項目管理制度英譯國外先進太陽能光伏項目表格(完全版)

1、一、項目爭取階段對于非投標項目或在項目爭取的前期，主要流程和各相關部門及人員職責如下：1.各部門及人員職責：1.1 項目銷售人員：負責市場調研、顧客開發(fā)；與目標顧客前期接觸，顧客需求調查; 識別顧客需要，必要時，與財務部、技術部和采購部進行前期溝通；將識別后的項目具體信息報總經理指定的項目負責人或管理者代表審批，進行項目評審；項目銷售匯總技術文件及其它資料，交項目負責人或管理者代表審批，審批通過提交顧客; 項目銷售與顧客溝通，對顧客意見和進一步要求及時匯總，進行跟進；填寫項目收入及銷售費用清單（銷售負責人簽字）1.2 技術部相關人員：按要求提供預設計方案。1.3 采購部相關人員：填寫材料造價清

2、單1.4 財務部：組織采購、銷售、人力資源部進行數據收集，提供項目報價，報管理者代表審批。1.5 人力資源與行政部：填寫項目人員成本清單（人事負責人簽字）2. 相關流程2.1與潛在客戶的接觸與溝通項目銷售人員進行市場調研、顧客開發(fā)，與目標顧客前期接觸，進行顧客需求調查；識別顧客需要，必要時，與財務部、技術部和采購部進行前期溝通。在與客戶溝通會面后，填寫顧客溝通記錄表，以電子郵件的形式提交總經辦及相關人員，抄送人力資源部經理存檔。2.2 項目立項審批根據項目的具體情況，項目銷售人員經過與財務部、技術部和采購部進行溝通和初步判斷，認為該項目可以立項后，填寫項目任務書及項目信息一覽表，走流程報批。經

3、總經理指定的項目負責人或管理者代表審批，進行項目評審。如遇信息不充分，將責成銷售人員重新調查；如審批未通過，則項目終止；如審批通過，下發(fā)技術部和財務部。2.3 項目任務書的執(zhí)行技術部負責人按項目任務書的要求組織準備預設計方案和項目材料清單，由技術部負責人簽字后，提供給銷售人員及采購人員。采購人員根據技術部提供的項目材料清單與供應商詢價后填寫材料造價清單，由采購人員簽字后提交財務部。項目銷售人員填寫項目收入及銷售費用清單，簽字后提交財務部。人力資源部按照財務部從項目銷售人員處收集的人員配置方案，組織填寫項目人員成本清單及項目差旅及辦公成本預算，由人力資源部經理簽字后，提交財務部。財務部相關人員在

4、匯總采購、銷售、人力資源部數據后，組織填寫項目預算報告，由財務經理簽字后報管理者代表審批。項目銷售人員匯總技術文件及其它資料，須提交項目負責人或管理者代表審批并加蓋公司公章后方可提交客戶。接受任務書的相關部門負責人員有義務在規(guī)定時間內完成工作。如遇特殊情況或加班也無法按時完成時，應在第一時間以電子郵件的形式發(fā)送給相關人員并抄送總經辦說明詳細原因并提出解決辦法和最快完成時間。如需要，可召開相關人員會議討論確定。2.4 項目跟進項目銷售人員與顧客溝通，對顧客意見和進一步要求及時匯總，進行跟進2.5 方案變更在項目爭取階段，如實際條件發(fā)生變化或有深化設計的必要時，對于顧客提出的設計方案或報價變更，銷

5、售人員首先應評估變更的合理性和可行性，然后再次填寫項目任務書報管理者代表審批，下發(fā)相關部門按上述流程執(zhí)行。二、項目投標階段對于參與的招標項目，在投標階段，主要流程和各相關部門及人員職責如下：1.各部門及人員職責：1.1 項目銷售人員：作為該項目的項目經理，主導投標的全過程，包括與業(yè)主方的溝通、與分包商溝通取得授權文件、招標文件的購買領取和參加現場投標與開標、協調安排投標書制作。1.2 技術部相關人員：負責按照招標文件的要求提供投標書的技術部分，含技術方案；如需要，與技術合作方（設計院等）溝通合作事項，取得相關授權文件；回答澄清文件中的技術問題；開標現場的技術應答。1.3 采購部相關人員：按技術

6、部提供的設備清單詢價，為財務部的報價方案提供數據；開發(fā)供應商，與主要的供應商溝通，取得相關授權文件；如需要，開發(fā)新的施工方，并取得相關授權文件。1.4 財務部：負責組織制作投標書中的報價；按招標文件要求，提供投標保證金、銀行資信證明等相關文件。1.5 人力資源與行政部：負責提供投標書里商務部分關于本公司的相關資格文件（報價文件除外）；協助項目經理組織投標書的具體整合與編輯。2. 相關流程2.1招標文件的購買2.1.1 由負責該項目的銷售人員組織初期項目評估，確定是否參與該項目的投標。2.1.2 由負責該項目的銷售人員聯系招標公司，確認招標書購買的方式。2.2.3 填寫支出申請單，走流程請款，按

