高校后勤信息化建設(shè)勢在必行

1、羆膇莃蝕袂膆蒅蒃螈膅膅蚈蚄螂芇蒁薀袁荿蚆衿袀聿葿螅衿芁蚅螁袈莃薇蚇袇蒆莀羅袆膅薆袁袆羋荿螇裊莀薄蚃羄肀莇蕿羃膂薂袈羂莄蒞襖羈蕆蟻螀羀膆蒃蚆羀艿蠆薂罿莁蒂袀羈肁蚇螆肇膃蒀螞肆芅蚆薈肅蕆蒈羇肅膇莁袃肄艿薇蝿肅莂荿蚅肂肁薅薁膁膄莈袀膀芆薃螆腿莈莆螞腿肈薂蚈膈芀蒄羆膇莃蝕袂膆蒅蒃螈膅膅蚈蚄螂芇蒁薀袁荿蚆衿袀聿葿螅衿芁蚅螁袈莃薇蚇袇蒆莀羅袆膅薆袁袆羋荿螇裊莀薄蚃羄肀莇蕿羃膂薂袈羂莄蒞襖羈蕆蟻螀羀膆蒃蚆羀艿蠆薂罿莁蒂袀羈肁蚇螆肇膃蒀螞肆芅蚆薈肅蕆蒈羇肅膇莁袃肄艿薇蝿肅莂荿蚅肂肁薅薁膁膄莈袀膀芆薃螆腿莈莆螞腿肈薂蚈膈芀蒄羆膇莃蝕袂膆蒅蒃螈膅膅蚈蚄螂芇蒁薀袁荿蚆衿袀聿葿螅衿芁蚅螁袈莃薇蚇袇蒆莀羅袆膅薆袁袆羋荿

2、螇裊莀薄蚃羄肀莇蕿羃膂薂袈羂莄蒞襖羈蕆蟻螀羀膆蒃蚆羀艿蠆薂罿莁蒂袀羈肁蚇螆肇膃蒀螞肆芅蚆薈肅蕆蒈羇肅膇莁袃肄艿薇蝿肅莂荿蚅肂肁薅薁膁膄莈袀膀芆薃螆腿莈莆螞腿肈薂蚈膈芀蒄羆膇莃蝕袂膆蒅蒃螈膅膅蚈蚄螂芇 高校后勤信息化建設(shè)勢在必行 提 綱：一、 后勤管理信息時代已經(jīng)來臨二、 大力推進(jìn)高校后勤管理信息化的必要性三、 何謂后勤信息化管理平臺四、 高校后勤信息化建設(shè)的重要意義五、 信息化建設(shè)為我們帶來哪些好處六、 目前全國高校后勤信息化建設(shè)的基本情況七、 北京高校后勤信息化課題組的研究情況八、 標(biāo)準(zhǔn)化管理（iso9001）與信息化建設(shè)的關(guān)系九、 信息化建設(shè)不是高不可攀的十、 信息化建設(shè)的方法與步驟十一、

3、 在建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的問題與對策高校后勤信息化建設(shè)勢在必行一、 高校后勤管理的信息時代已經(jīng)來臨 隨著全國高校后勤社會化改革的不斷深入，高校后勤在管理的范圍和服務(wù)的質(zhì)量上都有了新的要求，原有簡單、落后的管理方法和手段已經(jīng)不能適應(yīng)社會化改革和市場競爭的要求。提高后勤管理水平、提高內(nèi)部運行效率、增強服務(wù)意識已經(jīng)成為后勤實體生存與發(fā)展的必要條件。引進(jìn)先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行后勤全面的信息化管理已經(jīng)是后勤發(fā)展的必由之路。在當(dāng)前我市后勤改革的新形式下，利用信息手段加強后勤管理層次與管理水平是我市后勤工作重點。作為首都高校，我們的優(yōu)勢就是不斷的創(chuàng)新意識和科學(xué)的管理，第一階段后勤的實體改造已經(jīng)基本完成，第二

4、階段的標(biāo)準(zhǔn)化體系認(rèn)證也已經(jīng)基本告一段落，第三階段的信息化建設(shè)是對我們前一、二階段工作的深入落實與鞏固，后勤社會化改革是一個漸近的過程，在這一過程中，必須注重管理創(chuàng)新，通過管理創(chuàng)新使改革真正產(chǎn)生積極的成效。然而現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用是先進(jìn)制度和現(xiàn)代管理所賴以實施的重要手段。二、 大力推進(jìn)高校后勤管理信息化的必要性目前，我們高校后勤在利用信息化管理的手段上還比較落后。隨著高校逐年擴招，學(xué)生人數(shù)越來越多，對吃、住、后勤物業(yè)服務(wù)保障要求也越來越高。同時，校區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施也在不斷增加，管理服務(wù)內(nèi)容和范圍也在不斷擴大。校區(qū)分散，部門眾多這就要求我們后勤提供服務(wù)保障的管理模式和方法也要適應(yīng)這一新形式的變化。提高后勤

