公文寫作規(guī)范與技巧培訓(xùn)課件

1、Page : 1 20091018 及技巧 Wison Engineering Ltd. Page : 2 商務(wù)公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)商務(wù)公文寫作基礎(chǔ)知識(shí) 常用商務(wù)公文寫作規(guī)范常用商務(wù)公文寫作規(guī)范 商務(wù)電函寫作規(guī)范商務(wù)電函寫作規(guī)范 商務(wù)寫作原則與技巧商務(wù)寫作原則與技巧 Page : 3 一、商務(wù)公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)一、商務(wù)公文寫作基礎(chǔ)知識(shí) 1. 公文的定義公文的定義 2. 公文的特點(diǎn)公文的特點(diǎn) 3. 公文的種類公文的種類 4. 公文常用詞匯公文常用詞匯 5. 公文結(jié)構(gòu)用語公文結(jié)構(gòu)用語 Page : 4 公文定義 公文是公務(wù)文書的簡稱，它是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、法定團(tuán)體等組織 在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效

2、力和規(guī)范體式的書面材料。 集團(tuán)發(fā)布的公文管理辦法中的定義： 集團(tuán)公司實(shí)施管理和對(duì)外進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的過程中，所形成的具有法定效力 和規(guī)范體式的文書，是貫徹集團(tuán)發(fā)展目標(biāo)、開展經(jīng)營業(yè)務(wù)，頒布規(guī)章制度、請示 和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。 Page : 5 公文特點(diǎn) 首先，由法定的作者制成和發(fā)布；其次，無論是事實(shí)、數(shù)字還 是各種意見、結(jié)論，一旦進(jìn)入正式公文，就不能任意更改、解 釋、否定；第三，公文是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織開展工作的依據(jù)。 公文的撰寫和處理，從起草到成文，到收發(fā)、傳遞、分辦、 立卷、歸檔、銷毀等等，都有一套規(guī)范化的制度。另外，公文 具有特定的體式。其文體、結(jié)構(gòu)、用紙的

3、尺寸、文件標(biāo)記都有 統(tǒng)一的規(guī)定。 公文是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織在公務(wù)管理過程中最經(jīng)常、最大量 使用的一種工具。公務(wù)管理的方法很多，而最科學(xué)最正規(guī)的方 法是利用公文。 Page : 6 公文種類 從行文關(guān)系上劃分有三種。行文是指一個(gè)機(jī)關(guān)給另一機(jī)關(guān)的發(fā)文。從行文關(guān)系上劃分有三種。行文是指一個(gè)機(jī)關(guān)給另一機(jī)關(guān)的發(fā)文。 下級(jí)向它所屬 的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī) 關(guān)的行文，即 自下而上的行 文。 如報(bào)告、請示。 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) 給其所屬的下 級(jí)機(jī)關(guān)的行文， 即自上而下的 行文。 如命 令、決定、指 示、批復(fù)等。 同級(jí)機(jī)關(guān)或 者互不隸屬 機(jī)關(guān)之間的 行文。 如函是最典 型的平行文。 下級(jí)向它所屬 的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī) 關(guān)的行文，即 自

4、下而上的行 文。 如報(bào)告、請示。 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) 給其所屬的下 級(jí)機(jī)關(guān)的行文， 即自上而下的 行文。 如命 令、決定、指 示、批復(fù)等。 同級(jí)機(jī)關(guān)或者 互不隸屬機(jī)關(guān) 之間的行文。 如函是最典型 的平行文。 上行文上行文下行文下行文平行文平行文 Page : 7 公文種類 從具體的文種來看，根據(jù)2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布的國家行政機(jī) 關(guān)公文處理辦法 的規(guī)定，有下列13個(gè)文種： 命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報(bào)；報(bào)告；請示；批復(fù)； 函；會(huì)議紀(jì)要。 Page : 8 公文種類 根據(jù)2008年集團(tuán)公司發(fā)布的公文管理辦法，公司目前涉及到的商務(wù) 公文為九種： 1、決定，適用于對(duì)重要事