7、招標公司要求購買招標文件。2.2 招標文件的發(fā)放與安排2.2.1 負責該項目的銷售人員拿到招標文件后填寫項目任務書，將招標文件和總經辦簽字后的項目任務書及時以電子郵件方式發(fā)送給技術部、采購部、人力與行政部、財務部的相關人員并同時抄送給總經辦。相關人員需于第一時間通讀招標文件，明確所負責部分的具體要求。2.2.2 銷售人員于招標文件發(fā)放的1天之內制作投標進度表，并同時召集相關人員參加的標書制作籌備會議，做人員和任務的安排與協調。對于對技術合作方、指定供應商和分包商有明確要求的招標項目，在會議上需明確與這些第三方溝通并取得投標所需相關文件的具體負責人。2.2.3 各部門在通讀招標文件后，在規(guī)定時間

8、內主動將其中所發(fā)現的問題以及對于條款的任何異議提交給項目負責人，項目負責人經審核后，形成問題清單，以傳真方式（或其他方式，根據標書中所提出的聯系方式）發(fā)送給招標方或招標代理機構，待收到結果后及時轉達給相關人員。2.3 投標文件的制作2.3.1項目經理在通讀招標文件后，根據標書中的要求編寫商務或技術部分中施工組織等部分的相關內容，并與分包商、合作方溝通取得授權文件，在規(guī)定時間內將所有文件提交給投標書匯總編制人員。項目經理跟蹤確保各環(huán)節(jié)的正常運作，并與總經理溝通完成投標工作的授權委托書。2.3.2技術部相關人員在通讀招標文件后，根據標書中的要求編寫技術方案，按時間表要求及時提供項目設備清單給采購部

9、相關人員，將技術方案提交給投標書匯總編制人員。如需要，尋找并與潛在技術合作方（如設計院）溝通，在規(guī)定時間內取得授權等相關文件。2.3.3 采購部相關人員在通讀招標文件后，根據標書中對設備的要求尋找確定合格的供應商并參考由技術部門提供的項目設備清單，及時聯絡設備的供應商和合作方，取得授權文件并詢價。按需要，開發(fā)新的施工方，并取得相關授權文件。采購人員將供應商和施工方的相關文件提交給投標書匯總編制人員，將價格清單提交給財務部相關人員。2.3.4 財務部相關人員在通讀招標文件后，及時查看與付款、報價有關的條款。并根據標書有關財務方面的事項進行準備，及時準備投標保證金，并將所需的財務證明文件及時提交投

10、標書匯總編制人員。財務部相關負責人員組織報價的匯總與報價文件的制作密封。2.3.5 人力資源與行政部相關人員在通讀招標文件后，準備商務部分中所要求的公司資質證明文件和人員安排部分，根據項目周期和人員安排編制人力成本預算和項目行政支出預算。2.2.6 投標書匯總編制人員做投標書的最后匯總編制工作，在此過程中，需與項目經理保持溝通。完成編制后由項目經理負責通讀審查文件。2.4 投標文件的印制2.4.1 由項目經理和標書匯總編制人員前往已聯系好的標書印制公司印制標書。（如需要，人力資源與行政部可同時安排其它人員一同前往）2.4.2 投標文件按招標書中的要求簽字、蓋章、密封。如招標書中沒有明確規(guī)定，總

11、經理授權的負責人應在投標文件的每頁右下角簽字，右上角加蓋公章。2.5 投標與開標2.5.1 項目經理與技術部負責人提前溝通，確定參與現場開標的技術人員名單。2.6.1 項目經理負責開標的全過程，技術人員負責解答開標過程中的技術問題。所有在現場的人員均需統一目標，以公司利益和形象為首要考慮，保持相互言語和行動上的一致性，共同完成應答。2.6 投標文件的澄清2.6.1項目經理在收到招標公司或代理機構發(fā)出的澄清涵，掃描后及時以電子郵件的形式發(fā)送給各部門相關人員并抄送總經辦。2.6.2 按照澄清涵上的問題和要求，技術人員負責回答技術問題，項目經理和人力資源與行政部負責回答商務問題。2.6.3 澄清涵的

12、回復要總經辦簽字認可后方可對外發(fā)出。三、合同簽訂階段在合同簽訂階段，主要流程和各相關部門及人員職責如下：1.各部門及人員職責：1.1項目銷售人員：作為該項目的項目經理，主導項目合同簽訂的全過程：詳細制定并修改合同條款，組織公司內部對合同進行評審，與業(yè)主方就合同條款進行溝通談判，并完成合同簽訂。1.2技術部相關人員：對項目合同中的技術條款進行確認并提出修改建議，做好相關條款的風險規(guī)避。1.3采購部相關人員：對項目合同中的采購條款進行確認并提出修改建議，做好相關條款的風險規(guī)避；確定供應商，簽訂采購合同。1.4財務部：對項目和采購合同中的財務條款進行確認并提出修改建議，做好相關條款的風險規(guī)避。1.5

