門店集中訂貨管理工作方案

1、門店集中訂貨管理工作方案 為加強超市商品的訂貨管理和庫存管理，提高訂貨效率，提升門店營運管理水平，增強超市競爭力，營運本部在對泰安店、菏澤店集中訂貨模式進(jìn)行調(diào)研的基礎(chǔ)上，充分考慮目前系統(tǒng)內(nèi)各門店的實際需求和現(xiàn)實狀況，特制定門店集中訂貨管理工作方案。 1集中訂貨的崗位設(shè)置、人員編制及工作職責(zé) 為避免訂貨業(yè)務(wù)與一線銷售工作脫節(jié)造成訂貨不準(zhǔn)確、職責(zé)不清晰等問題，超市的集中訂貨不設(shè)專門的組織機構(gòu)，只在營運部和商場分別設(shè)置庫存督導(dǎo)（兼）和訂貨員兩個崗位，分別隸屬各自上級管理，兩個崗位之間只存在業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，而沒有上下級的管理關(guān)系。1.1 崗位設(shè)置1.1.1 庫存督導(dǎo) 暫時不設(shè)專職崗位，以后視工作不斷深化

2、和職能的增加再統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)置。由門店營運部商品管理科專人負(fù)責(zé)，為主管或副科職級。負(fù)責(zé)對超市各商場的商品庫存情況進(jìn)行分析、督導(dǎo)和考核。各門店應(yīng)選拔熟悉超市庫存管理，擅長統(tǒng)計分析的人員擔(dān)任。1.1.2 訂貨員 該崗位為專職崗位，為柜組長職級，直接隸屬商場經(jīng)理管理。專門負(fù)責(zé)商場的商品訂貨工作。各門店應(yīng)選拔熟悉超市商品和業(yè)務(wù)操作的人員擔(dān)任。 具體崗位設(shè)置情況如圖所示： 營運部商品管理科 其他崗位 庫存督導(dǎo) 超市百貨商場 食品商場 生鮮日配商場 超市百貨商場 食品商場 生鮮日配商場 訂貨員 訂貨員 訂貨員1.2 人員編制1.2.1 庫存督導(dǎo)的編制 庫存督導(dǎo)暫為 1 人。1.2.2 訂貨員的崗位編制 訂貨員

3、的編制可根據(jù)各超市商場的經(jīng)營品種數(shù)量和商品周轉(zhuǎn)特點而定。每個商場原則上不超過 3 人，各門店可具體根據(jù)各商場的實際情況和工作需要進(jìn)行配置，但訂貨員總?cè)藬?shù)不得超過 8 人。訂貨員崗位實行8 小時工作制，具體休班時間由門店自定。如訂貨員休班或其他原因不在崗，訂貨工作由當(dāng)班主管（或由商場經(jīng)理指定當(dāng)班柜組長）擔(dān)任。生鮮自營商品、日配加工類自營商品的訂貨不在集中訂貨范圍之內(nèi)。1.3 崗位職責(zé)1.3.1 庫存督導(dǎo)職責(zé)1.3.1.1 每天負(fù)責(zé)對各商場負(fù)庫存處理情況進(jìn)行及時的督促和跟進(jìn)。1.3.1.2 負(fù)責(zé)對各商場的商品庫存情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，督促各商場及時處理不合理庫存，提高庫存管理水平。1.3.1.3 負(fù)

4、責(zé)總結(jié)訂貨管理經(jīng)驗，對訂貨員崗位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高訂貨員的工作水平。1.3.1.4 負(fù)責(zé)定期統(tǒng)計斷貨率、庫存周轉(zhuǎn)率、高庫存占比、未動銷商品占比、庫存數(shù)量錯誤信息（負(fù)庫存、收貨差異等，需手工記錄）等指標(biāo)，對商場庫存管理水平進(jìn)行考核。1.3.1.5 負(fù)責(zé)集中訂貨工具相關(guān)數(shù)據(jù)的及時維護。1.3.2 訂貨員崗位職責(zé)1.3.2.1 負(fù)責(zé)責(zé)任范圍內(nèi)管庫存商品的訂貨工作。1.3.2.2 負(fù)責(zé)跟蹤商品到貨情況，對訂貨失敗商品和訂貨未達(dá)商品及時與相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、跟蹤處理。1.3.2.3 負(fù)責(zé)向商場經(jīng)理或主管反饋未動銷商品和高?獯嬪唐沸畔俟褡櫬砬榭觥?.3.2.4 負(fù)責(zé)定期按供應(yīng)商統(tǒng)計訂單滿足率情況，經(jīng)商場經(jīng)

