(yīng)商必須兩家對比送貨，比質(zhì)量，比價格；由使用部門提出的所供貨物不合要求的，立即換貨，換貨不及時耽誤使用的，一次罰款500元，從貨款中扣除，一個月超過三次的，協(xié)商停止供貨資格。以上內(nèi)容考核會以表格的上墻形式體現(xiàn)，直觀管理。3、對于新進供貨商，未在酒店未戶的必須填寫新進供貨商審批表，審批后方能給酒店送貨。審批表需附供貨商營業(yè)執(zhí)照、食品衛(wèi)生許可證等其他需經(jīng)政府職能批準的資質(zhì)證明。（二）采購員管理規(guī)定1、物資采購采取“誰采購，誰負責” 的管理辦法，采購員現(xiàn)金采購物品，同品質(zhì)、同品牌高于市場價格15%的，罰款500元，追償差價；高于市場價25%的，罰款1000元，追償差價；高于市場價35%，調(diào)離崗位，掛人事部待崗培訓，追償差價。2、已辦理收貨的物