13、 總經辦：負責項目合同和相關采購合同終版的確認，在合同審批表上簽字。2.相關流程2.1 項目合同的簽訂2.1.1 對于非招標項目，在進入合同談判階段后，由項目銷售人員起草合同初稿，或拿到對方起草的合同后，由項目銷售人員仔細閱讀合同文本，對合同中的各項條款進行初步評估和修改；對于投標項目，項目銷售人員收到中標通知書后，即開始進入合同內部評審階段。2.1.2 項目銷售人員在第一時間將修改后的合同文本或中標通知書發(fā)送各相關部門負責人員，相關人員在仔細閱讀合同文本后，對所負責的條款進行確認并提出修改建議，在要求的時間內將修改意見提交項目銷售人員。項目銷售人員在必要時可召集相關人員會議討論合同條款，不確

14、定或關鍵條款須請示總經辦。2.1.3在匯總各部門意見，修改確認合同后，與業(yè)主就修改點做進一步的溝通，對于多次溝通后仍然無法與業(yè)主達成一致意見的條款，銷售人員需上報總經辦或召集總經辦人員參加的內部會議，進行最后的內部商議與評估。在此期間，項目負責人應與業(yè)主方保持聯系和及時的溝通。2.1.4 關鍵條款最終無法與業(yè)主達成一致的，與總經辦確認，終止合作。2.1.5 與業(yè)主就合同條款達成一致，由項目銷售人員填寫項目合同審批表，走流程完成合同終稿的審批簽字。2.2 采購合同的簽訂2.2.1技術部門按設計方案提供材料清單，項目經理提供詳細的工程需求計劃表，寫明所需求產品的數量，要求交貨期，詳細技術要求，采購

15、部根據工程需求計劃表和產品庫存情況編寫a類產品采購計劃表，由采購人員申請，總經理或其授權代表批準。2.2.2 采購負責人按照a類產品采購計劃表與供應商商談簽訂采購合同，采購合同的審批簽訂流程與項目合同的一致。2.3 合同的存檔與項目有關的所有合同，在簽訂后由相關負責人將原件和掃描件統一提交給指定存檔負責人。由存檔負責人建檔保存。四、項目實施階段1.各部門及人員職責：1.1 項目經理：1.1.1 主導項目合同執(zhí)行、制定項目管理總體規(guī)劃；1.1.2 按照施工組織方案整體負責項目現場施工的全過程,從整體上把握項目進度，做好項目成本控制；1.1.3在授權范圍內負責與企業(yè)各職能機構、各協作單位、發(fā)包人，

16、分包人和監(jiān)理工程師等協調，解決項目中出現的問題；1.1.4 項目團隊的管理、對團隊人員進行考評；1.1.5 根據合同與合作方溝通，確保按照合同及時收款；1.1.6 根據項目的規(guī)模和周期，可成立項目經理部。1.2 技術部相關人員：1.2.1 負責按照合同的要求提供詳細技術方案；1.2.2 施工現場的技術安裝指導、設計變更、調試及試運行；項目實施過程中的技術交底工作；1.2.3 項目質量控制；1.2.4 客戶培訓；1.2.5 與施工方進行與現場安裝和技術相關的溝通協調。1.3 采購部相關人員：1.3.1 按合同要求簽訂采購合同，做好采購成本控制；1.3.2 負責物流，確保送貨及時準確1.3.3 庫

17、房管理，進貨驗貨交貨；1.3.4 采購質量控制；1.3.5 退換貨產品的處理。1.4 財務部：負責項目的財務控制。1.5 人力資源與行政部：1.5.1 負責臨時勞務人員的合同簽訂；1.5.2 根據項目規(guī)模、周期和實際情況負責配合項目經理制定施工辦公設備配置方案；1.5.3 項目完成后，對各部門報送的項目整體資料進行歸檔。2.相關流程2.1 成立項目部：一般來說，項目經理由負責該項目的項目銷售人員擔任。對于規(guī)模在1兆瓦以上的項目，由總經理指定項目經理，如需要，可成立項目經理部，作為該項目的管理部門，執(zhí)行項目經理職責。由項目經理主導，技術部和人力資源部負責人參與，編寫項目人員明細表，報總經辦審批后