5、項(xiàng)和重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更 或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)等。 2、意見，適用于對(duì)重要問題提出見解和處理方法。 3、通知，適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文；批轉(zhuǎn)下 級(jí)單位的公文；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)； 任免人員 。 Page : 9 公文種類 4、通報(bào)，適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息或者情況。 5、報(bào)告，適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上 級(jí)單位的詢問。 6、請示，適用于向上級(jí)單位請求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。 7、批復(fù)，適用于答復(fù)下級(jí)單位請示事項(xiàng)。 8、函，不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢

6、問和答復(fù)問題等。請求批準(zhǔn)和答復(fù) 審批事項(xiàng)。 9、會(huì)議紀(jì)要，適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。 Page : 10 公文格式及常用的詞匯 發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān) 發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào) 標(biāo)題標(biāo)題 主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān) 落款落款 主題詞主題詞 抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān) Page : 11 發(fā)文機(jī)關(guān) 發(fā)文字號(hào) 標(biāo)題 落款 抄送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān) 主題詞 Page : 12 公文結(jié)構(gòu)用語 一是開頭用語：用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為 （了）、關(guān)于、由于、對(duì)于、根據(jù)、按（遵、依）照、 據(jù)、 查、奉、茲等。 二是結(jié)尾用語：如：為要（盼）、特此通知（報(bào)告、函告）等。 三是過渡用語：如：為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之

7、、綜上所述等。 四是經(jīng)辦用語：如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí) 行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。 五是稱謂用語：有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該； 等等。 Page : 13 二、常用商務(wù)公文寫作規(guī)范二、常用商務(wù)公文寫作規(guī)范 1. 請示請示 2. 報(bào)告報(bào)告 3. 通知通知 4. 函函 5. 會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要 Page : 14 請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 標(biāo)題（機(jī)關(guān)+事由+文種、事由+文種） 如：關(guān)于開展上半年產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)比工作的請示 主送機(jī)關(guān)（只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭請示，不要越級(jí)請示） 正文 請示緣由+請示事項(xiàng)（一文一事） 結(jié)語（妥否，請批示；當(dāng)否，請

8、批準(zhǔn)為荷） 單位 成文時(shí)間 Page : 15 請示的范文 請示的范文鏈接請示的范文鏈接 Page : 16 請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 撰寫請示應(yīng)注意的問題 ： 一、要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中； 二、要做到材料真實(shí)，不要為了讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況，也不 要 因?yàn)闆]能認(rèn)真調(diào)查而片面地?cái)[情況，提問題； 三、要理由充分，請示事項(xiàng)要明確、具體； 四、要語氣平實(shí)，懇切，以期引起上級(jí)的重視，既不能出言生 硬，也不要低聲下氣，客客套套。 Page : 17 報(bào)告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 標(biāo)題（機(jī)關(guān)+事由+文種、事由+文種） 如：公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)比工作的報(bào)告 主送機(jī)關(guān)（可以一個(gè)，也可多個(gè)） 正文

9、 開頭：（交待緣由、目的、意義、依據(jù)） 主體： （陳述說明報(bào)告事項(xiàng)） 結(jié)語 （特此報(bào)告、專此報(bào)告、以上報(bào)告請審閱） 單位 成文時(shí)間 Page : 18 報(bào)告的范文 報(bào)告的范文鏈接報(bào)告的范文鏈接 Page : 19 報(bào)告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 撰寫報(bào)告應(yīng)注意的問題： （）嚴(yán)格使用文種，尤其應(yīng)當(dāng)注意不要與請示混用。報(bào)告事項(xiàng)不 得夾帶請示事項(xiàng)，否則會(huì)因“報(bào)告”不需批復(fù)而影響請示事項(xiàng)的處理 和解決。 （）材料要真實(shí)。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作應(yīng)該本著實(shí)事求是的態(tài)度， 如實(shí)匯報(bào)。無論是成績還是失誤，都應(yīng)該全面、真實(shí)地反映，不能只 報(bào)喜不報(bào)憂，也不能夸大和虛構(gòu)。上報(bào)的公文應(yīng)該在調(diào)查研究、全面 掌握本單位情況的基礎(chǔ)上撰