5、隊伍素質(zhì)建設(shè)和服務(wù)意識，有效地利用網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化管理手段已經(jīng)是大勢所趨，只有這樣才可能更好地保證學(xué)生和教職員工的正常學(xué)習(xí)和生活。教育部2005年數(shù)字顯示高校平均每年新生以24.8%的速度遞增，今后幾年擴招速度仍將保持在18%左右；基礎(chǔ)設(shè)施以15%的速度遞增，再加上高校間的合并和校區(qū)的不斷擴大，我們后勤在管理的規(guī)模和內(nèi)容上是以積數(shù)形式增長。在進(jìn)入數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)時代后，人們的思想觀念和意識也在不斷更新，尤其是外部的市場環(huán)境，各種配套服務(wù)提供的方式在利用網(wǎng)絡(luò)化的手段上日趨完善并呈現(xiàn)出多樣化趨勢。學(xué)生和老師對服務(wù)質(zhì)量的要求也越來越高。作為我們后勤服務(wù)部門來說如何有效提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量以滿足新形式的需要

6、是改革的一個主要問題。建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度，充分利用網(wǎng)絡(luò)和信息資源已經(jīng)成為市場化運作的必然。社會環(huán)境、市場環(huán)境的不斷變化，使得高校后勤市場不斷被外界競爭機制滲透，這就要求我們后勤人要有憂患意識。由原來的不計成本到開始計算成本、由原來的不講效率到現(xiàn)在必須講效益（效率和收益）實現(xiàn)觀念上的轉(zhuǎn)變。那么，在這樣的條件和特定的環(huán)境下，就要求我們后勤在企業(yè)運作上必須采取適應(yīng)這一變化的運行機制，以保證我們的生存和發(fā)展。即：建立起一套我們后勤自己的信息化管理平臺體系。三、 何謂“后勤管理平臺”后勤管理平臺就是要將分散的、孤立的信息匯總處理形成信息管理鏈。處理分析統(tǒng)計各個中心職能部門的管理數(shù)據(jù)，資金使用情況、收益

7、情況、資產(chǎn)情況，人員情況、績效考核、監(jiān)督情況以及所有資源進(jìn)行共享和組合查詢等功能和信息。以達(dá)到降低整體運行成本，有效規(guī)避運營風(fēng)險，使資源得到重組，創(chuàng)造效益最大化，使后勤管理真正成為統(tǒng)一體。后勤管理平臺又是將后勤已經(jīng)使用的部分有效軟件和設(shè)備納入后勤管理的大平臺體系中，如后勤日常辦公管理子系統(tǒng)、餐飲管理子系統(tǒng)、學(xué)生公寓管理子系統(tǒng)、動力管理子系統(tǒng)、物業(yè)管理子系統(tǒng)、車隊管理子系統(tǒng)、校醫(yī)院管理子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、幼教管理子系統(tǒng)等等，將信息和數(shù)據(jù)上傳到建立的集團總服務(wù)數(shù)據(jù)庫中，通過系統(tǒng)分析得到所需的各類報表、圖表曲線和其他重要數(shù)據(jù)，使信息得到充分利用和共享。同時，平臺體系將不受地

8、域限制，在不同校區(qū)、不同部門間建立起高效信息互動。四、 高校后勤信息化建設(shè)的重要意義 辦公效率大大提高：分散在不同校區(qū)的各個部門上報和待審批文件均在自己的計算機上就可以完成，作到了審批流程網(wǎng)絡(luò)化：比如我們目前的審批流程是，各個部門需要審批的文件都要約見自己的主管領(lǐng)導(dǎo)，如果不是一個領(lǐng)導(dǎo)需要審批就要約見多位領(lǐng)導(dǎo)，如果領(lǐng)導(dǎo)不在就要等，既耽誤時間又耽誤工作。在我們實現(xiàn)信息化管理的學(xué)校中逐級等待審批的問題已經(jīng)得到徹底的解決。將需要審批的文件逐級或同時轉(zhuǎn)給多級或多個部門審閱，在網(wǎng)絡(luò)中大大提高效率且無論此人是否在座位上都可以收到，并得到提醒。無論是在外地開會還是在家中可以隨時審閱。而且任何一臺計算機或筆記本

