OA流程新建、變更管 理制度

1、寧夏匯豐物貿(mào)（集團(tuán)）有限公司寧匯字【2011】119號(hào) oa流程新建、變更管理制度一、 目的及適用范圍目的本制度規(guī)定了集團(tuán)oa流程新建及變更過(guò)程中必須遵循的原則、程序和考核辦法，明確了在集團(tuán)oa流程新建和變更過(guò)程中各相關(guān)部門(mén)職責(zé)，保證了集團(tuán)oa流程使用的嚴(yán)肅性和科學(xué)性。適用范圍本制度適用于集團(tuán)各部門(mén)oa流程新建和變更工作。二、 內(nèi)容1. oa流程的定義：在oa系統(tǒng)中，一個(gè)任務(wù)借助oa流程表單從需求提出到任務(wù)完成所經(jīng)過(guò)的一個(gè)或一個(gè)系列行為，包括每個(gè)部門(mén)在這個(gè)過(guò)程中所處的節(jié)點(diǎn)和承擔(dān)的任務(wù)，以及該節(jié)點(diǎn)的輸入、輸出信息和成果。2. oa流程新建、變更的定義：集團(tuán)各流程歸口發(fā)起部門(mén)因管理或業(yè)務(wù)需要在oa

2、系統(tǒng)中增加或修改流程的行為，包括oa流程新建、變更設(shè)計(jì)；oa流程新建、變更審批；oa流程新建、變更發(fā)布和執(zhí)行；oa流程新建、變更實(shí)施和啟用；oa流程后續(xù)管理。3. oa流程歸口發(fā)起部門(mén)的定義：是指負(fù)責(zé)對(duì)與部門(mén)職責(zé)相關(guān)度最高的oa流程進(jìn)行設(shè)計(jì)、變更管理的具有唯一性部門(mén)。對(duì)于存在歸屬爭(zhēng)議的oa流程，由最先提出流程設(shè)計(jì)方案的部門(mén)申請(qǐng)召開(kāi)集團(tuán)經(jīng)管會(huì)議對(duì)流程歸屬予以確定。最先對(duì)存在歸屬爭(zhēng)議的oa流程提出流程設(shè)計(jì)方案并通過(guò)的，給予部門(mén)經(jīng)理3分獎(jiǎng)勵(lì)，未通過(guò)的給予1分獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)后提出方案且方案通過(guò)的，給予部門(mén)經(jīng)理2分獎(jiǎng)勵(lì)，未通過(guò)的部門(mén)經(jīng)理不扣分；對(duì)存在歸屬爭(zhēng)議的oa流程相關(guān)部門(mén)一直未提出流程設(shè)計(jì)方案的，部門(mén)經(jīng)理

3、考核扣2分。4. oa流程新建、變更設(shè)計(jì)：流程歸口發(fā)起部門(mén)對(duì)需要新建、變更的管理或業(yè)務(wù)流程通過(guò)與流程相關(guān)部門(mén)經(jīng)過(guò)反復(fù)溝通確認(rèn)后，對(duì)流程名稱(chēng)、流程描述、流程節(jié)點(diǎn)、流程步驟、流程內(nèi)容、流轉(zhuǎn)條件、表單格式、表單內(nèi)容、可寫(xiě)字段、經(jīng)辦部門(mén)、經(jīng)辦角色、經(jīng)辦人員、具體權(quán)限、實(shí)施要求等14項(xiàng)要素進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)要求：1) 溝通充分：所有oa新建、變更流程在設(shè)計(jì)前都應(yīng)做好溝通工作。部門(mén)內(nèi)部使用的流程需要征求本部門(mén)所有主管的意見(jiàn)；跨部門(mén)使用的流程需要征求各相關(guān)部門(mén)所有主管的意見(jiàn)。如在設(shè)計(jì)過(guò)程中未進(jìn)行溝通或溝通不充分，影響后續(xù)工作的，由oa新建、變更流程審批會(huì)議確定后由運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，考核流程設(shè)計(jì)部門(mén)經(jīng)理0.