18、，全面啟動項目實施工作。2.2 前期準備工作2.2.1 項目負責人通知項目小組人員開會，并根據合同制定項目實施進度表（1兆瓦以下的項目）或項目管理總體規(guī)劃（1兆瓦以上的項目），發(fā)送與實施階段有關的相關人員，并抄送總辦。2.2.2 技術部針對設計工作進行現場考察，依據顧客需求、合同要求、與工程中其它相關方的協調，結合現場考察實際情況首先做出項目方案設計和項目設備清單。項目設備清單經技術負責人審批后，發(fā)送給項目采購負責人。項目方案設計經技術負責人審批后，以此為依據設計出符合相關標準、顧客滿意和可行的施工圖設計。施工圖設計中應包含原理圖、線路圖和施工（安裝）圖。如設計工作需要外包或外協，則由設計部與

19、設計研究院等單位聯系，進行外包、外協設計工作的跟進，并由設計部對外包、外協設計進行審核。項目方案設計和施工圖設計經技術部負責人審批后連同審核過程中形成的評審記錄一起報送項目經理處備案。2.2.3 采購負責人根據項目設備清單與供應商溝通談判，填寫合同審批表合同資金審批表，走合同簽訂和審批流程。2.2.4 分承包及實施：項目經理協助采購部確定施工分承包商，分承包商在項目經理和現場工程師的監(jiān)督下開展工作。2.2.5 對于1兆瓦以上規(guī)模的項目：2.2.5.1 項目經理部依據合同規(guī)定、標書要求、與工程中其它相關方的協調和工程設計編制項目管理總體規(guī)劃并上報公司主管總經理和顧客（如需）進行審核、批準。項目管

20、理總體規(guī)劃經主管總經理批準后連同審核過程中形成的評審記錄一起備案。項目管理總體規(guī)劃中應包括以下內容：a. 工程概況：包括工程特點、建設地點及環(huán)境特征、施工條件；b. 項目物資采購及供應計劃（批準后報送市場部和工程部材料組）；c. 項目施工前的外包、外協計劃（批準后報送市場部）；d. 自產設備需求計劃（批準后報送研發(fā)生產部）；e. 項目進度計劃；f. 項目質量目標；g. 項目風險預測和安全目標；h. 成本控制計劃和資金支配計劃（批準后報送財務部）；i. 項目評定標準和獎懲計劃；j. 文明施工及環(huán)境保護要求。2.2.5.2 施工組織計劃項目負責人組織項目部人員根據合同、標書（如有）、設計和項目管理

21、總體規(guī)劃編制施工組織方案，經工程部內部審核后上報主管總經理審核、批準。施工組織方案經主管總經理批準后連同審核過程中形成的評審記錄一起報送工程部資料組備案。施工組織方案應包括以下內容：a. 施工組織結構圖；b. 施工部署：包括進場計劃、擬投入的最高人數和平均人數、施工分包計劃（批準后報送市場部）、勞動力使用計劃、退場計劃；c. 施工方案：施工順序、施工階段劃分、施工方法和施工機械選擇；d. 施工物資供應、使用計劃；e. 施工準備工作計劃：施工準備工作組織及時間安排、施工現場準備措施、作業(yè)隊伍計劃；f. 風險管理計劃：風險因素識別一覽表、風險管理重點、風險防范對策、風險管理責任；g. 施工技術組織

22、方案：技術交底措施、季節(jié)施工的措施；h. 保證進度目標的措施；i. 保證安全目標的措施；j. 保證成本目標的措施和資金支配需求；k. 施工中獎懲措施和績效考核方法；l. 環(huán)境保護措施；m. 文明施工措施；n. 質量監(jiān)督計劃：施工質量檢查措施、分包工程質量監(jiān)督措施；o. 項目信息管理措施。2.2.5.3 項目經理部協同人力資源與行政部為現場設立項目辦公室做前期準備。2.2.5.4 如需，取得政府部門開工許可。2.2.6 編制文件編制施工作業(yè)指導書、工程使用說明文件、顧客培訓教材。2.3 現場實施和竣工驗收2.3.1 設計、計劃交底和相關資料移交：項目經理以項目設計方案、施工圖設計和項目管理總體規(guī)劃為主要內容，組織相關人員進行設計和計劃交底。按照施工組織方案實施工程，并填寫施工日志，做好各級技術交底工作，并形成技術交底記錄，同時收集現場施工過程中的各類檢查、檢測、調試等原始記錄。2.3.2 采購負責我跟進物流情況，確保貨物按時進場。負責貨物的運輸、儲存、包裝、防護以及交付使用的情況。2.3.3 現場質量負責人負責監(jiān)測進場原材料檢驗，負責安排原材料的儲放管理，監(jiān)控原材料提取程序。填寫采購驗貨單領料審批單和提貨單。2.3.4 項目經理負責填寫項目現場工時表并由員工簽字，方可為證。2.3.5 設計變更：施工中如出現圖紙與實際情況無法對應或存在失誤，則需發(fā)生設計變更。設計變