9、電腦都可以，不是你自己的機器都行，只要有windows操作系統(tǒng)就行。處理急事、要事、突發(fā)事件就方便多了。領(lǐng)導(dǎo)對工作檢查和分派將不用事必躬親，而是在自己的電腦上就可以看到全部下屬工作完成情況，并給予指導(dǎo)。 另外，各部門上報數(shù)據(jù)統(tǒng)計的時間也由原來的周期過長，有時不夠準(zhǔn)確不夠標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，手工統(tǒng)計的差錯率和效率較低是問題的關(guān)鍵。有些是由于當(dāng)事人不在而造成的延誤問題。這就導(dǎo)致我們整體工作效率的降低，使我們的決策對問題的判斷反映就會“遲鈍”。 那么現(xiàn)在我們通過各點信息采集，系統(tǒng)可以自動完成統(tǒng)計工作，對不同數(shù)據(jù)的分析處理自動生成相關(guān)報表，且標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一。對數(shù)據(jù)統(tǒng)計的周期大大縮短。 資源共享：后勤公共資源和各種

10、信息可以通過信息平臺統(tǒng)一展示調(diào)用，如設(shè)備使用情況、庫房物品情況、人員詳細(xì)情況、財務(wù)情況、各種需要共享的信息和匯總的報表等等都可以在整體的平臺體系中查到。解決了原來的信息閉塞，溝通不暢的問題。 經(jīng)費節(jié)支效果明顯：顯性節(jié)支，利用網(wǎng)絡(luò)化辦公后，我們大家都知道文件紙張、打印、復(fù)印和各種相應(yīng)耗材均無須大幅使用。隱性節(jié)支，校區(qū)部門間的檢查監(jiān)督不用來回走動，需要手工操作的一些核算部門人工減少、甚至有些部門都可以精簡合并，相應(yīng)的勞保福利和費用都可以降低，汽車、油耗降低、同時可以節(jié)省大量的時間。據(jù)我們跟蹤調(diào)查辦公經(jīng)費節(jié)約不少于原支出的25% 創(chuàng)收渠道明顯增加：利用成本核算管理后，由原來的不計成本到開始講效益（效

11、率和收益）形成了質(zhì)的飛躍，如餐廳售飯流程細(xì)節(jié)管理、車隊用車成本管理、庫房閑置物品、還有些校醫(yī)院進(jìn)行多種創(chuàng)收服務(wù)等。利用各種方法增加創(chuàng)收手段。 資產(chǎn)管理更加清晰準(zhǔn)確，隨著我們后勤設(shè)施不斷增加，各個中心部門的資源也不同程度地擴大了規(guī)模。那么，我們要想創(chuàng)收，第一步就是要清楚地了解我們有多少資源可以被利用，盤清才可能盤活資產(chǎn)才可能作到重組，以創(chuàng)造出其最大價值。作到對資產(chǎn)由保值到增值的觀念轉(zhuǎn)變。這就是利用了信息管理工具來完成的。并做到了自動匯總統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)。 建立完善的出入庫管理：管理的三要素就是人、財、物?，F(xiàn)在是四要素又加了一個信息。對物品的信息化管理和多庫房的資源共享不僅可以降低我們流動資金的占壓，

12、保證我們物品、食品或商品的最優(yōu)化。同時也是健全管理漏洞防治腐敗的關(guān)鍵。另外，庫房的信息共享后也就不需要那么多人工成本了。也可以規(guī)范了出入庫管理。 監(jiān)督考核以數(shù)字說話：對員工和部門的績效考評由原來的模糊管理，人情管理到現(xiàn)在用評估數(shù)字說話，形成了一切用量化指標(biāo)的管理。更科學(xué)合理也更公平了。管理是既簡單又能服人。如報修用成本法和滿意度打分法、環(huán)境衛(wèi)生用分值、食堂收益量化指標(biāo)管理等。舉個例子：維修中，從接到報修電話開始就有記錄，何人、何事、何時，到維修過程的成本，用戶的滿意度，都有記錄，維修后不久又出現(xiàn)同一問題，那么他的獎金就要受到影響，都有相應(yīng)的分值，同時技能就要進(jìn)行培訓(xùn)等；校園環(huán)境、保潔個別班組工