4、5分。2) 內(nèi)容全面：設(shè)計(jì)流程時(shí)應(yīng)考慮到所有流程設(shè)計(jì)要素，不得遺漏。如有遺漏，由oa新建、變更流程審批會(huì)議確定后由運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，考核流程設(shè)計(jì)部門(mén)經(jīng)理0.5分。3) 描述清楚：設(shè)計(jì)流程時(shí)應(yīng)考慮非專(zhuān)業(yè)人員的理解能力，描述務(wù)求詳細(xì)清楚。如描述不清，甚至產(chǎn)生異議，由oa新建、變更流程審批會(huì)議確定后由運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，考核流程設(shè)計(jì)部門(mén)經(jīng)理0.5分。4) 要求明確：設(shè)計(jì)流程時(shí)應(yīng)充分考慮到流程的特點(diǎn)和要求，充分考慮到非專(zhuān)業(yè)人員的理解能力，對(duì)制度要項(xiàng)、流程步驟、流程節(jié)點(diǎn)、流轉(zhuǎn)條件、經(jīng)辦部門(mén)、經(jīng)辦角色、經(jīng)辦人員、具體權(quán)限、實(shí)施要求等要素的描述一定要清楚明確。如流程要求描述不明確，由oa新建、變更流程審批會(huì)議

5、確定后由運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，考核流程設(shè)計(jì)部門(mén)經(jīng)理0.5分。5) 閉環(huán)結(jié)構(gòu)：集團(tuán)所有oa流程在設(shè)計(jì)時(shí)需遵循閉環(huán)結(jié)構(gòu)，流程最終由該流程發(fā)起人結(jié)束。如流程審批不通過(guò)需遵循逐級(jí)返回的原則。6) 設(shè)計(jì)要求：集團(tuán)所有流程的設(shè)計(jì)制作需按照信息技術(shù)部所發(fā)布的最新“流程樣板”進(jìn)行制作，以便于進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范制作。如有特殊要求與流程樣板沖突，需提前與信息技術(shù)部溝通，以確定是否可行。如按流程樣板制作出的流程表單設(shè)計(jì)還是很粗糙，考核流程制作人1分，流程設(shè)計(jì)部門(mén)經(jīng)理1分。7) 經(jīng)過(guò)上會(huì)通過(guò)的流程表單，信息技術(shù)部進(jìn)行審查的過(guò)程中，如有不足以協(xié)調(diào)形式發(fā)回流程表單制作部門(mén)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)重新修改，信息技術(shù)部已最終修改通過(guò)的流程進(jìn)

6、行制作。如果超過(guò)規(guī)定的時(shí)間，考核流程制作人0.5分，流程設(shè)計(jì)部門(mén)經(jīng)理0.5分。（流程樣板：）5. oa流程新建、變更審批：流程歸口發(fā)起部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)好的流程需申請(qǐng)集團(tuán)召開(kāi)專(zhuān)門(mén)的流程審批會(huì)議進(jìn)行審批，對(duì)于關(guān)鍵的管理和業(yè)務(wù)流程董事長(zhǎng)必須親自參與會(huì)議審批過(guò)程，會(huì)議審批通過(guò)的流程才可以集團(tuán)紅頭文件的形式進(jìn)行發(fā)布執(zhí)行。審批要求：1) 流程是否成熟：oa新建、變更流程設(shè)計(jì)完成后，流程歸口發(fā)起部門(mén)需結(jié)合管理和業(yè)務(wù)現(xiàn)狀對(duì)設(shè)計(jì)好的流程進(jìn)行應(yīng)用評(píng)估，對(duì)評(píng)估結(jié)果成熟的流程才可申請(qǐng)流程審批會(huì)議。如未對(duì)設(shè)計(jì)好的流程進(jìn)行應(yīng)用評(píng)估就申請(qǐng)流程審批會(huì)議，由oa新建、變更流程審批會(huì)議確定后由運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，考核流程設(shè)計(jì)部門(mén)經(jīng)理0.

7、5分。2) 風(fēng)險(xiǎn)是否可控：oa新建、變更流程設(shè)計(jì)完成后，流程歸口發(fā)起部門(mén)需結(jié)合管理和業(yè)務(wù)現(xiàn)狀對(duì)設(shè)計(jì)好的流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)評(píng)估結(jié)果成熟的流程才可申請(qǐng)流程審批會(huì)議。如未對(duì)設(shè)計(jì)好的流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就申請(qǐng)流程審批會(huì)議，由oa新建、變更流程審批會(huì)議確定后由運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，考核流程設(shè)計(jì)部門(mén)經(jīng)理0.5分。3) 流程設(shè)計(jì)是否符合標(biāo)準(zhǔn)：流程審批會(huì)議將對(duì)流程歸口發(fā)起部門(mén)提交的oa新建、變更流程進(jìn)行流程名稱(chēng)、流程描述、流程節(jié)點(diǎn)、流程步驟、流程內(nèi)容、流轉(zhuǎn)條件、表單格式、表單內(nèi)容、可寫(xiě)字段、經(jīng)辦部門(mén)、經(jīng)辦角色、經(jīng)辦人員、具體權(quán)限、實(shí)施要求等流程要素進(jìn)行審批，如存在流程設(shè)計(jì)內(nèi)容缺失、流程描述不清、流程要求不明確，由o