5、理或主管審核后向相關(guān)采購買手反饋。1.3.2.5 負(fù)責(zé)收集、積累集中訂貨工具相關(guān)數(shù)據(jù)，需要修改時向庫存督導(dǎo)提出書面的建議。2集中訂貨工具 為方便訂貨員的訂貨工作，提高訂貨準(zhǔn)確性和工作效率，需要在現(xiàn) 富基系統(tǒng)中設(shè)計訂貨輔助系統(tǒng)工具，將訂貨業(yè)務(wù)所需的各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和 信息整合在一起，形成一張庫存預(yù)警商品補貨單。這樣可以大大減 少訂貨員的工作量，提高工作效率。 因集中訂貨工具涉及到商品的庫存，為保證集中訂貨工作的準(zhǔn)確性， 對于柜組每天產(chǎn)生的負(fù)庫存，柜組長要及時查找原因，通過庫存更正流 程，當(dāng)天及時進(jìn)行調(diào)整，保證商品的實際庫存與系統(tǒng)庫存的一致性。門 店庫存督導(dǎo)每天對于柜組負(fù)庫存的調(diào)整情況要進(jìn)行及時的督促

6、和跟進(jìn)。 2.1庫存預(yù)警商品補貨單 2.1.1 作用 用于正常商品、促銷商品的輔助訂貨工作，主要有兩個作用，一是 庫存預(yù)警；二是代替手工的補貨申請單，直接確定補貨的數(shù)量。 2.1.1.1該補貨單除“補貨數(shù)量”一欄空白外其他數(shù)據(jù)由系統(tǒng)每日日結(jié)后對 超市所有管庫存商品按中類生成，并以現(xiàn)庫存在途量低于某一安全庫存 標(biāo)準(zhǔn)為條件進(jìn)行過濾，安全庫存標(biāo)準(zhǔn)暫時按可銷天數(shù)5天進(jìn)行設(shè)置。 安全庫存標(biāo)準(zhǔn)可以以店為單位進(jìn)行分別設(shè)置。運行初期，廣場店安全庫 存標(biāo)準(zhǔn)按3天設(shè)置，其他門店按5天設(shè)置，門店如需調(diào)整安全庫存標(biāo) 準(zhǔn)需由門店庫存督導(dǎo)提出書面申請，門店營運部長審批，報營運本部超 市營運管理部批準(zhǔn)后，由信息本部進(jìn)行調(diào)整

7、。（富基預(yù)留修改的窗口） 2.1.1.2訂貨員打印出該單據(jù)，根據(jù)系統(tǒng)提供的“建議數(shù)量”，結(jié)合商品的 實際情況，對補貨數(shù)量進(jìn)行修正，并填寫在“補貨數(shù)量”欄中。 2.1.2 報表周期 日報。 2.1.3 報表樣張 庫存預(yù)警商品補貨單 門店： 商場： 中類： 制單日期： 年 月 日 現(xiàn) 供應(yīng) 最小商品 商品 品 單 日均 可銷 在途 物流 建議 補貨 規(guī)格 庫 商名 起訂編碼 名稱 牌 位 銷量 天數(shù) 量 模式 數(shù)量 數(shù)量 存 稱 量 商場經(jīng)理： 訂貨員： 單據(jù)說明：1、本單據(jù)適用于正常商品、促銷商品的補貨。2、緊急補貨、重大節(jié)日重點商品、新品首單、團購商品、商場囤貨的補貨仍沿用現(xiàn)在的補貨申請單。3

8、、除“補貨數(shù)量”外，該單據(jù)的所有信息按中類、供應(yīng)商生成，訂貨員打印出單據(jù)，根據(jù)訂貨原則（詳見下）確定補貨的數(shù)量，并填入“補貨數(shù)量”欄。4、經(jīng)商場經(jīng)理審核后，傳錄入。5、因單據(jù)指標(biāo)過多過長，打印時應(yīng)屏蔽掉“供應(yīng)商名稱”和“最小起訂量”的信息。（富基公司應(yīng)做打印模板的設(shè)置）指標(biāo)說明：1、日均銷量前28天移動平均日銷售量，四舍五入保留一位小數(shù)。2、可銷天數(shù)現(xiàn)庫存/日均銷量，四舍五入不保留小數(shù)。3、最小起訂量：與供應(yīng)商約定好的最少訂貨數(shù)量，以供應(yīng)商為單位體現(xiàn)。4、建議數(shù)量：由系統(tǒng)根據(jù)公式自動計算給出。2.1.4 報表功能2.1.4.1日均銷量為最近28天的移動平均數(shù)，需系統(tǒng)每天日結(jié)后進(jìn)行運算。2.1.