13、作很被動，不督不干的現(xiàn)象時有發(fā)生，那么現(xiàn)在也用分值法和個人利益掛鉤，同時進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)公示，他的主動性自然就得到提升。崗位責(zé)、權(quán)、利不夠明確監(jiān)督辦法沒有落實是問題的關(guān)鍵。目前我們后勤很多監(jiān)督機制和目標(biāo)管理中的獎勵核算機制有待完善。這需要建立一套可以公示的措施，創(chuàng)造出發(fā)揮輿論和評議效果的平臺來。最終達(dá)到自覺主動完成目標(biāo)的效果，除責(zé)任感教育外還要利用經(jīng)濟杠桿，使后勤人真正成為自己的主人。 風(fēng)險規(guī)避：定量分析采購成本變化、收益率：以圖表法定量分析采購周期物價的波動，以做好采購風(fēng)險規(guī)避和采購調(diào)整，從而降低采購成本。舉個例子：如我們食堂的凍肉采購，每年隨季節(jié)的變化肉類的價格波動很大，用圖表法定量分析創(chuàng)收部門的

14、收益變化情況和走勢，以便預(yù)測下一個周期增長率數(shù)值，在前一個低價位購入，當(dāng)然不光是肉類了，還有其他可以這樣操作的物品，這樣就可以節(jié)省出很多資金。 人員聘用素質(zhì)明顯提高：通過兩年的使用，聘用人員上崗條件之一就是要會操作計算機，同時，各個部門傳遞文件和溝通交流都通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，利用計算機普及程度大大提高。人員素質(zhì)明顯提高。五、 后勤信息化給我們帶來了哪些好處多所高校在通過平臺管理系統(tǒng)實施的幾年中，各項管理成本逐年下降，其中管理成本節(jié)約22%36%（包括優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)），通過引入信息管理、資源重組等增加收益最高至25%40%（包括過剩資源的創(chuàng)收），對庫房的科學(xué)化管理后，流動資金占壓減少最大至18%23%，

15、節(jié)約下來的成本就可以建設(shè)起信息化平臺系統(tǒng)了，所以，高校建設(shè)的積極性都很高。六、 目前全國高校后勤信息化的基本情況全國高校后勤的信息化建設(shè)整體情況還是非常薄弱，在近兩年多的電話記錄資料整理中發(fā)現(xiàn)，03年和04年電話咨詢有關(guān)高校后勤信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的不足160通，05年全年接到全國各類高校咨詢電話235通，增加了46%，06年截止到暑假放假前已經(jīng)接到咨詢電話210通，按照這個比例估算今年將突破400通，預(yù)計比去年將多增加110%，這說明了什么，說明了我們后勤對內(nèi)部管理有了新的認(rèn)識和要求。需求是迫切的。我們在一些省內(nèi)的高校調(diào)查發(fā)現(xiàn)，他們對如何有效利用信息手段進(jìn)行有效的管理也在不同程度地進(jìn)行著探索，

16、這是非常有益的常識，并且也在想辦法部分實現(xiàn)信息管理，也嘗到了一些甜頭。但是如何使后勤在一個整體的框架下進(jìn)行信息化建設(shè)經(jīng)驗還不足。據(jù)不完全統(tǒng)計，各個省在實現(xiàn)信息手段管理上綜合情況是，上海有11%左右的高校部分實現(xiàn)了局部軟件管理，浙江8%、山東6%、陜西4%、河北4%，目前北京高校后勤信息化管理實現(xiàn)28%，到06年底北京將達(dá)到45%左右的使用程度。七、 北京信息化課題組的研究情況北京高校后勤信息化的推廣工作是在兩個層面上體現(xiàn)出來的，一是建立課題研究，二是樣板推廣，1) 建立課題研究首先是在教委后勤處領(lǐng)導(dǎo)下成立了“高校后勤信息化建設(shè)課題”組，i. 從全局出發(fā)，整體考慮后勤體系結(jié)構(gòu)而不是孤立分散的個別

17、軟件，它是一個體系平臺。它包括了10個子系統(tǒng)涵蓋了后勤下屬所有職能部門，不僅在業(yè)務(wù)管理上還在數(shù)據(jù)分析和匯總統(tǒng)計上提供了后勤方方面面的信息對把握整體提供了決策依據(jù)，同時可以形成全市統(tǒng)一上報數(shù)據(jù)給教育管理部門。ii. 要可以實現(xiàn)分步實施建設(shè)的操作，先從后勤辦公平臺開始修主管道，隨著主要部門和中層干部的熟悉，可以逐步從有條件的中心或部門開始實現(xiàn)系統(tǒng)管理，一部分一部分建設(shè)，搭建一部分使用一部分。直至最終全部建設(shè)完成，因為系統(tǒng)是在整體框架下開發(fā)的，所有數(shù)據(jù)和接口都已作好，就象搭積木一樣，全部搭起來后自然就形成了平臺體系。iii. 還要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，在我們研究的過程中，平臺體系遵循了高校后勤社會化工作規(guī)