8、a新建、變更流程審批會(huì)議確定后由運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)詳見(jiàn)（4.oa流程新建、變更設(shè)計(jì)）。4) 流程發(fā)布執(zhí)行：oa流程新建、變更審批會(huì)議由流程歸口發(fā)起部門(mén)發(fā)起，流程使用相關(guān)部門(mén)經(jīng)理及信息技術(shù)部流程主管參加，對(duì)設(shè)計(jì)完成且應(yīng)用成熟的流程進(jìn)行審批，審批通過(guò)的流程由流程歸口發(fā)起部門(mén)申請(qǐng)集團(tuán)以文件的形式發(fā)布執(zhí)行，對(duì)未見(jiàn)集團(tuán)紅頭文件的流程，信息技術(shù)部流程主管必須拒絕實(shí)施，否則由運(yùn)營(yíng)中心考核扣0.5分。對(duì)未申請(qǐng)流程主管參加oa流程新建、變更審批會(huì)議的發(fā)起部門(mén)，沒(méi)經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)人員的意見(jiàn)就通過(guò)的流程表單，在紅頭文件發(fā)布后，出現(xiàn)問(wèn)題由信息技術(shù)部提交運(yùn)營(yíng)中心考核流程設(shè)計(jì)人及部門(mén)經(jīng)理各0.5分，并發(fā)回流程表單設(shè)計(jì)部門(mén)

9、重新設(shè)計(jì)。6. oa流程新建、變更實(shí)施：信息技術(shù)部流程主管根據(jù)集團(tuán)紅頭文件內(nèi)容，在oa系統(tǒng)中對(duì)流程的歸口發(fā)起部門(mén)、流程名稱(chēng)、流程描述、流程節(jié)點(diǎn)、流程步驟、流程表單、表單內(nèi)容、可寫(xiě)字段、經(jīng)辦部門(mén)、經(jīng)辦角色、經(jīng)辦人員、具體權(quán)限、實(shí)施要求等進(jìn)行實(shí)施。實(shí)施要求：1) 按時(shí)完成：流程表單的制作周期，以紅頭文件發(fā)布之日起，經(jīng)過(guò)信息技術(shù)部審核后，沒(méi)設(shè)計(jì)缺陷的、一張表單的制作周期是一個(gè)工作日（如遇見(jiàn)大量表單同時(shí)發(fā)布制作，制作周期按表單數(shù)量疊加計(jì)算）流程主管在流程實(shí)施過(guò)程中要嚴(yán)格按照流程設(shè)計(jì)要求進(jìn)行實(shí)施，對(duì)流程設(shè)計(jì)中不明確或不合理的地方可以拒絕實(shí)施并向流程歸口發(fā)起部門(mén)提出質(zhì)疑。如流程設(shè)計(jì)要求明確、合理，描述清晰

10、，但流程主管未按要求在1個(gè)工作日內(nèi)完成實(shí)施的，由流程歸口發(fā)起部門(mén)向運(yùn)營(yíng)中心上報(bào)，由運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，扣信息技術(shù)部經(jīng)理、流程主管各0.5分。2) 測(cè)試驗(yàn)收：在實(shí)施的最后階段，由信息技術(shù)部流程主管與流程歸口發(fā)起部門(mén)協(xié)作，對(duì)oa新建、變更流程實(shí)施成果進(jìn)行測(cè)試驗(yàn)收。如實(shí)施流程未經(jīng)過(guò)測(cè)試驗(yàn)收通過(guò)就啟用的，出現(xiàn)問(wèn)題后，由審計(jì)監(jiān)察部負(fù)責(zé)審計(jì)核實(shí)并上報(bào)運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，扣信息技術(shù)部經(jīng)理、流程主管、流程歸口發(fā)起部門(mén)經(jīng)理各0.5分。7. oa新建、變更流程啟用：在信息技術(shù)部流程主管與流程歸口發(fā)起部門(mén)完成新建、變更流程的聯(lián)合測(cè)試后，由信息技術(shù)部流程主管對(duì)oa新建、變更流程賦予使用權(quán)限，新流程正式開(kāi)始啟用。同時(shí)，原新