9、4.2集中體現(xiàn)截止到昨日日結(jié)時每個單品的現(xiàn)庫存、日均銷量、在途量等信息。2.1.4.3每日日結(jié)后系統(tǒng)按中類、按供應(yīng)商生成。2.1.4.4生成時按可銷天數(shù)進(jìn)行由小到大排序，只體現(xiàn)可銷天數(shù)5天的單品。2.1.4.5建議數(shù)量日均銷量n天-現(xiàn)庫存數(shù)量-在途數(shù)量n是目標(biāo)庫存天數(shù)，即想要保證未來銷售的庫存的可銷天數(shù)，它的大小可以根據(jù)門店的區(qū)域位置、商品的配送方式、倉庫的大小、供應(yīng)商的物流能力來進(jìn)行適當(dāng)修正。系統(tǒng)運算時n值如下： 門店區(qū)域 供應(yīng)商配送方式 n值 直送（當(dāng)?shù)毓?yīng)商） 7 濟南 直送（外地供應(yīng)商） 14 統(tǒng)配 7 直送（當(dāng)?shù)毓?yīng)商） 7 外地 直送（外地供應(yīng)商） 14 統(tǒng)配 14n值需提前按門店

10、、配送方式和供應(yīng)商提前定義到系統(tǒng)中，n值的維護（如增加新供應(yīng)商，老供應(yīng)商的修改）由各門店庫存督導(dǎo)根據(jù)實際情況負(fù)責(zé)。（預(yù)留維護的窗口）2.1.4.6 系統(tǒng)雖然能夠?qū)φＩ唐泛痛黉N商品給出“建議數(shù)量”，正常商品對于該數(shù)量一般不用做修改，訂貨員將該數(shù)量填入“補貨數(shù)量”欄即可。但是對于正常商品訂貨員要注意收集和積累訂貨數(shù)量是否合理的信息，并結(jié)合實際情況，對 n 值的修改向庫存督導(dǎo)提出書面的建議；對于促銷商品，因為日均銷量是正常銷售期的數(shù)據(jù)，無法滿足促銷的需要，這就需要訂貨員對促銷商品的“建議數(shù)量”根據(jù)訂貨原則進(jìn)行修正。3.訂貨原則及相關(guān)工作流程 促銷商品、重大節(jié)日重點商品、新品、團購商品、囤貨商品的補

11、貨需要訂貨員結(jié)合實際情況，通過具體的訂貨數(shù)量的確定方法，手工確定實際的訂貨數(shù)量。3.1 訂貨原則 訂貨要堅持“以銷定進(jìn)”的基本原則。就是要以前期的銷售情況（即日均銷量）為基本要素，結(jié)合現(xiàn)庫存、在途數(shù)量、最小起訂量以及其它經(jīng)營要素情況，預(yù)測能夠滿足未來一個時期銷售需要的訂貨數(shù)量（即目標(biāo)庫存）。3.2 訂貨數(shù)量的確定 訂貨數(shù)量目標(biāo)庫存數(shù)量-現(xiàn)庫存數(shù)量-在途數(shù)量 其中目標(biāo)庫存數(shù)量日均銷量n 天s，n 是目標(biāo)庫存天數(shù)，取值同上表。s 為促銷變量系數(shù)，表示目標(biāo)庫存數(shù)量受未來促銷因素的影響。 在手工訂貨模式下，由于受系統(tǒng)管理不完善的影響，訂貨人員還要仔細(xì)考慮下列要素，經(jīng)具體分析后確定一個相對合理的訂貨數(shù)量

12、： 日均銷量：目前系統(tǒng)無法自動剔除促銷、團購等因素的影響，因此訂貨員要保持對日均銷量的敏銳性，發(fā)現(xiàn)異常要對照上月促銷、團購單品清單，并手工剔除促銷、團購銷量和天數(shù)后重新進(jìn)行計算日均銷量。日均銷量為零且現(xiàn)庫存不為零的單品是滯銷單品或未上架銷售單品，一般不需要訂貨。 現(xiàn)庫存：是指截止到昨日日結(jié)后的庫存數(shù)量，容易受丟失、損耗、庫存錯誤和銷售預(yù)訂等因素影響而變得不真實。丟失、損耗等因素一般影響較小且訂貨時不易被發(fā)現(xiàn)，因此訂貨時可暫不予考慮這些因素；但如有負(fù)庫存單品時應(yīng)要先查明原因，落實出準(zhǔn)確的庫存數(shù)量后再實施訂貨。 最小起訂量：有的供應(yīng)商對門店一次訂貨的數(shù)量有要求，即約定商品的起訂數(shù)量。訂貨員在確定訂