18、范iso9001國際質(zhì)量管理體系兩個標(biāo)準(zhǔn)化評估驗收體系衛(wèi)生部食品量化分級管理haccp食品安全檢測體系等體系。iv. 避免各自為政，自己搞自己的，將來統(tǒng)一后還要重復(fù)投資，所以在各高校信息化需求強烈是進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)是非常必要和重要的。這些內(nèi)容都是課題研究的重點。目前，已經(jīng)取得一些成果，框架體系已經(jīng)搭建完成，細(xì)化工作還在進(jìn)行中。2) 樹立樣板推廣這是北京信息化推廣的第二個層面，也是讓理論研究與實踐應(yīng)用相結(jié)合的工作重點，剛才北京市教委李處已經(jīng)說過，北京06年全市后勤工作的一個重點落在建立健全后勤信息化管理的體系工程上，在部署和推廣中以樹立多種樣板帶動整體推進(jìn)的步驟，目前看效果是比較明顯的。如以北京航

19、空航天大學(xué)、北京理工大學(xué)帶動理工類院校、以人民大學(xué)帶動文科類院校、以中央民族大學(xué)帶動綜合類院校等，以中國公安大學(xué)帶動公安和軍隊院校等，形成了不同類型院校都有榜樣的效果，做到上有政策要求，下有參照學(xué)習(xí)的環(huán)境。目前北京已經(jīng)有15所院校實現(xiàn)或部分實現(xiàn)后勤信息化建設(shè)的框架體系。八、 標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的關(guān)系標(biāo)準(zhǔn)化與信息化首先是遞進(jìn)的關(guān)系。有了制度和規(guī)定我們還要讓他使用起來，很多學(xué)校就是做了iso9001以后并沒有真正發(fā)揮他的作用，我們后勤很多學(xué)校都已經(jīng)作過iso9001認(rèn)證，但認(rèn)證后貫徹落實情況，普遍沒有達(dá)到預(yù)期的效果，不是大家不想用，原因在哪。經(jīng)過研究分析，歸納起來有三點：首先，是增加了基層工作量。認(rèn)證

20、后的具體操作層面流程手續(xù)繁瑣了，工作量有增無減；其次，是匯總統(tǒng)計工作仍無法實現(xiàn)自動，還停留在紙面和手工匯總上；另外，就是管理的閉環(huán)回路沒有形成，對一件事的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)果、考核到監(jiān)督和修正沒有形成封閉式的回到起點的有效管理。那么，這些問題又如何得以解決呢？通過大量的實踐證明，最終的解決辦法就是利用信息化管理的手段加以落實和貫徹。所以，制度標(biāo)準(zhǔn)的實現(xiàn)和貫徹我們也要有手段和方法，使人們在操作中更簡便快捷、更輕松，最好還能找到樂趣，這才是我們追求的目標(biāo)。九、 信息化建設(shè)不是高不可攀的信息化離我們很近，它就在我們身邊。首先從硬件環(huán)境上說，系統(tǒng)平臺可以依托我們校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和現(xiàn)有計算機設(shè)備，在硬件上基本投

21、入很少，只是需要購置一臺專用服務(wù)器，因為要建立數(shù)據(jù)中心。機器不夠的部分我們可以從學(xué)校其他部門置換下來的設(shè)備中得到支持，系統(tǒng)對計算機的性能要求并不高，現(xiàn)在一般的p3機器都可以勝任。再從軟環(huán)境說，平臺搭建的第一步是使我們各個中心的主要負(fù)責(zé)人和一兩個操作人員能夠使用起來開始，先修主管道，然后，以管理較成熟規(guī)范的中心開始，有條件的可以同時上。不成熟的可以先從如餐飲或?qū)W宿或物業(yè)一個一個逐步上系統(tǒng)管理。十、 信息化建設(shè)的步驟與方法信息化管理的搭建首先就是要建立一個集團與下屬各個中心職能部門的溝通主管道，說白了就是針對我們后勤的辦公管理系統(tǒng)，讓我們的下屬單位在第一時間上傳、審批、匯報相關(guān)的日常辦公文件，以提高整體管理效率。第二步是搭建各個中心職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。做到規(guī)范每個崗位的責(zé)、權(quán)、利管理，不再以人制，而是通過制度科學(xué)的管理，加之崗位考核和績效評估制度。使每個中心每個崗位職責(zé)清晰，目標(biāo)明確。第三步是要整合已有的后勤正在使用成熟的系統(tǒng)，如一卡通數(shù)據(jù)，水電記費數(shù)據(jù)，門禁和視頻監(jiān)控等系統(tǒng)，納入到后勤