11、流程設(shè)計(jì)部門(mén)以協(xié)調(diào)的方式通知流程主管需要停用的舊表單、以及啟用的新表單。信息技術(shù)部流程主管對(duì)舊流程收回使用權(quán)限，舊流程正式停用，所有未結(jié)束的舊流程一律重新按新流程進(jìn)行辦理。雖然已有集團(tuán)紅頭文件，但在新流程正式啟用時(shí)，流程歸口發(fā)起部門(mén)必須要在集團(tuán)晨會(huì)上對(duì)啟用的新流程進(jìn)行全員培訓(xùn)，對(duì)新流程的內(nèi)容、步驟、要求等進(jìn)行詳細(xì)的解釋和說(shuō)明，以起到明確流程使用范疇和廣而告之的作用。如流程歸口發(fā)起部門(mén)未做新流程培訓(xùn)的，由信息技術(shù)部流程主管負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)并上報(bào)運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，扣流程歸口發(fā)起部門(mén)經(jīng)理0.5分。8. 流程后續(xù)管理流程后續(xù)管理是指對(duì)所有已啟用流程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化工作、使用監(jiān)督工作、風(fēng)險(xiǎn)防范工作。1) 持續(xù)優(yōu)化：

12、流程歸口發(fā)起部門(mén)對(duì)已啟用的流程根據(jù)組織架構(gòu)變化，部門(mén)職責(zé)轉(zhuǎn)移，業(yè)務(wù)內(nèi)容發(fā)展和風(fēng)險(xiǎn)控制等因素對(duì)流程進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。2) 使用監(jiān)督：流程歸口發(fā)起部門(mén)對(duì)已啟用的流程在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的濫用、延時(shí)、隨意轉(zhuǎn)交、隨意修改內(nèi)容（表單可寫(xiě)內(nèi)容在第一次填寫(xiě)后就不可以再進(jìn)行修改操作，所有修改操作只能在會(huì)簽意見(jiàn)欄中填寫(xiě),如違反本規(guī)定，修改一次扣2分）等情況進(jìn)行監(jiān)督；對(duì)信息中心在沒(méi)有流程歸口發(fā)起部門(mén)同意的情況下隨意修改流程內(nèi)容等情況進(jìn)行監(jiān)督。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由流程歸口發(fā)起部門(mén)向運(yùn)營(yíng)中心上報(bào)，由運(yùn)營(yíng)中心進(jìn)行考核，扣當(dāng)事人1分。3) 風(fēng)險(xiǎn)防范：對(duì)于重要的流程（資金、財(cái)產(chǎn)、物資），流程歸口發(fā)起部門(mén)要對(duì)流程中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，一旦

13、有風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，流程歸口發(fā)起部門(mén)應(yīng)立即停止該流程的運(yùn)行，并采取積極手段控制風(fēng)險(xiǎn)。9. oa流程新建、變更特殊情況1) 特殊情況是指不需要進(jìn)行oa流程新建、變更設(shè)計(jì)，不需要進(jìn)行oa流程新建、變更審批，不需要進(jìn)行oa流程新建、變更發(fā)布的已啟用的oa流程。具體包括經(jīng)辦表單格式、經(jīng)辦人員、實(shí)施要求等3項(xiàng)要素進(jìn)行變更的情況。操作流程：由流程歸口發(fā)起部門(mén)填寫(xiě)oa流程變更申請(qǐng)表，按要求將需要變更的流程名稱(chēng)、流程節(jié)點(diǎn)、經(jīng)辦部門(mén)、經(jīng)辦角色、經(jīng)辦人員、可寫(xiě)字段、表單格式等內(nèi)容填制清楚，有集團(tuán)紅頭文件的將文件號(hào)填寫(xiě)清楚。信息技術(shù)部流程主管負(fù)責(zé)按照審批通過(guò)的oa流程變更申請(qǐng)表進(jìn)行實(shí)施。信息技術(shù)部流程主管對(duì)流程歸口發(fā)起部門(mén)未上oa流程變更申請(qǐng)表的變更要求必須拒絕實(shí)施，否則由運(yùn)營(yíng)中心考核扣0.5分。oa流程變更申請(qǐng)表流程描述：由oa流程歸屬部門(mén)填制集團(tuán)oa流程變更申請(qǐng)表 申請(qǐng)人所在部門(mén)經(jīng)理給予審核（是否同意?不同意返回上一步）中心事業(yè)部總經(jīng)理給予審核（是否同意?不同意返回上一步）信息中心總經(jīng)理給予審核（是否同意?不同意返回上一步）集團(tuán)總經(jīng)理給予審核（