10、寫。 （）主旨鮮明。報(bào)告的內(nèi)容，一般涉及的面寬而且復(fù)雜，很容易寫 的篇幅較長而又重點(diǎn)不夠突出，形成泛泛而談。這就要求在撰寫時(shí)， 力求寫的觀點(diǎn)鮮明，條理清楚、簡潔、深刻。 Page : 20 請示與報(bào)告的區(qū)別 區(qū)別報(bào)告報(bào)告請示請示 性質(zhì)不同陳述性公文呈批性公文 行文目的不同 在于匯報(bào)工作，反映情況， 提出意見和建議，回簽上級(jí) 機(jī)關(guān)詢問 為解決某一問題，請示某一 問題，請示上級(jí)指示或批準(zhǔn) 行文時(shí)間不同工作結(jié)束后或進(jìn)行中 必須在事前行文，不得先斬 后奏 主送機(jī)關(guān)不同 旨在為上級(jí)提供信息，允許 多頭主送 是向上級(jí)請示批示或批準(zhǔn)， 只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān) 事項(xiàng)的多少不同 可以是一件事，如專題報(bào)告， 或多件事

11、，如綜合報(bào)告 必須遵循“一文一事”的原 則 答復(fù)的形式不同 不要求上級(jí)回復(fù)要求上級(jí)及時(shí)批復(fù)回文，給 予明確答復(fù)。 Page : 21 Page : 22 通知的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 標(biāo)題（機(jī)關(guān)+事由+文種、事由+文種、文種） 如：通 知 正文 （一般寫法）通知的緣由、根據(jù)通知事項(xiàng)執(zhí)行要求 結(jié)語 （特此通知） 單位 成文時(shí)間 寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便 于遵照執(zhí)行。 Page : 23 通知的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 通知種類 印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知 批示性通知 知照性通知 事務(wù)性通知 任免、聘用通知 Page : 24 通知的范文 通知的范文鏈接通知的范文鏈接 Pag

12、e : 25 Page : 26 函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 1、標(biāo)題：發(fā)函用關(guān)于XXXX的函 復(fù)函用關(guān)于XXXX的復(fù)函 正式公函，應(yīng)在標(biāo)題下方標(biāo)注發(fā)文字號(hào)。 2、主送單位：發(fā)函可多頭，復(fù)函主送來函單位。 3、正文： 開頭發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作、情況交代清； 復(fù)函引述來函日期、發(fā)文號(hào)做起首語，表明收到函。 主體-發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項(xiàng)， 明確具體； 復(fù)函要針對(duì)來函事項(xiàng)逐一鄭重作答，不能回避不 答。 結(jié)尾-發(fā)函用“盼復(fù)”、“請回復(fù)”、“專此函達(dá)” 復(fù)函用“特此復(fù)函”、“此復(fù)” 4、發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章，有的寫明抄送單位。 Page : 27 函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 撰寫函件

13、應(yīng)注意的問題撰寫函件應(yīng)注意的問題 函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是 平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚 勢壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要 注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。 其次，函也有時(shí)效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。 像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn) 行。 Page : 28 請示和函的區(qū)別 請示和函都有請求批準(zhǔn)的功能，但由于行文方向不同，則要使用 不 同的文種。 請示：則用于有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，下級(jí)機(jī)關(guān)用請示向 上 級(jí)機(jī)關(guān)行文請求指示批準(zhǔn)重要事項(xiàng)。 函：主要用于平級(jí)單位之間、不

14、相隸屬單位之間以及有業(yè)務(wù)上的 主 管和被主管關(guān)系的單位之間的工作往來。 如：關(guān)于購置*設(shè)備的請示 *公司關(guān)于與*單位建立合作關(guān)系的函 Page : 29 函的范文 函的范文鏈接函的范文鏈接 Page : 30 會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)： 1、會(huì)議紀(jì)要屬于會(huì)議文件 它需記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，凡不屬于會(huì)議內(nèi)容不能寫入會(huì)議 紀(jì)要。撰寫人要根據(jù)會(huì)議客觀實(shí)際行文，不可以擅自增刪會(huì)議內(nèi) 容。 2、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別 第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì) 議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。 第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只 作資料存檔；會(huì)議紀(jì)