13、貨數(shù)量時以供應(yīng)商為單位不低于最小起訂量訂貨。3.2.1 正常商品訂貨數(shù)量的確定3.2.1.1 正常商品是指商品狀態(tài)為正常，不進(jìn)行促銷的商品。訂貨數(shù)量一般可以采取庫存預(yù)警商品補貨單中系統(tǒng)給出的“建議數(shù)量”。3.2.1.2 訂貨員要注意收集和積累系統(tǒng)給出的“建議數(shù)量” ，并結(jié)合實際情況對 n 值的修改定期向庫存督導(dǎo)提出書面意見，以便使“建議數(shù)量”更加準(zhǔn)確、合理。3.2.2 促銷商品訂貨數(shù)量的確定3.2.2.1 一般促銷期的銷量是非促銷期銷量的 2-5 倍，因此訂貨公式中的n 值等于促銷期，s 一般取值在 25 之間。促銷商品的銷售數(shù)量受商品促銷力度、陳列位置、季節(jié)性等多方面的因素影響，所以門店訂貨

14、員可根據(jù)促銷商品的實際情況，不斷積累收集該數(shù)據(jù)，并在訂貨時對 s 值進(jìn)行修正。3.2.2.2 訂貨員查詢促銷品最近半年內(nèi)是否有過促銷（ 促銷通知單至少 ，并結(jié)合其以前保留半年，以便促銷訂貨前查找對應(yīng)單品是否搞過促銷）的促銷銷售情況預(yù)估本期促銷的預(yù)期銷量，這是一個比較重要的參考因素。3.2.2.3 促銷商品的訂貨數(shù)量一般還受陳列因素的影響。訂貨員要根據(jù)采購下發(fā)的超市促銷位置圖算出滿陳列需要的商品數(shù)?俊?.2.2.4 如果促銷品屬于非暢銷品種且檔期較長（促銷期7 天） ，一般可以分單訂貨，但首單訂貨數(shù)量不低于預(yù)估銷量的 50，促銷開始后結(jié)合 。銷售情況再進(jìn)行第二次訂貨。具體操作接促銷訂貨流程3.2

15、.3 重大節(jié)日重點商品訂貨數(shù)量的確定3.2.3.1 訂貨員查詢?nèi)ツ晖诠?jié)日期間重點商品的銷售數(shù)據(jù)，并計算日均銷量，代入訂貨公式，并結(jié)合其它要素的實際情況，確定訂貨數(shù)量。日均銷量統(tǒng)計期一般根據(jù)不同節(jié)日有所變化，具體見下表： 統(tǒng)計期 重大節(jié)日 節(jié)前 節(jié)后 春節(jié) 3w 1w 五一勞動節(jié) 1w 1w 中秋節(jié) 2w 國慶節(jié) 1w 1w3.2.3.2 如果重大節(jié)日銷售期較長且屬于非暢銷品種（銷售期7 天 ），一般可以分單訂貨，但首單訂貨數(shù)量不低于總預(yù)估銷量的 30，銷售啟動后結(jié)合銷售情況再進(jìn)行第二次訂貨。具體操作接重大節(jié)日重點商品訂貨流程。3.2.4 新商品訂貨數(shù)量的確定3.2.4.1 新品不存在前期的銷

16、售數(shù)據(jù)，訂貨員可以根據(jù)相似單品的銷售數(shù)據(jù)確定日均銷量。3.2.4.2 新商品訂貨的 n 值可參照正常商品的 n 值確定。3.2.4.3 新商品上柜如不促銷，則 s 取值為 1；如促銷則取值 25。3.2.4.4 具體訂貨操作按照首單訂貨流程執(zhí)行。3.2.5 團購商品、囤貨商品訂貨數(shù)量的確定3.2.5.1 團購商品根據(jù)團購的實際數(shù)量訂貨。3.2.5.2 囤貨商品應(yīng)事先由商場經(jīng)理確定囤貨的數(shù)量。3.3 集中訂貨管理工作流程3.3.1 訂貨工作流程3.3.1.1 每天早晨到崗后，訂貨員首先打印出庫存預(yù)警商品補貨單 。3.3.1.2 檢查下列數(shù)值是否存在異常： “現(xiàn)庫存”如有異常及時與柜組聯(lián)系確定實際

