有效訂單處理

1、知識(shí)準(zhǔn)備知識(shí)準(zhǔn)備 何為訂單處理？如何進(jìn)行訂單處理？訂單處理方式有哪些？ 從接到客戶訂單開(kāi)始到著手準(zhǔn)備揀貨之間的作業(yè)階段。 通常包括訂單確認(rèn)、存貨查詢、單據(jù)處理等內(nèi)容。 對(duì)后續(xù)的揀選、調(diào)度和配送產(chǎn)生直接影響。 訂單 揀貨單 （出庫(kù)單） 送貨單配送 人工處理、電腦化處理 分倉(cāng)訂單處理分倉(cāng)訂單處理 1訂單接收程序包括客戶訂單接收、確認(rèn)、建檔等； 2訂單數(shù)據(jù)處理程序，包括訂單錄入、訂單處理數(shù)據(jù)輸出等； 3訂單狀況管理程序，包括訂單進(jìn)度追蹤、訂單異常變動(dòng)處理等。 接受顧客訂單接受顧客訂單 接受客戶訂貨的方式主要：電話訂貨 客戶電話訂單客戶電話訂單 業(yè)務(wù)電話訂單業(yè)務(wù)電話訂單 客戶訂單確認(rèn)客戶訂單確認(rèn) 1、

2、確認(rèn)需求貨品數(shù)量日期 2、確認(rèn)客戶賬戶余額 3、確認(rèn)訂單形態(tài) 4、確認(rèn)發(fā)貨方式 日常交易訂單日常交易訂單 訂單相關(guān)檔案資料 序序 號(hào)號(hào) 相關(guān)檔案資料相關(guān)檔案資料說(shuō)明說(shuō)明 1客戶資料實(shí)用完整客戶資料，能為配送中心對(duì)市場(chǎng)預(yù)測(cè)做出 正確分析，能對(duì)配送過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理， 提高工作效率與服務(wù)水平。 2庫(kù)存資料產(chǎn)品出入庫(kù)資料 3促銷(xiāo)信息贈(zèng)品、兌換券、價(jià)格/數(shù)量折扣等信息。 5客戶應(yīng)收賬款資料 訂單處理作業(yè)流程訂單處理作業(yè)流程 l 有專家稱20世紀(jì)60年代企業(yè)靠成本取勝，80年代靠質(zhì)量取 勝，21世紀(jì)則靠速度取勝，這里的速度指對(duì)訂單的反應(yīng)速 度，即訂貨周期（order cycle time從客戶發(fā)出

3、訂單到客戶 收到貨物的時(shí)間。物流術(shù)語(yǔ)GB/T 18354-2006）。也 稱為訂單處理周期，客戶希望訂貨周期短而且穩(wěn)定，從而 降低自己經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)與成本。 l 配送中心要認(rèn)真管理訂單處理作業(yè)過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，才 能通過(guò)快速而獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。 l 訂單處理作業(yè)的流程如圖25 。 排定出貨時(shí)間排定出貨時(shí)間 及揀貨順序及揀貨順序 訂單資料訂單資料 處理輸出處理輸出 存貨是存貨是 否足夠否足夠 訂單處理作業(yè)流程訂單處理作業(yè)流程 存貨查詢，依訂單存貨查詢，依訂單 分配存貨分配存貨 電話接受訂貨電話接受訂貨 確認(rèn)需求貨品數(shù)量日期確認(rèn)需求貨品數(shù)量日期 確認(rèn)客戶賬戶余額確認(rèn)客戶賬戶余額 確認(rèn)訂單形式確認(rèn)訂單形式

4、確認(rèn)訂貨價(jià)格確認(rèn)訂貨價(jià)格 確認(rèn)發(fā)貨方式確認(rèn)發(fā)貨方式 客戶訂單內(nèi)容 電話訂單表頭檔電話訂單表頭檔 訂單號(hào) 客戶名稱 報(bào)單日期 送貨日期 產(chǎn)品名稱 產(chǎn)品數(shù)量 產(chǎn)品批號(hào) 訂單記錄人 物流負(fù)責(zé)人 備注 出貨訂單詳細(xì)檔出貨訂單詳細(xì)檔 訂單編號(hào) 發(fā)貨地址 發(fā)運(yùn)號(hào) 運(yùn)輸車(chē)號(hào) 運(yùn)輸公里 承運(yùn)商 倉(cāng)庫(kù) 商品編碼 名稱規(guī)格 金額 折扣 訂單處理的基本原則訂單處理的基本原則 要使客戶產(chǎn)生要使客戶產(chǎn)生信任信任 盡量縮短訂貨周期盡量縮短訂貨周期 減少缺貨現(xiàn)象減少缺貨現(xiàn)象 不忽視小客戶不忽視小客戶 車(chē)輛配送力求及時(shí)車(chē)輛配送力求及時(shí) 要隨時(shí)了解訂單處理的情況要隨時(shí)了解訂單處理的情況 訂單分配存貨 單一訂單分配單一訂單分配