15、要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫 徹執(zhí)行。 Page : 31 會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 會(huì)議紀(jì)要正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。 1、前言。首先概括交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、 參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果，然后用“現(xiàn)將這次會(huì)議研究 的幾個(gè)問題紀(jì)要如下：”或“現(xiàn)將會(huì)議主要精神紀(jì)要如下：”等語句轉(zhuǎn) 入下文。這項(xiàng)內(nèi)容主要用以簡述會(huì)議基本情況，所以文字必須十分簡練。 2、主體。是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果。寫 作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的 決定、決議，準(zhǔn)確地表達(dá)清楚。對(duì)于會(huì)議上有爭議的問題和不同意見，

16、必須如實(shí)予以反映。 Page : 32 會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 3、結(jié)尾。屬于選擇性項(xiàng)目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒 有這部分，主體內(nèi)容寫完，全文即告結(jié)束。 另外，在具體寫法上，不同類型的會(huì)議紀(jì)要，寫法也有不同。 n 決議型紀(jì)要，主要根據(jù)中心議題，著重把會(huì)議形成的決定、決議的 具體內(nèi)容一一表述清楚。 n 綜合性紀(jì)要，主體內(nèi)容則側(cè)重于突擊會(huì)議的指導(dǎo)思想，全面介紹會(huì) 議的基本情況。 Page : 33 會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)注意的兩個(gè)問題： 一是概括要全面，要如實(shí)反映會(huì)議精神。不得隨意取舍，不 得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。 二是

17、要具備一定的分析、綜合能力和表達(dá)能力。這樣，表述 上才能做到重點(diǎn)突擊，條理清晰，文字簡練。 工程公司會(huì)議紀(jì)要格式工程公司會(huì)議紀(jì)要格式 會(huì)議紀(jì)要的范文鏈接會(huì)議紀(jì)要的范文鏈接 Page : 34 三、商務(wù)電函寫作規(guī)范三、商務(wù)電函寫作規(guī)范 1. 商務(wù)電子郵件格式與寫作要求商務(wù)電子郵件格式與寫作要求 2. 商務(wù)傳真格式及寫作要求商務(wù)傳真格式及寫作要求 Page : 35 商務(wù)電子郵件結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 電子郵件，又稱電子函件或電子信函。標(biāo)準(zhǔn)的電子郵件由以下幾個(gè)主要 要素組成的： 收件人欄、抄送欄、密件抄送欄、主題欄、正文欄、 附件欄 Page : 36 商務(wù)電子郵件實(shí)例 Page : 37 商務(wù)傳真的結(jié)

18、構(gòu)、內(nèi)容和寫法 標(biāo)準(zhǔn)傳真主要組成如下： 傳真版頭： 傳真發(fā)送的單位、部門或個(gè)人（To） 發(fā)傳真的日期（Date)、傳真號(hào)（Fax No.） 發(fā)傳真的單位、部門或個(gè)人（From） 頁數(shù)（Page）、傳真主題（Subject） 傳真正文： 標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)束語、署名 Page : 38 商務(wù)電子郵件、傳真的禮儀規(guī)范 1、主題要明確。一個(gè)電子郵件或傳真，大都只有一個(gè)主題，并 且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對(duì)整個(gè) 電子郵件或傳真一目了然了。 2、語言要流暢。書寫內(nèi)容要便于閱讀，就要以語言流暢為要。語 氣語調(diào) ：真誠、直接、禮貌、簡潔、精確，盡量別寫生僻字、異 體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。 3、內(nèi)容要簡潔?，F(xiàn)代的商務(wù)人士時(shí)間極為寶貴，所以內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡 明扼要，愈短愈好。若涉及內(nèi)容較多，需要增加附件，應(yīng)將重點(diǎn)內(nèi) 容歸納總結(jié)，在正文中引用，方便收件人閱讀。 Page : 39 商務(wù)電子郵件、傳真的禮儀規(guī)范 4、仔細(xì)填寫收件人地址。收件人須與正文內(nèi)容密切相關(guān)；若是 郵件多為內(nèi)部工作匯報(bào)，須發(fā)送至直屬主管或相關(guān)人員；公司內(nèi)部 慎用群發(fā)功能（如：收件人：惠生公司全體、惠生工程全 體）。若是傳真必須將收件部門及個(gè)人填寫清楚。 5、郵件、傳真必須使用公司統(tǒng)一模