17、庫存數(shù)量， 由 柜組及時 并 。 填單，經(jīng)審批后當(dāng)日錄入，具體操作接庫存更正流程 每日檢查“日均銷量”是否存在異常，如有異常應(yīng)及時對照促銷、團購 商品清單，并手工計算、調(diào)整為正確的數(shù)值。3.3.1.3 訂貨員根據(jù)商品的具體情況確定訂貨數(shù)量，填寫在庫存預(yù)警商品補貨單“補貨數(shù)量”欄中，并簽字。3.3.1.4 對于新商品、重大節(jié)日重點商品、團購商品、囤貨商品，訂貨員按照訂貨數(shù)量的確定方法填制補貨申請單，并簽字確認(rèn)。3.3.1.5 訂貨員將庫存預(yù)警商品補貨單和補貨申請單報商場經(jīng)理或主管審核。如商場經(jīng)理需對訂貨數(shù)量需要改動，則直接在相關(guān)單據(jù)對應(yīng)的數(shù)量處改動即可。3.3.1.6 商場經(jīng)理或主管審核批準(zhǔn)后，

18、簽字確認(rèn)。訂貨員在每次系統(tǒng)集單時間前半小時傳錄入中心。3.3.1.7 錄入中心錄入員按照規(guī)范進(jìn)行錄入，系統(tǒng)生成訂貨通知單 。每天的庫存預(yù)警商品補貨單錄入員按中類保存好，保存期限為半年。3.3.1.8 如無法生成，錄入員應(yīng)在半個工作日內(nèi)反饋給相應(yīng)訂貨員。訂貨員核實情況后重新填制單據(jù)，此時所有商品的補貨都使用補貨申請單。 訂貨工作流程圖 s 訂貨員每天打印出庫存預(yù) 警商品補貨單 檢查 （ “日均銷量” 每月 1 日） 及“現(xiàn)庫存”數(shù)值 y 手工計算并調(diào)整日均銷量及 是否存在異常 確定實際商品庫存 n 按商品具體情況及訂貨數(shù)量 確定方法確定訂貨數(shù)量 商場經(jīng)理或主管審核 正確填制庫存預(yù)警商品補 貨單和

19、補貨申請單 修正補貨數(shù)量 是否需要修正 y n n 商場經(jīng)理或主管簽字 在規(guī)定時間內(nèi)傳錄入中心 是否錄入成功 y 系統(tǒng)生成訂貨通知單 訂貨通 知單 end3.3.2 訂貨失敗商品處理流程3.3.2.1 訂貨員每天上班后應(yīng)查看訂貨失敗商品明細(xì)表 。3.3.2.2 根據(jù)訂貨失敗原因采取相應(yīng)措施： 配送中心庫存不足：電話了解配送中心到貨時間，并及時告知柜組長。 不足起訂量和起訂金額：增加訂貨數(shù)量和訂貨金額，重新填制補貨 申請單。 訂貨失敗處理流程圖 訂貨員每天查看訂貨失敗 商品明細(xì)表 配送中 心庫存 不足 根據(jù)訂貨失敗原因采取相應(yīng) 電話了解配送中心到貨時間 措施 并告知柜組長 不足起訂量和 起訂金額 增加訂貨量和訂貨金額并重 新填制補貨申請單3.3.3 訂貨未達(dá)商品處理流程 訂貨未達(dá)商品應(yīng)包括失效訂單所包含單品和履約訂單未達(dá)單品。3.3.3.1 訂貨員每天上班后應(yīng)查看訂貨未達(dá)商品明細(xì)表 。3.3.3.2 電話聯(lián)系相應(yīng)供應(yīng)商了解未按時送貨的原因，并及時采取相應(yīng)的措施： 供應(yīng)商無貨：了解無貨的原因及供應(yīng)商預(yù)計到貨的時間，告知相應(yīng)柜 組長。訂貨員要與供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)，供應(yīng)商到貨后訂貨員要及時填制 補貨申請單進(jìn)行補貨。 供應(yīng)商原因未及時送貨：訂貨員應(yīng)填制補貨申請單進(jìn)行重新訂貨， 并告知相應(yīng)柜組長；對于四次整單未送貨的供應(yīng)商訂貨員記入黑名 單，并反饋至商場經(jīng)理或主管。 訂單失