5、批次分配批次分配 按接單時(shí)序 按配送區(qū)域路徑 按車(chē)輛需求 1、訂單的某商品總出貨量可分配的庫(kù)存量，這時(shí)應(yīng) 如何取舍來(lái)分配有限的庫(kù)存？ 2、對(duì)于分配后，存貨不足如何處理？ 某商品總出貨量大于可分配的庫(kù)存量，可依據(jù)以下 四原則來(lái)決定客戶訂購(gòu)的優(yōu)先性： 1 2 3 4 具有特殊優(yōu)先權(quán)者先分配。具有特殊優(yōu)先權(quán)者先分配。前次即應(yīng)允諾交貨的訂單如缺貨補(bǔ)貨 訂單、延遲交貨訂單、緊急訂單或遠(yuǎn)期訂單，或客戶提前預(yù)約或緊 急需求的訂單，應(yīng)有優(yōu)先取得存貨的權(quán)利。 依客戶等級(jí)來(lái)取舍依客戶等級(jí)來(lái)取舍。將客戶重要性程度高的進(jìn)行優(yōu)先分配。 依訂單交易量或交易金額來(lái)取舍依訂單交易量或交易金額來(lái)取舍。將對(duì)公司貢獻(xiàn)度大的訂單作

6、優(yōu)先處理。 依客戶信用狀況來(lái)取舍。依客戶信用狀況來(lái)取舍。將信用較好的客戶訂單作優(yōu)先處理。 缺貨處理方式缺貨處理方式 分配后存貨不足的處理 重新調(diào)撥重新調(diào)撥 刪除不足額訂單刪除不足額訂單 取消訂單取消訂單 異常情況下的訂單處理異常情況下的訂單處理 異常訂單異常訂單處理方法處理方法 1客戶取消訂 單 客戶取消訂單常常會(huì)造成許多損失，因此在業(yè)務(wù)處理上需要與客戶就此問(wèn)題進(jìn)行協(xié)商。 若目前訂單處于已分配未出庫(kù)狀態(tài)，則應(yīng)從已分配未出庫(kù)銷(xiāo)售資料里找出此訂單，將其刪除 ，并恢復(fù)相關(guān)品項(xiàng)的庫(kù)存資料(庫(kù)存量/出庫(kù)量)；若此訂單處于已揀貨狀態(tài)，則應(yīng)從已揀貨未 出庫(kù)銷(xiāo)售資料里找出此筆訂單，將其刪除，并恢復(fù)相關(guān)品項(xiàng)的庫(kù)

7、存資料(庫(kù)存量/出庫(kù)量)，且 將已揀取的物品按揀貨的相反順序放回揀貨區(qū)。 2客戶增訂 如果客戶在出貨前臨時(shí)打電話來(lái)增加訂購(gòu)某物品，那么作業(yè)人員要先查詢客戶的訂單目前處 于何種狀態(tài)，是否還未出貨，是否還有時(shí)間再去揀貨。 若接受增訂，則應(yīng)追加此筆增訂資料；若客戶訂單處于已分配狀態(tài)，則應(yīng)修改已分配未出庫(kù) 銷(xiāo)售資料文件里的這筆訂單資料，并更改物品庫(kù)存檔案資料(庫(kù)存量/出庫(kù)量)。 3揀貨時(shí)發(fā)生 缺貨 揀貨時(shí)發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)缺貨，則應(yīng)從已揀貨未出庫(kù)銷(xiāo)售資料里找出這筆缺貨訂單資料，加以修改。 若此時(shí)出貨單據(jù)已打印，就必須重新打印。 4配送前發(fā)生 缺貨 當(dāng)配送前裝車(chē)清點(diǎn)時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺貨，則應(yīng)從已揀貨未出庫(kù)銷(xiāo)售資料里找出此

8、筆缺貨訂單資料， 加以修改。若此時(shí)出貨單據(jù)已打印，就必須重新打印。 5送貨時(shí)客戶 拒收/短缺 配送人員送貨時(shí)，若客戶對(duì)送貨品項(xiàng)、數(shù)目有異議予以拒收，或是發(fā)生少送或多送，則回庫(kù) 時(shí)應(yīng)從在途銷(xiāo)售資料里找出此客戶的訂單資料加以修改，以反映實(shí)際出貨資料。 改善訂單處理的方法改善訂單處理的方法 1提高訂單履行的準(zhǔn)確度。如果能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地完成客戶訂單的處 理周期，不產(chǎn)生任何錯(cuò)誤，那么訂單處理的時(shí)間是最短的，因此要盡 量減少出錯(cuò)的幾率。 2合理分配訂單處理的先后順序。從企業(yè)的發(fā)展角度出發(fā)，把有限 的時(shí)間、生產(chǎn)能力及人力資源配置到最有利可圖的訂單上，享有優(yōu)先 級(jí)的訂單被優(yōu)先處理，而其他訂單則稍后進(jìn)行處理。 3

9、靈活選擇訂單處理的方法。把訂單收集成組批處理可降低處理成 本、將幾個(gè)小訂單集中組成較大運(yùn)輸批量可降低運(yùn)輸成本，但都延長(zhǎng) 了訂單處理時(shí)間。因此，在減少處理成本與運(yùn)輸成本的同時(shí)，要進(jìn)行 綜合平衡。 客戶訂單周期 先進(jìn)的訂單先進(jìn)的訂單 處理系統(tǒng)處理系統(tǒng) l1 訂單準(zhǔn)備與發(fā)送 1天 l2 訂單接受與訂單輸入 1天 l3 訂單處理 1天 l4 倉(cāng)庫(kù)分揀和包裝 1天 l5 貨物運(yùn)輸 1天 l6 客戶交貨和卸貨。 1天 1 1 客戶下單客戶下單 2 2 訂單接受訂單接受 3 3 訂單處理訂單處理 4 4 分揀與包裝分揀與包裝 5 5 貨物運(yùn)輸貨物運(yùn)輸 6 6 交付給客戶交付給客戶 時(shí)間范圍時(shí)間范圍0.51小

10、時(shí)小時(shí) 1.訂單準(zhǔn)備與發(fā)送訂單準(zhǔn)備與發(fā)送2.訂單輸入和處理訂單輸入和處理3.訂單處理訂單處理 時(shí)間范圍時(shí)間范圍13分鐘分鐘 時(shí)間范圍時(shí)間范圍19天天 時(shí)間范圍時(shí)間范圍0.51小時(shí)小時(shí) 4.運(yùn)輸運(yùn)輸5.客戶接受客戶接受 總訂單周期總訂單周期 時(shí)間范圍時(shí)間范圍0.51.5天天 一、客戶訂貨周期一、客戶訂貨周期 分倉(cāng)旺季分倉(cāng)旺季訂單高峰擁擠訂單高峰擁擠 因素因素 客戶沖銷(xiāo)量期 促銷(xiāo)政策變動(dòng)氣候的變動(dòng) 節(jié)假日后期 旺季旺季訂單高峰擁擠訂單高峰擁擠 旺季（每年3月-8月） 每月10、20、30號(hào)前后，客戶沖銷(xiāo)量 產(chǎn)品調(diào)貨步驟產(chǎn)品調(diào)貨步驟 進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)分析進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)分析； 了解庫(kù)存銷(xiāo)量，確定調(diào)貨數(shù)量了解庫(kù)存銷(xiāo)量，確定調(diào)貨數(shù)量； 對(duì)對(duì)A A、B B、C C產(chǎn)品銷(xiāo)量分析確定訂貨配比產(chǎn)品銷(xiāo)量分析確定訂貨配比。 隨時(shí)掌握氣候變動(dòng)隨時(shí)掌握氣候變動(dòng)。 訂單批次分配的處理原則與方法訂單批次分配的處理原則與方法 批次劃分原則批次劃分原則處理方法處理方法 1.按接單時(shí)序劃分 將整個(gè)接單時(shí)段劃分成幾個(gè)區(qū)段，若一天有多個(gè)配送 批次，可配合配送批次，將訂單按接單先后分為幾個(gè) 批次處理。 2.按配送區(qū)域或路徑劃分 將同一配送區(qū)域或路徑的訂單匯總一起處理。 3.按流通加工需求劃分 將需要加工處理或相同流通加工處理的訂單匯總一起 處理。 4.按車(chē)輛需求劃分